Rencontres

La réalisation d'un projet suppose qu'un certain nombre d'activités de projets doit être exécuté par des intervenants. La réunion est technique très efficace pour s'occuper des préoccupations de gestion reliés à la gestion des délais ou la gestion des risques.

Un rencontre de gré à gré dans le but de résoudre un problème constitue encore la meilleur façon de communiquer entre individus, en réunissant autour d'une même table les intervenants concernés afin d'élaborer une solution optimale pour le projet.

Accès à l'outil

L'outil de gestion des réunions peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Tableau de bord corporatif
• Tableau de bord de projet
• Liste des projets
• Menu personnel

Tableaux de bord

Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via les tableaux de bord (corporatif ou projet), vous n'avez qu'à cliquer sur le lien situé dans la boîte Ressources:

Figure 1: Accès à l'outil via les tableaux de bords

Liste de projets

Vous pouvez accéder à l'outil de gestion des réunions directement via la liste des projets. Pour ce faire, vous n'avez qu'à cliquer avec le bouton droit de la souris sur le projet désiré désirée:

Figure 2: Accès à l'outil via la liste des projets

Menu personnel

Pour y accéder via le menu personnel, vous devez cliquer sur votre nom et sélectionner Réunions:

Figure 3: Accès à l'outil via le menu personnel

Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos réunions, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Figure 4: Informations de base

Statut

Les statuts d'un enjeux sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.

Les états actifs sont:

• Nouveau
• En cours de réalisation
• En attente

L'état inactif est:

• Complété

Pour plus de détails concernant la configuration des statuts d'une liste, référez-vous à la section Configuration des onglets et statuts d'une liste.

Responsable

Le responsable est la personne mandatée comme responsable des suivis et de la mise à jour de la documentation du problème. Sa principale tâche consiste à s'assurer que les mesures correctives sont appliquée, ou en voie de l'être, et à revoir l'ampleur du problème si cela est requis.

Intervenants

Personnes ayant un rôle actif lié à la résolution du problème, mais qui n'est pas responsable de celui-ci.

Projet

L'enjeu peut être associé à un projet précis. Ce champ permet d'identifier le projet en question, le cas échéant.

Élément du projet

L'enjeu peut être relié à un élément spécifique d'un projet, par exemple, le bris du matériel informatique responsable de la mise à jour des données (élément de projet).

Objectifs et ordre du jour

Cette section permet de documenter les variables qui influenceront le calcul de l'ampleur de l'enjeu.

Figure 5: Quantification de l'enjeu

Spécificités de la liste de réunions

L'outil de gestion des réunions est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des réunions:

• Les champs spécifiques
• Les onglets de la liste;
• Les recherches possibles;
• Les filtres de la liste.

Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section Gestion des listes.

Les champs spécifiques

Les champs spécifiques de la liste des enjeux sont les champs visibles seulement dans l'interface de celle-ci. Ainsi, lorsque vous consulter la fiche de l'enjeu, ces champs ne seront pas visibles.

Date

Affiche la date de création du risque.

Heure

Le prochain suivi est le résultat d'un calcul du système qui affichera le premier suivi non complété, relié à ce risque.

Onglets

Les onglets de la liste sont une reproduction exacte des différents statuts que vous avez définis pour l'enjeux.

Pour plus de détails concernant la configuration des onglets, référez-vous à la section Configuration des onglets et statuts d'une liste.

Recherche

Afin de trouver rapidement un enjeu parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des enjeux possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise:

Figure 8: Filtres de la liste des enjeux

Responsable

Filtrer par le nom du responsable de l'enjeu. À ne pas confondre avec le rôle d'intervenant ou demandeur.

Projet

Filtrer la liste des enjeux avec un projet spécifique.

Élément

Filtre permettant de rechercher un élément précis comme un livrable ou une activité contenu dans un projet (diagramme de Gantt).

Date suivi

Date à laquelle le responsable doit faire le suivi et réévaluer l'ampleur du problème et s'assurer que les mesures correctives ont été appliquées selon l'échéance prévue.

Complexité

Il est possible de filtrer la liste des enjeux par Complexité, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Faible
• Modérée
• Élevée

Impact

Il est possible de filtrer la liste des enjeux par Impact, plus spécifiquement avec les valeurs suivantes :

• Faible
• Moyen
• Haut