Appels d'offres

C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Appels d'Offres

Permission requise

Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dans la liste des Appels d'Offres.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

La liste des appels d'offres peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif

Vous pouvez accéder à la liste des appels d'offres en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :

Accès aux Appels d'Offres

Informations de base

La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Titre

Renseigner le titre de l'appel d'offres.

Statut

Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :

• Nouveau
• En cours
• En attente
• Terminé
• Archivé

Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.

Projets

Associer un ou plusieurs projets.

Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.

Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.

Demandes d'acquisitions et contrats

Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.

Demandes d'acquisitions

Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Ajouter éventuellement des notes.

Ajouter une demande d'acquisition

Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.

Contrats

Pour ajouter une ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités. Ajouter éventuellement des notes"

Ajouter un contrat

Lorsque vous associez un contrat à un appel d'offre, son statut est également importé.

Conformités et évaluations

L'outil des appels d'offres va vous permettre d'évaluer les différents soumissionnaires en jugeant dans un premier temps, de leur conformité, puis en les notant suivant vos critères de cotation.

Conformités

Vous avez la possibilité de renseigner des conformités ce qui pourra permettre de faire un pré-tri sur les candidatures et de ne pas évaluer celles qui ne sont pas conformes. Pour ajouter une conformité, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de cette dernière. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.

Ajouter une conformité

Vous pouvez créer autant de conformités que nécessaire.

Évaluation

Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maxiamle), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.

Ajouter un critère d'évaluation

Soumissionnaires, intervenants et échéancier

Soumissionnaires

Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire (une relation), cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des documents et des notes.

Ajouter un soumissionnaire

La situation des soumissionnaires est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.

Pour évaluer chacun des soumissionnaires, cliquez sur leur nom. La fenêtre d'évaluation va alors s'ouvrir :

Fenêtre d'évaluation

La première étape est de définir si le soumissionnaire est conforme car si ce n'est pas le cas, aucune évaluation ne sera prise en compte. Pour ce faire, dans la colonne Points cliquer afin de sélectionner, pour chacune des conformités, l'indicateur correspondant :

Soumissionnaire conforme

Soumissionnaire en attente de conformité

Soumissionnaire Non conforme

Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, sélectionner le pointage attribué et enregistrez.

Pointage

La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut.

Une fois les évaluations faites, vous pourrez découvrir les résultats de cette dernière, compléter avec le montant de la soumission et éventuellement décider du soumissionnaire qui a remporté l'appel d'offre.

Résulats

Pour les soumissionnaires qui ne sont pas conformes, une croix rouge sera présente dans la partie évaluation.

Intervenants

Cette section permet de répertorier les intervenants de l'appel d'offre. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation pour chacun d'entre eux et éventuellement, ajouter des notes :

Ajouter un intervenant

La situation des intervenants est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.

Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :

Ajouter des éléments d'échéancier

La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.

Questions et addendas

Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs addendas peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.

Questions

Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :

Ajouter une question

Addendas

Pour ajouter un addenda, cliquez sur le bouton Ajouter, puis documentez-le :

Ajouter un addenda

Budget autorisé et risques

Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.

Budget autorisé

Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :

Ajouter un budget

Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.

Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :

Ajouter un risque et sa situation

La situation des risques est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.

Notes et documents

Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :

Documentation de l'appel d'offres

Suivis

La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer complétés.

Ajouter un suivi

Interface de la liste des appels d'offres

L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des appels d'offres :

Gérer les vues

Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :

Gérer les vues

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Statuts

Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :

Gérer les champs

Ajouter et personnaliser des statuts, des situations

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs / statuts.

Recherche

Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de tous les appels d'offres qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de tous les appels d'offres qui ont le tag 2017 et priorité

Filtres

• Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.

Exemple de filtres possibles sur la liste des appels d'offres

• Tous les filtres de la liste des appels d'offres n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :

Développer les filtres de la liste des appels d'offres

Développer les filtres de la liste des appels d'offres

Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise

Statuts

Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

Responsables

Permet de rechercher par responsable.

Projets

Permet de rechercher par projet.

Unités fonctionnelles

Permet de rechercher par unité fonctionnelle.

Demandes d'acquisitions

Permet de rechercher par demande d'acquisition.

Contrats

Permet de rechercher par contrat.

Soumissionnaires

Permet de rechercher par soumissionnaire.

Risques

Permet de rechercher par risque.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #29