Documents : Différence entre versions
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Version du 11 octobre 2016 à 20:37
Afin d'aider à la clarification de certains éléments, comme les risques, les activités ou les réunions, la solution ISIOS a intégré plusieurs fonctionnalités d'une gestion électronique des documents (GED).
La gestion électronique des documents (que l'on appelle aussi EDM pour Electronic Document Management ) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.
Ainsi, il est possible de télécharger des documents extérieurs aux éléments et d'y avoir accès directement par la solution ISIOS.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à la liste des documents, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Documents
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des permissions
Pour l'outil des projets vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir tous les documents dans la liste des documents.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil documents dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil documents dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil documents dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil documents dans les permissions projets.
L'outil de gestion des documents peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
- Tableau de bord personnel
- Tableau de bord d'un projet
Barre d'outils
Pour un accès rapide aux documents, cliquez sur l'onglet Documents présent dans la barre d'outils :
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord corporatif, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :
Tableau de bord personnel
Pour accéder à l'outil de gestion des documents via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :
Tableau de bord de projet
Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord projet, cliquez sur le lien dans la boîte Ressources :
Importer un fichier dans le GED
Pour importer un fichier dans le système de Gestion Électronique des Documents, cliquez sur le bouton Nouveau, situé en haut à gauche de la liste, et choisissez votre fichier dans la fenêtre d'exploration :
Tous les types de documents (texte, image...) peuvent être importés.
Drag & drop
Afin de faciliter l'importation, vous pouvez faire glisser les fichiers à importer directement dans la fenêtre de gestion des documents :
Pour ce faire, vous devez avoir la liste des documents ouverte. Ouvrez votre navigateur de fichier (Windows Explorer) et faites glisser le fichier désiré dans la fenêtre (en maintenant le bouton de la souris enfoncé). Le message suivant s'affichera: Déposez votre document pour le téléverser. Relâchez le bouton de la souris.
Créer un document
ISIOS vous permet de créer des documents en ligne via son éditeur de texte Wysiwyg.
De plus, la grande force de cet éditeur est qu'il vous permet d'importer des éléments de la solution ISIOS sous forme de tableau que vous pouvez insérer à l'intérieur de votre document :
Pour plus d'informations sur l'éditeur de texte, référez-vous à la section Éditeur de texte.
Nuage
La solution ISIOS vous donne accès à de l'espace en ligne, dis Nuage. Pour connaître le pourcentage d'espace occupé par l'ensemble de vos documents, simplement cliquez sur le lien suivant :
Les informations suivantes s'afficheront :
Interface de la liste des documents
L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :
Gérer les vues
Pour gérer les champs, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :
Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section Gestion des listes.
Les champs spécifiques
Les champs spécifiques de la liste des documents sont les champs visibles seulement dans l'interface de celle-ci.
- Nom
- Entrer ou modifier le nom du document.
- Statut
- Vous aurez le choix entre Actif et Archivé.
- Responsable
- Vous pourrez modifier le nom du responsable du document.
- Versionnement
- Vous pourrez téléverser d'autres versions de votre document sans jamais faire disparaître votre document de base. vous trouverez également l'auteur, le nombre de consultations ainsi que la date de la dernière modification de chacune des versions.
- Commentaire
- Vous pouvez ajouter un commentaire.
- Tags
- Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à votre document.
- Permissions
- Pour chacun de vos documents, vous allez pouvoir choisir du type d'interaction que vous souhaitez au niveau de la consultation (lecture) ou au niveau de la modification (écriture) sur ce dernier :
- Public : tous les utilisateurs ayant une permission sur l'outil des documents y auront accès
- Projets publics : toutes les ressources affectées à un projet sur lequel est associé le document, y auront accès
- Privé : uniquement l'auteur du document y aura accès.
Pour pourrez également octroyer une permission individuelle sur votre document en sélectionnant la ressource autorisée et en cochant le type de permission souhaitée : Lecture ou Écriture.
- Ressources
- Cette cellule, vous permettra de sélectionner les ressources auxquelles vous donnerez une permission spécifique sur votre document.
- Archivage automatique
- Vous pourrez sélectionner une date à laquelle votre document sera archivé automatiquement.
- Associations
- Le document peut être associé à différents éléments de la solution ISIOS :
- Projets
- Activités
- Réunions
- Tâches
- Risques
- Enjeux
- Client / Relation
- Statut d'avancement
- Révisions
Onglets
La liste des documents peut être filtrée par trois différents statuts :
- Activés
- Archivés
- Tous
Filtres
Comme pour les onglets, la liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis:
- Ressources
- Vous pouvez sélectionner les ressources humaines qui vont fait l'objet du filtre.
- Projet
- Vous pouvez sélectionner les projets qui vont faire l'objet du filtre.
- Activité
- Vous pouvez sélectionner les éléments de projets qui vont faire l'objet du filtre. Vous devez avoir sélectionné un projet au préalable pour activer cette fonction.
- Lecture
- Vous pouvez sélectionner les documents selon la permission de lecture (Public, Projets publics, Privés)
- Écriture
- Vous pouvez sélectionner les documents selon la permission d'écriture (Public, Projets publics, Privés)
- Associations
- Vous pouvez regrouper les documents par association :
- Projets
- Activités
- Énoncé de projet
- Réunions
- Décisions
- Risques
- Mesures de contrôle
- Enjeux
- Tâches
- Statut d'avancement
- Révisions
- Clients
Lorsque vous filtrez par Associations, assurez-vous que la colonne choisie soit visible dans votre liste de documents. Si ce n'est pas le cas, référez-vous à la section Personnaliser les listes
Recherche
Afin de trouver rapidement un document parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....
Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #10
