Contrats : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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== Accès à l'outil ==
 
== Accès à l'outil ==
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=== Permissions requises ===
 
=== Permissions requises ===
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−
[[Image:Contrat Permission.png|center|frame|Permission requise]]
+
[[Image:Mobil Contrat Permission.png|center|frame|Permission requise]]
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<div class="note">
 +
Pat défaut, la permission de lecture sur les outils Appels d'offres et demandes d'Acquisitions seront cochées.
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</div>
  
  
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:;Permission de ''lecture''  
 
:;Permission de ''lecture''  
−
Cette permission permet de voir tous les Contrats dans la liste des Contrats.
+
Cette permission permet de voir tous les contrats dans la liste des Contrats.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''lecture''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''lecture''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission de ''écriture''  
 
:;Permission de ''écriture''  
−
Cette permission permet de modifier les Contrats dont vous '''êtes responsable'''.
+
Cette permission permet de modifier les contrats dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
−
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Contrats dont vous '''êtes responsable'''.
+
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les contrats dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
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Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|gestion des permissions]]
 
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|gestion des permissions]]
 
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</div>
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=== Barre d'outils ===
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Vous pouvez accéder à la liste des contrats en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
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[[Image:Mobil Contrat Icone.png|center|frame|Icône]]
  
  
 
=== Menu corporatif ===
 
=== Menu corporatif ===
 +
  
 
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
 
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
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== Informations de base ==
 
== Informations de base ==
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La fiche d'un contrat possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
 
La fiche d'un contrat possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
 
   
 
   
  
−
[[Image:Contrat Infos de base.png|center|frame|Informations de base]]
+
[[Image:Mobil Contrat Infos de base.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
 
=== Titre ===  
 
=== Titre ===  
 +
  
 
Renseigner le titre du contrat.
 
Renseigner le titre du contrat.
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=== Statut ===
 
=== Statut ===
 +
  
 
Les différents statuts de base d'un contrat sont :
 
Les différents statuts de base d'un contrat sont :
  
−
:* Ouverture
+
:* Nouveau
−
:* Fermeture
+
:* En cours
−
:* Facturation
+
:* Fermé
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 
</div>
 
</div>
  
Ligne 91 : Ligne 110 :
 
=== Responsable ===
 
=== Responsable ===
  
−
Permet de sélectionner le responsable d'un contrat.
+
 
 +
Permet de sélectionner le responsable du contrat.
  
  
 
=== Contrat maîtres ===
 
=== Contrat maîtres ===
 +
  
 
Associer un contrat maître au contrat.
 
Associer un contrat maître au contrat.
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=== Projets ===
 
=== Projets ===
 +
  
 
Associer un ou plusieurs projets.
 
Associer un ou plusieurs projets.
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=== Unités fonctionnelles ===
 
=== Unités fonctionnelles ===
 +
  
 
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
 
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
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=== Tags ===
 
=== Tags ===
 +
  
 
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags au contrat.
 
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags au contrat.
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=== Numéro de commande ===
 
=== Numéro de commande ===
 +
  
 
Ajouter un numéro de commande.
 
Ajouter un numéro de commande.
  
  
−
== Appels d'offres, responsables et échéancier ==
+
=== Date de début et fin ===
 +
 
 +
 
 +
Sélectionner les dates de début et de fin du contrat.
 +
 
 +
 
 +
== Demandes d'acquisitions et appels d'offres ==
 +
 
 +
 
 +
Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et appels d'offres à un même contrat.
 +
 
 +
 
 +
=== Demandes d'acquisitions ===
 +
 
 +
 
 +
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Lors de l'association d'une demande d'acquisition à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de la demande d'acquisition (statuts, budgets etc...)
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Contrat Demande aquisition.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
  
−
Cette section permet de lister les soumissionnaires à l'appel d'offres concernant le contrat, de nommer les responsables de ce dernier et de planifier un échéancier.
 
  
 +
=== Appel d'offres ===
  
−
=== Soumissionnaires ===
 
  
−
Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant appel d'offres pour lequel vous êtes en train d'éditer un contrat. Pour ajouter un soumissionnaire, cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des notes :
+
Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc...)
  
  
−
[[Image:Contrat Soumissionnaires.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
+
[[Image:Contrat Appel d'offre.png|center|frame|Ajouter un appel d'offres]]
  
  
−
Les situations concernant les soumissionnaires sont personnalisables.
+
== Soumissionnaires, intervenants et échéancier ==
 +
 
  
 +
Cette section permet de répertorier les soumissionnaires à l'appel d'offres concernant le contrat, de nommer les intervenants de ce dernier et de planifier un échéancier.
  
−
<div class="note">
 
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
 
−
</div>
 
  
 +
=== Soumissionnaires ===
  
−
=== Responsable ===
 
  
−
Cette section permet d'associer un responsable à chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un responsable, cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des notes :
+
Lors de l'association d'un appel d'offre, et si vous acceptez l'importation de tous les éléments de ce dernier, les soumissionnaires seront alors importés. Vous aurez également la possibilité d'aller sélectionner les soumissionnaires choisis dans la liste des relations. Vous pourrez alors statuer sur la situation de chacun d'entre eux afin de faire ressortir le soumissionnaire bénéficiaire du présent contrat.
  
  
−
[[Image:Contrat Responsables.png|center|frame|Ajouter un responsable]]
+
[[Image:Mobil Contrat Soumissionnaires.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
  
  
−
Les situations concernant les responsables sont personnalisables.
+
Les situations concernant les soumissionnaires sont personnalisables.
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 
</div>
 
</div>
  
  
−
=== Échéancier ===
 
  
−
Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
+
=== Intervenants ===
  
  
−
[[Image:Contrat Echeancier.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
+
Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des notes :
  
  
−
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
+
[[Image:Mobil Contrat Intervenants.png|center|frame|Ajouter un intervenant]]
  
  
−
== Demandes d'acquisitions et contrats ==
+
Les situations concernant les intervenants sont personnalisables.
  
−
Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et appels d'offres à un contrat.
 
  
 +
<div class="note">
 +
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 +
</div>
  
−
=== Demandes d'acquisitions ===
 
  
−
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées :
+
=== Échéancier ===
  
  
−
[[Image:Contrat Demande aquisition.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
+
Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
  
  
−
=== Appel d'offres ===
+
[[Image:Mobil Contrat Echeancier.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
−
 
 
−
Pour ajouter une ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités :
 
  
  
−
[[Image:Contrat Appel d'offre.png|center|frame|Ajouter un appel d'offres]]
+
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet, soit l'avancement de vos activités.
  
  
 
== Obligations et risques ==
 
== Obligations et risques ==
 +
  
 
Lors de la création de votre contrat, vous allez pouvoir identifier des obligations et les risques liés à ce dernier.
 
Lors de la création de votre contrat, vous allez pouvoir identifier des obligations et les risques liés à ce dernier.
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=== Obligations ===
 
=== Obligations ===
 +
  
 
Pour ajouter une obligation, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une situation et un responsable en indiquant la pénalité pour le non-respect de l'obligation :
 
Pour ajouter une obligation, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une situation et un responsable en indiquant la pénalité pour le non-respect de l'obligation :
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[[Image:Contrat Obligation.png|center|frame|Ajouter une obligation]]
 
[[Image:Contrat Obligation.png|center|frame|Ajouter une obligation]]
 +
 +
 +
Les situations concernant les obligations sont personnalisables.
 +
 +
 +
<div class="note">
 +
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 +
</div>
  
  
 
=== Risques ===
 
=== Risques ===
 +
  
 
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajouter éventuellement une note :
 
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajouter éventuellement une note :
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<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 
</div>
 
</div>
  
Ligne 219 : Ligne 269 :
 
== Montant initial, avenants et factures ==
 
== Montant initial, avenants et factures ==
  
−
Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité de renseigner les montants initiaux, les avenants ainsi que les factures à envisager.
+
 
 +
Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle.
 +
 
 +
 
 +
=== Budget autorisé ===
 +
 
 +
 
 +
Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajouter un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton '''Ajouter''' et renseigner les différents champs.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Mobil Contrat Budget autorisé.png|center|frame|Ajouter un budget autorisé]]
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
 +
</div>
 +
 
 +
 
 +
=== Montant total ===
 +
 
 +
 
 +
Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant du budget autorisé + le montant des avenants
  
  
 
=== Montant initial ===
 
=== Montant initial ===
  
−
Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de la dépense, la quantité et le montant :
+
 
 +
Il s'agit du montant du contrat. Pour ajouter un montant initial, cliquer sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Mobil Contrat Montant initial.png|center|frame|Ajouter un montant initial]]
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
 +
</div>
 +
 
 +
 
 +
Les catégories du montant initial sont personnalisables.
  
  
−
[[Image:Contrat Montant initial.png|center|frame|Ajouter un montant initial]]
+
<div class="note">
 +
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 +
</div>
  
  
 
=== Avenants ===
 
=== Avenants ===
  
−
Pour ajouter un avenant, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de la dépense concernant l'avenant, la quantité et le montant :
 
  
 +
Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquer sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant :
  
−
[[Image:Contrat Avenant.png|center|frame|Ajouter un avenant]]
 
  
 +
[[Image:Mobil Contrat Avenant.png|center|frame|Ajouter un avenant]]
  
−
=== Factures ===
 
  
−
Les factures liées au contrat pourront être prise en compte et venir se défalquer du montant initial + montant des avenants. pour ajouter une facture, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de la dépense concernant la facture, la quantité et le montant :
+
<div class="note">
 +
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
 +
</div>
  
  
−
[[Image:Contrat Factures.png|center|frame|Ajouter une facture]]
+
Les catégories des avenants sont personnalisables.
  
−
== Budgets autorisés et contractuels ==
 
  
−
La section suivante de l'outil des contrats, va vous permettre de lister les différents budgets afférents au contrat.
+
<div class="note">
 +
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 +
</div>
  
−
Pour commencer, entrer la date de début et la date de fin du contrat :
 
  
−
[[Image:Contrat DAtes.png|center|frame|Sélectionner les dates du contrat]]
+
=== Factures ===
  
  
−
=== Budget autorisé ===
+
Les factures liées au contrat pourront être prise en compte et venir se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquer sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant :
  
−
Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', renseignez le titre, éventuellement une ligne comptable du grand livre, ainsi que la quantité et le montant :
 
  
 +
[[Image:Contrat Factures.png|center|frame|Ajouter une facture]]
  
−
[[Image:Contrat Budget autorisé.png|center|frame|Ajouter un budget autorisé]]
 
  
 +
<div class="note">
 +
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
 +
</div>
  
−
=== Budget contractuel ===
 
  
−
Pour ajouter un budget contractuel, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', et indiquez le montant budgété par année :
+
Les catégories des factures sont personnalisables.
  
  
−
[[Image:Contrat Budget contractuel.png|center|frame|Ajouter un budget contractuel]]
+
<div class="note">
 +
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 +
</div>
  
  
 
== Notes et documents ==
 
== Notes et documents ==
  
−
Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes ou des documents :
+
 
 +
Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes et/ou des documents :
  
  
−
[[Image:Contrat Notes et docs.png|center|frame|Documentation du contrat]]
+
[[Image:Mobil Contrat Notes et docs.png|center|frame|Documentation du contrat]]
  
  
 
== Suivis ==
 
== Suivis ==
 +
  
 
La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer ''complétés''.
 
La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer ''complétés''.
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== Interface de la liste des contrats ==
 
== Interface de la liste des contrats ==
  
−
L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :
+
 
 +
L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :
  
  
 
=== Gérer les vues ===
 
=== Gérer les vues ===
 +
  
 
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  
 
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  

Version du 23 mai 2017 à 19:43

Les contrats sont des documents qui confirment les conditions d'acquisition de biens et/ou de services, et qui engagent à la fois l'organisation et le fournisseur.




Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Contrats


Permission requise


Pat défaut, la permission de lecture sur les outils Appels d'offres et demandes d'Acquisitions seront cochées.


Pour l'outil des Contrats vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les contrats dans la liste des Contrats.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Contrats dans les permissions projets


Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des contrats en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :


Accès aux Contrats


Informations de base

La fiche d'un contrat possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseigner le titre du contrat.


Statut

Les différents statuts de base d'un contrat sont :

  • Nouveau
  • En cours
  • Fermé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Responsable

Permet de sélectionner le responsable du contrat.


Contrat maîtres

Associer un contrat maître au contrat.


Projets

Associer un ou plusieurs projets.


Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.


Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags au contrat.


Numéro de commande

Ajouter un numéro de commande.


Date de début et fin

Sélectionner les dates de début et de fin du contrat.


Demandes d'acquisitions et appels d'offres

Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et appels d'offres à un même contrat.


Demandes d'acquisitions

Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Lors de l'association d'une demande d'acquisition à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de la demande d'acquisition (statuts, budgets etc...)


Ajouter une demande d'acquisition


Appel d'offres

Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc...)


Ajouter un appel d'offres


Soumissionnaires, intervenants et échéancier

Cette section permet de répertorier les soumissionnaires à l'appel d'offres concernant le contrat, de nommer les intervenants de ce dernier et de planifier un échéancier.


Soumissionnaires

Lors de l'association d'un appel d'offre, et si vous acceptez l'importation de tous les éléments de ce dernier, les soumissionnaires seront alors importés. Vous aurez également la possibilité d'aller sélectionner les soumissionnaires choisis dans la liste des relations. Vous pourrez alors statuer sur la situation de chacun d'entre eux afin de faire ressortir le soumissionnaire bénéficiaire du présent contrat.


Ajouter un soumissionnaire


Les situations concernant les soumissionnaires sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Intervenants

Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des notes :


Ajouter un intervenant


Les situations concernant les intervenants sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :


Ajouter des éléments d'échéancier


La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet, soit l'avancement de vos activités.


Obligations et risques

Lors de la création de votre contrat, vous allez pouvoir identifier des obligations et les risques liés à ce dernier.


Obligations

Pour ajouter une obligation, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une situation et un responsable en indiquant la pénalité pour le non-respect de l'obligation :


Ajouter une obligation


Les situations concernant les obligations sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajouter éventuellement une note :


Ajouter un risque


Les situations concernant les risques sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Montant initial, avenants et factures

Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle.


Budget autorisé

Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajouter un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton Ajouter et renseigner les différents champs.


Ajouter un budget autorisé


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Montant total

Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant du budget autorisé + le montant des avenants


Montant initial

Il s'agit du montant du contrat. Pour ajouter un montant initial, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant :


Ajouter un montant initial


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories du montant initial sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Avenants

Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant :


Ajouter un avenant


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories des avenants sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Factures

Les factures liées au contrat pourront être prise en compte et venir se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant :


Ajouter une facture


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories des factures sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Notes et documents

Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes et/ou des documents :


Documentation du contrat


Suivis

La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer complétés.


Ajouter un suivi


Interface de la liste des contrats

L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :


Gérer les vues

Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :


Gérer les vues


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.


Onglet

Pour personnaliser les onglets de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un contrat, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser des statuts (onglets)


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.


Recherche

Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :

  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....


Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2017 et priorité


Filtres

Comme pour les onglets, la liste des contrats possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Filtres


Responsables
Permet de rechercher par responsable.


Contrats maîtres
Permet de rechercher par contrat maître.


Projets
Permet de rechercher par projet.


Unités fonctionnelles
Permet de rechercher par unité fonctionnelle.


Date de début et de fin
Permet de rechercher par date de début et/ou de fin.


Demandes d'acquisitions
Permet de rechercher par demande d'acquisition.


Appels d'offres
Permet de rechercher par appel d'offre.
Soumissionnaire
Permet de rechercher par soumissionnaire.
Risques
Permet de rechercher par risque.


Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #30

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