Tâches
Une tâche est, par définition, une action qu'un individu doit poser dans un délai donné. Elle constitue le fractionnement élémentaire du travail à fournir pour produire un résultat. ISIOS offre des outils pour gérer et faire le suivi de vos tâches.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Tâches
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Pour l'outil des tâches vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les tâches dont vous êtes responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer des tâches.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission d' Ajouter / supprimer dans les permissions de projets.
- Permission de Gérer
Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Si la tâche est associée à un projet vous devez détenir également la permission minimum de lecture dans les permissions de projets.
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L'outil de gestion des tâches peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
- Menu d'intérêts
- Menu personnel
- Tableau de bord d'un projet
- Calendrier
- Échéancier
Barre d'outils
Vous pouvez accéder à la liste des tâches en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil de gestion des tâches, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :
Menu d'intérêts
Pour accéder directement à vos tâches ou bien celles pour lesquelles vous êtes intervenant, cliquez sur le lien suivant :
Menu personnel
Pour accéder directement à vos tâches, cliquez sur le lien situé dans votre menu personnel :
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder aux tâches d'un projet, rendez-vous à la liste des projets, cliquer sur le titre du projet et sur le lien suivant présent dans le tableau de bord du projet :
Calendrier
Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via le calendrier, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le calendrier, à la date choisie :
Échéancier
Pour accéder à l'outil de gestion des tâches via l'échéancier, 2 possibilités :
- clic droit sur l'activité
- clic dans la colonne tâche
Informations de base
Afin de vous permettre de gérer adéquatement vos tâches, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
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- Titre
- Renseignez le titre de la tâche.
- Statut
- Les statuts d'une tâche sont des champs configurables, basés sur des états bien précis. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.
- Sprint
- Vous pourrez associer la tâche à un sprint. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Sprint.
- Responsable
- Le responsable est celui qui devra effectuer la tâche et s'assurer de la fermer une fois celle-ci terminée.
- Privée
- Le responsable peut choisir de rendre sa tâche privée. Dans ce cas, seul le responsable de cette dernière y aura accès ainsi que les ressources ayant la permission globale de gérer sur la fonctionnalité des tâches.
- La priorité (Soit 911, élevée, normale ou faible)
- Ces choix sont personnalisables. Pour en savoir plus, référez-vous à la section Personnaliser les champs
Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche des tâches sont personnalisables.
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Description du travail
- Projet
- Sélectionnez un projet en entrant le début de son titre ou bien en le sélectionnant dans la liste des projets accessibles en cliquant sur l'icône
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- Activité
- Sélectionnez une activité si vous avez associer la tâche à un projet.
- Note
- Ajouter des notes
- Heures budgétées
- Budgéter des heures pour effectuer la tâche par la ressource.
- Difficulté
- Renseigner la difficulté. Les difficultés sont configurables. Pour se faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs
Disponibilité du responsable
Lors de l'assignation du responsable ainsi que du nombre d'heures budgétées pour la réalisation de cette tâche, le tableau de la capacité de la ressource vous indiquera s'il est disponible ou non selon ses autres assignations dans d'autres projets.
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Association
- Fonction
- Si la ressource humaine a plusieurs fonctions et que la tâche est associée à une activité de projet, ce sera le taux horaire associé à la fonction sélectionnée qui sera pris en compte dans le plan de projet. Cependant, et si vous détenez les permissions nécessaires, la fonction peut être changée par tâche.
- Taux coûtant
- Si la ressource humaine a plusieurs fonctions et que la tâche est associée à une activité de projet, ce sera le taux horaire associé à la fonction sélectionnée qui sera pris en compte dans le plan de projet. Cependant, et si vous détenez les permissions nécessaires, lae taux horaire peut être ajusté par tâche.
- Relation
- Vous pourrez associer la tâche à un client, un fournisseur, un partenaire.
- Comptes budgétaires
- vous pourrez associer la tâche à un ou plusieurs comptes budgétaires qui facilitera la réédition de comptes.
- Catégorie de budget
- À savoir si c'est une ressource interne ou externe.
- Type de budget
- À savoir si c'est un budget capital ou d'opération.
Suivis et documentation
- Suivis
- Cette section permet de définir des suivis pour la tâche en cours. Les différents suivis de la tâche seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi. Pour en savoir plus sur la gestion des suivis, référez-vous à la section Suivis.
- Documents
- Permet d'associer un ou plusieurs documents au projet.
- Permalien
- Copier ce lien pour partager ce projet avec des utilisateurs ayant un accès aux projets. En cliquant sur le lien, la fiche du projet s'ouvrira directement.
Conseils
Afin de vous aider à mieux gérer certaines situations, ISIOS vous propose de visualiser, dans son champ « Conseils » les différentes situations à rectifier.
2 types de conseils sont à votre disposition :
- Les rouges : en cliquant dessus vous pourrez résoudre la situation
- Les bruns : en cliquant dessus, ISIOS vous redirige à l’endroit pour rectifier la situation
Messagerie
Cette section permet de définir des messages pour la tâche en cours, autre qu'un suivi.
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs messages à la tâche. Pour ce faire, simplement cliquer sur l'onglet :
Une nouvelle page ouvrira avec un tableau de bord pour pouvoir inscrire votre/vos messages. Ils peuvent être public ou privée.
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Géolocalisation d'une tâche
Le module des tâches vous permettra de "Géolocaliser" la tâche. Pour ce faire, le champ "Géolocalisation" doit être visible dans la fiche de la tâche. Il suffit alors de cliquer sur '''''Récupérer la position actuelle.
Avancement d'une tâche
L'avancement d'une tâche est défini par son statut. Lors de la configuration des statuts, un état y a été associé.
Selon l'état des statuts
- l'état nouveau = 0% d'avancement
- l'état en cours, en attente = 50 % d'avancement
- l'état fermé, complété,archivé ou supprimé = 100% d'avancement
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Manuellement
Il est tout à fait possible d'avancer manuellement l'avancement d'une tâche en tapant le % directement dans le champ dédié.
Envoyer des tâches dans un sprint
Afin d'organiser et de suivre l'avancement des tâches à réaliser dans les sprints, ISIOS vous offre plusieurs possibilités quant à l'association d'une ou des tâches à un sprint.
Depuis la fiche de la tâche
Le champ Sprint présent dans la fiche de la tâche, vous permet d'associer cette dernière à un sprint déjà existant ou bien à créer. Pour ce faire, cliquer sur le logo afin de sélectionner le sprint, puis d'enregistrer votre tâche.
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Depuis le tableau agile
Pour envoyer une ou plusieurs tâches dans un sprint à partir du tableau agile, sélectionner la/les tâches souhaitées puis cliquer sur le bouton . Sélectionner votre sprint. Les tâches seront alors associées à ce dernier.
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Depuis la liste des tâches avec la colonne Sprint
À partir de la liste des tâches, il est possible d'associer un sprint. Pour ce faire 2 méthodes :
- Méthode individuelle
Dans la colonne Sprint taper le nom du sprint ou bien sélectionner le dans la liste au moyen du logo . L'enregistrement se fait une fois que le curseur sera sortit de la cellule.
- Méthode groupée
La méthode groupée vise à utiliser le bouton
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Interface de la liste des tâches
L'outil de gestion des tâches est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des tâches :
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :
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Statuts
Pour configurer les statuts et/ou les champs de la liste des tâches, cliquez sur l'onglet Configurer puis, sur Champs personnalisé et filtres :
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Appliquer
Un bouton permet de faire des changements de masse rapidement sur certains éléments de la liste (statuts, responsable, permission etc…)
Pour la liste des tâches, lorsque votre projet est terminé, complété ou archivé, il est possible d’archiver rapidement les tâches qui y sont liés.
Un message de confirmation va alors s'ouvrir. Cliquer sur Ok pour autoriser les modifications du Appliquer.
Le résultat du changement va alors être visible.
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Recherche
Recherche rapide
Afin de trouver rapidement une tâche parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
- Inscrire seulement un numéro recherchera dans l'ID de la tâche
- Inscrire un mot recherchera dans le titre de la tâche
Recherche avec filtres
La liste des tâches possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver une tâche précise :
- Activité : Filtrer la liste par activité.
- Priorité : Il est possible de filtrer la liste par la priorité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :
- Projet : Filtrer la liste par projet spécifique.
- Responsable : Filtrer par responsable.
- Statut : Permet de filtrer la liste des tâches par statut.
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