Factures : Différence entre versions

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[[Image:Factures VisualiserCoutsRH.png|center|frame|Visualiser un coût de ressources humaines]]
 
[[Image:Factures VisualiserCoutsRH.png|center|frame|Visualiser un coût de ressources humaines]]
 
 
== Opportunité ==
 
 
 
C'est dans cette section que vous définissez le projet comme une opportunité d'affaire.
 
 
 
[[Image:Mobil Projet Opportunité.png|center|frame|Opportunité]]
 
 
 
=== Évaluation ===
 
 
 
Vous pouvez évaluer votre opportunité. Les valeurs possibles sont définis via l'outil de configuration des valeurs d'évaluation des opportunités.
 
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
L''''Évaluation de l'opportunité''' sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]].
+
J'ai fait apparaître la colonne ''''' Total''''' qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser la vue des colonnes de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
  
=== Contraintes ===
+
Une fois que vous avez créez les différents items à facturer continuez à remplir les autres champs disponibles.
 
 
 
 
Vous pouvez définir la liste des contraintes qui touchent cette opportunité. Les contraintes ont comme champs :
 
 
 
 
 
:* un titre
 
:* une évaluation
 
:* un type
 
:* un responsable
 
:* une date de suivi
 
 
 
 
 
=== Obligation réglementaire ===
 
 
 
  
C'est via ce champ que vous définissez l'obligation réglementaire.
 
  
 +
== Autres champs ==
  
=== Impact de l'obligation ===
 
  
 +
[[Image:Factures Autres champs.png|center|frame|Autres champs]]
  
C'est via ce champs que vous définissez l'impact de l'obligation décrit ci-dessus.
 
  
 +
=== Taxes ===
  
== Objectifs ==
 
  
 +
Sélectionnez un scénario de taxes.
  
C'est via cette section que évaluez les projets à financer par le plan d'investissement.
 
  
 +
=== Périodes ===
  
[[Image:Mobil Projet Objectifs.png|center|frame|Évaluation des projets]]
 
  
 +
Sélectionnez la date de la facture.
  
=== Plan d'investissement ===
 
  
 +
=== Documents ===
  
Associez cette opportunité à un plan d'investissement afin de pouvoir évaluer les projets suivants les objectifs définis dans le plan d'investissement en question.
 
  
 +
Associez un ou plusieurs documents à la facture.
  
=== Objectif globaux ===
 
  
 +
=== ID de référence ===
  
Ce champs affichera le résultat de l'évaluation des objectifs.
 
  
 +
Il s'agit du numéro de la facture.
  
<div class="note">
 
Pour plus d'informations, consultez la section [[Plans_investissement|Plans d'investissement]]
 
</div>
 
  
 +
== Suivis et permalien ==
  
=== Objectifs stratégiques, opérationnels, financiers ===
 
  
 +
=== Suivis et notes===
  
Pour chacun des objectifs définis par le plan d'investissement, sélectionnez l'évaluation correspondante.
 
  
 +
[[Image:Factures Suivis.png|center|frame|Suivis]]
  
=== Objectifs ===
 
  
 +
Cette section permet de définir des suivis pour la facture.
  
Ce champs permet d'ajouter des détails sur les objectifs ou de renchérir certaines explications.
 
  
 +
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivants :
  
== Étapes d'approbation et conformités ==
 
  
 +
:* Date : date à laquelle le suivi doit être effectué
  
Cette section permet de définir les étapes d'approbation et leurs conformités.
 
  
 +
:* Complété : tant qu'un suivi est '''Non complété''', il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est '''complété''', il disparaîtra du calendrier.
  
[[Image:Mobil Projet Etapes approbation.png|center|frame|Processus d'approbation et conformités]]
 
  
 +
:* Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
  
=== Nature du projet ===
 
  
 +
:* Commentaires : ajouter une description au suivi
  
C'est via cette sélection que vous pouvez choisir la nature du projet.
 
