Rencontres : Différence entre versions

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Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.
 
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.
  
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Réunions'''
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:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Rencontres'''
  
  
[[Image:Reunions Perm requise.png|center|frame|Permission requise]]
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[[Image:Rencontres permissions.png|center|frame|Permission requise]]
  
  
Pour l'outil des réunions vous devez choisir entre différents types de permissions :
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Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :
  
  
 
:;Permission de ''lecture''  
 
:;Permission de ''lecture''  
Cette permission permet de voir toutes les réunions qui ne sont pas associées à un projet.
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Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
 
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Si la réunion est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission de '''lecture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
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Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission de '''lecture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
  
  
 
:;Permission d' ''écriture''  
 
:;Permission d' ''écriture''  
Cette permission permet de modifier toutes les réunions dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
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Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
 
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Si la réunion est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission d' '''Écriture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
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Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission d' '''Écriture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
  
  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les réunions dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
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Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
 
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Si la réunion est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission d' '''Ajouter/Supprimer''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
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Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission d' '''Ajouter/Supprimer''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
  
  
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Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte''du fait que vous soyez '''responsable''' NI des projets associés.
 
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte''du fait que vous soyez '''responsable''' NI des projets associés.
 
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Si la réunion est ''associée à un ou plusieurs projets'' ET que vous détenez la permission minimum d'''' Écriture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>, vous pourrez alors modifier toutes les réunions <u>sans tenir compte du fait que vous soyez responsable</u>.
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Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' ET que vous détenez la permission minimum d'''' Écriture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>, vous pourrez alors modifier toutes les rencontres <u>sans tenir compte du fait que vous soyez responsable</u>.
 
   
 
   
  
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L'outil de gestion des réunions peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
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L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
  
 
:* Menu corporatif
 
:* Menu corporatif
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=== Menu corporatif ===
 
=== Menu corporatif ===
  
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte '''Ressources''' :
 
  
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Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte '''Ressources''' :
  
[[Image:Reunions Menu corpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu corporatif]]
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[[Image:Rencontres Menu corpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu corporatif]]
  
  
 
=== Tableau de bord d'un projet ===
 
=== Tableau de bord d'un projet ===
  
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte '''Ressources''' :
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Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte '''Ressources''' :
  
  
[[Image:Reunions tableau de bord projet.png|center|frame|Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet]]
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=== Calendrier ===
 
=== Calendrier ===
  
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
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Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
  
  
[[Image:Reunions calendrier.png|center|frame|Accès à l'outil via le calendrier]]
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== Informations de base ==
 
== Informations de base ==
  
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos réunions, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
 
  
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Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
  
[[Image:Reunions informations de base.png|center|frame|Informations de base]]
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[[Image:Rencontres infos de base.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
 
=== Titre ===
 
=== Titre ===
  
Vous devez donner un titre à votre réunion.
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Vous devez donner un titre à votre rencontre.
  
  
 
=== Statut ===
 
=== Statut ===
  
La réunion possède différents statuts :
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Une rencontre possède différents statuts :
  
 
:* À venir
 
:* À venir
 
:* En cours
 
:* En cours
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:* Complété
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:* Complétée
:* Archivé
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:* Modèle
 
:* Modèle
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<div class="note">
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Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
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</div>
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=== Type ===
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Par défaut, les types d'une rencontre sont :
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:* Rendez-vous
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:* Réunion
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<div class="note">
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Les types sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
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</div>
  
  
 
=== Date et heure ===
 
=== Date et heure ===
  
Vous devez entrer la date et l'heure planifiées de la réunion.
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Vous devez entrer la date et l'heure de début et de fin de la rencontre.
  
  
 
=== Lieu ===
 
=== Lieu ===
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Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.
 
Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.
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=== Responsable ===
 
=== Responsable ===
  
Par définition, le responsable de la réunion est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la réunion, est par défaut la personne qui va créer la réunion. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.  
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Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.  
  
  
 
=== Convoqué par ===
 
=== Convoqué par ===
  
Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la réunion. La ressource renseignée, lors de la création de la réunion, est par défaut la personne qui va créer la réunion mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
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Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la rencontre. La ressource renseignée, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
  
  
 
=== Participants ===
 
=== Participants ===
  
Les personnes invitées à participer à la réunion. Tous les participants recevront des notifications concernant la réunion en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression.
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Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les participants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'Isios, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs.
  
  
 
=== Projet ===
 
=== Projet ===
  
Vous pouvez associer la réunion à un projet.
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Vous pouvez associer la rencontre à un projet.
  
  
 
=== Relation ===
 
=== Relation ===
  
Vous pouvez associer la réunion à une relation.
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Vous pouvez associer la rencontre à une relation.
  
  
 
== Objectifs et ordre du jour ==
 
== Objectifs et ordre du jour ==
  
Cette section permet de définir les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.  
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Cette section permet de définir, notamment pour une rencontre de type ''Réunion'', les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.  
  
  

Version du 17 janvier 2017 à 14:26

L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi au quoitidien.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Rencontres


Permission requise


Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.


Permission d' écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets vous devez détenir également la permission d' Ajouter/Supprimer dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas comptedu fait que vous soyez responsable NI des projets associés.
Si la rencontre est associée à un ou plusieurs projets ET que vous détenez la permission minimum d' Écriture dans les permissions de projets sur au moins un des projets associés, vous pourrez alors modifier toutes les rencontres sans tenir compte du fait que vous soyez responsable.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions


L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Menu corporatif
  • Tableau de bord d'un projet
  • Calendrier


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :


Accès à l'outil via le menu corporatif


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :


Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet


Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :


Accès à l'outil via le calendrier


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Titre

Vous devez donner un titre à votre rencontre.


Statut

Une rencontre possède différents statuts :

  • À venir
  • En cours
  • Reportée
  • Complétée
  • Archivée
  • Modèle


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Type

Par défaut, les types d'une rencontre sont :

  • Rendez-vous
  • Réunion


Les types sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Date et heure

Vous devez entrer la date et l'heure de début et de fin de la rencontre.


Lieu

Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.


Responsable

Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.


Convoqué par

Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la rencontre. La ressource renseignée, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.


Participants

Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les participants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'Isios, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs.


Projet

Vous pouvez associer la rencontre à un projet.


Relation

Vous pouvez associer la rencontre à une relation.


Objectifs et ordre du jour

Cette section permet de définir, notamment pour une rencontre de type Réunion, les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.


Objectifs et ordre du jour


Objectifs

Vous pouvez définir quels sont les objectifs de la réunion.


Documents

Afin de mieux documenter la réunion, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.


Ordre du jour

Ajouter un ordre du jour


Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

  • Cliquez sur Ajouter
  • Saisissez l'ordre du jour


Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :


Prioriser les points de la réunion


Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :


Statuer sur un ordre du jour


Vous aurez le choix entre :

  • À discuter
  • Reporté
  • Caduque
  • Complété


Pour pouvoir modifier les champs Tâches et Décisions, cliquez sur le titre du point à aborder :


Ajouter une tâche, une décision


Pour ajouter une tâche au point du jour, cliquez sur Ajouter et renseignez le titre de la tâche :


Ajouter une tâche dans un ordre du jour


Statut
Sélectionnez le statut de la tâche. Les statuts sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Personnaliser les onglets.


Responsable
Par défaut le responsable est la ressource qui créé la tâche. Vous pouvez changer de responsable en cliquant dans la cellule puis sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.


Durée
Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.


Heures à venir
Ce sont les heures estimées pour la réalisation de la tâche.


Date limite
Vous pouvez indiquer une date limite pour effectuer la tâche


Avancement
Si la tâche est associée à une activité de projet, l'avancement représente le pourcentage des heures travaillées par rapport aux heures à venir budgétées pour cette activité.


Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.


Décisions
Pour ajouter une décision, cliquez sur Ajouter et remplir les champs suivants :
  • Décision
  • Date
  • Responsable
  • Description


Pour modifier les éléments de la décision, cliquez sur la décision


Modifier la décision


Compte-rendu
Vous pouvez entrer un compte-rendu de la réunion.


Interface de la liste des réunions

L'outil de gestion des réunions est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Les champs et les vues de la liste des réunions est personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.


Recherche

Afin de trouver rapidement une réunion parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Filtres

La liste des réunions possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Filtres


Voir
Vous pouvez choisir entre voir :
  • toutes les réunions
  • mes réunions seulement


Projet
Vous pouvez filtrer par projets.


Responsable
Vous pouvez filtrer par responsable.


Convoqué par
Vous pouvez chercher une réunion par la personnes qui l'a convoquée.


Participants
Vous pouvez chercher une réunion par ses participants.


Date
Vous pouvez chercher une réunion par une intervalle de dates.


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