Personnaliser les champs
Pour la plupart des listes sur ISIOS, vous pourrez configurer et personnaliser les statuts des champs des listes. La plupart des choix visibles dans les boites de sélection sont souvent des statuts personnalisables. Pour illustrer cette section, nous allons prendre pour exemple la liste des projets.
Sommaire
Permissions requises
Pour pouvoir modifier ou créer des champs ou des statuts dans une liste, il faut avoir la permission globale de Gérer sur l'outil correspondant.
Par exemple : si vous souhaitez ajouter/modifier les statuts et/ou des champs personnalisés dans la liste des projets, vous devez avoir la permission globale gérer sur l'outil des projets.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions
Selon les fonctionnalités, il peut y avoir plusieurs champs à configurer comme par exemple :
- les statuts (pour la plupart des éléments des listes)
- l'évaluation de l'opportunité (pour les projets)
- les types (pour les rencontres)
- les statuts de sujets (pour les rencontres)
- les situations des soumissionnaires (pour les appels d'offres)
etc...
Gérer les statuts des champs fixés
Ajouter un statut pour un champ fixé
Par défaut, les listes afficheront certains statuts. Si dans la fiche d'un élément, une boite de sélection ne vous propose pas de choix, c'est que vous devez configurer les statuts pour le champs fixé. Pour ce faire :
1. Cliquez Vues puis Gérer les champs
La fenêtre d'édition des champs va alors s'ouvrir :
Des champs fixés apparaissent par défaut et ne seront pas supprimables.
2. Cliquez sur le champ pour lequel vous voulez ajouter ou modifier des statuts
3. Cliquez sur le bouton Ajouter, puis renseignez le nom en anglais et en français
La traduction en anglais n'est pas obligatoire, cependant nécessaire si certains utilisateurs de votre base de données sont anglophones.
4. Pour certains champs, lors de l'ajout d'un Nouveau Statut, vous aurez besoin de renseignez la colonne État et la colonne Onglet. Il existe des états dit Actifs,Fermés et Neutres. Prenons par exemple dans la liste des projets, et dans gérer les champs, le champ Statuts cette fois-ci.
- États actifs : Nouveau, En cours, En attente
Un élément, comme une tâche, avec un statut En cours qui correspond à un état actif apparaîtra dans votre calendrier.
- États fermés : Fermé, Complété, Archivé, Supprimé
Un élément, comme une rencontre, avec un statut complété qui correspond à un état fermé disparaîtra de votre calendrier pour aller se positionner dans la liste des rencontres.
- État neutre : Modèle
Un élément, comme une rencontre, avec un statut modèle n’apparaîtra pas dans votre calendrier, mais pourra être réutilisé en filtrant les statuts dans la liste des rencontres.
- Onglet
Sélectionnez le ou les statuts à afficher par défaut à l'ouverture de chacune de la liste. Dans l'exemple ci-dessus, lorsque j'ouvrirais la liste des projets, seuls les projets qui auront le statut Besoin et Démarrage et En coursapparaîtront par défaut.
Lorsque vous configurez les statuts et champs d'une liste, vous configurez ces derniers pour tous les utilisateurs de votre base de données.
Modifier les couleurs du fond et du texte d'un statut
Pour chacun des statuts existants, vous pouvez modifier individuellement la couleur de fond et d'écriture. Pour modifier la couleur d'écriture, cliquez sur la colonne Couleur et pour celle du fond cliquez sur la colonne Fond'.
Modifier et supprimer un statut
Modifier un statut existant
Pour modifier le nom d'un statut, cliquez sur le nom et modifiez le.
En changeant le nom d'un statut existant, vous modifierez automatiquement le nom du statut pour tous les éléments auxquels ce dernier à été associé.
Supprimer un statut existant
Pour supprimer un statut, faites un clic droit sur le statut à supprimer puis sélectionnez Supprimer.
En supprimant le nom d'un statut existant, tous les éléments auxquels le statut a été associé, se retrouveront sans aucun statut.
Gérer les champs personnalisés
Ajouter un nouveau champ personnalisé
1. Cliquez Vues puis Gérer les champs
La fenêtre d'édition des champs va alors s'ouvrir :
Des champs fixés apparaissent par défaut et ne seront pas supprimables.
2. Cliquez sur Ajouter et renseigner le titre du champ en anglais et en français.
3. Choisissez dans la colonne Type, le type de champ personnalisé que vous souhaité créer.
Vous aurez le choix entre :
- Chaîne : limite le nombre de caractères dans le champ
- Texte : permet de rédiger des notes, commentaires. Ce champ est beaucoup moins limité sur le nombre de caractères qu'un champ de type Chaîne
- Nombre : permet de renseigner uniquement des nombres entiers
- Décimale : permet de renseigner des nombres avec décimales
- Date : permet de renseigner une date
- Check : permet de cocher oui ou non
- Sélection : permet de sélectionner un choix personnalisé dans une boite de sélection
Ne pas oublier d'enregistrer
Configuration de certains champs personnalisés
Selon le type de champs personnalisés que vous souhaitez ajouter, certaines configurations supplémentaires seront nécessaires.
Champs personnalisés de type Nombre et Décimale :
Pour configurer ces champs, cliquez sur le titre du champ, et renseignez un suffixe (CAD, $, %, Pieds etc...)
Ne pas oublier d'enregistrer
Champs personnalisés de type Date :
Pour les champs de type Date, vous aurez la possibilité de sélectionner le format de la date. Pour ce faire cliquez sur le titre du champ et sélectionnez le format souhaité.
Ne pas oublier d'enregistrer
Champs personnalisés de type Selection :
Pour les champs de type Selection, vous devrez configurer les différents choix qui seront dans la boite de sélection.
Ne pas oublier d'enregistrer
Commentaires d'aide pour tous les champs personnalisés
Peu import le type de champs personnalisés que vous avez créé, vous aurez la possibilité de renseigner des Commentaires d'aide pour chacun d'entre eux. Pour ce faire, cliquez sur le titre du champ personnalisé et compléter la section correspondante.
Ne pas oublier d'enregistrer
Maintenance
Visualiser une maintenance
Comme tous les champs personnalisés modifient la structure initiale de l'élément pour lequel vous avez ajouté ces champs personnalisés, une maintenance doit être effectuée afin de déployer les nouveaux champs pour tous les utilisateur de la base de données. Les champs avec un + indiquent que ce sont des champs qui attendent une maintenance pour pouvoir être utilisés.
Effectuer une maintenance
Seule une ressource détenant l'option Maintenance est autorisée à démarrer une maintenance. Cette permission est une option qui se trouve dans les permissions globales.
Pour plus d'informations sur les options des permissions globales, référez-vous à la section Options.
La ressource responsable est alors informée sur son tableau de bord, qu'une maintenance doit être faite.
