Ressources humaines

La gestion des ressources humaines se définit comme un ensemble de pratiques ayant pour objectif de mobiliser et de développer les ressources humaines pour une plus grande efficacité et efficience, en soutien de la stratégie d'une organisation (association, entreprise, administration publique, etc.).

L'outil de gestion des ressources humaines permet donc de créer, modifier ou supprimer une ressource. C'est à partir du même endroit que la fonction, le tarif, les permissions, les coordonnées, etc. peuvent être saisis et configurés.

L'accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à liste des ressources humaines, la permission globale minimum suivante est requise  :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Ressources Humaines

Permission requise

Pour l'outil des ressources humaines vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les ressources humaines dans la liste des ressources humaines.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les informations de la ressource humaine dont vous êtes responsable.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer une ressource humaine dont vous êtes responsable.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

L'outil de gestion des ressources humaines peut être accédé à partir du :

• Barre d'outils
• Menu corporatif

Barre d'outils

Pour accéder à la liste des ressources humaines, cliquez sur le lien suivant dans la barre d'outils :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des ressources humaines à partir du menu corporatif, cliquez sur le lien suivant dans la boîte Ressources :

Accès à l'outil via le menu corporatif

Fiche d'une ressource humaine

Afin de vous permettre de documenter adéquatement les fiches des ressources humaines, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles.

Informations personnelles

Renseignements de la ressource humaine

La première étape est de compléter les informations suivantes :

• Prénom
• Nom
• Statut : sélectionner un statut pour la ressource humaine
• Unité fonctionnelle : associer une unité fonctionnelle à une ressource humaine
• Tags : associer un ou plusieurs tags à une ressource humaine

Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.

Compte Utilisateur

La liste des ressources humaines regroupe les contacts de vos relations mais également les utilisateurs de votre base de données. Ainsi, il se peut que certaines de vos ressources soient des utilisateurs du système ISIOS (fournisseur, client, partenaire...). Cette section permet de créer un utilisateur :

Compte Utilisateur

• Avatar : téléverser et redimensionner la photo de profil de la ressource humaine
• Langue : sélectionner la langue français ou anglais (l’utilisateur pourra changer le choix s'il s'avère incorrect lors de la création de son compte utilisateur)
• Nom d'utilisateur : définir un nom d'utilisateur nécessaire à sa connexion
• Mot de passe : définir un mot de passe nécessaire à la première connexion de l'utilisateur. Ce dernier le modifiera lors de sa première connexion.
• Confirmation : confirmer le mot de passe attribué
• Permissions : c'est cette partie qui différencie une ressource humaine contact d'une ressource humaine utilisateur. Assigner un ou plusieurs groupes de permissions globales et visualiser le détails de l'ensemble.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

Catégorie,fonctions et taux horaires

Fonctions et taux horaires

• La fonction est en quelque sorte le rôle, ou le titre d’une ressource. Il est possible d'associer une ou plusieurs fonctions pour une ressource, et ainsi attribuer différents taux horaires (coûtant, vendant). Vous aurez aussi la possibilité de sélectionner pour les taux horaires, des scénarios de taxes qui peuvent être différents pour le coûtant et le vendant.

Il est possible d'associer la ressource à une fonction existante ou en créer une nouvelle en accédant à la liste des fonctions. Pour ce faire, cliquez sur le bouton avec les petits points, puis sur le bouton Nouveau.

Nom

Le nom ou le titre de la fonction.

Profil

• Junior

expérience limitée.

• Intermédiaire

expérience moyenne

• Senior

expérience accrue.

Taux coûtant

Coût horaire supporté par la corporation.

Taux vendant

Coût horaire que la corporation facture en externe.

La possibilité de distinguer le taux coûtant du taux vendant (ou taux horaire) permet d'ajouter un aspect de confidentialité concernant la marge de profit (coût net).

Catégorie

Permet de déterminer si la ressource est interne ou externe.

• Interne

Personne physique faisant partie de l'organisation à titre de salariée, et qui participe plus ou moins activement au projet. Ce type de ressource peut être "prêtée" ou facturée au projet par un mécanisme de facturation interne, à partir d'un système de feuille de temps intégrée à la gestion du projet.

• Externe

Personne physique ne faisant pas partie de l'organisation à titre de salariée, et qui participe plus ou moins activement au projet, rémunérée à un taux horaire ou journalier convenu, ou selon un forfait préalablement négocié.

