Contrats

Les contrats sont des documents qui confirment les conditions d'acquisition de biens et/ou de services, et qui engagent à la fois l'organisation et le fournisseur.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Contrats.

Permission requise

Pour l'outil des Contrats vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les contrats dans la liste des Contrats.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d'écriture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu Burger
• Tableau de bord d'un projet

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des contrats en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Gestion des contrats présente dans le menu corporatif :

Accès aux Contrats

Menu Burger

Pour accéder à l'outil des Contrats via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Puis, sélectionnez Contrats.

Accès à l'outil via le menu Burger

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Gestion des contrats présente dans le tableau de bord d'un projet :

Accès aux demandes d'acquisitions via le tableau de bord du projet

Informations de base

La fiche d'un contrat possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Titre

Renseignez le titre du contrat.

Statut

Les différents statuts de base d'un contrat sont :

• Nouveau
• Signé
• En réalisation
• Fermé

Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Responsable

Vous permet de sélectionner le responsable du contrat.

Contrat maîtres

Associez un contrat maître au contrat.

Projets

Associez un ou plusieurs projets.

Unités fonctionnelles

Associez une ou plusieurs unités fonctionnelles.

Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags au contrat.

Numéro de commande

Ajoutez un numéro de commande.

Date de début et fin

Sélectionnez les dates de début et de fin du contrat.

Demandes d'acquisitions et appels d'offres

La création d'un contrat peut être le résultat d'un processus d'achat dont la demande d'acquisition (ou requête d'achat) en serait un intrant.

Demandes d'acquisitions (ou requête d'achat)

Pour importer les données de la demande d'acquisition dans le contrat correspondant :

1 - Tapez le No de la demande d'acquisition (ID), ou le début du titre.

Ajout via ID ou titre

2 - Sélectionnez la demande d'acquisition dans la liste.

Ajout via Browse

À l'ajout d'une requête d'achat, le système proposera alors d'importer les données dans le contrat en tant que montant initial de contrat ou amendement (avenant). Les données importées provenant de la demande d'acquisition sont :

• Le titre : qui deviendra le titre du contrat mais sera bien évidemment modifiable.
• Le fournisseur : visible dans la section Soumissionnaire.
• Le montant : visible soit dans la partie Montant initial ou bien la partie Avenant.
• Les documents

Importation des données de la demande d'acquisition dans le contrat

Importation du montant en montant initial ou en avenant au contrat

Un contrat peut être lié à plusieurs demandes d'acquisitions.

Appel d'offres

Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc.)

Ajouter un appel d'offres

Soumissionnaires, intervenants et échéancier

Cette section permet de répertorier les soumissionnaires à l'appel d'offres concernant le contrat, de nommer les intervenants de ce dernier et de planifier un échéancier.

Soumissionnaires

Lors de l'association d'un appel d'offre, et si vous acceptez l'importation de tous les éléments de ce dernier, les soumissionnaires seront alors importés. Vous aurez également la possibilité d'aller sélectionner les soumissionnaires choisis dans la liste des relations. Vous pourrez alors statuer sur la situation de chacun d'entre eux afin de faire ressortir le soumissionnaire bénéficiaire du présent contrat.

Ajouter un soumissionnaire

Les situations concernant les soumissionnaires sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Intervenants

Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation et éventuellement, ajoutez des notes :

Ajouter un intervenant

Les situations concernant les intervenants sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionnez les livrables souhaités :

Ajouter des éléments d'échéancier

La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet, soit l'avancement de vos activités.

Obligations et risques

Lors de la création de votre contrat, vous allez pouvoir identifier des obligations et les risques liés à ce dernier.

Obligations

Pour ajouter une obligation, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une situation et un responsable en indiquant la pénalité pour le non-respect de l'obligation :

Ajouter une obligation

Les situations concernant les obligations sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajoutez éventuellement une note :

Ajouter un risque

Les situations concernant les risques sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Montant initial, avenants, factures et dénonciations/quittances

Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité de suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle.

Budget autorisé

Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajoutez un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton Ajouter et renseignez les différents champs.

Ajouter un budget autorisé

Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.

Montant total

Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant avec taxes du montant initial + le montant des avenants - le montant des factures

Montant initial

Il est possible d'utiliser 2 méthodes pour renseigner un montant initial de contrat.

Ajout manuel

Pour ajouter un montant initial, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant :

Ajouter un montant initial

Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.

Les catégories du montant initial sont personnalisables.

Ajout automatique

Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie montant initial du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des flags vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus.

Flag

Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche.

Ouverture de la fiche de l'élément

Journal des changements

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Avenants

Il est possible d'utiliser 2 méthodes pour renseigner un montant d’avenant au contrat.

Ajout manuel

Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant :

Ajouter un avenant

Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.

Les catégories des avenants sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Ajout automatique

Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie Avenant du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des flags vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus.

Flag avenant

Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche.

Ouverture de la fiche de l'élément

Journal des changements

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Factures

Les factures liées au contrat pourront être prises en compte et se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant :

Ajouter une facture

Si le montant d’une facture qui est associée à un contrat vient à être changé, un flag apparaitra alors dans la partie « Factures » du contrat. Il suffira de cliquer sur le flag orange afin de rétablir la situation.

Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.

Les catégories des factures sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Dénonciations / Quittances

Le bilan des dénonciations ainsi que des quittances qui y sont liées apparaîtront dans le contrat. Le montant total des quittances permettra de pouvoir le comparer au montant facturé afin de suivre ces éléments dans le contrat.

Bilan des dénonciations

Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.

Sous-total des items

Montant total des dénonciations SANS taxes

Sous-total des quittances

Montant total des quittances SANS taxes

Sous-total

Sous-total des items - Sous-total des quittances

Sous-total quittances restantes

Sous-total des dénonciations - Sous-total des quittances SANS taxes

Total quittances restantes

Total des factures - Total des quittances AVEC taxes

Notes et documents

Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes et/ou des documents :

Documentation du contrat

Suivis et permalien

Suivis

La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer complétés.

Ajouter un suivi

Permalien

Copiez ce lien pour partager le contrat avec des utilisateurs ayant un accès aux contrats. En cliquant sur le lien, il se copie automatiquement.

Interface de la liste des contrats

L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des contrats :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Les statuts d'un contrat sont personnalisables. Pour gérer les statuts, les situations intervenants, situations soumissionnaires, etc., cliquez sur l'onglet Configurer  :

Gérer les statuts

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement un contrat parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2019

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2019 et priorité

Filtres

Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise. Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.

Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres

• Projets : Permet de rechercher par projet.
• Statuts : Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris.

• Responsables : Permet de rechercher par responsable.
• Contrats maîtres : Permet de rechercher par contrat maître.
• Unités fonctionnelles : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
• Début : Permet de rechercher par date de début.
• Fin : Permet de rechercher par date de fin.
• Demandes d'acquisitions : Permet de rechercher par demande d'acquisition.
• Appels d'offres : Permet de rechercher par appel d'offre.
• Soumissionnaires : Permet de rechercher par soumissionnaire.
• Intervenants : Permet de rechercher par intervenants.
• Risques : Permet de rechercher par risque.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #30