Appels d'offres

C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Appels d'Offres

Permission requise

Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dans la liste des Appels d'Offres.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :

Accès aux Appels d'Offres

Informations de base

La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Titre

Renseigner le titre de l'appel d'offres.

Statut

Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :

• Nouveau
• En cours
• Archivé

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.

Projets

Associer un ou plusieurs projets.

Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.

Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.

Appels d'offres, responsables et échéancier

Cette section permet de lister les soumissionnaires à l'appel d'offres, de nommer des responsables et planifier un échéancier.

Soumissionnaires

Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire, cliquez sur le bouton, sélectionner un statut et éventuellement, ajouter des notes :

Ajouter un soumissionnaire

Les statuts concernant les soumissionnaires sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Responsable

Cette section permet d'associer un responsable à chacune des étapes de validation d'un appel d'offres. Pour ajouter un responsable, cliquez sur le bouton, sélectionner un statut et éventuellement, ajouter des notes :

Ajouter un responsable

Les statuts concernant les responsables sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :

Ajouter des éléments d'échéancier

La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.

Demandes d'acquisitions et contrats

Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.

Demandes d'acquisitions

Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées :

Ajouter une demande d'acquisition

Contrats

Pour ajouter une ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités :

Ajouter un contrat

Questions et avenants

Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs avenants peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.

Questions

Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :

Ajouter une question

Avenants

Pour ajouter un avenant, cliquez sur le bouton Ajouter, puis documentez-le :

Ajouter un avenant

Budget autorisé et risques

Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.

Budget autorisé

Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :

Ajouter un budget

Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :

Ajouter un risque et sa situation

Les situations des risques sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Notes et documents

Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :

Documentation de l'appel d'offres

Suivis

La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer complétés.

Ajouter un suivi

Interface de la liste des sources de financement

L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :

Gérer les vues

Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :

Gérer les vues

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Onglet

Pour personnaliser les onglets de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offres, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser des statuts (onglets)

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Recherche

Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de tous les appels d'offres qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les appels d'offres qui ont le tag 2017 et priorité

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des appels d'offres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Responsables

Permet de rechercher par responsable.

Projets

Permet de rechercher par projet.

Unités fonctionnelles

Permet de rechercher par unité fonctionnelle.

Demandes d'acquisitions

Permet de rechercher par demande d'acquisition.

Contrats

Permet de rechercher par contrat.

Soumissionnaires

Permet de rechercher par soumissionnaire.

Risques

Permet de rechercher par risque.