Flux de travail et règles : Différence entre versions

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(Page créée avec « '''<big>Site en construction. Prière de revenir dans quelques jours.......</big>''' Image:Construction.png __TOC__ == Accès à l'outil == === Permissions... »)
 
(Configurer les couleurs dans les règles)
 
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'''<big>Site en construction.
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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-schedule'></span>
 
 
Prière de revenir dans quelques jours.......</big>'''
 
 
 
[[Image:Construction.png]]
 
 
 
 
 
 
 
  
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Nous croyons qu’il faut concevoir chaque processus comme une entité « vivante » qui possède un cycle de vie débutant par un point d’origine et se terminant par un point d’arrivée, et que ce cheminement implique de « traverser » des étapes permettant au processus d’atteindre sa destination. L’efficacité du processus est directement proportionnelle au niveau d’aisance et de facilité requis pour passer du point d’origine au point d’arrivée. Cette façon de voir s’apparente avec les nombreux jeux vidéo proposant au joueur de franchir des étapes et des niveaux afin d’atteindre une ultime destination. Avec ISIOS, chaque étape franchie dans un processus est identifiée par un statut dont la nomenclature est configurable par l’organisation.
  
  
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Les flux de travail et règles sont accessibles sur plusieurs listes (Tâches, demandes d'acquisitions, appels d'offres et contrats). À des fins d'explications, nous allons prendre ''tâches'' en exemple
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Les flux de travail et règles sont accessibles sur plusieurs listes comme : projets, tâches, factures, demandes d'acquisitions, appels d'offres, contrats mais seront à terme disponibles dans toutes les fonctionnalités au besoin. À des fins d'explications, nous allons prendre ''projets'' en exemple.
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.
 
 
 
 
 
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne '''tâches'''
 
 
 
 
 
[[Image:WF permiss.png|center|frame|Permission requise]]
 
  
 +
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale suivante est requise.
  
Pour l'outil des financements vous devez choisir entre différents types de permissions :
 
  
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:* Sélectionnez l'option des listes '''Autoriser la personnalisation du flux de travail des éléments'''.
  
:;Permission de ''lecture''
 
Cette permission permet de voir tous les financements dans la liste.
 
<br>
 
  
 +
[[Image:Flux Permissions.png|center|frame|Permissions requises]]
  
:;Permission d' ''écriture''
 
Cette permission permet de modifier tous les financements dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]].</big>
 +
|}
  
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''
 
Cette permission permet d'ajouter/supprimer un financement dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
  
 +
La liste de configurations des flux de travail et règles peut être accédée à partir de la liste de la fonctionnalité voulue dans l'option configurer :
  
:;Permission de ''Gérer''
 
Cette permission regroupe tous les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''.
 
<br>
 
  
 +
[[Image:Flux Projet Accès.png|center|frame|Accéder aux flux de travail]]
  
<div class="note">
 
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]]
 
</div>
 
  
 +
== Informations de base ==
  
La liste des financements peut être accédée à partir des différents endroits suivants :
 
  
 +
Les fonctionnalités proposées par les solutions technologiques doivent faciliter la réalisation des tâches administratives inhérentes aux processus développés par l’organisation. Ces processus doivent avoir été élaborés par les responsables des unités fonctionnelles, et être entérinés par la haute direction de l’organisation afin de s’assurer qu’ils soient normalisés, complets et intégrés les uns avec les autres. La conception de processus représente toutefois un défi de taille : il faut s’assurer qu’ils soient vivants, dynamiques et conviviaux ! Fort est de constater que l’utilisation de processus dans le feu roulant des activités de gestion fait parfois l’objet de grandes résistances de la part des différents intervenants. Ceux-ci diront que les processus auxquels ils doivent se soumettre ne sont pas adaptés à la réalité quotidienne et qu’il s’avère laborieux de les faire vivre.
  
:* Barre d'outils
 
:* Menu corporatif
 
  
=== Barre d'outils ===
+
=== Interface de la liste des flux de travail et règles de projets ===
  
  
Vous pouvez accéder à la liste des financements en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
+
Les flux de travail et règles sont présentés sous forme de liste. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des flux de travail et règles :
  
  
[[Image:Finance barre d'outils.png|center|frame|Icône]]
+
[[Image:Flux Interface.png|center|frame|Interface des flux de travail]]
  
  
=== Menu corporatif ===
+
=== Ajouter des groupes de règles ===
  
  
Pour accéder à l'outil de gestion des financements via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte '''Financement''' :
+
Il n'existe pas de bonnes ou de mauvaises manières de configurer un ensemble de règles de flux de travail. Cependant afin de faciliter la gestion des différents flux, nous conseillons d'organiser la création des règles selon différentes natures de groupe comme :
  
 +
:* Règles de changements de statuts
 +
:* Règles des rôles des parties prenantes
 +
:* Règles de changements de phases (propre à la liste des projets)
 +
:* Règles de notifications
  
[[Image:Finance menu corpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu corporatif]]
 
  
 +
Cliquez sur '''Ajouter''' et renseignez le titre du groupe de flux.
  
== Informations de bases ==
 
  
 +
[[Image:Flux Ajout Groupe.png|center|frame|Ajouter des groupes de flux]]
  
Afin de vous permettre de documenter adéquatement les fiches des financements, ISIOS vous fournit un formulaire de saisie. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des financements
 
  
[[Image:Finances info de bases.png|center|frame|Informations de base]]
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Différencier des groupes de flux permettra d'activer un ensemble de règles individuellement.'''</big>
 +
|}
  
  
=== Projet ===
+
== Ajouter des règles dans chacun des groupes ==
  
  
Titre du projet associé au financement.
+
Une fois les groupes de flux créés, il faut en déterminer l'ensemble de règles qui s'appliqueront pour ce groupe. Pour ajouter des règles dans un groupe, cliquez sur le titre du groupe, puis sur le bouton '''''Ajouter''''.
  
  
=== Plans d'investissement ===
+
{| style='margin-left: auto; margin-right: auto;'
 +
|-
 +
| [[Image:Flux Clic Titre groupe.png|gauche|frame|Accès à la configuration du groupe]]
 +
|| [[Image:Flux Ajout regle.png|centre|frame|Ajouter une règle à un groupe]]
 +
|}
  
  
Le financement doit être associé à un plan d'investissement.
+
=== Configurer une règle ===
  
  
=== Sources de financement ===
+
Encore une fois, il n'existe pas une ''bonne'' manière de configurer une règle de flux de travail. Cependant pour aider à la configuration, des sections sont à disposition :
  
 +
:* Si avant l'enregistrement
 +
:* Si après l'enregistrement
 +
:* Si durant le contexte de l'enregistrement
 +
:* Actions si tout est vrai (Résultats attendus)
  
Sélectionnez les sources de financement applicables ainsi que les montants par année
+
Pour configurer une règle au moins 2 de ces sections doivent être configurées dont celles ''Actions si tout est vrai'' est obligatoire : Si avant l'enregistrement, Si après l'enregistrement, Si durant le contexte de l'enregistrement '''''ET''''' Actions si tout est vrai.
  
  
=== Responsable ===
+
<u>'''Si avant l'enregistrement'''</u> et '''Si après l'enregistrement''': déterminer si des règles doivent être vérifiées '''''Avant l'enregistrement''''' de l'item.
  
  
Nom du responsable du financement.
+
# Ajouter une règle :  la liste des champs disponibles sera proposé.
  
  
=== Notes ===
+
[[Image:Flux AvEnregist champ.png|center|frame|Choisir le champ]]
  
  
Vous pourrez ajouter des notes en texte enrichi au financement.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Plusieurs champs peuvent être vérifiés dans cette section. Il faut cependant les configurer 1 par 1.</big>
 +
|}
  
  
=== Documents ===
+
# Définir le type : selon le champ choisi la liste des types proposés peut être différent
  
  
Vous pourrez ajouter des documents au financement.
+
[[Image:Flux AvEnregist Type.png|center|frame|Choisir le type]]
  
  
=== Tags ===
+
# Choisir la valeur : selon le champ choisi la liste des valeurs peut être un nombre à entrer, un choix à choisir dans une liste déroulante
  
  
Vous pourrez ajouter un ou des tags au financement.
+
[[Image:Flux AvEnregist VAleur.png|center|frame|Choisir la valeur]]
  
  
=== Description ===
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Tous les champs sont disponibles pour configurer des règles de flux de travail autant les champs systèmes que les champs personnalisés.</big>
 +
|}
  
  
Vous pourrez ajouter une description au compte budgétaire.
+
<u>'''Si durant le contexte'''</u> : permet d'ajouter une vérification aux sections précédentes.
  
  
=== Prix coûtant à venir ===
+
[[Image:Flux Contexte.png|center|frame|Ajouter un/des contextes]]
  
  
=== Prix coûtant projeté ===
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]].</big>
 +
|}
  
  
=== Prix coûtant validé ===
+
<u>'''Actions si tout est vrai'''</u> : permet de configurer le/les résultats attendus. Les actions sont définies par le système mais d'autres actions peuvent être éventuellement ajoutée au besoin.
  
  
=== Prix coûtant engagé ===
+
[[Image:Flux Si tout est vrai.png|center|frame|Ajouter un/des contextes]]
  
  
== Interface de la liste des financements ==
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour cette section, un message peut être configuré et s'affichera lors de l'application du résultat obtenu. Si aucun message n'est configuré, par défaut ce sera le titre de la règle qui s'affichera.'''</big>
 +
|}
  
  
L'outil de gestion des financements est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des financements :
+
=== Configurer les couleurs dans les règles ===
  
  
[[Image:Finance liste 1.png|center|frame|Liste des financements.]]
+
Pour ajouter de la couleur et/ou de l'information dans les règles, voici comment établir avec des règles ''html'' la mise en page de vos notifications
  
 +
Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:status à @AFTER:status
  
=== Gérer les vues et les détails===
+
Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel
  
 +
Bonjour vous avez changé le statut de <span style='color:@BEFORE:statusColor;background:@BEFORE:statusBackground;'>@BEFORE:statusLabel</span> à <span style='color:@AFTER:statusColor;background:@AFTER:statusBackground;'>@AFTER:statusLabel</span>
  
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Petit oeil.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
 
  
 +
@BEFORE|AFTER:index
  
[[Image:Finance oeil.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
+
BEFORE:AFTER ---> AVANT ou APRÈS enregistrement
 +
*index ---> n'importe quel index qui se trouve dans la configuration des champs en colonne
  
 +
Exemples:
  
<div class="note">
+
Bonjour vous avez changé le statut de "@BEFORE:status" à "@AFTER:status"
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
+
'''Indique que le statut a changé sans aucune mise en forme'''
</div>
 
  
 +
Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel
 +
'''Indique le titre du statut sans aucune mise en forme'''
  
=== Gérer les statuts ===
+
Bonjour vous avez changé le statut de <span style='color:@BEFORE:statusColor;background:@BEFORE:statusBackground;'>@BEFORE:statusLabel</span> à <span style='color:@AFTER:statusColor;background:@AFTER:statusBackground;'>@AFTER:statusLabel</span>
  
 +
Vous avez changé le responsable @BEFORE:owner à @AFTER:owner
  
Pour configurer les statuts de la liste des financements, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
+
== Exemples de flux de travail ==
  
  
[[Image:Finance configurer.png|center|frame|Gérer les statuts]]
+
=== Exemples de règles pour le changement des statuts ===
  
  
[[Image:Finance statuts.png|center|frame|Gérer les statuts]]
+
[[Image:Flux Ex Changement statut.png|center|frame|Exemples de règles pour le changement des statuts]]
  
  
[[Image:Finance statuts1.png|center|frame|Gérer les statuts]]
+
=== Exemples de règles pour les rôles des parties prenantes ===
  
  
<div class="note">
+
[[Image:Flux Ex RolesPP.png|center|frame|Exemples de règles pour les rôles des parties prenantes]]
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
</div>
 
  
  
=== Recherche ===
+
=== Exemples de règles pour le changement des phases de projet ===
  
  
Afin de trouver rapidement un financement parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
+
[[Image:Flux Ex Changement phase.png|center|frame|Exemples de règles pour le changement des phases de projet]]
  
  
[[Image:Mobil CpteBudg Recherche.png|center|frame|Recherche]]
+
=== Exemples de règles pour les notifications ===
  
  
=== Filtres ===
+
[[Image:Flux Ex Notifications.png|center|frame|Exemples de règles pour les notifications]]
  
  
La liste des financements possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un financement précis :
+
== Activation des groupes de flux ==
  
  
[[Image:Finance filtres.png|center|frame|Filtres]]
+
Pour que les groupes de règles s'appliquent à tous les items de la fonctionnalité, il faut cocher '''''Par défaut '''''.
  
  
:* '''Création''' : Filtrer par date de création.
+
[[Image:Flux Par défaut.png|center|frame|Activer les règles par défaut]]
  
:* '''Documents''' : Filtrer par documents.
 
  
:* '''Notes''' : Filtrer par notes. Attention : Le champ note doit être exactement pareil pour pouvoir filtrer
+
=== Exemple d'un processus ===
  
:* '''Plans d'investissement''' : Filtrer par plans d'investissement.
 
  
:* '''Portefeuille''' : Filtrer par portefeuille.
+
Exemple d'un processus générique normalisé
  
:* '''Projets''' : Filtrer par projets.
 
  
:* '''Responsable''' : Filtrer par responsable.
+
[[Image:Flux Processus.png|center|frame|Processus type gestion de projet]]
  
:* '''Sources de financement''' : Filtrer par sources de financement.
 
  
:* '''Statuts''' : Permet de filtrer la liste des financements par statut.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Avoir des processus clairs dessinés pour faciliter l'intégration de ces derniers dans les règles de flux de travail.'''</big>
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|}
  
<div class="note">
 
Pour faire apparaître tous les financements y compris ceux qui n'ont pas de statuts, '''désélectionnez tous''' les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner '''tous''' les statuts.
 
</div>
 
  
:* '''Tags''' : Filtrer par tags.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] N'hésitez pas à demander de l'aide à ISIOS pour vous accompagner dans la création et l'intégration de vos processus.</big>
 +
|}

Version actuelle datée du 10 mai 2023 à 18:03

Nous croyons qu’il faut concevoir chaque processus comme une entité « vivante » qui possède un cycle de vie débutant par un point d’origine et se terminant par un point d’arrivée, et que ce cheminement implique de « traverser » des étapes permettant au processus d’atteindre sa destination. L’efficacité du processus est directement proportionnelle au niveau d’aisance et de facilité requis pour passer du point d’origine au point d’arrivée. Cette façon de voir s’apparente avec les nombreux jeux vidéo proposant au joueur de franchir des étapes et des niveaux afin d’atteindre une ultime destination. Avec ISIOS, chaque étape franchie dans un processus est identifiée par un statut dont la nomenclature est configurable par l’organisation.



Accès à l'outil

Permissions requises

Les flux de travail et règles sont accessibles sur plusieurs listes comme : projets, tâches, factures, demandes d'acquisitions, appels d'offres, contrats mais seront à terme disponibles dans toutes les fonctionnalités au besoin. À des fins d'explications, nous allons prendre projets en exemple.

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale suivante est requise.


  • Sélectionnez l'option des listes Autoriser la personnalisation du flux de travail des éléments.


Permissions requises


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


La liste de configurations des flux de travail et règles peut être accédée à partir de la liste de la fonctionnalité voulue dans l'option configurer :


Accéder aux flux de travail


Informations de base

Les fonctionnalités proposées par les solutions technologiques doivent faciliter la réalisation des tâches administratives inhérentes aux processus développés par l’organisation. Ces processus doivent avoir été élaborés par les responsables des unités fonctionnelles, et être entérinés par la haute direction de l’organisation afin de s’assurer qu’ils soient normalisés, complets et intégrés les uns avec les autres. La conception de processus représente toutefois un défi de taille : il faut s’assurer qu’ils soient vivants, dynamiques et conviviaux ! Fort est de constater que l’utilisation de processus dans le feu roulant des activités de gestion fait parfois l’objet de grandes résistances de la part des différents intervenants. Ceux-ci diront que les processus auxquels ils doivent se soumettre ne sont pas adaptés à la réalité quotidienne et qu’il s’avère laborieux de les faire vivre.


Interface de la liste des flux de travail et règles de projets

Les flux de travail et règles sont présentés sous forme de liste. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des flux de travail et règles :


Interface des flux de travail


Ajouter des groupes de règles

Il n'existe pas de bonnes ou de mauvaises manières de configurer un ensemble de règles de flux de travail. Cependant afin de faciliter la gestion des différents flux, nous conseillons d'organiser la création des règles selon différentes natures de groupe comme :

  • Règles de changements de statuts
  • Règles des rôles des parties prenantes
  • Règles de changements de phases (propre à la liste des projets)
  • Règles de notifications


Cliquez sur Ajouter et renseignez le titre du groupe de flux.


Ajouter des groupes de flux


Différencier des groupes de flux permettra d'activer un ensemble de règles individuellement.


Ajouter des règles dans chacun des groupes

Une fois les groupes de flux créés, il faut en déterminer l'ensemble de règles qui s'appliqueront pour ce groupe. Pour ajouter des règles dans un groupe, cliquez sur le titre du groupe, puis sur le bouton Ajouter'.


Accès à la configuration du groupe
Ajouter une règle à un groupe


Configurer une règle

Encore une fois, il n'existe pas une bonne manière de configurer une règle de flux de travail. Cependant pour aider à la configuration, des sections sont à disposition :

  • Si avant l'enregistrement
  • Si après l'enregistrement
  • Si durant le contexte de l'enregistrement
  • Actions si tout est vrai (Résultats attendus)

Pour configurer une règle au moins 2 de ces sections doivent être configurées dont celles Actions si tout est vrai est obligatoire : Si avant l'enregistrement, Si après l'enregistrement, Si durant le contexte de l'enregistrement ET Actions si tout est vrai.


Si avant l'enregistrement et Si après l'enregistrement: déterminer si des règles doivent être vérifiées Avant l'enregistrement de l'item.


  1. Ajouter une règle : la liste des champs disponibles sera proposé.


Choisir le champ


Plusieurs champs peuvent être vérifiés dans cette section. Il faut cependant les configurer 1 par 1.


  1. Définir le type : selon le champ choisi la liste des types proposés peut être différent


Choisir le type


  1. Choisir la valeur : selon le champ choisi la liste des valeurs peut être un nombre à entrer, un choix à choisir dans une liste déroulante


Choisir la valeur


Tous les champs sont disponibles pour configurer des règles de flux de travail autant les champs systèmes que les champs personnalisés.


Si durant le contexte : permet d'ajouter une vérification aux sections précédentes.


Ajouter un/des contextes


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


Actions si tout est vrai : permet de configurer le/les résultats attendus. Les actions sont définies par le système mais d'autres actions peuvent être éventuellement ajoutée au besoin.


Ajouter un/des contextes


Pour cette section, un message peut être configuré et s'affichera lors de l'application du résultat obtenu. Si aucun message n'est configuré, par défaut ce sera le titre de la règle qui s'affichera.


Configurer les couleurs dans les règles

Pour ajouter de la couleur et/ou de l'information dans les règles, voici comment établir avec des règles html la mise en page de vos notifications

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:status à @AFTER:status

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel


@BEFORE|AFTER:index

BEFORE:AFTER ---> AVANT ou APRÈS enregistrement

  • index ---> n'importe quel index qui se trouve dans la configuration des champs en colonne

Exemples:

Bonjour vous avez changé le statut de "@BEFORE:status" à "@AFTER:status" Indique que le statut a changé sans aucune mise en forme

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel Indique le titre du statut sans aucune mise en forme

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel

Vous avez changé le responsable @BEFORE:owner à @AFTER:owner

Exemples de flux de travail

Exemples de règles pour le changement des statuts

Exemples de règles pour le changement des statuts


Exemples de règles pour les rôles des parties prenantes

Exemples de règles pour les rôles des parties prenantes


Exemples de règles pour le changement des phases de projet

Exemples de règles pour le changement des phases de projet


Exemples de règles pour les notifications

Exemples de règles pour les notifications


Activation des groupes de flux

Pour que les groupes de règles s'appliquent à tous les items de la fonctionnalité, il faut cocher Par défaut .


Activer les règles par défaut


Exemple d'un processus

Exemple d'un processus générique normalisé


Processus type gestion de projet


Avoir des processus clairs dessinés pour faciliter l'intégration de ces derniers dans les règles de flux de travail.


N'hésitez pas à demander de l'aide à ISIOS pour vous accompagner dans la création et l'intégration de vos processus.