Rencontres

L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.

• Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Rencontres

Permission requise

Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission d' écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Ajouter/Supprimer dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets ET que vous détenez la permission minimum de Lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés, vous pourrez alors voir toutes les rencontres sans tenir compte du fait que vous soyez responsable.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu Burger
• Tableau de bord d'un projet
• Calendrier

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Menu d'intérêts

Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :

Accès via le menu d'intérêts

Menu Burger

Pour accéder à l'outil Rencontres via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Puis, sélectionnez Rencontres.

Accès via le tableau de bord d'un projet

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.

Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :

Accès via le calendrier

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Informations de base

Informations de base

• Titre : Renseignez le titre de la rencontre.
• Statut : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
• Type : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
• Date : Sélectionnez la date de la rencontre.
• Début et fin : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
• Lieu : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
• Responsable : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
• Intervenants : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
• Projets : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
• Sprint : Associer la rencontre à un sprint.
• Ordre du jour : Préparer un ordre du jour.
• Notes : Ajouter des notes.
• Documents : Ajouter des documents.

Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.

Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.

Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.

Préparer un ordre du jour

Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

• Cliquez sur Ajouter
• Saisissez l'ordre du jour

Ajouter un ordre du jour

Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :

Déplacer les sujets de la rencontre

Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :

Statuer sur un ordre du jour

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section Personnaliser les statuts.

Ajouter des tâches

Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, faites un clic droit sur le titre du sujet et sélectionnez Tâches dans le menu :

Accéder à la fiche du sujet

Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches

La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.

Ajouter une nouvelle tâche

Renseigner les champs de la tâche

Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.

Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre

Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.

Ajouter un compte rendu et décisions

Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :

• si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.

Entrer directement un compte rendu dans la colonne

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Interface_des_sous-listes.

• si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.

Clic sur le titre du sujet

Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet

Programmer une rencontre récurrente

Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.

Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.

Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période

Des options de duplication seront alors proposées :

• Tous les jours jusqu'au ...
• Chaque semaine jusqu'au ...
• Tous les mois jusqu'au ...
• Chaque année jusqu'au ...

Options de duplication

Interface de la liste des rencontres

L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône et sélectionnez le modèle voulu :

Choisir le modèle de vue voulu

Choisir le modèle de vue voulu

Choisir le modèle de vue voulu

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Configurer

Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet Configurer :

Configurer

Configurer

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre

Recherche dans l'ID

Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre

Recherche dans le titre

Recherche avec filtres

La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Recherche avec filtres

Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres

• Statuts : Filtrer par statuts.
• D'intérêt : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
• Date début et fin : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
• Participant : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
• Projet : Vous pouvez filtrer par projets.
• Relations : Vous pouvez filtrer par relations.
• Responsables : Vous pouvez filtrer par responsable.
• Types : Filtrer par types de rencontre.

Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre

Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés