Gestion des relations

La gestion de projet s'effectue le plus souvent dans un environnement où s'activent un certain nombre d'intervenants. Les relations sont formées de liens entre ceux-ci, que ce soit comme clients, partenaires, fournisseurs, etc.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des relations, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Relations

Permission requise

Pour l'outil des relations vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les relations dans la liste des relations.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les realtions dont vous êtes responsable.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les relations dont vous êtes responsable.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

La liste des relations peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Onglet dans la barre d'outils
• Menu corporatif

Onglet de la barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'onglet Relations présent dan la barre d'outils :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des relations via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos relations, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entres-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Informations de base

Nom

Nom de la relation par exemple le nom de la Société du client, du fournisseur...

Statut

Les statuts d'une relation sont des champs configurables.

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Responsable

Le responsable est par défaut la ressource qui va créer la relation. La notion de responsable est importante, essentiellement si vous ne détenez pas la permission de Gérer au niveau de l'outils de relations. Vous ne pourrez alors modifier que les relations dont vous êtes responsable.

Tag

Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à une relation

Évaluation

Évaluation de la relation

Priorité

Sélectionnez la priorité de la relation. Vous aurez le choix entre :

• Faible
• Normale
• Élevé

Niveau de relation

Sélectionnez le type de relation. Vous aurez le choix entre :

• Non défini
• Froide
• Bonne
• Excellente

Type

Sélectionnez le type de relation. Vous aurez le choix entre :

• Partenaire
• Prospect
• Client
• Fournisseur
• Autres

Probabilité de conclure

Champs disponible uniquement pour les types clients et prospects. Déplacer le curseur afin de renseigner la probabilité de conclure un contrat, une vente ou autre.

Valeur potentielle brute

Est définie par le chiffre d'affaire qui pourrait être éventuellement généré par la relation.

Source et industrie

Source et industrie

Source

Vous pouvez choisir la source de la relation :

• Référé par un employé
• Référence extérieure
• Partenaire
• Salon de présentation
• Web
• Appel à froid
• Autres

Industrie

Vous pouvez sélectionner une industrie.

Sous-industrie

Vous pouvez sélectionner une sous-industrie.

Si la boite de sélection Industrie est vide, cliquez sur le bouton avec les 3 points pour créer une nouvelle industrie et une sous-industrie.

Coordonnées

Coordonnées

Téléphone

Le téléphone de la relation

Fax

Le fax de la relation

Site Internet

Le site Internet de la relation.

Adresse

L'adresse de la relation.

Contacts et suivis

Contacts et suivis

Contacts

Vous pouvez associer une ou plusieurs ressources à une relation. Pour ajouter une relation, cliquez sur le bouton avec les ... et sélectionner les ressources correspondantes à la relation, dans la liste des ressources humaines.

Associer une ressource à une relation

Vous pourrez également modifier la vue des colonnes présentes dans le tableau des ressources. Pour ce faire, faites un clic droit avec la souris et sélectionnez les colonnes que vous souhaitez voir apparaître. Vous pourrez également modifier l'ordre des colonnes en glissant les éléments.

Modifier les colonnes

Modifier l'ordre des colonnes

Suivis

• Ajouter un suivi

Pour ajouter un ou plusieurs suivis, cliquez sur Ajouter, sélectionnez la date souhaitée pour le suivi et renseignez un commentaire en cliquant dans la cellule :

Créer un suivi

• Compléter un suivi

Vous pourrez indiquer que le suivi est complété en cliquant sur le lien. Cette action aura pour conséquence de faire disparaître ce suivi de votre calendrier.

Compléter un suivi

• Attribuer un suivi à un responsable

Vous pouvez attribuer un responsable à un suivi. Cette action aura pour conséquence de faire apparaître ce suivi dans le calendrier du responsable nommé, ainsi que dans le calendrier du responsable de la relation afin qu'il puisse suivre les suivis en cours de sa relation. Pour ce faire, entrez directement le nom de la ressource responsable ou bien sélectionnez son nom en accédant à la liste des ressoruces humaines en cliquant sur le bouton avec les points.

Attribuer un responsable à un suivi

Vous pouvez positionner plusieurs suivis avec des responsables différents pour une même relation.

Notes, documents et permalien

Notes, documents et permalien

Notes

Ajouter une note à la relation

Documents

Associer un ou plusieurs documents à une relation

Permalien

Copier ce lien pour partager la relation avec des utilisateurs ayant un accès aux relations. En cliquant sur le lien, la fiche de la relation s'ouvrira directement.

Interface de la liste des relations

L'outil de gestion des relations est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des relations :

Statuts

Les statuts d'une relation sont personnalisables. Pour gérer statuts, cliquez sur l'onglet Vues et Gérer les champs :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Gérer les vues

Pour gérer les colonnes de la liste des relations, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :

Gérer les vues

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes de la liste.

Recherche

Afin de trouver rapidement une relation parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017 et priorité

• Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les relations qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

• Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.

Filtres

Exemple de filtres possibles sur la liste des projets

• Tous les filtres de la liste des relations n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :

Développer les filtres de la liste des relations

Développer les filtres de la liste des relations

Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise

Statuts

Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

Responsables

Filtrer par le nom du responsable.

Ressources

Filtrer la liste par ressources.

Priorité

Filtrer la liste par priorité.

Évaluation

Filtrer les relations par type d'évaluation

Type

Filtrer la liste par type de relation.

Source

Filtrer la liste par source.

Industrie

Il est possible de filtrer la liste par industrie.

Sous-industrie

Il est possible de filtrer la liste par sous-industrie.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #8