Documents

Afin d'aider à la clarification de certains éléments, comme les risques, les activités ou les réunions, la solution ISIOS a intégré plusieurs fonctionnalités d'une gestion électronique des documents (GED).

La gestion électronique des documents (que l'on appelle aussi EDM pour Electronic Document Management ) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.

Ainsi, il est possible de télécharger des documents extérieurs aux éléments et d'y avoir accès directement par la solution ISIOS.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des documents, la permission suivante est requise :

• Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Documents

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des permissions

L'outil de gestion des documents peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Tableau de bord personnel
• Tableau de bord d'un projet

Barre d'outils

Pour un accès rapide aux documents, cliquez sur l'onglet Documents présent dans la barre d'outils :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord corporatif, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :

Accès via le menu corporatif

Tableau de bord personnel

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien dans la boîte Documents :

Accès via le tableau de bord personnel

Tableau de bord de projet

Pour accéder à l'outil de gestion des documents via le tableau de bord projet, cliquez sur le lien dans la boîte Ressources :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Importer un fichier dans le GED

Pour importer un fichier dans le système de Gestion Électronique des Documents, cliquez sur le bouton Nouveau, situé en haut à gauche de la liste, et choisissez votre fichier dans la fenêtre d'exploration :

Importer un document

Tous les types de documents (texte, image...) peuvent être importés.

Drag & drop

Afin de faciliter l'importation, vous pouvez faire glisser les fichiers à importer directement dans la fenêtre de gestion des documents :

Glisser un fichier

Pour ce faire, vous devez avoir la liste des documents ouverte. Ouvrez votre navigateur de fichier (Windows Explorer) et faites glisser le fichier désiré dans la fenêtre (en maintenant le bouton de la souris enfoncé). Le message suivant s'affichera: Déposez votre document pour le téléverser. Relâchez le bouton de la souris.

Créer un document

ISIOS vous permet de créer des documents en ligne via son éditeur de texte Wysiwyg.

Créer un document

De plus, la grande force de cet éditeur est qu'il vous permet d'importer des éléments de la solution ISIOS sous forme de tableau que vous pouvez insérer à l'intérieur de votre document :

Importer des éléments

Pour plus d'informations sur l'éditeur de texte, référez-vous à la section Éditeur de texte.

Nuage

La solution ISIOS vous donne accès à de l'espace en ligne, dis Nuage. Pour connaître le pourcentage d'espace occupé par l'ensemble de vos documents, simplement cliquez sur le lien suivant :

Nuage

Les informations suivantes s'afficheront :

Détails du nuage

Interface de la liste des documents

L'outil de gestion des documents est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des documents :

Gérer les vues

Pour gérer les champs, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :

Gérer les vues

Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section Gestion des listes.

Les champs spécifiques

Les champs spécifiques de la liste des documents sont les champs visibles seulement dans l'interface de celle-ci.

Détails du fichier

Nom

Entrer ou modifier le nom du document.

Statut

Vous aurez le choix entre Actif et Archivé.

Responsable

Vous pourrez modifier le nom du responsable du document.

Versionnement

Vous pourrez téléverser d'autres versions de votre document sans jamais faire disparaître votre document de base. vous trouverez également l'auteur, le nombre de consultations ainsi que la date de la dernière modification de chacune des versions.

Détails du fichier

Commentaire

Vous pouvez ajouter un commentaire.

Tags

Vous pouvez associer un ou plusieurs tags à votre document.

Permissions

Pour chacun de vos documents, vous allez pouvoir choisir du type d'interaction que vous souhaitez au niveau de la consultation (lecture) ou au niveau de la modification (écriture) sur ce dernier :

• Public : tous les utilisateurs ayant une permission sur l'outil des documents y auront accès
• Public Projet : toutes les ressources affectées à un projet sur lequel est associé le document, y auront accès
• Privé : uniquement l'auteur du document y aura accés.

Pour pourrez également octroyé une permission individuelle sur votre document.

Détails du fichier

Ressources

Cette cellule, vous pourrez sélectionner les ressources auxquelles vous donnerez une permission spécifique sur votre document.

Version

Cette colonne affiche la version du document, c'est-à-dire le nombre de fois que le même document a eu des modifications.

Archivage automatique

Vous pourrez sélectionner une date à laquelle votre document sera archivé automatiquement.

Consultation

Vous pouvez connaître le nombre de fois que le fichier a été consulté.

Modification

La date de la dernière modification.

Statut

Permet de visualiser le statut du document.

Clients

Permet de connaître le client associé au document.

Révision

Affiche l'état des révisions.

Contenu indexé

Affiche si le contenu est indexé, c'est-à-dire s'il à été optimiser pour la recherche.

Autres permissions

Affiche les autres permissions.

Détails du fichier

Les détails du fichiers permettent de visualiser rapidement plusieurs informations cruciales sur le document importé :

Détails du fichier

Auteur

Affiche l'auteur du document. L'auteur peut être différent du responsable.

Création

La date de création du document.

Lecture

Les permissions de lecture sur le document.

Date d'affichage

Affichage la date d'affichage.

Écriture

Les permissions en écriture sur le fichier.

Taille

La taille du fichier en KB.

Associations

Le document peut être associé à différents éléments de la solution ISIOS :

Détails du fichier

• Projets
• Activités
• Réunions
• Tâches
• Risques
• Enjeux
• Client / Relation
• Statut d'avancement
• Révisions

Commentaires

Affiche les commentaires.

Onglets

La liste des documents peut être filtré par trois différents statuts :

• Activés
• Archivés
• Tous

Onglets

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des documents possède des filtres spécifiques. Ainsi, cet outil regroupe une série de filtres pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de retrouver un document précis:

Filtres

Ressources

Vous pouvez sélectionner les ressources humaines qui vont fait l'objet du filtre.

Projet

Vous pouvez sélectionner les projets qui vont faire l'objet du filtre.

Activité

Vous pouvez sélectionner les éléments de projets qui vont faire l'objet du filtre. Vous devez avoir sélectionné un projet au préalable pour activer cette fonction.

Lecture

Vous pouvez sélectionner les documents selon la permission de lecture (Public, Projets publics, Privés)

Écriture

Vous pouvez sélectionner les documents selon la permission d'écriture (Public, Projets publics, Privés)

Types

Vous pouvez filtrer en fonction des types d'éléments :

• Projets
• Activités
• Énoncé de projet
• Réunions
• Décisions
• Risques
• Mesures de contrôle
• Enjeux
• Tâches
• Statut d'avancement
• Révisions
• Clients

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #10