Documents : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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== Nuage ==
 
== Nuage ==
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Pour gérer les champs, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Modifier les vues''' :  
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Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  
  
  
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<div class="note">
Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section [[Gestion des listes|Gestion des listes]].
+
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Modifier la vue des colonnes de la liste|Gérer les vues]].
 
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=== Les champs spécifiques ===
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=== Statuts ===
  
Les champs spécifiques de la liste des documents sont les champs visibles seulement dans l'interface de celle-ci.
 
  
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Pour configurer les statuts de la liste des documents, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les champs''' :
  
[[Image:Documents detail1.png|center|frame|Détails du fichier]]
 
 
[[Image:Documents detail2-1.png|center|frame|Détails du fichier]]
 
  
::;Nom
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[[Image:Mobil Documents Champs.png|center|frame|Gérer les champs]]
::Entrer ou modifier le nom du document.
 
  
  
::;Statut
+
[[Image:Mobil Documents Champs1.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
::Vous aurez le choix entre ''Actif'' et ''Archivé''.
 
  
  
::;Responsable
+
<div class="note">
::Vous pourrez modifier le nom du responsable du document.
+
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs / statuts]].
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</div>
  
  
::;Versionnement
+
=== Recherche ===
::Vous pourrez téléverser d'autres versions de votre document sans jamais faire disparaître votre document de base. vous trouverez également l'auteur, le nombre de consultations ainsi que la date de la dernière modification de chacune des versions.
 
  
  
::;Commentaire
+
Afin de trouver rapidement un document parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
::Vous pouvez ajouter un commentaire.
 
  
  
::;Tags
+
[[Image:Mobil Documents recherche.png|center|frame|Recherche]]
::Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à votre document.  
 
  
  
[[Image:Documents perm individuelle.png|center|frame|Détails du fichier]]
+
Vous pourrez également faire une recherche :
  
 +
:* Par tag en écrivant #''nom du tag''
  
::;Permissions
 
::Pour chacun de vos documents, vous allez pouvoir choisir du type d'interaction que vous souhaitez au niveau de la consultation (lecture) ou au niveau de la modification (écriture) sur ce dernier :
 
  
:* Public : tous les utilisateurs ayant une permission sur l'outil des documents y auront accès
+
[[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017]]
:* Projets publics : toutes les ressources affectées à un projet sur lequel est associé le document, y auront accès
 
:* Privé : '''uniquement''' l'auteur du document y aura accès.
 
  
  
::;Ressources
+
:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'' etc....
::Cette cellule, vous permettra de sélectionner les ressources auxquelles vous donnerez une permission spécifique sur votre document. Pour pourrez également octroyer une permission individuelle sur votre document en sélectionnant la ressource autorisée et en cochant le type de permission souhaitée : ''Lecture'' ou ''Écriture''.
 
  
  
[[Image:Documents Archivage.png|center|frame|Détails du fichier]]
+
[[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 et priorité]]
  
  
::;Archivage automatique
+
:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'' etc....
::Vous pourrez sélectionner une date à laquelle votre document sera archivé automatiquement.
 
  
  
::;Associations
+
[[Image:Gestion des relations Tags.png|center|frame|Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 ou priorité]]
::Le document peut être associé à différents éléments de la solution ISIOS :
 
  
  
:::* Projets
+
=== Filtres ===
:::* Activités
 
:::* Réunions
 
:::* Tâches
 
:::* Risques
 
:::* Enjeux
 
:::* Client / Relation
 
:::* Statut d'avancement
 
:::* Révisions
 
  
=== Onglets ===
 
  
La liste des documents peut être filtrée par trois différents statuts :
+
La liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis :
:* Activés
 
:* Archivés
 
:* Tous
 
  
  
[[Image:Documents Onglets.png|center|frame|Onglets]]
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[[Image:Mobil Documents Filtres.png|center|frame|Filtres]]
  
 +
[[Image:Mobil Documents Filtres1.png|center|frame|Exemple de filtres possibles sur la liste des documents]]
  
=== Filtres ===
 
  
Comme pour les onglets, la liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis:
+
:;Statuts
 +
:Filtrer par statuts.
  
  
[[Image:Documents Filtres.png|center|frame|Filtres]]
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<div class="note">
 +
Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris
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::;Ressources
 
::;Ressources
::Vous pouvez sélectionner les ressources humaines qui vont fait l'objet du filtre.
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::Filtrer les documents par ressource (auteur, responsable).
  
  
 
::;Projet
 
::;Projet
::Vous pouvez sélectionner les projets qui vont faire l'objet du filtre.
+
::Filtrer les documents associés à un projet en particulier.
  
  
 
::;Activité
 
::;Activité
::Vous pouvez sélectionner les éléments de projets qui vont faire l'objet du filtre. Vous devez avoir sélectionné un projet au préalable pour activer cette fonction.
+
::Filtrer les documents associés à une activité de projet en particulier.
 +
 
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::;Relation
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::Filtrer les documents associés à une relation.
  
  
 
::;Lecture
 
::;Lecture
::Vous pouvez sélectionner les documents selon la permission de lecture (Public, Projets publics, Privés)
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::Vous pouvez sélectionner les documents en lecture.
  
  
 
::;Écriture
 
::;Écriture
::Vous pouvez sélectionner les documents selon la permission d'écriture (Public, Projets publics, Privés)
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::Vous pouvez sélectionner les documents en écriture.
  
  
 
::;Associations
 
::;Associations
::Vous pouvez regrouper les documents par association :
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::Vous pouvez filtrer les documents par association :
  
 
::* Projets
 
::* Projets
 
::* Activités
 
::* Activités
 
::* Énoncé de projet
 
::* Énoncé de projet
::* Réunions
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::* Rencontres
 
::* Décisions
 
::* Décisions
 
::* Risques
 
::* Risques
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::* Statut d'avancement
 
::* Statut d'avancement
 
::* Révisions
 
::* Révisions
::* Clients
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::* Relations
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::* Demandes d'acquisitions
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::* Appels d'offres
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::* Contrats
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::* Coûts divers
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::* Messages
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::* Sources de financement
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::* Plans d'investissement
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::* Ressources humaines
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Lorsque vous filtrez par Associations, assurez-vous que la colonne choisie soit visible dans votre liste de documents. Si ce n'est pas le cas, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]]  
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Lorsque vous filtrez par Associations, assurez-vous que la colonne choisie soit visible dans votre liste de documents. Si ce n'est pas le cas, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Modifier la vue des colonnes de la liste|Gérer les vues]]
 
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=== Recherche ===
 
 
Afin de trouver rapidement un document parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
 
 
 
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Vous pourrez également faire une recherche :
 
 
:* Par tag en écrivant #''nom du tag''
 
 
 
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:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'' etc....
 
 
 
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Version du 15 juin 2017 à 13:22

Afin d'aider à la clarification de certains éléments, comme les risques, les activités ou les réunions, la solution ISIOS a intégré plusieurs fonctionnalités d'une gestion électronique des documents (GED).

La gestion électronique des documents (que l'on appelle aussi EDM pour Electronic Document Management ) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.


Ainsi, il est possible de télécharger des documents extérieurs aux éléments et d'y avoir accès directement par la solution ISIOS.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des documents, la permission globale minimum suivante est requise :

  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Documents


Permission requise


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des permissions


Pour l'outil des projets vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les documents dans la liste des documents.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil documents dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil documents dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les documents dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil documents dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil documents dans les permissions projets.


L'outil de gestion des documents peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Tableau de bord personnel
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Pour un accès rapide aux documents, cliquez sur l'icône Documents présent dans la barre d'outils :


Accès rapide via la barre d'outils


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord corporatif, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :


Accès via le menu corporatif


Tableau de bord personnel

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :


Accès via le tableau de bord personnel


Tableau de bord de projet

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord projet, cliquez sur le lien dans la boîte Ressources :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Importer un fichier dans le GED

= Téléverser un document

Pour importer un fichier dans le système de Gestion Électronique des Documents (GED), cliquez sur le bouton Nouveau, situé en haut à gauche de la liste, et choisissez un ou plusieurs fichiers dans la fenêtre d'exploration :


Importer un document


Tous les types de documents (texte, image...) peuvent être importés.


Drag & drop d'un document

Afin de faciliter l'importation, vous pouvez faire glisser les fichiers à importer directement dans la fenêtre de gestion des documents :


Glisser un fichier


Pour ce faire, vous devez avoir la liste des documents ouverte. Ouvrez votre navigateur de fichier (Windows Explorer) et faites glisser le fichier désiré dans la fenêtre (en maintenant le bouton de la souris enfoncé). Le message suivant s'affichera: Déposez votre document pour le téléverser. Relâchez le bouton de la souris.


Créer un document

ISIOS vous permet de créer des documents en ligne via son éditeur de texte Wysiwyg.


Créer un document


Télécharger un document

Pour télécharger et ouvrir un document, cliquer sur l'icône de téléchargement.


Ouvrir un document


Nuage

La solution ISIOS vous donne accès à de l'espace en ligne, dis Nuage. Pour connaître le pourcentage d'espace occupé par l'ensemble de vos documents, simplement cliquez sur le lien suivant :


Nuage


Les informations suivantes s'afficheront :


Détails du nuage


Informations de base

Pour gérer les spécificités d'un document (permissions, versionne ment etc...), cliquez sur le titre de ce dernier" La fiche du document va alors s'ouvrir.


Ouvrir la fiche d'un document


La fiche d'un document possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


informations de base


Titre

Vous pouvez modifier le titre du document qui apparaîtra dans la liste. Le titre porte par défaut le même nom que celui du document téléversé.


Statut

Les statuts d'un document sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.


Les états actifs sont :

  • Nouveau
  • En cours
  • En attente


L'état inactif est :

  • Terminé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Responsable

Le responsable est la personne qui est responsable du document et par défaut celle qui le téléverse. Il pourra cependant être changé par les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents ou bien par le responsable lui même.


Versionnement

Le versionnement permet de conserver toutes les versions d'un même document sans pour autant écraser la version précédente. Il permet également de télécharger toujours la bonne version d'un document. Pour mettre à jour un document, cliquez sur Télécharger et sélectionner la nouvelle version de votre document préalablement enregistrée dans votre bibliothèque de documents.


Ajouter une version


Nom

Nom du fichier téléversé


Version

Numéro de la version du document.


A chaque fois qu'une nouvelle version du document est téléversée, elle ira se positionner automatiquement à tous les endroits où le document a été associé.


Auteur

Par défaut, l'auteur du document est celui qui le téléverse mais il peut être modifié.


Consultations

Indique le nombre de connexion. En cliquant sur le lien, vous pourrez obtenir le détails des consultations (par qui et quand).


Modification

Indique la date du nouveau téléversement.


Commentaires et tags

Ajouter une version


Commentaires

Ajouter un commentaire au document.


Tags

Associer un ou plusieurs tags au document, ce qui vous permettra d'effectuer une recherche rapide parmi la liste de tous les documents.


Permissions

Permissions générales

Par défaut, lors du téléversement d'un document, ce dernier sera un document privé, c'est à dire qu'il ne sera accessible en lecture et en écriture uniquement par le responsable du document. ISIOS vous permet, cependant, de décider de la permission que vous souhaitez donner sur votre document, aux les utilisateurs de votre base de données.


Gérer les permissions d'un document


Vous aurez le choix entre :

Permission lecture
  • Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents pourront voir le document
  • Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document
  • Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé


Permission écriture


  • Privé : seul le responsable du document, ou les utilisateurs détenant la permission globale de gérer sur les documents pourront modifier le document
  • Public : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents pourront voir le document
  • Publics projets : tous les utilisateurs détenant la permission globale de lecture sur les documents ainsi que la permission projet de lecture sur le projet auquel le document sera associé


Permissions individuelles

Il vous sera possible de donner l'accès à votre document uniquement à certaines ressources. Pour ce faire, ajouter une ressource et sélectionner le type de permission que vous souhaitez lui donner sur votre document.


Donner une permission individuelle


Archivage automatique

Programmer un archivage de document


Vous pourrez sélectionner la date à laquelle votre document sera archivé. le statut de ce dernier prendra alors le statut Archivé.


Associations

Vous pourrez en un coup d’œil, visualiser où le document est associé. Cette partie vous permettra notamment, d'aller dissocier le document rapidement des outils si vous souhaitez le supprimer de la liste.


Associations


Permalien

Copier ce lien pour partager le document avec des utilisateurs ayant un accès aux documents. En cliquant sur le lien, le document se téléchargera directement.


Interface de la liste des documents

L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :


Gérer les vues

Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :


Gérer les vues


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les vues.


Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des documents, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les champs :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs / statuts.


Recherche

Afin de trouver rapidement un document parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :

  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....


Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....


Recherche de tous les documents qui ont le tag 2017 ou priorité


Filtres

La liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis :


Filtres
Exemple de filtres possibles sur la liste des documents


Statuts
Filtrer par statuts.


Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris


Ressources
Filtrer les documents par ressource (auteur, responsable).


Projet
Filtrer les documents associés à un projet en particulier.


Activité
Filtrer les documents associés à une activité de projet en particulier.


Relation
Filtrer les documents associés à une relation.


Lecture
Vous pouvez sélectionner les documents en lecture.


Écriture
Vous pouvez sélectionner les documents en écriture.


Associations
Vous pouvez filtrer les documents par association :
  • Projets
  • Activités
  • Énoncé de projet
  • Rencontres
  • Décisions
  • Risques
  • Mesures de contrôle
  • Enjeux
  • Tâches
  • Statut d'avancement
  • Révisions
  • Relations
  • Demandes d'acquisitions
  • Appels d'offres
  • Contrats
  • Coûts divers
  • Messages
  • Sources de financement
  • Plans d'investissement
  • Ressources humaines


Lorsque vous filtrez par Associations, assurez-vous que la colonne choisie soit visible dans votre liste de documents. Si ce n'est pas le cas, référez-vous à la section Gérer les vues


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