Écheancier

La production de biens tangibles exige que l'on se livre à un exercice de planification soutenu afin de bien évaluer les délais et les efforts requis pour mener à bien chacune des activités de projet nécessaires à la réalisation des biens livrables.

ISIOS utilise le diagramme de Gantt comme outil principal pour la gestion des délais et des efforts.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des projets, la permission suivante est requise :

• Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Diagramme de Gantt

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des permissions

Le diagramme de Gantt peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Liste de projets
• Tableau de bord de projets

Liste de projets

Vous pouvez accéder au diagramme de Gantt via la liste de projets. Pour ce faire, vous devez cliquer avec le bouton droit de la souris sur le projet désiré et ouvrir le menu Échéancier :

Figure

Tableau de bord projets

Dans le tableau de bord projets, sous la rubrique Échéancier, vous pouvez accéder au diagramme de Gantt :

Figure

Type d'accès

Afin de pouvoir permettre à plusieurs utilisateurs d'accéder au diagramme de Gantt, l'accès est régis par deux modes :

• Consultation

Le mode consultation permet d'ouvrir le diagramme de Gantt en tout temps, sans pouvoir y changer les données.

• Modification

Le mode modification permet de modifier les données du diagramme. Cependant, une seule personne peut ouvrir le mode modification à la fois.

Afin d'avoir plus de renseignements sur la gestion des droits d'accès, référez-vous à la section Liste des projets.

Représentation des données

Dans le diagramme de Gantt, les données se présentent sous deux formes :

• une représentation des données sous forme de structure en arbre
• une représentation des activités sous forme de barre de temps

Structure en arbre

La structure de fractionnement des travaux se fait sous forme d'arbre :

Figure

Ainsi, les travaux peuvent être découpés en :

• Livrable
• Sous-livrable
• Activité
• Sous-activité
• Jalon

Barre de temps

La représentation graphique se fait sous forme de barre étalée dans le temps :

Figure

La représentation graphique affiche aussi les barres des activités parentes, permettant de voir efficacement les implications des activités entres-elles.

Fonctionnement de l'outil

À prime abord, le diagramme de Gantt peut être perçu comme un outil complexe. Étant conscient de cette perception, ISIOS a conçu son ergonomie afin de faciliter les actions des utilisateurs. Pour bien vous montrer chacune des parties de l'outil, nous commencerons par expliquer ses grandes lignes, pour entrer, par la suite, dans ses opérations plus spécifiques.

Les phases du projet et le calcul des coûts

Étant donné que le diagramme de Gantt est l'outil principal pour la gestion des délais et des efforts, les données entrées auront un impact direct sur les coûts en fonctions des phases du projet :

Opportunité, Démarrage et Planification

Durant cette phase, les coûts des ressources humaines sont classés dans la section Préliminaire.

Réalisation

Une fois en réalisation, le budget préliminaire sera défini comme budget autorisé. Les coûts des ressources humaines seront alors classés dans les Coûts à venir.

Navigation

Pour déplacer l'affichage de la semaine dans la section des représentations par barre, vous devez simplement cliquer sur les boutons suivants :

Figure

Pour faciliter votre navigation, vous pouvez changer le type d'affichage des barres de temps. Pour plus de détails, référez-vous à la section #.

Enregistrement

Contrairement à certains autres outils de la solution, vous devez provoqué l'enregistrement des données du diagramme de Gantt via le bouton Enregistrer :

Figure

Rafraîchissement

Il se peut que les données affichées dans le diagramme de Gantt ne représentent pas les dernières mises à jour des autres utilisateurs qui utilisent des outils connexes traitant des mêmes outils. Ainsi, pour rafraîchir les données, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton suivant :

Figure

Gestion des activités

Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des délais. Ainsi, c'est via cette interface que vous pouvez planifier les différents travaux du projet. La solution ISIOS utilise une façon efficiente pour fractionner ses travaux, où chaque activité nécessaire est inscrite à l'intérieur d'un livrable. Ainsi, cette façon vous permet d'avoir une meilleure gestion de vos coûts.

