Appels d'offres
C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Appels d'Offres
Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dans la liste des Appels d'Offres.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets
Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :
Informations de base
La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
Titre
Renseigner le titre de l'appel d'offres.
Statut
Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :
- Nouveau
- En cours
- Archivé
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Responsable
Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.
Projets
Associer un ou plusieurs projets.
Unités fonctionnelles
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
Tags
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.
Appels d'offres, responsables et échéancier
Cette section permet de lister les soumissionnaires à l'appel d'offres, de nommer des responsables et planifier un échéancier.
Soumissionnaires
Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire, cliquez sur le bouton, sélectionner un statut et éventuellement, ajouter des notes :
Les statuts concernant les soumissionnaires sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Responsable
Cette section permet d'associer un responsable à chacune des étapes de validation d'un appel d'offres. Pour ajouter un responsable, cliquez sur le bouton, sélectionner un statut et éventuellement, ajouter des notes :
Les statuts concernant les responsables sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Échéancier
Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
Demandes d'acquisitions et contrats
Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.
Demandes d'acquisitions
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées :
Contrats
Pour ajouter une ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités :
Questions et avenants
Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs avenants peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.
Questions
Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :
Avenants
Pour ajouter un avenant, cliquez sur le bouton Ajouter, puis documentez-le :
Budget autorisé et risques
Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.
Budget autorisé
Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :
Risques
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :
Les situations des risques sont personnalisables.
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Notes et documents
Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :
Suivis
La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer complétés.
Interface de la liste des sources de financement
L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :
Gérer les vues
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Onglet
Pour personnaliser les onglets de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offres, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.
Recherche
Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....
Filtres
Comme pour les onglets, la liste des appels d'offres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
- Responsables
- Permet de rechercher par responsable.
- Projets
- Permet de rechercher par projet.
- Unités fonctionnelles
- Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
- Demandes d'acquisitions
- Permet de rechercher par demande d'acquisition.
- Contrats
- Permet de rechercher par contrat.
- Soumissionnaires
- Permet de rechercher par soumissionnaire.
- Risques
- Permet de rechercher par risque.