Unité fonctionnelle

Regroupement des ressources qui sont responsables d'occuper une fonction précise (ex: département des TI). Il est possible d'associer la ressource à une unité fonctionnelle existante ou en créer une nouvelle.

Tags

Le système de balises permet d'associer une ressource à un ou plusieurs mots clés. En utilisant cet outil et le moteur de recherche conjointement, il devient alors possible de trouver tous les éléments qui ont été associés à une ressource à l'aide d'une ou plusieurs balises.

Coordonnées

Cette section permet d'entrer les coordonnées de la ressources :

Coordonnées

Courriel

L’adresse courriel saisie ici détermine où sont acheminés les notifications ainsi que les courriels quotidiens.

Cellulaire

Numéro de téléphone mobile.

Bureau

Numéro de téléphone corporatif. Il est possible d'ajouter un numéro de poste.

Télécopieur

Numéro de fax.

Adresse

Adresse complète de la ressource.

Langues

Vous avez le choix entre Français et Anglais pour l'utilisation de la solution. Ce choix impacte également le courriel quotidien envoyé à la ressource.

Nom d'utilisateur

Code devant être utilisé lors de la connexion à la page d’accueil du logiciel ISIOS.

Mot de passe

Les normes de sécurité standard sont conseillées : 8 caractères comprenant des chiffres, des lettres (minuscules et majuscules) ainsi que des symboles.

Confirmation

Confirmation du mot de passe.

Permissions

C'est à ce niveau que vous devez configurer les permissions globales qui doivent être associées à la ressource.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

Feuille de temps

Le menu déroulant permet de déterminer quand la ressource sera en mesure de saisir les heures travaillées, et combien de temps de façon rétroactive.

Limiter la feuille de temps

• Saisir du temps à n'importe quel moment
• ... au plus tard 1 semaine dans le passé
• ... au plus tard 2 semaine dans le passé
• ... au plus tard 3 semaine dans le passé
• ... au plus tard 1 mois dans le passé
• ... au plus tard 2 mois dans le passé
• ... au plus tard 3 mois dans le passé
• ... au plus tard une année dans le passé

Limiter le nombre maximum d'heures saisies par semaine

Si le nombre d'heures travaillées par la ressource doit être limité, la case doit être cochée. Saisir alors les heures maximales autorisées à être travaillées.

Suivi des notifications et du courriel quotidien

Afin d'aider l'utilisateur dans sa planification, il est possible d'avoir un rappel des éléments quotidiens importants par notification ou par courriel:

Suivi par courriel

Suivi par courriel

Notification

Il est possible de choisir les sujets pour lesquels la ressource recevra une notification. Les notifications sont visibles à partir de la barre de menu personnalisée et sont également envoyées via courriel à l'adresse indiquée dans la section coordonnées.

Les notifications concernent :

• Messages publics
• Compte
• Projets
• Tâches
• Réunions
• Risques

Courriel quotidien

Cette section permet à l’utilisateur de déterminer les sujets dont il aimerait être informé quotidiennement. Un courriel unique rassemblant tous ces sujets lui sera envoyé quotidiennement. Une belle exclusivité ISIOS !

Le courriel peut inclure les suivis suivants :

• Activités
• Réunions
• Rendez-vous
• Tâches
• Congés

Autres champs disponibles

ID

Un numéro (ID) est attribué à chacune des ressources.

Interface de la liste des ressources humaines

L'outil de gestion des ressources humaines est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des ressources humaines :

Onglets

La liste possède les onglets suivants :

• Tous
• Interne
• Externe

Onglets

Gérer les vues

Pour gérer les colonnes, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :

Gérer les colonnes

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les listes.

Recherche

Afin de trouver rapidement un enjeu parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de toutes les ressources qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1 + #nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les ressources qui ont le tag 2017 et priorité

• Par choix de tag en écrivant #nom du tag , #nom du tag

Recherche de toutes les ressources qui ont le tag 2017 OU le tag priorité

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des ressources humaines possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Unité Fonctionnelle

Filtrer la liste par unité fonctionnelle.

Relation

Filtrer la liste par relation (client, fournisseur, partenaire...).

Fonction

Filtrer la liste par fonction.

Profil

Ce filtre est actif si seulement une fonction est sélectionnée et permettra de filtrer selon l'expérience professionnelle de la ressource.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #2