Appels d'offres : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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== Accès à l'outil ==
 
== Accès à l'outil ==
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=== Permissions requises ===
 
=== Permissions requises ===
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[[Image:Appel Offre Permission.png|center|frame|Permission requise]]
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[[Image:Mobil Appel Offre Permission.png|center|frame|Permission requise]]
  
  
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Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|gestion des permissions]]
 
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|gestion des permissions]]
 
</div>
 
</div>
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La liste des appels d'offres peut être accédée à partir des différents endroits suivants :
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:*Barre d'outils
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:*Menu corporatif
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Vous pouvez accéder à la liste des appels d'offres en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
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[[Image:Mobil Appel Offre Icone.png|center|frame|Icône]]
  
  
 
=== Menu corporatif ===  
 
=== Menu corporatif ===  
−
 
+
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Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
 
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
  
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== Informations de base ==
 
== Informations de base ==
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La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
 
La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
 
   
 
   
  
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[[Image:Appel Offre Infos de base.png|center|frame|Informations de base]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre Infos de base.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
 
=== Titre ===  
 
=== Titre ===  
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Renseigner le titre de l'appel d'offres.
 
Renseigner le titre de l'appel d'offres.
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=== Statut ===
 
=== Statut ===
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Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :
 
Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :
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:* Nouveau
 
:* Nouveau
 
:* En cours
 
:* En cours
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:* En attente
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:* Terminé
 
:* Archivé
 
:* Archivé
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 
</div>
 
</div>
  
  
 
=== Responsable ===
 
=== Responsable ===
 +
  
 
Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.
 
Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.
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=== Projets ===
 
=== Projets ===
 +
  
 
Associer un ou plusieurs projets.
 
Associer un ou plusieurs projets.
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=== Unités fonctionnelles ===
 
=== Unités fonctionnelles ===
 +
  
 
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
 
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
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=== Tags ===
 
=== Tags ===
 +
  
 
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.
 
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.
  
  
−
== Appels d'offres, responsables et échéancier ==
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== Demandes d'acquisitions et contrats ==
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Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.
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=== Demandes d'acquisitions ===
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 +
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Ajouter éventuellement des notes.
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[[Image:Mobil Appel Offre Demande acqui.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
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<div class="note">
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Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.
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</div>
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=== Contrats ===
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Pour ajouter une ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités. Ajouter éventuellement des notes"
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[[Image:Mobil Appel Offre Contrat.png|center|frame|Ajouter un contrat]]
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<div class="note">
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Lorsque vous associez un contrat à un appel d'offre, son statut est également importé.
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</div>
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== Conformités et évaluations ==
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L'outil des appels d'offres va vous permettre d'évaluer les différents soumissionnaires en jugeant dans un premier temps, de leur conformité, puis en les notant suivant vos critères de cotation.
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=== Conformités ===
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Vous avez la possibilité de renseigner des conformités ce qui pourra permettre de faire un pré-tri sur les candidatures et de ne pas évaluer celles qui ne sont pas conformes. Pour ajouter une conformité, cliquez sur '''Ajouter''' et renseigner le titre de cette dernière. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.
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[[Image:Mobil Appel Offre Conformité.png|center|frame|Ajouter une conformité]]
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<div class="note">
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Vous pouvez créer autant de conformités que nécessaire.
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</div>
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=== Évaluation ===
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Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maxiamle), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur '''Ajouter''' et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.
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[[Image:Mobil Appel Offre Evaluation.png|center|frame|Ajouter un critère d'évaluation]]
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−
Cette section permet de lister les soumissionnaires à l'appel d'offres, de nommer des responsables et planifier un échéancier.
+
== Soumissionnaires, intervenants et échéancier ==
  
  
 
=== Soumissionnaires ===
 
=== Soumissionnaires ===
−
 
−
Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire, cliquez sur le bouton, sélectionner un statut et éventuellement, ajouter des notes :
 
  
  
−
[[Image:Appel Offre Soumissionnaire.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
+
Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire (une relation), cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des documents et des notes.
  
  
−
Les statuts concernant les soumissionnaires sont personnalisables.
+
[[Image:Mobil Appel Offre soumissionaires.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
La situation des soumissionnaires est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]].
 
</div>
 
</div>
  
  
−
=== Responsable ===
+
Pour évaluer chacun des soumissionnaires, cliquez sur leur nom. La fenêtre d'évaluation va alors s'ouvrir :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Mobil Appel Offre fenetre eval.png|center|frame|Fenêtre d'évaluation]]
 +
 
 +
 
 +
La première étape est de définir si le soumissionnaire est conforme car si ce n'est pas le cas, aucune évaluation ne sera prise en compte. Pour ce faire, dans la colonne '''Points''' cliquer afin de sélectionner, pour chacune des conformités, l'indicateur correspondant :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Mobil Appel Offre Conforme.png|center|frame|Soumissionnaire conforme]]
 +
 
 +
[[Image:Mobil Appel Offre En attente.png|center|frame|Soumissionnaire en attente de conformité]]
  
−
Cette section permet d'associer un responsable à chacune des étapes de validation d'un appel d'offres. Pour ajouter un responsable, cliquez sur le bouton, sélectionner un statut et éventuellement, ajouter des notes :
+
[[Image:Mobil Appel Offre NonConforme.png|center|frame|Soumissionnaire Non conforme]]
  
  
−
[[Image:Appel Offre Responsable.png|center|frame|Ajouter un responsable]]
+
Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, sélectionner le pointage attribué et enregistrez.
  
  
−
Les statuts concernant les responsables sont personnalisables.
+
[[Image:Mobil Appel Offre pointage.png|center|frame|Pointage]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut.
 
</div>
 
</div>
  
  
−
=== Échéancier ===
+
Une fois les évaluations faites, vous pourrez découvrir les résultats de cette dernière, compléter avec le montant de la soumission et éventuellement décider du soumissionnaire qui a remporté l'appel d'offre.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Mobil Appel Offre Résultats.png|center|frame|Résulats]]
 +
 
  
−
Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
+
<div class="note">
 +
Pour les soumissionnaires qui ne sont pas conformes, une croix rouge sera présente dans la partie évaluation.
 +
</div>
  
  
−
[[Image:Appel Offre Echeancier.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
+
=== Intervenants ===
  
  
−
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
+
Cette section permet de répertorier les intervenants de l'appel d'offre. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation pour chacun d'entre eux et éventuellement, ajouter des notes :
  
  
−
== Demandes d'acquisitions et contrats ==
+
[[Image:Mobil Appel Offre intervenants.png|center|frame|Ajouter un intervenant]]
  
−
Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.
 
  
 +
<div class="note">
 +
La situation des intervenants est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]].
 +
</div>
  
−
=== Demandes d'acquisitions ===
 
  
−
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées :
+
=== Échéancier ===
  
  
−
[[Image:Appel Offre Demande acqui.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
+
Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
  
  
−
=== Contrats ===
+
[[Image:Appel Offre Echeancier.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
  
−
Pour ajouter une ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités :
 
  
 +
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
  
−
[[Image:Appel Offre Contrat.png|center|frame|Ajouter un contrat]]
 
  
 +
== Questions et addendas ==
  
−
== Questions et avenants ==
 
  
−
Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs avenants peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.
+
Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs addendas peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.
  
  
 
=== Questions ===
 
=== Questions ===
 +
  
 
Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :
 
Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Question.png|center|frame|Ajouter une question]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre Question.png|center|frame|Ajouter une question]]
 +
 
  
 +
=== Addendas ===
  
−
=== Avenants ===
 
  
−
Pour ajouter un avenant, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', puis documentez-le :
+
Pour ajouter un addenda, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', puis documentez-le :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Avenant.png|center|frame|Ajouter un avenant]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre Addenda.png|center|frame|Ajouter un addenda]
  
  
 
== Budget autorisé et risques ==
 
== Budget autorisé et risques ==
 +
  
 
Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.
 
Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.
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=== Budget autorisé ===
 
=== Budget autorisé ===
 +
  
 
Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :
 
Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Budget.png|center|frame|Ajouter un budget]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre Budget.png|center|frame|Ajouter un budget]]
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
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Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.
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</div>
  
  
 
=== Risques ===
 
=== Risques ===
 +
  
 
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :
 
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Risques.png|center|frame|Ajouter un risque et sa situation]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre Risques.png|center|frame|Ajouter un risque et sa situation]]
−
 
 
  
−
Les situations des risques sont personnalisables.
 
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
La situation des risques est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]].
 
</div>
 
</div>
  
  
 
== Notes et documents ==
 
== Notes et documents ==
 +
  
 
Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :
 
Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :
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== Suivis ==
 
== Suivis ==
 +
  
 
La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer ''complétés''.
 
La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer ''complétés''.
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−
== Interface de la liste des sources de financement ==
+
== Interface de la liste des appels d'offres ==
 +
 
  
−
L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :
+
L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des appels d'offres :
  
  
 
=== Gérer les vues ===
 
=== Gérer les vues ===
 +
  
 
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  
 
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  
  
  
−
[[Image:Appel Offre vue.png|center|frame|Gérer les vues]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre Vues.png|center|frame|Gérer les vues]]
  
  
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−
=== Onglet ===
+
=== Statuts ===
 +
 
  
−
Pour personnaliser les onglets de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offres, cliquez sur l'onglet '''vue''' puis '''gérer les champs''' :
+
Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet '''vue''' puis '''gérer les champs''' :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Champs.png|center|frame|Gérer les champs]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre Champs.png|center|frame|Gérer les champs]]
  
  
−
[[Image:Appel Offre Gerer champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts (onglets)]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre Gerer champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts, des situations]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs / statuts]].
 
</div>
 
</div>
  
  
 
=== Recherche ===
 
=== Recherche ===
 +
  
 
Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
 
Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
  
  
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[[Image:Projet Recherche.png|center|frame|Recherche]]
+
[[Image:Mobil Appel Offre recherche.png|center|frame|Recherche]]
  
  
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=== Filtres ===
 
=== Filtres ===
  
−
Comme pour les onglets, la liste des appels d'offres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :  
+
* Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Mobil Appel Offre Filtre.png|center|frame|Exemple de filtres possibles sur la liste des appels d'offres]]
 +
 
 +
 
 +
* Tous les filtres de la liste des appels d'offres n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Mobil Appel Offre Filtre1.png|center|frame|Développer les filtres de la liste des appels d'offres]]
 +
 
 +
[[Image:Mobil Appel Offre Filtre2.png|center|frame|Développer les filtres de la liste des appels d'offres]]
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise
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</div>
 +
 
 +
 
 +
:;Statuts
 +
:Filtrer par statuts.
  
  
−
[[Image:Appel Offre Filtre.png|center|frame|Filtres]]
+
<div class="note">
 +
Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris
 +
</div>
  
  

Version du 17 mai 2017 à 20:07

C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.




Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Appels d'Offres


Permission requise


Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dans la liste des Appels d'Offres.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets


Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions


La liste des appels d'offres peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif


Vous pouvez accéder à la liste des appels d'offres en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :


Accès aux Appels d'Offres


Informations de base

La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseigner le titre de l'appel d'offres.


Statut

Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :

  • Nouveau
  • En cours
  • En attente
  • Terminé
  • Archivé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.


Projets

Associer un ou plusieurs projets.


Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.


Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.


Demandes d'acquisitions et contrats

Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.


Demandes d'acquisitions

Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Ajouter éventuellement des notes.


Ajouter une demande d'acquisition


Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.


Contrats

Pour ajouter une ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités. Ajouter éventuellement des notes"


Ajouter un contrat


Lorsque vous associez un contrat à un appel d'offre, son statut est également importé.


Conformités et évaluations

L'outil des appels d'offres va vous permettre d'évaluer les différents soumissionnaires en jugeant dans un premier temps, de leur conformité, puis en les notant suivant vos critères de cotation.


Conformités

Vous avez la possibilité de renseigner des conformités ce qui pourra permettre de faire un pré-tri sur les candidatures et de ne pas évaluer celles qui ne sont pas conformes. Pour ajouter une conformité, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de cette dernière. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.


Ajouter une conformité


Vous pouvez créer autant de conformités que nécessaire.


Évaluation

Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maxiamle), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.


Ajouter un critère d'évaluation


Soumissionnaires, intervenants et échéancier

Soumissionnaires

Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire (une relation), cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des documents et des notes.


Ajouter un soumissionnaire


La situation des soumissionnaires est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.


Pour évaluer chacun des soumissionnaires, cliquez sur leur nom. La fenêtre d'évaluation va alors s'ouvrir :


Fenêtre d'évaluation


La première étape est de définir si le soumissionnaire est conforme car si ce n'est pas le cas, aucune évaluation ne sera prise en compte. Pour ce faire, dans la colonne Points cliquer afin de sélectionner, pour chacune des conformités, l'indicateur correspondant :


Soumissionnaire conforme
Soumissionnaire en attente de conformité
Soumissionnaire Non conforme


Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, sélectionner le pointage attribué et enregistrez.


Pointage


La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut.


Une fois les évaluations faites, vous pourrez découvrir les résultats de cette dernière, compléter avec le montant de la soumission et éventuellement décider du soumissionnaire qui a remporté l'appel d'offre.


Résulats


Pour les soumissionnaires qui ne sont pas conformes, une croix rouge sera présente dans la partie évaluation.


Intervenants

Cette section permet de répertorier les intervenants de l'appel d'offre. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation pour chacun d'entre eux et éventuellement, ajouter des notes :


Ajouter un intervenant


La situation des intervenants est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.


Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :


Ajouter des éléments d'échéancier


La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.


Questions et addendas

Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs addendas peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.


Questions

Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :


Ajouter une question


Addendas

Pour ajouter un addenda, cliquez sur le bouton Ajouter, puis documentez-le :


[[Image:Mobil Appel Offre Addenda.png|center|frame|Ajouter un addenda]


Budget autorisé et risques

Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.


Budget autorisé

Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :


Ajouter un budget


Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.


Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :


Ajouter un risque et sa situation


La situation des risques est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.


Notes et documents

Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :


Documentation de l'appel d'offres


Suivis

La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer complétés.


Ajouter un suivi


Interface de la liste des appels d'offres

L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des appels d'offres :


Gérer les vues

Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :


Gérer les vues


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.


Statuts

Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser des statuts, des situations


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs / statuts.


Recherche

Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :

  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de tous les appels d'offres qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....


Recherche de tous les appels d'offres qui ont le tag 2017 et priorité


Filtres

  • Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.


Exemple de filtres possibles sur la liste des appels d'offres


  • Tous les filtres de la liste des appels d'offres n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :


Développer les filtres de la liste des appels d'offres
Développer les filtres de la liste des appels d'offres


Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise


Statuts
Filtrer par statuts.


Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris


Responsables
Permet de rechercher par responsable.


Projets
Permet de rechercher par projet.


Unités fonctionnelles
Permet de rechercher par unité fonctionnelle.


Demandes d'acquisitions
Permet de rechercher par demande d'acquisition.


Contrats
Permet de rechercher par contrat.


Soumissionnaires
Permet de rechercher par soumissionnaire.


Risques
Permet de rechercher par risque.


Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #29

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