Budgétiser un projet

Définition

ISIOS fait la différence entre un budget et un financement. En effet, l'octroi d'un financement est souvent exécuté par une instance différente et en amont de l'octroi d'un budget de projet. Les financements permettent de distribuer, répartir, un montant pouvant provenir de différentes sources de financement sur une ou plusieurs années financières. Quant au budget, il peut être différent du montant du financement octroyé pour le projet. Un budget peut être la sommation de coûts (dépenses estimées) pour la réalisation d'activités. Le budget est créé en utilisant essentiellement 2 fonctionnalités :

• Échéancier
• Coûts divers

Création d'un budget

Pour la création d'un budget, il est possible d'utiliser 2 méthodes :

1. Méthode à haut niveau
2. Méthode détaillée

Méthode à haut niveau

La méthode à haut niveau consiste à entrer directement un budget global. Le détails pourront se faire alors plus au niveau des dépenses que de la construction du budget.

Pour ce faire nous recommandons, d'ajouter un livrable (ou activité) au début de votre échéancier pour l'octroi du budget global et de l'exclure du calcul de l'avancement du projet.

Ajout d'une ligne pour y rattacher le budget global

Un coût divers est obligatoirement associé à une branche de l'échéancier.

Pour plus d'informations, sur comment ajouter une branche dans l'échéancier, consultez la section Créer une nouvelle branche.

Une fois la branche créée, cliquez dans la colonne Prix coûtant budgété ou Prix coûtant À venir. La liste des coûts divers va alors s'ouvrir. Ajoutez un coût divers en renseigner notamment le montant.

Accès via la colonne aux coûts divers

Ajouter un coût divers

Pour plus d'informations sur la création d'un coût divers, consultez la section Ajouter un coût divers.

En passant directement par la colonne de l'échéancier pour créer le coût divers. Ce dernier sera automatiquement associé à la branche correspondante.

Le total du projet (prix coûtant budgété) sera alors visible au niveau de la ligne projet.

Résultat

Méthode détaillée

La méthode détaillée consiste à entrer directement un montant pour chacune des lignes souhaitées (lots de travail par exemple). Un coût divers peut être associé à n'importe quel niveau.

Pour ce faire nous recommandons, d'ajouter un livrable Suivi des dépenses et d'y ajouter le niveau de détails facilitant le suivi des dépenses dans l'échéancier. Le budget total du projet sera alors la sommation des différents coûts estimés pour les livrables, activités.

Ajout de coûts divers de manière détaillée

Pour plus d'informations, sur comment ajouter une branche dans l'échéancier, consultez la section Créer une nouvelle branche.

Pour plus d'informations sur la création d'un coût divers, consultez la section Ajouter un coût divers.

Le niveau de détails visibles dans l'échéancier sera le même que celui des rapports de coûts qui seront générés.

Une fois le budget estimé des activités et de ce fait du projet, il est possible de figer un cadre de référence initial qui permettra de générer des écarts avec le budget Initial' et le Budgété.

Pour plus d'informations sur la fixation un cadre de référence initial, consultez la section Figer la planification d'un projet.

Suivi d'un budget

Pour suivre la consommation d'un budget, il suffit de faire évoluer le Statut budget, champs natif du système, entre :

• À venir : essentiellement utilisé pour des estimés, des prévisions, des dépenses dont le montant est encore incertain.
• Engagé : généralement utilisé pour réserver un montant suite à une requête d'achat créé, une soumission reçue.
• Validé : généralement utilisé pour indiquer la validation d'une dépense par l'octroi d'un bon de commande. La dépense est donc prêt à être facturée.

Faire évoluer un coût estimé

Pour plus d'informations, consultez la section Fire évoluer un coût divers.

Le résultat sera visible dans les différents rapports de coûts mais également dans les colonnes de l'échéancier.

Visualisation de l'évolution des coûts divers