Rencontres
La réalisation d'un projet suppose qu'un certain nombre d'activités de projets doit être exécuté par des intervenants. La réunion est technique et très efficace pour s'occuper des préoccupations de gestion reliées à la gestion des délais ou la gestion des risques.
Un rencontre de gré à gré dans le but de résoudre un problème constitue encore la meilleur façon de communiquer entre individus, en réunissant autour d'une même table les intervenants concernés afin d'élaborer une solution optimale pour le projet.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder aux réunions, la permission suivante est requise :
- Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Réunions
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des permissions
L'outil de gestion des réunions peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Menu corporatif
- Tableau de bord d'un projet
- Calendrier
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le menu corporatif, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé dans la boîte Ressources :
Calendrier
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
Informations de base
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos réunions, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
Titre
Vous devez donner un titre à votre réunion.
Statut
La réunion possède différents statuts :
- À venir
- En cours
- Reporté
- Complété
- Archivé
- Modèle
Date et heure
Vous devez entrer la date et l'heure planifiées de la réunion.
Lieu
Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.
Responsable
Par définition, le responsable de la réunion est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la réunion, est par défaut la personne qui va créer la réunion. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
Convoqué par
Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la réunion. La ressource renseignée, lors de la création de la réunion, est par défaut la personne qui va créer la réunion mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
Participants
Les personnes invitées à participer à la réunion. Tous les participants recevront des notifications concernant la réunion en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression.
Projet
Vous pouvez associer la réunion à un projet.
Relation
Vous pouvez associer la réunion à une relation.
Objectifs et ordre du jour
Cette section permet de définir les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.
Objectifs
Vous pouvez définir quels sont les objectifs de la réunion.
Documents
Afin de mieux documenter la réunion, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.
Ordre du jour
Vous pouvez définir l'ordre du jour de la réunion. Pour se faire, vous devez cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :
- Sujet
- Tâche
- Décision
- Durée
- Pour pouvoir modifier les champs Tâches et Décisions, vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur ces champs. Le menu suivant apparaîtra :
- Cliquez sur Modifier et la fenêtre suivante s'affichera :
- Durée
- Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.
- Tâches
- Pour ajouter une tâche, vous devez cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :
- Tâche
- Statut
- Responsable
- Date de fin
Pour modifier les éléments de la tâche, vous pouvez toujours ouvrir la fiche de la tâche en cliquant sur le bouton droit de la souris sur le nom de la tâche :
- Décisions
- Pour ajouter une décision, vous devez cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :
- Décision
- Date
- Responsable
- Description
Pour modifier les éléments de la décision, vous pouvez toujours ouvrir sa fiche en cliquant sur le bouton droit de la souris sur le nom de la décision :
- Compte-rendu
- Vous pouvez entrer un compte-rendu de la réunion.
Commentaires
Ce champ permet de commenter la réunion ou d'effectuer un compte-rendu de celle-ci.
Autres champs disponibles
ID
- Un numéro (ID) est attribué à chacune des réunions.
Document
- Vous pouvez joindre un ou des documents à la réunion.
Interface de la liste des réunions
L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
Gérer les vues
Pour gérer les champs, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :
Onglets
Les onglets de la liste sont une reproduction exacte des différents statuts.
Recherche
Afin de trouver rapidement une réunion parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Filtres
La liste des réunions possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
- Voir
- Vous pouvez choisir entre voir :
- toutes les réunions
- mes réunions seulement
- Projet
- Vous pouvez filtrer par projets.
- Responsable
- Vous pouvez filtrer par responsable.
- Convoqué par
- Vous pouvez chercher une réunion par la personnes qui l'a convoquée.
- Participants
- Vous pouvez chercher une réunion par ses participants.
- Date
- Vous pouvez chercher une réunion par une intervalle de dates.
