Rencontres : Différence entre versions
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− | :Vous pouvez chercher une | + | :Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates. |
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Version du 17 janvier 2017 à 14:34
L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi au quoitidien.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Rencontres
Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.
- Permission d' écriture
Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Ajouter/Supprimer dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.
- Permission de Gérer
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas comptedu fait que vous soyez responsable NI des projets associés.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets ET que vous détenez la permission minimum d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés, vous pourrez alors modifier toutes les rencontres sans tenir compte du fait que vous soyez responsable.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions
L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Menu corporatif
- Tableau de bord d'un projet
- Calendrier
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :
Calendrier
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
Informations de base
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
Titre
Vous devez donner un titre à votre rencontre.
Statut
Une rencontre possède différents statuts :
- À venir
- En cours
- Reportée
- Complétée
- Archivée
- Modèle
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.
Type
Par défaut, les types d'une rencontre sont :
- Rendez-vous
- Réunion
Les types sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.
Date et heure
Vous devez entrer la date et l'heure de début et de fin de la rencontre.
Lieu
Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.
Responsable
Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
Convoqué par
Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la rencontre. La ressource renseignée, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
Participants
Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les participants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'Isios, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs.
Projet
Vous pouvez associer la rencontre à un projet.
Relation
Vous pouvez associer la rencontre à une relation.
Objectifs et ordre du jour
Cette section permet de définir, notamment pour une rencontre de type Réunion, les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.
Objectifs
Vous pouvez définir quels sont les objectifs de la réunion.
Documents
Afin de mieux documenter la réunion, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.
Ordre du jour
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
- Cliquez sur Ajouter
- Saisissez l'ordre du jour
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
- Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
Vous aurez le choix entre :
- À discuter
- Reporté
- Caduque
- Complété
- Pour pouvoir modifier les champs Tâches et Décisions, cliquez sur le titre du point à aborder :
- Pour ajouter une tâche au point du jour, cliquez sur Ajouter et renseignez le titre de la tâche :
- Statut
- Sélectionnez le statut de la tâche. Les statuts sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Personnaliser les onglets.
- Responsable
- Par défaut le responsable est la ressource qui créé la tâche. Vous pouvez changer de responsable en cliquant dans la cellule puis sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
- Durée
- Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.
- Heures à venir
- Ce sont les heures estimées pour la réalisation de la tâche.
- Date limite
- Vous pouvez indiquer une date limite pour effectuer la tâche
- Avancement
- Si la tâche est associée à une activité de projet, l'avancement représente le pourcentage des heures travaillées par rapport aux heures à venir budgétées pour cette activité.
Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.
- Décisions
- Pour ajouter une décision, cliquez sur Ajouter et remplir les champs suivants :
- Décision
- Date
- Responsable
- Description
Pour modifier les éléments de la décision, cliquez sur la décision
- Compte-rendu
- Vous pouvez entrer un compte-rendu de la réunion.
Interface de la liste des rencontres
L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Recherche
Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Filtres
La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
- Voir
- Vous pouvez choisir entre voir :
- toutes les rencontres
- mes rencontres seulement
- Projet
- Vous pouvez filtrer par projets.
- Responsable
- Vous pouvez filtrer par responsable.
- Convoqué par
- Vous pouvez chercher une rencontre par la personnes qui l'a convoquée.
- Participants
- Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
- Date
- Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.