Documents : Différence entre versions
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Version du 12 juillet 2016 à 15:03
Afin d'aider à la clarification de certains éléments, comme les risques, les activités ou les réunions, la solution ISIOS a intégré plusieurs fonctionnalités d'une gestion électronique des documents (GED).
La gestion électronique des documents (que l'on appelle aussi EDM pour Electronic Document Management ) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.
Ainsi, il est possible de télécharger des documents extérieurs aux éléments et d'y avoir accès directement par la solution ISIOS.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à la liste des documents, la permission suivante est requise :
- Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Documents
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des permissions
L'outil de gestion des documents peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
- Tableau de bord personnel
- Tableau de bord d'un projet
Barre d'outils
Pour un accès rapide aux documents, cliquez sur l'onglet Documents présent dans la barre d'outils :
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord corporatif, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :
Tableau de bord personnel
Pour accéder à l'outil de gestion des documents via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :
Tableau de bord de projet
Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord projet, cliquez sur le lien dans la boîte Ressources :
Importer un fichier dans le GED
Pour importer un fichier dans le système de Gestion Électronique des Documents, cliquez sur le bouton Nouveau, situé en haut à gauche de la liste, et choisissez votre fichier dans la fenêtre d'exploration :
Tous les types de documents (texte, image...) peuvent être importés.
Drag & drop
Afin de faciliter l'importation, vous pouvez faire glisser les fichiers à importer directement dans la fenêtre de gestion des documents :
Pour ce faire, vous devez avoir la liste des documents ouverte. Ouvrez votre navigateur de fichier (Windows Explorer) et faites glisser le fichier désiré dans la fenêtre (en maintenant le bouton de la souris enfoncé). Le message suivant s'affichera: Déposez votre document pour le téléverser. Relâchez le bouton de la souris.
Créer un document
ISIOS vous permet de créer des documents en ligne via son éditeur de texte Wysiwyg.
De plus, la grande force de cet éditeur est qu'il vous permet d'importer des éléments de la solution ISIOS sous forme de tableau que vous pouvez insérer à l'intérieur de votre document :
Pour plus d'informations sur l'éditeur de texte, référez-vous à la section Éditeur de texte.
Nuage
La solution ISIOS vous donne accès à de l'espace en ligne, dis Nuage. Pour connaître le pourcentage d'espace occupé par l'ensemble de vos documents, simplement cliquez sur le lien suivant :
Les informations suivantes s'afficheront :
Interface de la liste des documents
L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :
Gérer les vues
Pour gérer les champs, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :
Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section Gestion des listes.
Les champs spécifiques
Les champs spécifiques de la liste des documents sont les champs visibles seulement dans l'interface de celle-ci.
Contrairement aux autres listes, les documents importés n'ont pas de fiches à proprement parler. Pour afficher les informations du fichier, simplement afficher les détails.
- Consulter
- Cette colonne affiche le type du fichier importé.
- Version
- Cette colonne affiche la version du document, c'est-à-dire le nombre de fois que le même document a eu des modifications.
- Responsable
- Le responsable est celui qui a importé le fichier.
- Consultation
- Vous pouvez connaître le nombre de fois que le fichier a été consulté.
- Modification
- La date de la dernière modification.
- Statut
- Permet de visualiser le statut du document.
- Clients
- Permet de connaître le client associé au document.
- Révision
- Affiche l'état des révisions.
- Contenu indexé
- Affiche si le contenu est indexé, c'est-à-dire s'il à été optimiser pour la recherche.
- Autres permissions
- Affiche les autres permissions.
Détails du fichier
Les détails du fichiers permettent de visualiser rapidement plusieurs informations cruciales sur le document importé :
- Auteur
- Affiche l'auteur du document. L'auteur peut être différent du responsable.
- Création
- La date de création du document.
- Lecture
- Les permissions de lecture sur le document.
- Date d'affichage
- Affichage la date d'affichage.
- Écriture
- Les permissions en écriture sur le fichier.
- Taille
- La taille du fichier en KB.
- Associations
- Le document peut être associé à différents éléments de la solution ISIOS :
- Énoncé de projet
- Projets
- Activités
- Réunions
- Suivis
- Risques
- Mesures
- Enjeux
- Tâches
- Statut d'avancement
- Commentaires
- Affiche les commentaires.
Onglets
La liste des documents peut être filtré par trois différents statuts :
- Activés
- Archivés
- Tous
Filtres
Comme pour les onglets, la liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis:
- Ressources
- Vous pouvez sélectionner les ressources humaines qui vont fait l'objet du filtre.
- Projet
- Vous pouvez sélectionner les projets qui vont faire l'objet du filtre.
- Activité
- Vous pouvez sélectionner les éléments de projets qui vont faire l'objet du filtre. Vous devez avoir sélectionné un projet au préalable pour activer cette fonction.
- Lecture
- Vous pouvez sélectionner les documents selon la permission de lecture (Public, Projets publics, Privés)
- Écriture
- Vous pouvez sélectionner les documents selon la permission d'écriture (Public, Projets publics, Privés)
- Types
- Vous pouvez filtrer en fonction des types d'éléments :
- Projets
- Activités
- Énoncé de projet
- Réunions
- Décisions
- Risques
- Mesures de contrôle
- Enjeux
- Tâches
- Statut d'avancement
- Révisions
- Clients
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