Calendrier

Le calendrier est l'outil central qui permet de faire le pont entre la gestion de projets et le travail des ressources au quotidien. En effet, cet outil permet de visualiser, à la fois, le travail à faire, mais aussi, tous les suivis qui s'imposent dans les différents champs d'activité de la solution ISIOS :

• Rencontres
• Tâches et suivis
• Risques
• Mesures de contrôle
• Enjeux
• Absence

Accès à l'outil

Le calendrier peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu personnel

Barre d'outils

Vous pouvez accéder au calendrier en tout temps en cliquant sur l'icône suivante :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu personnel

Pour accéder au calendrier via votre menu personnel, cliquer sur le lien suivant :

Accès via le Tableau de bord personnel

Interface de l'outil

L'interface du calendrier se compose de 3 sections :

• Entête ressources et Projets
• Section de gauche
• Section de droite

Entête ressources et Projets

Le calendrier offre la possibilité de charger les suivis et tâches de plusieurs utilisateurs. Pour se faire, écrivez les noms des ressources souhaitées ou sélectionnez les dans la liste des ressources humaines :

Ecrivez le nom de la ressource dont vous souhaitez voir apparaître les tâches

Sélectionnez le nom de la ressource dans la liste des ressources humaines

Veuillez noter qu'à l'ouverture de l'outil, l'utilisateur sélectionné par défaut est vous-même.

Section de gauche

Cette section représente les rencontres et les suivis personnels de l'utilisateur.

Suivis personnels

Rencontres

Que la rencontre soit une réunion ou un rendez-vous, cette dernière sera représentée par un point vert.

Rencontres

Suivis

Il existe différentes natures de suivis, mais ils sont représentés toujours par un point bleu :

• suivi des tâches
• suivis des risques
• suivis des enjeux
• suivis des mesures de contrôle
• suivis des documents
• suivis des relations etc...

Suivis

Dates limites

Les dates limites peuvent correspondre à plusieurs éléments :

• une fin d'activité prévue dans l'échéancier pour une tâche de projet
• la fin d'un sprint

Dates limites

Légende

Vous pouvez choisir de faire apparaître dans le calendrier certains types d'éléments. Pour ce faire, cliquez sur le rond de couleur de l'élément et ce dernier disparaîtra de votre calendrier. Pour le rendre visible de nouveau, cliquez à nouveau sur le rond de couleur dans la légende.

Légende

Par défaut, tous les types sont visibles dans le calendrier.

Vous pouvez également modifier le type d'affichage des informations de cette section. Pour ce faire, cliquer sur l'icône de l’œil.

Oeil

• Pour faire apparaître les détails notamment pour les suivis des tâches qui porteraient le même titre

Fichier:Calendrier détails.png

Voir tous les détails

Le détail des suivis, c'est à dire le nom du projet -> le nom du livrable -> le nom du sous-livrable -> le nom de l'activité apparaîtra.

Affichage du détail du suivi

• Vous pourrez modifier le type des informations

Changer le type des informations affichées

Section de droite

Cette section permet à l'utilisateur de visualiser rapidement, les rencontres et les suivis qui le concernent dans le temps.

Suivis dans le temps

Par défaut la date du jour apparaît en rouge.

Filtrer les suivis et rencontres par période

• Grâce aux options proposées, vous pourrez filtrer la section de gauche en fonction de l'option choisie.

Filtrer les suivis par périodes avec les options

• Vous pourrez filtrer également la section de gauche en tenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en détourant la période choisie

Filtrer les suivis par périodes avec une sélection

Accéder au mois précédent

Pour accéder au mois précédent le mois en cours, utiliser la flèche située à droite du mois.

Accéder au mois précédent

Ajouter un élément

A partir du calendrier, ISIOS vous permet d'ajouter :

• une rencontre
• une tâche
• un risque
• une mesure de contrôle
• un enjeu
• une absence

Pour ajouter un élément, faites un clic droit avec la souris sur la date choisie pour effectuer l'élément.

Ajouter un élément

La fenêtre d'édition du nouvel élément va alors s'ouvrir et vous pourrez compléter les différents champs.

La fenêtre d'édition qui s'ouvre est alors identique à celle qui apparaît lors de la création d'un élément dans sa liste respective.

Gérer son calendrier

Le but du calendrier est de visualiser en un seul coup d’œil, les éléments à faire et de statuer et/ou compléter le suivis de ces derniers afin de faire disparaître leur point de couleur de votre calendrier.

Seuls les éléments avec un statut dont l'état est ouvert, apparaît dans votre calendrier.

Pour plus de détails concernant les états dits fermés pour le statuts, référez-vous à la section État.

Comme les statuts sont des champs qui sont personnalisables par votre administrateur pour toute votre corporation, il se peut que les statuts que je vais utiliser pour l'exemple ne correspondent pas à la réalité de votre base de données.

La configuration des statuts des différents éléments du calendrier est possible via les listes respectives de ce dernier puis consultez la section sur la Personnaliser les statuts et autres champs

Gérer le statut des éléments

Pour faire disparaître un élément complété de votre calendrier, sélectionner un statut étant Fermé comme :

• Complété
• Terminé
• Archivé
• Supprimé
• Annulé etc....

Par exemple, si ma rencontre d'aujourd'hui est terminée, je peux sélectionner le statut Complétée qui aura pour conséquence de faire disparaître de mon calendrier le point vert de ma rencontre.

Compléter une rencontre

Important : Le changement de statuts d'un élément sera mis à jour dans sa liste respective

Gérer les suivis des éléments

Pour faire disparaître un suivi complété, cliquer sur la coche à droite de l'élément.

Compléter un suivi

Le suivi disparaîtra alors de votre calendrier et sera indiqué comme étant complété dans la fiche de la tâche correspondante.

Suivi complété dans la fiche de la tâche

Retrouvez ces informations en images sur notre tutoriel Gérer votre calendrier