Calendrier

Le calendrier est l'outil central qui permet de faire le pont entre la gestion de projets et le travail des ressources au quotidien. En effet, cet outil permet de visualiser, à la fois, le travail à faire, mais aussi, tous les suivis qui s'imposent dans les différents champs d'activité de la solution ISIOS :

• Rencontres
• Tâches et suivis
• Risques
• Mesures de contrôle
• Point de suivi
• Dates limites
• Absence

Accès à l'outil

Le calendrier peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu personnel

Barre d'outils

Vous pouvez accéder au calendrier en tout temps en cliquant sur l'icône suivante :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu corporatif

Vous pouvez accéder au calendrier en cliquant sur le lien présent dans le menu corporatif :

Accès rapide via le menu corporatif

Menu personnel

Pour accéder au calendrier via votre menu personnel, cliquer sur votre profil puis sur le lien suivant :

Clic sur le profil

Clic sur le lien

Interface de l'outil

Description des sections

L'interface du calendrier se compose de 3 sections :

• Section du haut : filtres des ressources et périodes
• Section de gauche : calendrier
• Section de droite : détails des événements

Sections du calendrier

Légende des événements

Le calendrier permettra de visualiser les événements suivants

• Les suivis (tâches, documents, risques, projets, factures, contrats etc...)
• Les rencontres
• Les dates limites
• Les absences

Filtrer par ressources et par période

Filtrer par ressources

Lorsque vous accéderez à la fonctionnalité, par défaut, ce sera votre calendrier que vous visualiserez. Cependant, vous pourrez afficher le calendrier combiné de plusieurs ressources. Pour ce faire, entrer les nom des ressources, ou bien sélectionner les dans la liste des ressources humaines, pour lesquelles vous souhaitez visualiser le calendrier.

Ecrivez le nom de la ressource dont vous souhaitez voir apparaître les tâches

Filtrer par période

• Grâce aux options proposées, vous pourrez filtrer la section des détails des événements.

Options de filtres de périodes

• Vous pourrez filtrer également les détails en tenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en détourant la période choisie

Filtrer les événements sur une période sélectionnée

Période sélectionnées filtrée

Gérer son calendrier

Vous pourrez directement ajouter, modifier et compléter des événements.

Ajouter un événement

Pour ajouter un événement, faire un clic droit avec la souris sur la date choisie. Sélectionner le type d'événement à ajouter et compléter les informations pertinentes demandées. Vous aurez la possibilité d'ajouter :

• une rencontre
• un sprint
• une tâche
• un risque
• un point de suivi
• une absence

Ajouter un événement

Modifier un événement

Tous les éléments visualisés dans le calendrier sont accessibles à la modification. Pour ce faire, 2 options :

• 1ère option : faire un clic droit de la souris sur le lien de l'élément à modifier. La fiche de l'élément s'ouvrira directement en édition. Faire les modifications, puis enregistrer.

Accéder à un événement avec le clic droit de la souris

Ouverture de l'élément en édition

• 2ème option : faire un clic normal (gauche) de la souris sur le lien de l'élément à modifier. L'élément s'ouvrira mais en lecture seule. Cliquer sur "Modifier" Faire les modifications, puis enregistrer.

Accéder à un événement avec le clic droit de la souris

Ouverture de l'élément en lecture seule

Ouverture de l'élément en édition

Statuer sur les événements

Une fois que l'élément est passé ou terminé, il faut lui attribuer un statut avec un état fermé afin de le faire disparaître du calendrier. Le statut est modifiable directement dans le détail de l'événement. Pour sélectionner un statut fermé, cliquer sur le statut et faire la sélection du statut choisi :

Modifier le statut d'une tâche de projet

Modifier le statut d'une rencontre

Compléter le suivi d'un événement

Il se peut que pour un même événement, plusieurs suivis (pastilles bleues) apparaissent dans le calendrier à des dates différentes par exemple. Les suivis proviennent du tableau des suivis qui est présent dans toutes les fonctionnalités (ressources humaines, tâches, document, rencontres, risques etc...).

Lorsqu'un suivi est "non complété", il apparaîtra alors dans le calendrier. Prenons par exemple une tâche de projet pour laquelle nous avons plusieurs suivis. Le tableau des suivis pourrait ressembler à :

Exemple tableau de suivis

La représentation dans le calendrier de la ressource responsable d'effectuer les suivis serait alors :

Exemple de suivis multiples pour une même tâche

Sa tâche n'étant pas encore terminée, la ressource aura la possibilité de compléter le suivi sans forcément compléter l'événement. Pour ce faire, cocher l'icone

Compléter le suivi du 2 Mars

Grâce à cette action, seule la bulle bleue du 2 Mars va disparaître du calendrier et laisser celle su 10 Mars toujours active.

Disparition du suivi dans le calendrier

Cependant, le suivi complété reste en historique dans le tableau de l'élément mais est indiqué comme étant complété.

Suivi complété dans un élément

Dates limites

Les dates limites peuvent correspondre à plusieurs éléments :

• une fin d'activité prévue dans l'échéancier pour une tâche de projet
• la fin d'un sprint

Dates limites

Légende

Vous pouvez choisir de faire apparaître dans le calendrier certains types d'éléments. Pour ce faire, cliquez sur le rond de couleur de l'élément et ce dernier disparaîtra de votre calendrier. Pour le rendre visible de nouveau, cliquez à nouveau sur le rond de couleur dans la légende.

Légende

Par défaut, tous les types sont visibles dans le calendrier.

Vous pouvez également modifier le type d'affichage des informations de cette section. Pour ce faire, cliquer sur l'icône de l’œil.

Oeil

• Pour faire apparaître les détails notamment pour les suivis des tâches qui porteraient le même titre

Voir tous les détails

Le détail des suivis, c'est à dire le nom du projet -> le nom du livrable -> le nom du sous-livrable -> le nom de l'activité apparaîtra.

Affichage du détail du suivi

• Vous pourrez modifier le type des informations

Changer le type des informations affichées

Section de droite

Cette section permet à l'utilisateur de visualiser rapidement, les rencontres et les suivis qui le concernent dans le temps.

Suivis dans le temps

Par défaut la date du jour apparaît en rouge.

Accéder au mois précédent

Pour accéder au mois précédent le mois en cours, utiliser la flèche située à droite du mois.

Accéder au mois précédent

Ajouter un élément

A partir du calendrier, ISIOS vous permet d'ajouter :

• une rencontre
• une tâche
• un risque
• une mesure de contrôle
• un point de suivi
• une absence

Pour ajouter un élément, faites un clic droit avec la souris sur la date choisie pour effectuer l'élément.

Ajouter un élément

La fenêtre d'édition du nouvel élément va alors s'ouvrir et vous pourrez compléter les différents champs.

La fenêtre d'édition qui s'ouvre est alors identique à celle qui apparaît lors de la création d'un élément dans sa liste respective.

Gérer son calendrier

Le but du calendrier est de visualiser en un seul coup d’œil, les éléments à faire et de statuer et/ou compléter le suivi de ces derniers afin de faire disparaître leur point de couleur de votre calendrier.

Seuls les éléments avec un statut dont l'état est ouvert, apparaissent dans votre calendrier.

Pour plus de détails concernant les états dits fermés pour le statuts, référez-vous à la section États actifs.

La configuration des statuts des différents éléments du calendrier est possible via les listes respectives de ce dernier. Pour plus d'informations, consultez la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Comme les statuts sont des champs qui sont personnalisables par votre administrateur pour toute votre corporation, il se peut que les statuts que je vais utiliser pour l'exemple ne correspondent pas à la réalité de votre base de données.

Gérer le statut des éléments

Pour faire disparaître un élément complété de votre calendrier, sélectionner un statut étant Fermé comme :

• Complété
• Terminé
• Archivé
• Supprimé
• Annulé etc....

Par exemple, si ma rencontre d'aujourd'hui est terminée, je peux sélectionner le statut Complétée qui aura pour conséquence de faire disparaître de mon calendrier le point vert de ma rencontre.

Compléter une rencontre

Important : Le changement de statuts d'un élément sera mis à jour dans sa liste respective

Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Créer et/ou gérer les statuts.

Gérer les suivis des éléments

Pour faire disparaître un suivi complété, cliquer sur la coche à droite de l'élément.

Compléter un suivi

Le suivi disparaîtra alors de votre calendrier et sera indiqué comme étant complété dans la fiche de la tâche correspondante.

Suivi complété dans la fiche de la tâche

Retrouvez ces informations en images sur notre tutoriel Gérer votre calendrier