Personnaliser les champs

Pour la plupart des listes sur ISIOS, vous pourrez configurer et personnaliser les statuts des champs des listes. La plupart des choix visibles dans les boites de sélection sont souvent des statuts personnalisables. Pour illustrer cette section, nous allons prendre pour exemple la liste des projets.

Permissions requises

Pour pouvoir modifier ou créer des champs ou des statuts dans une liste, il faut avoir la permission globale de Gérer sur l'outil correspondant combiné à la permission Permet de personnaliser le format des listes et des formulaires.

Par exemple : si vous souhaitez ajouter/modifier les statuts et/ou des champs personnalisés dans la liste des tâches, vous devez avoir la permission globale gérer sur l'outil des tâches ainsi que la permission Permet de personnaliser le format des listes et des formulaires.

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

Selon les fonctionnalités, il peut y avoir plusieurs champs à configurer comme par exemple :

• les statuts (pour la plupart des éléments des listes)
• l'évaluation de l'opportunité (pour les projets)
• les types (pour les rencontres)
• les statuts de sujets (pour les rencontres)
• les situations des soumissionnaires (pour les appels d'offres)
• etc...

Gérer les statuts des champs natifs

Ajouter un statut pour un champ natif

Par défaut, les listes afficheront certains statuts. Si dans la fiche d'un élément, une boite de sélection ne vous propose pas de choix, c'est que vous devez configurer les statuts pour le champs natif. Pour ce faire :

1. Cliquez sur l'onglet Configurer et Champs personnalisés et filtres:

Configurer les champs

La fenêtre d'édition des champs va alors s'ouvrir :

Fenêtre d'édition des champs

Des champs natifs apparaissent par défaut et ne sont pas supprimables.

2. Cliquez sur modifier pour lequel vous voulez ajouter ou modifier des statuts

Modification des statuts pour le champ Rôle pour les ressources

3. Cliquez sur le bouton Ajouter sous Éléments, puis renseignez le nom en anglais et en français

Ajouter un statut pour le champ Rôle pour les ressources

La traduction anglaise n'est pas obligatoire, cependant elle est nécessaire si certains utilisateurs de votre base de données sont anglophones.

4. Pour certains champs, lors de l'ajout d'un Nouvel élément, vous aurez besoin de renseignez la colonne État. Il existe des états dit Actifs,Fermés et Neutres. Prenons par exemple dans la liste des projets, et dans configurer les champs, le champ Statut.

Ajouter un élément pour le champ statuts

Attribuer un état pour chacun des statuts

États actifs : Nouveau, En cours, En attente

Un élément, comme une tâche, avec un statut En cours qui correspond à un état actif apparaîtra dans votre calendrier.

États fermés : Fermé, Complété, Archivé, Supprimé

Un élément, comme une rencontre, avec un statut complété qui correspond à un état fermé disparaîtra de votre calendrier pour aller se positionner dans la liste des rencontres.

État neutre : Modèle

Un élément, comme une rencontre, avec un statut modèle n’apparaîtra pas dans votre calendrier, mais pourra être réutilisé en filtrant les statuts dans la liste des rencontres.

Lorsque vous configurez les statuts et champs d'une liste, vous configurez ces derniers pour tous les utilisateurs de votre base de données.

Modifier les couleurs du fond et du texte d'un statut

Pour chacun des statuts existants, vous pouvez modifier individuellement la couleur de fond et d'écriture. Pour modifier la couleur d'écriture, cliquez sur la colonne Couleur et pour celle du fond cliquez sur la colonne Fond.

Personnaliser la couleur de fond et d'écriture d'un statut

Pour supprimer un choix de couleur dans l'une ou l'autre colonne, sélectionner la colonne et appuyer sur la touche supprimerde votre clavier.

Supprimer la couleur de fond et/ou d'écriture d'un statut

La cellule sélectionnée aura un fond jaune.

Modifier et supprimer un statut

Modifier un statut existant

Pour modifier le nom d'un statut, cliquez sur le nom et modifiez le.

Modifier le titre d'un statut

En changeant le nom d'un statut existant, vous modifierez automatiquement le nom du statut pour tous les éléments auxquels ce dernier à été associé.

Supprimer un statut existant

Pour supprimer un statut, faites un clic droit sur le statut à supprimer puis sélectionnez Supprimer.

Supprimer un statut

En supprimant le nom d'un statut existant, tous les éléments auxquels le statut a été associé, se retrouveront sans aucun statut.

Gérer les champs personnalisés

Ajouter un nouveau champ personnalisé

1. Cliquez sur Configurer puis Champs personnalisés et filtres

Gérer les champs

La fenêtre d'édition des champs va alors s'ouvrir :

Fenêtre d'édition des champs

2. Cliquez sur Ajouter et renseigner le titre du champ.

Ajouter un champ personnalisé

3. Choisissez dans la colonne Type, le type de champ personnalisé que vous souhaité créer.

Sélection du type pour le champ personnalisé

Vous aurez le choix entre :

• Chaîne : limite le nombre de caractères dans le champ (255 caractères maximum et aucun de saut de ligne permis)

• Texte : permet de rédiger des notes, commentaires. Ce champ est illimité sur le nombre de caractères et sur la mise en page

• Texte riche : permet de rédiger des notes, commentaires avec du gras, italique, souligné, surligné, etc...

• Nombre : permet de renseigner uniquement des nombres entiers

• Décimale : permet de renseigner des nombres avec décimales

• Date : permet de renseigner une date

• Check : permet de cocher oui

• Sélection : permet de sélectionner un choix personnalisé dans une boite de sélection

Vous pouvez choisir de faire apparaître ces champs dans votre barre de recherche ou non. Il suffit de cliquer sur le logo . En vert, le champ sera filtrable en rouge, non. Les champs nombre et décimale ne sont pas filtrables.

Gestion des champs filtrables

Lors de la création de nouveaux champs, vous devez démarrer une maintenance pour rendre les champs actifs. Cette étape changera le en .

Besoin d'une maintenance

Pour plus d'information concernant la maintenance, réferez-vous à la section Effectuer une maintenance

Ne pas oublier d'enregistrer

Configuration de certains champs personnalisés

Selon le type de champs personnalisés que vous souhaitez ajouter, certaines configurations supplémentaires seront nécessaires.

Champs personnalisés de type Nombre et Décimale

Pour configurer ces champs, cliquez sur le titre du champ, et renseignez un suffixe (CAD, $, %, Pieds etc...)

Entrer dans le champ personnalisé à configurer

Entrer le suffixe désiré

Pour chacun des champs créés il est possible de les associer à un groupe ce qui vous permettra de retrouver vos champs personnalisés, plus facilement, lors de la création de vos formulaires et/ou vues.

Entrer le Groupe choisi

Ne pas oublier d'enregistrer

Champs personnalisés de type Date

Pour les champs de type Date, vous aurez la possibilité de sélectionner le format de la date. Pour ce faire cliquez sur le titre du champ et sélectionnez le format souhaité.

Entrer dans le champ personnalisé à configurer

Choisir le format de la date

Ne pas oublier d'enregistrer

Champs personnalisés de type Selection

Pour les champs de type Selection, vous devrez configurer les différents choix qui seront dans la boite de sélection.

Entrer dans le champ personnalisé à configurer

Configurer les choix de la boite de sélection

Pour plus d'informations sur comment ajouter/modifier un statut, consultez la section sur la Ajouter un statut pour un champ natif.

Ne pas oublier d'enregistrer

Commentaires d'aide pour tous les champs personnalisés

Peu import le type de champs personnalisés que vous avez créé, vous aurez la possibilité de renseigner des Commentaires d'aide pour chacun d'entre eux. Pour ce faire, cliquez sur le titre du champ personnalisé et compléter la section correspondante.

Entrer dans le champ personnalisé à configurer

Entrer un commentaire d'aide

Ne pas oublier d'enregistrer

Dupliquer un champ personnalisé

Une fois le champ personnalisé créé, il est possible de le dupliquer avec, par exemple, les éléments déjà créés à l'intérieur. Prenons un champ sélection en exemple.

Champ créé avec choix multiple

Exemple de champ dupliqué plusieurs fois

Maintenance

Visualiser une maintenance

Comme tous les champs personnalisés modifient la structure initiale de l'élément pour lequel vous avez ajouté ces champs personnalisés, une maintenance doit être effectuée afin de déployer les nouveaux champs pour tous les utilisateurs de la base de données. Les champs avec un + indiquent que ce sont des champs qui attendent une maintenance pour pouvoir être utilisés.

Symbole de la maintenance

Effectuer une maintenance

Seule une ressource détenant l'option Maintenance est autorisée à démarrer une maintenance. Cette permission est une option qui se trouve dans les permissions globales.

Pour plus d'informations sur les options des permissions globales, référez-vous à la section Options.

La ressource responsable est alors informée sur son tableau de bord, qu'une maintenance doit être faite. Elle devra alors cliquer sur le bouton Démarrer la maintenance

Démarrer la maintenance

Pour voir s'il y a des ressources connectées, ouvrez la liste des ressources humaines, si l'avatar à un rond vert, c'est qu'elle est connectée.

Cliquer sur démarrer la maintenance

Tentative de reconnexion