Fractionnement des travaux

Comme introduit dans la section Structure en arbre, les travaux peuvent être fractionnés en plusieurs types. Le type principal est le livrable. Il est donc obligatoirement sur le premier niveau. Ainsi, les autres types sont toujours définis en fonction du type supérieur et de son niveau. L'architecture des types possibles est :

Premier niveau

• Livrable
• Activité
• Jalon

Deuxième niveau

• Sous-Livrable
• Activité
• Jalon

Troisième niveau

• Activité
• Jalon

Quatrième niveau

• Sous-Activité
• Jalon

La solution ISIOS a fait le choix efficace de limiter l'arborescence à quatre niveaux, forçant ainsi le chef de projet à concevoir des plans de projets concis orientés vers les livrables.

Créer une activité

Pour créer une activité de projet, l'outil de gestion des délais vous offre deux options :

• Mode d'insertion détaillée
• Mode d'insertion rapide

Mode d'insertion détaillée

Pour ajouter une nouvelle activité, vous pouvez cliquer sur le bouton Nouveau :

Figure

La fenêtre suivante s'affichera :

Figure

Titre

Vous devez indiquer le titre de l'activité.

Type

C'est ici que vous définissez le type de votre activité. Les types possibles sont :

• Livrable
• Sous-Livrable
• Activité
• Sous-Activité
• Jalon

Pour plus de détails sur les types et leur fonctionnement, référez-vous à la section #.

Début

Entrez la date de début de l'activité.

Fin

Entrez la date de fin de l'activité.

Durée

La durée de l'activité se calcule automatiquement en fonction des dates de début et de fin.

Avancement

L'avancement se calcule automatiquement en fonction du statut, des dates ou des heures effectuées.

Critique

Vous pouvez définir si l'activité est sur le chemin critique.

Légende

Vous pouvez associer une activité à une légende.

Description

Entrez la description de l'activité

Ressources

Vous pouvez affecter des ressources aux activités

Pour plus d'informations, référez-vous à la section #.

Documents

Vous pouvez associer des documents à une activité.

Champs libres

Vous pouvez associer une activité à un champ libre.

Mode d'insertion rapide

Pour utiliser le mode d'insertion rapide, cliquez avec le bouton droit de la souris, sur le parent de l'activité que vous voulez insérer (ou le projet). Le menu suivant s'affichera :

Figure

Afin de vous faciliter la tâche, les types possibles s'afficheront. Vous pourrez alors choisir celui désiré et entrer le titre approprié.

Retirer une activité

Pour retirer une activité, cliquez avec le bouton droit de la souris, sur l'activité en question, et sélectionner Supprimer :

Figure

Dépendances

Il est possible d'établir des relations de dépendances entre les activités d'un plan de projet. La solution ISIOS permet de créer ces relations en attribuant aux activités :

• des prédécesseurs
• des successeurs

Type de relations

La solution ISIOS supporte plusieurs types de relations de dépendance :

• Début vers début
• Fin vers début

Attention ! Certaines relations changeront les dates des activités impliquées !

Début vers début

Ce type de dépendance oblige deux activités à démarrer en même temps.

Figure

Fin vers début

L'activité prédécesseure doit être totalement terminée pour que l'activité successeure puisse commencer.

Figure

Prédécesseurs

Pour ajouter un prédécesseur, vous devez cliquer sur la case dans la colonne Prédécesseur :

Figure

La fenêtre suivante s'affichera :

Figure

Vous pouvez toujours créer un lien de dépendance de type prédécesseur via le diagramme des barres. Pour se faire, vous devez cliquer sur une barre en gardant la touche CTRL enfoncée. Lorsque vous vous dirigerez vers une autre barre d'activité, les pointillés vous indiqueront le nouveau lien :

Figure

Successeurs

Pour ajouter un successeur, vous devez cliquer sur la case dans la colonne Successeur :

Figure

La fenêtre suivante s'affichera :

Figure

Retirer une relation

Pour retirer une relation, qu'elle soit de type prédécesseur ou successeur, vous n'avez qu'à cliquer sur la cellule de la relation et, avec le bouton droit de la souris, cliquez sur Supprimer sur la relation en question:

Figure

Déplacer les activités

La solution ISIOS vous permet de déplacer les activités de projet à l'intérieur du plan de projet. Ainsi, il y a deux façons de les déplacer:

• en utilisant la souris et en faisant glisser l'activité vers l'endroit désiré;
• en utilisant la technique du copier-coller.

Le rôle des types

Comme expliqué dans la section du fractionnement des activités, seulement certains types peuvent en contenir d'autres. Ainsi, il est possible que le déplacement désiré ne soit pas permis en fonction des types impliqués.

Pour plus d'informations, référez-vous à la seciton #.

Glisser - déposer

Pour faire glisser une activité, vous n'avez qu'à cliquer sur celle désirée et tenir enfoncé le bouton gauche de la souris. Ensuite, déplacez le curseur vers l'endroit désiré. Il y a deux types de mouvement permis:

• Déplacement au dessus d'une autre activité
• Déplacement à l'intérieur d'un autre conteneur

Déplacement au-dessus

Lorsque vous déplacez une activité au-dessus d'une autre, deux indicateurs s'afficheront:

• Une ligne pointillée rouge vous indiquant où l'activité se déplacera
• Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement

Figure

Une fois le déplacement terminé, vous aurez le résultat suivant:

Figure

Dans l'exemple ci-dessus, faites attention de ne pas confondre le titre de l'activité et son type. Sous-Activité 1.1.3.1 est devenu de type activité.

Figure

Déplacement à l'intérieur

Lorsque vous déplacez une activité à l'intérieur d'une autre, trois indicateurs s'afficheront:

• Le titre de l'activité deviendra gras
• Une icône de (+) s'affichera
• Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement

Figure

Une fois le déplacement complété, vous aurez le résultat suivant:

Figure

Couper - coller

Pour déplacer un élément en utilisant le couper-coller, vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément à déplacer et sélectionner l'option Couper:

Figure

Ensuite, vous cliquer, avec le bouton de droit de la souris sur l'élément en-dessous duquel vous voulez voir l'activité et sélectionner l'option Coller:

Figure

Une fois les deux opérations terminées, le résultat suivant s'affichera:

Figure

Gestion de l'effort des ressources

Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des efforts. Ainsi, c'est via cet interface que vous pouvez planifier les ressources humaines qui seront affectées aux différentes activités. Pour affecter des ressources à des activités de projet, ISIOS vous propose une interface simple directement imbriqué dans le diagramme de Gantt.

Les types et l'affectation des ressources

Dans la solution ISIOS, seul certains types peuvent avoir des affectations:

• Activités
• Sous-activités

Ainsi, comme le montre la figure suivante, les affectations ne sont possibles qu'en cliquant sur les cases jaunes, c'est-à-dire, sur les types permettant l'affectation:

Figure

Comprendre l'impact de l’affectation des ressources

L'affectation des ressources impacte directement le budget. Ainsi, en fonction des phases, les cellules de coûts sont distribuée différemment.

Opportunité, Démarrage et Planification

Durant cette phase, les coûts des ressources humaines sont classés dans la section Préliminaire.

Réalisation

Une fois en réalisation, le budget préliminaire sera défini comme budget autorisé. Les coûts des ressources humaines seront alors classés dans les Coûts à venir.

Ajouter une ressource

Pour ajouter une ressource à une activité de projet, il suffit de cliquer sur la cellule de l'activité dans la colonne Ressources et d'entrer le nom de la ressource :

Figure

Ressource

Entrez le nom de la ressource.

Fonction

Choisissez la fonction de la ressource.

Heures

Indiquez le nombre d'heures que la ressources a besoin pour faire l'activité.

À venir

Indiquez le nombre d'heure à venir de la ressource.

Travaillées

Indique le nombre d'heure travaillées par la ressource sur l'activité.

Projetées

Indique le nombre d'heures projetées pour compléter l'activité.

Taux interne

Indique le taux interne de la ressource.

Taux

Indique le taux horaire de la ressource

Pour ajouter une ressource via l'interface détaillée, vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'activité désirée et sélectionner Modifier:

Figure

Ensuite, cliquez sur l'onglet Ressources:

Figure

L'interface présentée fonctionne de la même façon que celle expliquée ci-haut.

Retirer une ressource

Pour retirer une ressource, vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur la ressource désirée et sélectionner Supprimer:

Figure

Information de la ressource

Vous pouvez en tout temps accéder aux informations de la ressource, en cliquant sur le nom de celle-ci avec le bouton droit de la souris:

Figure

Les informations suivantes sont accessibles:

• Feuilles de temps
• Tâches
• Risques
• Enjeux

Gestion de l'affichage

Afin de vous aider à vous servir efficacement du diagramme de Gantt, la solution ISIOS a mis à votre disposition plusieurs paramètres qui vous permettent de moduler l'affichage afin de cerner les informations pertinentes.

Afficher et masquer des colonnes

Afin d'optimiser votre vue, vous pouvez afficher ou masquer les colonnes désirées:

Figure

Vues

Les vues permettent d'afficher certains types d'éléments en fonction de ce que vous voulez analyser:

Figure

Veuillez noter que vous pouvez enlever la vue du diagramme à barrre.

Éclatement

Afin de faciliter la manipulation des branches, ISIOS vous donne accès à des fonctions d'ouverture des branches:

Figure

Options

Vous pouvez choisir les options qui seront activés dans le diagramme de Gantt:

Figure

Recherche et Filtres

Afin de faciliter la manipulation des données, ISOS a mis à votre disposition une barre de recherche et des filtres:

Figure

Affectations

Vous pouvez entrer le nom d'une ressource et filtrer les activités en fonction de celle-ci. De plus, vous pouvez désirez l'affichage des affectation en retard.

Heures

Vous pouvez décider d'afficher les activités dont les heures projetées sont supérieures aux heures courantes, ou celles dont les heures projetées sont supérieures aux heures courantes.

Jalon

Vous pouvez recherche par jalon.

Fin projeté

Vous pouvez afficher les activités dont la date de fin projetée dépasse la fin révisée.

Critique

Vous pouvez filtrer par élément critique.

Légende

Vous pouvez filtrer par les éléments de légende.

Recherche

Vous pouvez entrer une recherche spécifique dans la barre de recherche:

Figure

Les résultats s'afficheront en jaune:

Figure

Révisions

Une demande de changement est un besoin exprimé par le client utilisateur des biens livrables de projet, qui est postérieur à la signature de l'énoncé de projet et que le comité directeur ou le champion du projet consent à satisfaire malgré les impacts éventuels sur les coûts et l'échéancier.

La solution ISIOS utilise le principe de révision pour modifier le budget autorisé. Pour se faire, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton Révision:

Figure

Veuillez noter que le projet doit être en phase de réalisation pour pouvoir faire des demandes de changements.

Liste des révisions

Les révision sont présentées dans un outil distinct. Ainsi, vous avez accès à toutes les révisions faites sur ce projet. Pour ajouter une révision, vous devez cliquer sur Nouvelle:

Figure

Informations

Pour compléter une révision, vous devez remplir le formulaire suivant:

Figure

Titre

Entrez le motif de la révision.

Projet

Le projet sur lequel s'effectue la révision.

Statut

Le statut de la demande

• Rédaction
• À valider
• Refusé
• Accepté

Responsable

Le nom du responsable

Documents

Les documents joints à la révision.

Type

Le type de la révision

• Coûts
• Portée

Description

Une description plus détaillée de la révision.

Coûts

Un tableau montrant les changements des coûts.

Éléments

Vous pouvez faire une révision en choisissant les éléments à réviser. Ce faisant, la révision n'affectera pas les autres activités de projets, mais bien seulement ceux choisis.

Pour plus d'informations concernant les révisions, veuillez vous référer à la section révisions.

Suivis

La solution ISIOS permet d'avoir accès aux éléments de suivis directement dans le Gantt, afin de faciliter votre analyse. Ainsi, il est possible d'accéder, par les menus contextuels, à la liste de:

• risques
• d'enjeux
• de coûts
• de tâches

Risques

Pour afficher les risques d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Risques:

Figure

Enjeux

Pour afficher les enjeux d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Enjeux:

Figure

Autres coûts

Pour afficher les coûts d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Autres coûts:

Figure

Tâches

Pour afficher les tâches d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Tâches:

Figure