Questions fréquentes

Plusieurs questions reviennent souvent sur le plancher. Voici un bref résumé des plus fréquentes classées par fonctionnalités.

Calendrier

Est-ce le calendrier avec les jours fériés est défini par défaut?

Réponse : Non, c'est une configuration personnalisée à apporter par le client dans sa propre base de donnée.

Le calendrier incluant les fériés un fois configuré peut-il être recopié pour chaque nouveau projet, ou nous devons le configurer chaque fois?

Réponse : Les fériés, une fois créés, n'ont pas à être intégrés à chaque projet, ce sera automatique dans toute la base de données. Il s'agit d'une configuration pour l'ensemble de la base de donnée et non pour un projet en particulier.

Capacité

Est-ce qu'ISIOS gère l'^utilisation des ressources et la résolution des conflits de surcapacité?

Réponse :Isios ne gère pas à proprement dit les conflits (pas de nivellement des RH) mais vous aide à les prévenir. Nous avons plusieurs outils qui peuvent vous permettent de voir la sur-utilisation des RH. Notamment le rapport de gestion de capacité qui permet d'anticiper des périodes charnières et de voir comment les RH sont planifiées (quel projet ? sur quelle période). C'est au gestionnaire de projet de prendre les décisions qu'il conviendra pour régler les conflits.

Pour la capacité, comment gère t'on les absences (vacances ou autres)?

Réponse : ISIOS offre une fonctionnalité Absences.

Pour plus d'informations, consultez la section Absences.

Configuration

Est-ce que la vue peut être personnalisé par département dès le départ. C’est-à-dire avoir dans la première page le choix du département : DST, DRI, etc. de manière que par la suite chaque département peut personnaliser les vues selon leur besoin?

Réponse : Oui, grâce à la configuration de vues "par défaut" et son système de permissions.

Pour plus d'informations, consultez la section Interface des vues des listes.

Coûts divers

Que veut dire "défalquer"?

Réponse : La définition exacte de défalquer est : Retrancher, déduire quelque chose d'un total. Défalquer n'est pas un terme comptable ni mathématique, et permet donc de réduire un coût divers.

Pour plus d'informations, consultez la section Coûts divers.

Si nous allons avoir dans ISIOS un registre des feuilles de temps, des facturations, des DA associés aux projets, est-ce que ISIOS va les compiler le total en dépensés et engagés au niveau de projets pour le suivi des coûts?

Réponse : Oui, il y a un rapport de coûts soit par projet, par portefeuille ou tous les projets regroupés.

Demande de changement (DDC) / Ordre de changement (ODC)

Dans notre pratique un ODC peut jumeler plusieurs DDC, c'est faisable ici?

Réponse : Oui il est tout à fait possible d'associer plusieurs DDC à un ODC.

Dans les processus d'approuver les DDC ou les ODC, un fournisseur externe doit signer, doit-on donner un accès spécifique ou il y a autre façon de le faire?

Réponse : Oui, un fournisseur externe peut avoir accès seulement au ODC d'un projet spécifique grâce aux groupes de permissions de projet.

DO / DA / DAS

Quelle est la fonction du processus "Gestion des DO, DA et DAS" dans ISIOS?

Réponse : ISIOS permet d'imprimer le DO, DA et DAS selon le format et la mise en page officielle demandée par le Ministère de la Santé. La fonctionnalité DO permet de récupérer le détail de l'estimé entré dans le projet (coûts divers) et de compléter les autres sections (champs textes). De plus, la présence du flux de travail permettra de suivre l'autorisation d'une DO, DA et DAS.

Est-ce qu'ISIOS est aligné en terme des besoins et format avec ce qui est requis par le PGRI du MSSS?

Réponse : Oui, les fonctionnalités sont basées sur la demande du Ministère et nous la modifions si le ministère change des critères.

Documents

Quand il y a un PDF d'ajouté, comme une facture, le responsable du projet est-il avisé automatiquement ?

Réponse : Pas par défaut, mais il est possible de le faire en indiquant une règle de flux de travail par exemple.

Échéancier

Faites vous la distinction entre la durée et l'effort?

Réponse : Oui, l'effort est en heures, la durée en jour, etc. Il est possible de faire une tâche de 2 heures en 10 jours.

Évaluation

Est-ce que les évaluations peuvent être visualisées par portefeuille ou programme?

Réponse : Oui, nous avons un rapport évaluation par portefeuille.

Pour plus d'informations, consultez la section Rapport des évaluations par portefeuilles.

Exportation

Pourra-t-on faire une importation? Ex.: Excel vers ISIOS?

Réponse : Oui, c'est possible avec des colonnes pré-définies, des gabarits seront disponibles.

Pour plus d'informations, consultez la section Importation CSV.

Factures

Donc, un employé des comptes à payer et du service des approvisionnements pourrait accéder à ISIOS pour enregistrer l'information?

Réponse :Oui.

Feuilles de temps

Comment la feuille de temps est associée dans mes projets dans ISIOS pour le suivi de la capacité?

Réponse : La feuille de temps est reliée à une tâche de projet. Les efforts travaillés ne rentrent en aucun cas dans la gestion de la capacité. La gestion de la capacité tien compte des efforts budgétés, estimés et non travaillés.

Est-ce que le temps travaillé peut être associé à un projet, donc pas nécessairement à une tâche?

Réponse : Non, le temps doit être sur une tâche de projet.

Y-a-t-il moyen de créer une tâche générique et l'affecter sur différents projets?

Réponse : Oui certainement, grâce à la notion de tâche modèle.

Impression

Comment puis-je imprimer les fiches des éléments?

Réponse : L’option d’impression de votre navigateur est dorénavant accessible pour imprimer les fiches d’un élément et sous-élément.

Exemple : appel d'offres, fenêtre d’évaluation d’un soumissionnaire. :

• 1- cliquez sur le soumissionnaire évalué. Soumissionnaires, intervenants et échéancier

• 2- cliquez sur les du navigateur, puis <<Imprimer>>.

• 3- suivez les étapes pour imprimer la page en cours.

Valide pour tous les éléments des listes ainsi que des sous-listes

Interopérabilité

Quelle est la capacité d’interopérabilité entre ISIOS et les autres systèmes? 

'Réponse : ISIOS est un logiciel qui détient une API. Aucun enjeu côté technique. Il suffit de définir le mapping entre ISIOS et l'autre système et de définir un processus clair (où est rentrée la donnée et où est-ce qu'elle est poussée et sous quel forme ?).

Est-ce qu'il existe un formulaire électronique que la clientèle pourra utiliser pour faire des demandes en passant directement dans ISIOS? 

'Réponse : oui c'est possible. ISIOS permet la création de formulaires de type "public" permettant le partage d'un lien URL utilisé par la clientèle pour les demandes externes.

Nous avons toujours besoin d’avoir une vue globale du budget (suivi des coûts par fond de financement), actuellement cette information peut se trouver dans plusieurs logiciels, est-il possible d’avoir un API ou une intégration pour avoir cette info (budget, engagés, dépenses dans ISIOS? 

'Réponse : Oui le développement d'une API est possible.

Est-ce qu'il existe des API présentement qui permet d'alimenter dans les deux sens les tâches entre deux systèmes ?

'Réponse : Non, les API sont développés par organisation selon les besoins.

Permissions, accessibilité de l'information

"Est-ce qu'une même ressource peut avoir des accès différents en fonction de la direction ? Exemple: Je suis un chargé de projet à la DRT, dans ma direction je pourrais être un administrateur et à la DST, je pourrais seulement être un collaborateur sur certains projets de la DST? 

'Réponse : Certainement, le tout est configurable dans les groupes de permissions et selon chaque projet. Les 2 niveaux de permissions (globales et de projets) permettent de gérer chaque projet de façon différente selon le besoin.

Personnalisation des listes / vues

Est-ce qu'il y a un nombre maximal de colonnes? Peut-on ajouter d'autres critères à part ceux définies par défaut au départ?

Réponse : Il n'y a pas de colonne maximum et oui, la création des champs/critères est personnalisable.

Pour plus d'informations, consultez la section Personnaliser les champs.

Programme / Portefeuille

Quelle est la différence entre un programme et un portefeuille?

Réponse : Un programme est un regroupement de projets desservant un même objectif tandis qu'un portefeuille est un ensemble de projets regroupés afin de faciliter la reddition de compte.

Dans un portefeuille de projets, est-ce qu'il serait possible de masquer certaines colonnes ou elles seront toujours toutes affichées?

Réponse : Oui, toutes les colonnes sont affichables, masquables par direction, par utilisateur grâce à notre système de configuration de vues.

Pour plus d'informations, consultez la section Programmes, Portefeuilles.

On pourra également gérer un registre des demandes distinct de notre portefeuille de projets ?

Réponse : Oui, vous pouvez avoir un registre des programmes distinct à votre portefeuille grâce à un système de filtres, de vues.

Dans l'exemple, un projet dans 4 directions, sous l'option création d'un programme, est-ce qu'il sera possible d'indiquer et de voir les projets qui sont interdépendants? Les activités précurseurs entre les différents projets d'un même programme?

Réponse : Oui, le lien d'interdépendance des projets est visibles dans : le programme, dans la liste des projets (colonne interdépendance) et dans les rapports d'échéanciers pour les activités.

Projet

Nous avons beaucoup de projets dans plusieurs établissements avec plusieurs chargés de projets, alors sera-t-il possible de sortir les projets par établissement ou par le nom de chargé le projet?

Réponse : Oui certainement, avec la création des champs personnalisés ainsi que les filtres de recherche. Il est aussi possible d'enregistrer cette vue si vous devez voir toujours ces informations.

Pour plus d'informations, consultez les sections Filtres, Interface des vues des listes.

Est-ce que le logiciel fourni déjà de gabarits pour des outils de GP: Ex; charte, demande de changement, rapport d'avancement, etc.

Réponse : Oui, mais il est possible de créer les formulaires personnalisés selon vos "Modèles".

Pour plus d'informations, consultez les sections Filtres, Interface d'édition des fiches.

Est-ce que le numéro de projet pourra être personnalisé pour conserver notre numérotation intelligente (avec un signification) actuelle?

Réponse : Oui, le numéro pourrait être personnalisé le temps que tous les utilisateurs soient dans ISIOS et utilisent le numéro unique système propre à ISIOS (ID).

Points de suivis / Tâches

Quelles sont les différences entre un point de suivis et une tâche?

Réponse :

Différences entre les 2 fonctions :

- Une tâche est associée à un seul projet alors qu'un point de suivis peut être associé à plusieurs projets ;

- On peut colliger du temps sur une tâche de projet mais pas sur un point de suivis ;

- On peut budgéter des heures sur une tâche mais pas sur un point de suivis (gestion de capacité, planification des efforts, etc.) ;

- Un point de suivis ne prend pas les dates de l'activité auquel il est associé.

Pour plus d'informations, consultez la section Tâches , Points de suivis.

Rapport : Plan d'investissements

Pour le suivi du plan d’investissement nous avons besoin du suivi budgétaire (engagé, dépenses, reste à faire, solde disponible, coût estimé final) par source de financement, par projet, par année (prévisions 5ans). Est-ce qu'ISIOS pourrait nous aider?

Réponse : Il existe déjà un rapport financier (Rapport Plans d'investissement) par plan d'investissement, par source de financement, par portefeuille et par projet (Différente vues proposées dans les options du rapport) pour tous les types de dépenses (à venir, engagée et validée) pour une période définie.

Rencontre

"Est-ce que l'invité à la rencontre peut répondre via Outlook?"

Réponse : Non pas encore, pour des questions de sécurité de l'information mais nous voulons le permettre. Pour le moment, une notification courriel est envoyée pour l'inviter à la rencontre.

Ressources humaines

"Est-ce qu'on a un affichage des ressources permettant la visualisation des informations concernant la répartition, le travail ou le coût par ressource dans le temps?"

Réponse : Oui, il y a un rapport de feuilles de temps pour faire le suivi et un rapport pour suivre les coûts des RH.

Scénarios de priorisation

Est-ce que l'on peut avoir des critères de priorisation par portefeuille qui préciseront la côte de priorisation à donner à des projets ? De plus, pourra-t-on avoir plusieurs côtes par projet?

Réponse : Oui la pondération de chacun des critères de valeur se configure à même chacun des scénarios de priorisation. Un projet pourra donc être évalué par 2 scénarios de priorisation différents contenant un critère de valeur commun mais avec une côte différente.

Les critères de valeurs pour la priorisation est configurable par portefeuille ou pour tous les portefeuilles?

Réponse : Pour tous les portefeuilles, les critères sont en fait personnalisés directement dans la fonctionnalité Scénario de priorisation et non au niveau du portefeuille.

Est-ce que les critères de priorisation peuvent être dépendants? ex: parce que c'est un projet prioritaire dans l'organisation, ça devient prioritaire dans notre portefeuille?

Réponse : Non, il n'y a pas de notion de dépendance. Cependant, on pourrait faire un scénario "Modèle" à dupliquer contenant les critères "Obligatoires" dans tous les scénarios de priorisation

Sécurité de l'information

Est-ce qu’on peut garder une trace de l’historique de la saisie ?

Réponse : Oui, grâce au rapport de modifications.

Pour plus d'informations, consultez la section Journal des moficiations.

Sprints

Est-ce qu'on a la notion de sprint review et de rétrospectives dans ISIOS?

Réponse : La revue de sprint sert à démontrer, documenter le travail réalisé par chacune des ressources participantes au sprint. La revue de sprint peut être alors un type de rencontre associée au dudit sprint puisque ce lien existe déjà dans ISIOS. L'ordre du jour serait les histoires d'utilisateurs réalisées. De plus, pour chacune des tâches composant le sprint, il serait possible d'imaginer une partie à remplir par l'utilisateur afin de se préparer à la revue.

Réponse :Les rétrospectives permettent aux utilisateurs, à la fin de chaque sprint, de faire un point sur ce qui a bien fonctionné et de corriger les points négatifs. Cette collecte et suivi pourrait se faire à même le sprint en créant une partie personnalisée pour la rétrospective, ou bien il serait possible d'utiliser les points de suivis. À voir selon le besoin.

Tableau Agile

Est-ce que le tableau agile est par utilisateur?

Réponse : Oui, le tableau agile est par utilisateur.

Peut-on en avoir un par portefeuille ? Programme ?

Réponse : Oui, grâce au système de filtres.

Tâches

Est-ce qu'il y aura un rappel pour les tâches qui sont proches de l'échéancier au responsable? Pour les tâches en retard, y aura-t-il un courriel d'escalation au gestionnaire pour suivi?

Réponse : Oui, avec les suivis il est possible de recevoir un rappel proche de la date de fin de l'activité. Un courriel quotidien est envoyé en début de journée récapitulant les rencontres ou bien les éléments en retard. Une notification par courriel peut être également envoyée suite à la configuration d'une règle de flux de travail dans l'application.

"Est-ce qu'à part les ressources humaines (personnes) on peut ajouter d'autres types de ressources: équipement, bâtiment ou d'un élément matériel quelconque nécessaire à l'achèvement d'une tâche?"

Réponse : Oui, grâce à la création d'un champ personnalisé qui permettra de sélectionner les ressources matérielles nécessaires ou bien en utilisant la fonctionnalité Inventaire.

C'est quoi le lien logique entre les tâches par défaut: fin début?

Réponse : Une tâche liée à une activité de projet comprenant une date de début et de fin, prendra automatiquement la date de fin de cette dernière. Il sera possible tout de même d'ajouter d'autres dates de suivis pour suivre l'avancement de la tâche autre que la date de fin imposée par la planification de l'activité.

Widgets

Qu’est-ce qu’un widget?

Réponse : Il s'agit d'un élément graphique à épingler sur votre tableau de bord permettant de visualiser, accéder à certaines données provenant de l'application. Ils servent également à personnaliser votre page d'accueil.

Pour plus d'informations, consultez la section Personnaliser les widgets.