Rapport des coûts par livrables

Le rapport des coûts par livrables est l' outil incontournable d'un chargé de projets qui souhaite suivre étroitement le suivi budgétaire de son et/ou ses projets.

Ce document représente la situation financière d'un projet à un moment précis dans le temps, de manière à établir de façon détaillée la provenance des écarts :

• entrez le coût projeté et le budget initial autorisé ;
• entrez le coût projeté et le budget révisé autorisé ;
• entrez le coût validé et le montant facturé.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder au rapport des coûts par livrables, les permissions suivantes sont requises :

• Dans les permissions globales : sélectionnez Lecture au niveau de la ligne du Rapport des Coûts par Livrables.
• Dans les permissions globales : cochez Voir les coûts et taux horaires.

Permissions requises

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

Pour l'outil des rapports de coûts par livrables vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de générer tous les rapports de coûts par livrables concernant les projets sur lesquels vous avez été affecté.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil rapport de coûts par livrables dans les permissions projets.

Permission de gérer

Cette permission permet de générer tous les rapports de coûts par livrables et ne tient pas compte du fait que vous soyez affecté.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil rapport de coûts par livrables dans les permissions projets.

Le rapport de coûts par livrables peut être accédé à partir de différents endroits :

• Barre d'outils
• Menu Burger
• Menu corporatif
• Tableau de bord d'un projet

Barre d'outils

Pour un accès rapide au rapport des coûts par livrables, cliquez sur l'icône rapport des coûts par livrables présent dans la barre d'outils :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu Burger

Pour accéder à l'outil rapport des coûts par livrables via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Puis, sélectionnez rapport des coûts par livrables.

Accès à l'outil via le menu Burger

Menu corporatif

Pour accéder au rapport de coûts par livrables via le menu corporatif, cliquez sur le lien dans la boîte Rapports :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder au rapport de coûts par livrables via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien dans la boîte Rapports :

Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet

Interface du rapport des coûts par livrables

Générer le rapport

Pour générer le rapport, cliquez sur le bouton Générer :

Générer le rapport

Rapport généré

Pour plus d'informations concernant les différentes façons d'accéder aux rapports et comment les générer, référez-vous à la section Ergonomie des rapports.

Filtres possibles

Filtres disponibles

Projets

Sélectionnez le ou les projets choisis sur lesquels vous souhaitez émettre le rapport.

Portefeuilles

Sélectionnez le ou les portefeuilles sur lesquels vous souhaitez émettre le rapport.

Ressources

Il est possible de générer un rapport en sélectionnant une ou plusieurs ressources et de visualiser les données pertinentes aux projets, aux éléments, etc. dans lesquels cette ressource est assignée.

Fonctions

Il est possible de générer un rapport de coûts concernant une ou plusieurs fonctions.

Unités fonctionnelles

Il est possible de générer un rapport de coûts concernant une ou plusieurs unités fonctionnelles.

Relations

Il est possible de générer un rapport de coûts concernant une ou plusieurs relations.

Comptes budgétaires

Il est possible de générer un rapport de coûts concernant un ou plusieurs comptes budgétaires.

Années financières

Il est possible de générer un rapport de coûts concernant une ou plusieurs années financières.

Organisations

Il est possible de générer un rapport de coûts concernant une ou plusieurs organisations.

Catégories

Il est possible de générer un rapport de coûts concernant une ou plusieurs catégories.

Options du rapport

Les éléments affichés sur le rapport des coûts par livrables peuvent être personnalisés.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Options situé en bas à gauche de l'interface du rapport :

Accès aux options

Options

Pour plus d'informations concernant les différentes façons d'accéder aux rapports et comment les générer, référez-vous à la section Ergonomie des rapports.

Type de coûts

Les montants que vous souhaitez afficher peuvent être :

Type de coûts

• Prix coûtant

Permet de visualiser le rapport avec toutes catégories de coûts seulement en tenant compte des prix coûtant.

• Prix vendant

Permet de visualiser le rapport avec toutes catégories de coûts seulement en tenant compte des prix vendant.

• Montant de la marge

Représente le Prix vendant - le prix coûtant afin d'en connaitre le profit.

Vues des résultats

Choix des vues du rapport généré

Les vues vous permettent de classifier l'ordre des résultats affichés selon l'ordre suivant :

• Par défaut : Aucune classification
• Années financières, portefeuilles, projets et comptes budgétaires
• Portefeuilles, projets, années financières et comptes budgétaires
• Comptes budgétaires, projets et années financières

Format des cellules de coûts

Vous pouvez choisir l'affichage en fonction des formats de cellules des coûts :

Choix des formats des coûts

Ces éléments sont définis lors de la création d'un coût divers et sont choisis lors de l'affectation d'une ressource dans un plan de projet.

• Sous-total : Montant avant taxes sur une ligne
• Total : Montant avec taxes sur une ligne
• Grand total : Montant avec taxes et retour de taxes sur une ligne
• Total, Taxes : Montant total et ventilation des taxes en dessous de la ligne
• Grand total, Taxes : Grand total et ventilation des taxes en dessous de la ligne
• Sous-total, Taxes, Total : Montant avant taxes, ventilation des taxes en dessous de la ligne et total en dessous.
• Sous-total, Taxes, Grand total : Montant avant taxes, ventilation des taxes en dessous de la ligne et grand total en dessous.
• Sous-total, Taxes, Remboursements, Grand total : Montant avant taxes, ventilation des taxes en dessous de la ligne, total, ventilation des remboursements des taxes et grand total
• Sous-total capitalisable : Montant capitalisable avant taxes
• Sous-total opérationnel : Montant opérationnel avant taxes
• Sous-total, Sous-total capitalisable, Sous-total opérationnel : Montant avant taxes, ventilation du montant capitalisable avant taxes, ventilation du montant opérationnel avant taxes
• Total capitalisable : Montant capitalisable avec taxes
• Total opérationnel : Montant opérationnel avec taxes
• Total, Total capitalisable, Total opérationnel : Montant avec taxes, ventilation du montant capitalisable avec taxes, ventilation du montant opérationnel avec taxes
• Grand total capitalisable : Montant capitalisable avec taxes et retour de taxes sur une ligne
• Grand total opérationnel : Montant opérationnel avec taxes et retour de taxes sur une ligne
• Grand total, Grand total capitalisable, Grand total opérationnel :

Format des coûts

Choix du format des coûts

• 123 456 : Montant sans le symbole dollar.
• 123 456 $ : Montant avec le symbole dollar.

Catégorie

Vous pouvez choisir quels types de coûts vous souhaitez voir apparaître dans le rapport :

Choix de la catégorie des coûts

• Les coûts des ressources humaines internes
• Les coûts des ressources humaines externes
• Les coûts des ressources matérielles
• Les coûts forfaitaires
• Les coûts non défini

Colonnes visibles

Cette section vous permet de sélectionner les colonnes visibles dans le tableau.

Choix des colonnes visibles

• Préliminaire : Cette colonne affichera les coûts préliminaires. Elle est utile pour visualiser notamment les coûts préliminaires des projets qui ne sont pas encore dans la phase de réalisation.
• Autorisé initial : Cette colonne affichera les coûts autorisés initiaux. Elle est utile pour visualiser notamment les coûts initiaux des projets qui sont dans la phase de réalisation.
• Autorisé révisé : Cette colonne affichera les coûts autorisés révisés. Elle est utile pour visualiser les coûts pour lesquels une révision a été validée. Lors du passage en réalisation, le budget initial est égal au budget révisé autorisé.
• Projeté à venir : Cette colonne affichera tous les coûts divers avec un statut À venir ainsi que le coûts des heures planifiées pour les ressources humaines avec un taux horaire.
• Projeté engagé : Cette colonne affichera tous les coûts divers avec un statut Engagéainsi que le coûts des heures entrées dans la feuille de temps des ressources humaines.
• Projeté validé : Cette colonne affichera tous les coûts divers avec un statut Validéainsi que le coûts des heures validées dans la feuille de temps des ressources humaines.
• Projeté total : Cette colonne affichera le total des coûts projetés, soit les coûts à venir + les coûts engagés + les coûts validés.
• Total sources de financement : Le montant de la ou des sources de financement du projet.
• Avancement projeté : Pourcentage de l'avancement des coûts.
• Facturé: Montant facturé.
• Écart autorisé initial : Cette colonne affichera le montant entre le montant projeté - le montant autorisé initial.
• Écart autorisé révisé : Cette colonne affichera le montant entre le montant projeté - le montant autorisé révisé.
• Écart facturé : Cette colonne affichera le montant entre le montant validé - le montant facturé.
• Projet ID : L'ID du ou des projets choisi.

Si des montants apparaissent dans une des colonnes d'écart autorisé c'est que des révisions doivent être effectuées. pour plus d'informations, référez-vous à la section Révisions

Colonnes personnalisées visibles

Champs personnalisés provenant de la liste de projet de type : chaîne, texte et nombre.

Colonnes personnalisées des évaluations visibles

Champs personnalisés provenant de la liste des évaluations de type : chaîne, texte et nombre.

Affichage

Vous pouvez sélectionner le type d'affichage des données sous forme :

• de graphique et tableau
• de graphique seulement
• de tableau seulement

Sélection du type d'affichage

La version graphique

Une fois généré, le rapport pourrait ressembler à ceci :

Version graphique

La version tabulaire

La version tabulaire du rapport a un rendu plus classique :

Version tabulaire

Autres options

D'autres options d'affichage sont disponibles.

Autres options d'affichage

• Masquer les lignes vides: option vous permettant de cacher les lignes n'ayant aucun montant dans votre tableau
• Afficher les décimales : option vous permettant d'afficher les valeurs à la décimale près.
• Afficher le filtre "Ressources" dans l'en-tête : option vous permettant d'afficher le nom des ressources par lesquels le rapport a été filtré.
• Afficher le filtre "Fonctions" dans l'en-tête : option vous permettant d'afficher le nom des fonctions par lesquels le rapport a été filtré.
• Afficher le filtre "Unités fonctionnelles" dans l'en-tête : option vous permettant d'afficher le nom des unités fonctionnelles par lesquelles le rapport a été filtré.
• Afficher le filtre "Relations" dans l'en-tête : option vous permettant d'afficher les relations par lesquelles le rapport a été filtré.
• Afficher le filtre "Comptes budgétaires" dans l'en-tête : option vous permettant d'afficher le nom des comptes budgétaires par lesquels le rapport a été filtré.
• Afficher l'option "Catégories" dans l'en-tête : option vous permettant d'afficher les catégories par lesquelles le rapport a été filtré.
• Afficher le filtre "Type des coûts" dans l'en-tête : option vous permettant d'afficher le nom des types de coûts par lesquels le rapport a été filtré.
• Afficher les sous-titres : option vous permettant d'afficher les sous-titres des montant du tableau.
• Afficher la légende des calculs : option vous permettant d'afficher les calculs des colonnes du tableau.
• Afficher le logo : option vous permettant d'afficher le logo de la corporation.
• Afficher la date du rapport : option vous permettant d'afficher la date à laquelle le rapport vient d’être généré.
• Inclure les options dans le permalien : option vous permettant d'inclure les options dans le permalien par lesquels le rapport a été filtré.
• Afficher le permalien dans le rapport: option vous permettant d'afficher le permalien dans le bas du rapport.

Branches

Permet de sélectionner comment vous souhaiter visualiser les livrables de vos projets :

Affichage des branches des livrables

• Ouvrir toutes les branches.
• Fermer toutes les branches.
• Ouvrir tous les livrables.
• Ouvrir les livrables et les sous-livrables.
• Ouvrir tous les sous-livrables.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #21