Demandes d'acquisition

Ce sont les requêtes en provenance des gestionnaires de projets et/ou des unités d'affaires d'une organisation, en vue d'acquérir des biens et/ou des services pour permettre la réalisation de projets ou pour assurer le maintien des opérations.

Une demande d'acquisition peut éventuellement démarrer un processus d'appel d'offre en vue de la signature d'un contrat avec un fournisseur.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des demandes d'acquisitions

Permissions requises

Pour l'outil des demandes d'acquisitions, vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les demandes d'acquisitions dans la liste des demandes d'acquisitions.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les demandes d'acquisitions dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les demandes d'acquisitions dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :

Accès aux demandes d'acquisitions

Informations de base

La fiche d'une source de financement possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi,nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Titre

Renseigner le titre de la demande d'acquisition.

Statut

Les statuts sont personnalisables. Ceux prévus de base sont :

• Validé
• En validation
• En attente

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'une demande d'acquisition.

Projets

Associer un ou plusieurs projets.

Type de demande

Les types de demandes sont personnalisables. Ceux de base sont :

• Forfaitaire déterminée
• Forfaitaire variable
• Forfaitaire déterminée et variable
• Per Diem déterminé
• Per Diem variable
• Per Diem déterminé et variable
• Forfaitaire et Per Diem déterminé
• Forfaitaire et Per Diem variable

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Type de ressource

Les types de ressources sont personnalisables. Ceux de base sont :

• Humaines
• Matérielles
• Logicielles
• Autres

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.

Tags

Vous pourrez ajouter un ou plusieurs tags à une demande d'acquisition.

Responsables et jalons

Responsables

Dans la partie suivante de la fiche d'une demande d'acquisition, vous aurez la possibilité d'associer un ou plusieurs responsables avec un statut individuel pour chacun d'entre eux.

Ajouter un responsable et sélectionner un statut

Les statuts des responsables sont également personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Jalons

Cette section vus permet d'établir un calendrier de tous les étapes à respecter afin de rendre effective la demande d'acquisition. Pour ajouter un nouveau jalon, cliquez sur le bouton ajouter, et sélectionnez une date de début et de fin :

Ajouter un responsable et sélectionner un statut

Montants

Pour ajouter un ou plusieurs financements à la source de financement, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionner la date et renseigner le montant de ce dernier :

Ajouter un jalon

Appels d'offres et contrats

Appels d'offres

Cette section va vous permettre d'associer un ou plusieurs appels d'offres concernant cette demande d'acquisition et éventuellement d'y ajouter des notes :

Associer un ou plusieurs appels d'offres

Contrats

Vous pourrez associer un ou plusieurs contrats à cette demande d'acquisition et éventuellement y ajouter des notes

Associer un ou plusieurs contrats

Relations et notes

Vous pourrez également associer une relation à la source de financement sur laquelle vous pourrez statuer et ajouter des notes :

Associer une relation

Budget et risques

Cette partie va permettre de définir les budgets autorisé pour la demande d'acquisition ainsi que les risques relatifs à cette dernière.

Budget autorisé

Pour ajouter un budget, cliquez sur le bouton ajouter, associez le à une ligne du Grand livre et indiquer la quantité et le montant de ce dernier :

Ajouter un budget

Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionner l'état de ce dernier relatif à la demande d'acquisition" vous pourrez également renseigner des notes :

Ajouter un risque

Les états d'un risque relatif à une demande d'acquisition sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Notes et documents

Vous pourrez documenter votre demande d'acquisition en y inscrivant des notes et en y associant un ou plusieurs documents.

Ajouter une note et/ou un document

Suivis

Cette ultime section, va vous permettre de mettre en place des suivis qui apparaîtront, comme tous les suivis, dans votre calendrier, ce qui vous permettra de les gérer facilement et de statuer sur ces derniers. Pour ajouter un suivi, cliquez sur Ajouter, sélectionnez la date ainsi que le responsable du suivi :

Ajouter un suivi

Pour statuer complété sur un suivi, vous pourrez le faire en cliquant sur le non dans la colonne complété afin de faire apparaître la coche verte.

Interface de la liste des sources de financement

L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :

Gérer les vues

Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :

Gérer les vues

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Onglet

Pour personnaliser les onglets de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'une demandes d'acquisition, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser des statuts (onglets)

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Recherche

Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de toutes les demandes d'acquisition qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les demandes d'acquisition qui ont le tag 2017 et priorité

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des demandes d'acquisition possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Responsables

Permet de rechercher par responsable.

Projets

Permet de rechercher par projet.

Unités fonctionnelles

Permet de rechercher par unité fonctionnelle.

Type de demandes

Permet de rechercher par type de demandes.

Type de ressources

Permet de rechercher par type de ressources.

Appels d'offres

Permet de rechercher par appel d'offre.

Risques

Permet de rechercher par risque.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #28