Contrats

Les contrats sont des documents qui confirment les conditions d'acquisition de biens et/ou de services, et qui engagent à la fois l'organisation et le fournisseur.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Contrats

Permission requise

Pour l'outil des Contrats vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les Contrats dans la liste des Contrats.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les Contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Contrats dans les permissions projets

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :

Accès aux Contrats

Informations de base

La fiche d'un contrat possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Titre

Renseigner le titre du contrat.

Statut

Les différents statuts de base d'un contrat sont :

• Ouverture
• Fermeture
• Facturation

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'un contrat.

Contrat maîtres

Associer un contrat maître au contrat.

Projets

Associer un ou plusieurs projets.

Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.

Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags au contrat.

Numéro de commande

Ajouter un numéro de commande.

Appels d'offres, responsables et échéancier

Cette section permet de lister les soumissionnaires à l'appel d'offres concernant le contrat, de nommer les responsables de ce dernier et de planifier un échéancier.

Soumissionnaires

Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant appel d'offres pour lequel vous êtes en train d'éditer un contrat. Pour ajouter un soumissionnaire, cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des notes :

Ajouter un soumissionnaire

Les situations concernant les soumissionnaires sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Responsable

Cette section permet d'associer un responsable à chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un responsable, cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des notes :

Ajouter un responsable

Les situations concernant les responsables sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :

Ajouter des éléments d'échéancier

La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.

Demandes d'acquisitions et contrats

Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et appels d'offres à un contrat.

Demandes d'acquisitions

Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées :

Ajouter une demande d'acquisition

Appel d'offres

Pour ajouter une ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités :

Ajouter un appel d'offres

Obligations et risques

Lors de la création de votre contrat, vous allez pouvoir identifier des obligations et les risques liés à ce dernier.

Obligations

Pour ajouter une obligation, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une situation et un responsable en indiquant la pénalité pour le non-respect de l'obligation :

Ajouter une obligation

Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajouter éventuellement une note :

Ajouter un risque

Les situations concernant les risques sont personnalisables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Montant initial, avenants et factures

Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité de renseigner les montants initiaux, les avenants ainsi que les factures à envisager.

Montant initial

Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de la dépense, la quantité et le montant :

Ajouter un montant initial

Avenants

Pour ajouter un avenant, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de la dépense concernant l'avenant, la quantité et le montant :

Ajouter un avenant

Factures

Les factures liées au contrat pourront être prise en compte et venir se défalquer du montant initial + montant des avenants. pour ajouter une facture, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de la dépense concernant la facture, la quantité et le montant :

Ajouter une facture

Budgets autorisés et contractuels

La section suivante de l'outil des contrats, va vous permettre de lister les différents budgets afférents au contrat.

Pour commencer, entrer la date de début et la date de fin du contrat :

Sélectionner les dates du contrat

Budget autorisé

Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, renseignez le titre, éventuellement une ligne comptable du grand livre, ainsi que la quantité et le montant :

Ajouter un budget autorisé

Budget contractuel

Pour ajouter un budget contractuel, cliquez sur le bouton Ajouter, et indiquez le montant budgété par année :

Ajouter un budget contractuel

Notes et documents

Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes ou des documents :

Documentation du contrat

Suivis

La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer complétés.

Ajouter un suivi

Interface de la liste des contrats

L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :

Gérer les vues

Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :

Gérer les vues

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Onglet

Pour personnaliser les onglets de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un contrat, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser des statuts (onglets)

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Recherche

Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2017 et priorité

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des contrats possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Responsables

Permet de rechercher par responsable.

Contrats maîtres

Permet de rechercher par contrat maître.

Projets

Permet de rechercher par projet.

Unités fonctionnelles

Permet de rechercher par unité fonctionnelle.

Date de début et de fin

Permet de rechercher par date de début et/ou de fin.

Demandes d'acquisitions

Permet de rechercher par demande d'acquisition.

Appels d'offres

Permet de rechercher par appel d'offre.

Soumissionnaire

Permet de rechercher par soumissionnaire.

Risques

Permet de rechercher par risque.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #30