Gestion des Feuilles de temps

La solution ISIOS offre un outil intégré de gestion des efforts où les ressources impliquées dans un projet peuvent saisir leurs feuilles de temps. Ces efforts sont par la suite comptabilisés par les différents modules, permettant aux gestionnaires d'accéder facilement et rapidement aux informations.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder aux feuilles de temps, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Feuilles de temps
• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Tâches

Permissions requises

Pour l'outil des feuilles de temps vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les projets dans la liste de projets.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil feuilles de temps dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil feuilles de temps dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil projets dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil projets dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

Vous pouvez accéder à l'outil Feuilles de temps via différents endroits :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Tableau de bord personnel
• tableau de bord d'un projet
• Liste des ressources humaines
• Échéancier d'un projet

Barre d'outils

A tout moment, vous pouvez accéder à votre feuille de temps en cliquant sur l'icone dans la barre d'outils :

Accès via l'icone

Menu corporatif

Pour accéder à votre feuille de temps sélectionnez la par l'outils Gestionnaire des feuilles de temps dans le menu corporatif :

Accès via le me nu corporatif

Puis cliquez sur votre nom :

Sélection du nom de la ressource dans la liste des feuilles de temps

Ouverture de la feuille de temps

Tableau de bord personnel

Vous pouvez accéder à votre feuille de temps en cliquant sur le lien dans votre tableau personnel :

Accès via le tableau de bord personnel

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder au gestionnaire des feuilles de temps via le tableau de bord corporatif ou le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien suivant dans la boîte Coûts et efforts :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Liste des ressources humaines

Si vous possédez la permission de saisir du temps pour plusieurs ressources, cet accès vous permettra de gagner du temps. Cliquez sur l'onglet Ressources humaines et la liste des ressources s'affichera :

Accès via l'onglet des ressources humaines

Pour afficher la feuille de temps d'une ressource, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom de cette dernière et sélectionnez Feuilles de temps :

Affichage de la feuille de temps d'une ressource

Échéancier d'un projet

Vous pouvez également saisir du temps dans votre feuille de temps en passant par le diagramme de Gantt d'un projet pour lequel une ou plusieurs téches vous ont été assignées. Pour ce faire, cliquez sur votre nom dans la colonne ressource :

Accès via l'échéancier d'un projet

Une fenêtre s'ouvrira, cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre nom afin d'ouvrir l'outil Feuilles de temps :

Affichage de la feuilles de temps

Gérer sa feuille de temps

La feuille de temps est très conviviale. Par défaut, elle affichera la semaine en cours :

Gérer sa feuille de temps

Navigation

Pour naviguer d'une semaine à une autre, cliquez sur les boutons situés en haut à droite :

Navigation

Vous pouvez également cliquer sur le lien de la date et choisir le jour souhaité :

Sélection d'une journée sur la feuille de temps

Saisir les efforts

Pour saisir des efforts, cliquez sur le titre du projet désiré. Une nouvelle fenêtre s'ouvrira et vous permettra d'indiquer le temps effectué dans les journées correspondantes :

Saisir les efforts

N'oubliez pas de sauvegarder vos heures avant de fermer la fenêtre en cliquant sur le bouton Enregistrer situé au bas de la feuille.

Les heures à venir

Les heures à venir correspondent au temps qu'il vous reste pour terminer l'activité.

Par défaut, elles sont calculées automatiquement :

Heures à venir = Heures budgétées - Heures travaillées

Cependant, les ressources ou le gestionnaire de projets pourront les modifier manuellement selon l'avancement de la tâche à réaliser.

Les heures à venir

Soumettre sa feuille de temps

Vous devez soumettre vos feuilles de temps pour qu'elles puissent être validées par le responsable du projet. Cliquez sur Soumettre :

Soumettre sa feuille de temps

Valider sa feuille de temps

Le responsable ou tout autre ressource possédant la permission de validation, doit valider les feuilles de temps afin de mettre à jour les coûts de la ressources. Pour ce faire, le responsable doit cliquer sur Valider :

Valider sa feuille de temps

Les efforts validés seront comptabilisés comme des heures réelles dans les projets respectifs

Changer les heures soumises

Pour changer les heures d'une feuille de temps validée ou soumise, vous devez d'abord enlever son statut. Pour se faire, cliquez sur l'icône en forme de flèche :

Changer les heures soumises

Si vous changez le statut d'une feuille de temps, vous devrez la soumettre à nouveau et la faire valider par la suite.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #6