Rencontres

La réalisation d'un projet suppose qu'un certain nombre d'activités de projets doit être exécuté par des intervenants. La réunion est technique très efficace pour s'occuper des préoccupations de gestion reliés à la gestion des délais ou la gestion des risques.

Un rencontre de gré à gré dans le but de résoudre un problème constitue encore la meilleur façon de communiquer entre individus, en réunissant autour d'une même table les intervenants concernés afin d'élaborer une solution optimale pour le projet.

Accès à l'outil

L'outil de gestion des réunions peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Tableau de bord corporatif
• Tableau de bord de projet
• Liste des projets
• Menu personnel

Tableaux de bord

Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via les tableaux de bord (corporatif ou projet), vous n'avez qu'à cliquer sur le lien situé dans la boîte Ressources :

Figure 1: Accès à l'outil via les tableaux de bords

Liste de projets

Vous pouvez accéder à l'outil de gestion des réunions directement via la liste des projets. Pour ce faire, vous n'avez qu'à cliquer avec le bouton droit de la souris sur le projet désiré :

Figure 2: Accès à l'outil via la liste des projets

Menu personnel

Pour y accéder via le menu personnel, vous devez cliquer sur votre nom et sélectionner Réunions :

Figure 3: Accès à l'outil via le menu personnel

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos réunions, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Figure 4: Informations de base

Titre

Vous devez donner un titre à votre réunion.

Statut

La réunion possède différents statuts :

• Ouverte
• Fermée
• Archivée

Date

Vous devez entrer la date à laquelle les participants seront convoqués.

Lieu

Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.

Responsable

Le responsable de la réunion.

Convoqué par

Celui qui convoque la réunion.

Participants

Les personnes convoquées.

Projet

Vous pouvez associer la réunion à un projet.

Client

Vous pouvez associer la réunion à un client.

Objectifs et ordre du jour

Cette section permet de définir les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.

Figure 5: Objectifs et ordre du jour

Objectifs

Vous pouvez définir quels sont les objectifs de la réunion.

Documents

Afin de mieux documenter la réunion, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.

Ordre du jour

Vous pouvez définir l'ordre du jour de la réunion. Pour se faire, vous devez cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants:

• Sujet
• Tâche
• Décision
• Durée

Pour pouvoir modifier les champs Tâches et Décisions, vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur ces champs. Le menu suivant apparaîtra :

Figure 6: Ajouter une tâche

Cliquez sur Modifier et la fenêtre suivante s'affichera :

Figure 7: Fiche de l'ordre du jour

Durée

Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.

Tâches

Pour ajouter une tâche, vous devez cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Tâche
• Statut
• Responsable
• Date de fin

Pour modifier les éléments de la tâche, vous pouvez toujours ouvrir la fiche de la tâche en cliquant sur le bouton droit de la souris sur le nom de la tâche :

Figure 8:Modifier la tâche

Décisions

Pour ajouter une décision, vous devez cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Décision
• Date
• Responsable
• Description

Pour modifier les éléments de la décision, vous pouvez toujours ouvrir sa fiche en cliquant sur le bouton droit de la souris sur le nom de la décision:

Figure 9: Modifier la décision

Compte-rendu

Vous pouvez entrer un compte-rendu de la réunion.

Commentaires

Ce champs permet de commenter la réunion ou d'effectuer un compte-rendu de celle-ci.

Spécificités de la liste de réunions

L'outil de gestion des réunions est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des réunions:

• Les champs spécifiques
• Les onglets de la liste;
• Les recherches possibles;
• Les filtres de la liste.

Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section Gestion des listes.

Les champs spécifiques

Les champs spécifiques de la liste des réunions sont les champs visibles seulement dans l'interface de celle-ci. Ainsi, lorsque vous consulter la fiche de l'enjeu, ces champs ne seront pas visibles.

Date

Vous pouvez voir la date de la réunion.

Heure

Vous pouvez voir l'heure de la réunion.

Onglets

Les onglets de la liste sont une reproduction exacte des différents statuts.

Recherche

Afin de trouver rapidement une réunion parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Filtres

La liste des réunions possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Figure 10: Filtres

Voir

Vous pouvez choisir entre voir:

• toutes les réunions
• mes réunions seulement

Projet

Vous pouvez filtrer par projets.

Responsable

Vous pouvez filtrer par responsable.

Convoqué par

Vous pouvez chercher une réunion par la personnes qui l'a convoquée.

Participants

Vous pouvez chercher une réunion par ses participants.

Date

Vous pouvez chercher une réunion par une intervalle de dates.