  
 
+
Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.
<div class="note">
 
Pour plus d'informations, consultez la section [[Nature des projets|Nature de projets]]
 
</div>
 
 
 
=== Étapes d'approbation ===
 
 
 
 
 
Vous pouvez définir les étapes d'approbation du projet. Une étape peut avoir les champs suivants :
 
 
 
 
 
:* Titre
 
:* Autorisé
 
:* Description
 
:* Critères d'autorisation
 
:* Date autorisée
 
 
 
 
 
=== Conformités ===
 
 
 
 
 
Vous pouvez définir la liste des conformités pour ce projet. Les conformités peuvent avoir les champs suivants :
 
 
 
:* Titre
 
:* Projet
 
  
  
Ligne 404 : Ligne 348 :
  
  
Copier ce lien pour partager ce projet avec des utilisateurs ayant un accès aux projets. En cliquant sur le lien, la fiche du projet s'ouvrira directement.
+
[[Image:Factures Permalien.png|center|frame|Permalien]]
 
 
  
== Modification d'un élément dans la fiche d'un projet ==
 
  
 +
Copier ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux tâches. En cliquant sur le lien, la fiche de la tâche s'ouvrira directement.
  
Tout au long du cycle de vie de votre projet, vous serez amené à modifier ou à compléter certains champs dans la fiche de projet comme :
 
  
:* le changement de phase
+
== Interface de la liste des factures ==
:* l'évaluation du projet
 
:* l'ajout de ressources travaillant sur votre projet etc...
 
  
  
Pour accéder à la fiche du projet, cliquer sur le titre du projet :
+
L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
 
 
 
 
[[Image:Mobil Projet Modifier fiche de projet.png|center|frame|Modifier ou compléter des éléments dans la fiche d'un projet]]
 
 
 
 
 
== Accéder au tableau de bord d'un projet ==
 
 
 
Le tableau de bord d'un projet vous permettra de gérer et suivre les informations du projet telles que : l'échéancier, les coûts, les risques etc... Pour accéder au tableau de bord  d'un projet, cliquer sur la flèche à droite du titre du projet dans la liste de projets :
 
 
 
 
 
[[Image:Mobil Projet Acces Tableau de bord projet.png|center|frame|Accéder au tableau de bord d'un projet]]
 
 
 
 
 
== Interface de la liste des projets ==
 
 
 
 
 
L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
 
  
  
Ligne 440 : Ligne 363 :
  
  
Pour gérer les colonnes et les détails qui apparaîtront dans la liste des projets, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  
+
Pour gérer les colonnes et les détails qui apparaîtront dans la liste des factures, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  
  
  
[[Image:Mobil Projet vues.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
+
[[Image:Factures Vues.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
  
  
Ligne 449 : Ligne 372 :
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Modifier la vue des colonnes de la liste|Gérer les vues]].
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Modifier la vue des colonnes de la liste|Gérer les vues]].
 
</div>
 
</div>
 +
  
 
=== Statuts ===
 
=== Statuts ===
Ligne 456 : Ligne 380 :
  
  
[[Image:Mobil Projet gerer les champs Statuts.png|center|frame|Gérer les statuts]]
+
[[Image:Factures Champs.png|center|frame|Gérer les statuts]]
  
  
[[Image:Mobil Projet gerer les champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
+
[[Image:Factures Gerer les champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
  
  
Ligne 470 : Ligne 394 :
  
  
Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
+
Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
  
  
[[Image:Mobil Projet Recherche.png|center|frame|Recherche]]
+
[[Image:Factures Recherche.png|center|frame|Recherche]]
  
  
Ligne 482 : Ligne 406 :
  
  
[[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017]]
+
[[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]]
  
  
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[[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 et priorité]]
+
[[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]]
  
  
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[[Image:Gestion des relations Tags.png|center|frame|Recherche de tous les projets qui ont le tag 2017 ou priorité]]
+
[[Image:Gestion des relations Tags.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]]
  
  
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La liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :  
+
La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :  
  
  
[[Image:Mobil Projet Filtres.png|center|frame|Filtres]]
+
[[Image:Factures Filtre .png|center|frame|Filtres]]
  
  
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<div class="note">
 
<div class="note">
Pour faire apparaître tous les projets y compris ceux qui n'ont pas de statuts, '''désélectionnez tous''' les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner '''tous''' les statuts.
+
Pour faire apparaître toutes les factures y compris celles qui n'ont pas de statuts, '''désélectionnez tous''' les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner '''tous''' les statuts.
 
</div>
 
</div>
 
 
:;Phase
 
:Permet de filtrer la liste de projet par phase de projet.
 
  
  
 
:;Responsables
 
:;Responsables
:Permet de filtrer la liste de projet par responsable.
+
:Permet de filtrer la liste des factures par responsable.
 
 
 
 
:;Portefeuilles
 
:Permet de filtrer la liste de projet par portefeuille.
 
 
 
 
 
:;Programmes
 
:Permet de filtrer la liste de projet par programme.
 
 
 
 
 
:;Sous-Programmes
 
:Permet de filtrer la liste de projet par sous-programme.
 
 
 
 
 
:;Unités fonctionnelles
 
:Permet de filtrer la liste de projet par unité fonctionnelle.
 
  
  
 
:;Relations
 
:;Relations
:Permet de filtrer la liste de projet par relation.
+
:Permet de filtrer la liste des factures par relation.
 
 
 
 
:;Industries
 
:Permet de filtrer la liste de projet par industrie.
 
 
 
 
 
:;Sous-Industries
 
:Permet de filtrer la liste de projet par sous-industrie.
 
 
 
 
 
:;Natures de projet
 
:Permet de filtrer la liste de projet par nature du projet.
 
 
 
 
 
:;Étapes d'approbation
 
:Permet de filtrer la liste de projet par étapes d'approbation.
 
 
 
 
 
:;Évaluation de l'opportunité
 
:Permet de filtrer la liste de projet par étape d'approbation.
 
  
  
:;Plans d'investissement
+
:;Projets
:Permet de filtrer la liste de projet par plan d'investissement.  
+
:Permet de filtrer la liste des factures par projet.
  
  
:;Type de budget
+
:;Période
:Permet de filtrer la liste de projet par type de budget.
+
:Permet de filtrer la liste des factures par période.  
  
  
<div class="note">
+
:;Type
Retrouvez ces informations en images sur notre [http://isios.ca/fr/apprendre/tutoriel-3-creer-un-projet/| Tutoriel #3]
+
:Permet de filtrer la liste des factures par type de facture.
</div>
 

Version du 23 janvier 2018 à 18:13

Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.

Qu'elles soient de type Clients ou Fournisseurs, les factures vous permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des factures, les permissions globales minimums suivantes sont requises :


  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne de Factures
  • Cocher l'option voir coûts et taux horaire


Permissions requises


Pour l'outil des factures vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les factures dans la liste des factures.
Pour visualiser les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil factures dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les factures dont vous êtes responsables.
Pour modifier les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil factures dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les projets dont vous êtes responsables.
Pour ajouter/supprimer les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de ajouter et supprimersur l'outil factures dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsables.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil factures dans les permissions projets.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions


La liste des factures peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

  • Menu corporatif
  • Tableau de bord d'un projet


Menu corporatif

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :


Accès via le Menu corporatif


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question .


Créer une nouvelle facture

Une fois que vous aurez cliqué sur un des accès aux factures, la liste des factures va alors s'ouvrir :


Liste des factures


Comme toutes les listes sur ISIOS, les informations présentes la liste des factures sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes de la liste.


Pour créer une nouvelle facture, cliquer sur le bouton Nouvelle :


Nouvelle facture


La fiche de la facture va alors s'ouvrir.


Informations de base

Informations de bases


Titre

Renseigner le titre de la facture.


Statut

Les différents statuts de base d'un projet sont :

  • Nouvelle
  • En attente
  • Payée


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.


Responsable

Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.


Relation

Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).


Projet

Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.


Tag

Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.


Informations sur la facture

Informations sur la facture


Type

Vous aurez le choix entre 2 types de factures :

  • Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement
  • Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur par exemple


Items

C'est dans cette partie que vous allez Construire les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton Ajouter.


Ajouter des items


Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :


Renseigner des coûts


La fiche de modification des coûts de l'item Achat matériel va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.


Modifier les coûts


1- Section des coûts


Modifier les coûts


Pour ajouter manuellement un coût à votre item, cliquez sur le bouton Ajouter et renseignez le titre du coût, la quantité et le montant puis cliquez sur enregistrer.


Ajouter des coûts à un item


J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes de la liste.


2- Section des coûts divers


Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item Rapport d'expertise.


Modifier les coûts divers


La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts divers que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts divers. Pour accéder à la liste des coûts divers, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts divers à facturer.


Modifier les coûts divers
Sélectionner des coûts divers
Résultat


Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût divers, est le montant total du coût divers. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût divers. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le montant dans le tableau.


Facturer un coût divers partiellement


Pour visualiser la fiche du coût divers que vous venez de facturer, cliquez sur l'icone suivante :


Visualiser un coût divers


3- Section des coûts des ressources humaines


Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item 2 chargés de projets du 15 décembre au 15 janvier.


Modifier les coûts de ressources humaines


La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts de ressources humaines que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts de ressources humaines. Pour accéder à la liste des coûts de ressources humaines, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts de ressources humaines à facturer. Le coût d'une ressource humaine est le nombre d'heures entré dans la feuille de temps multiplié par le taux horaire de la ressource.


Modifier les coûts de ressources humaines
Sélectionner des coûts de ressources humaines
Résultat


Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût de ressource humaine, est le montant total de la feuille de temps. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût de la ressource humaine. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le taux ou le nombre d'heures dans le tableau.


Facturer un coût de ressources humaines partiellement


Pour visualiser la fiche du coût de la ressource humaine que vous venez de facturer, cliquez sur l'icone suivante :


Visualiser un coût de ressources humaines


J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes de la liste.


Une fois que vous avez créez les différents items à facturer continuez à remplir les autres champs disponibles.


Autres champs

Autres champs


Taxes

Sélectionnez un scénario de taxes.


Périodes

Sélectionnez la date de la facture.


Documents

Associez un ou plusieurs documents à la facture.


ID de référence

Il s'agit du numéro de la facture.


Suivis et permalien

Suivis et notes

Suivis


Cette section permet de définir des suivis pour la facture.


Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :


  • Date : date à laquelle le suivi doit être effectué


  • Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est complété, il disparaîtra du calendrier.


  • Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.


  • Commentaires : ajouter une description au suivi


Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.


Permalien

Permalien


Copier ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux tâches. En cliquant sur le lien, la fiche de la tâche s'ouvrira directement.


Interface de la liste des factures

L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :


Gérer les vues et les détails

Pour gérer les colonnes et les détails qui apparaîtront dans la liste des factures, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :


Gérer les colonnes et les détails


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les vues.


Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des projet, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les champs :


Gérer les statuts


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs / statuts.


Recherche

Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :


  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité


Filtres

La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Filtres


Statut
Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.


Pour faire apparaître toutes les factures y compris celles qui n'ont pas de statuts, désélectionnez tous les statuts en cliquant dessus un par un ou bien faites un clic droit avec la souris afin de procéder à une dé-sélection rapide. Vous pourrez utiliser à nouveau le clic droit de la souris pour sélectionner tous les statuts.


Responsables
Permet de filtrer la liste des factures par responsable.


Relations
Permet de filtrer la liste des factures par relation.


Projets
Permet de filtrer la liste des factures par projet.


Période
Permet de filtrer la liste des factures par période.


Type
Permet de filtrer la liste des factures par type de facture.