Calendrier

Le calendrier est l'outil central qui permet de faire le pont entre la gestion de projets et le travail des ressources au quotidien. En effet, cet outil permet de visualiser, à la fois, le travail à faire, mais aussi, tous les suivis qui s'imposent dans les différents champs d'activité de la solution ISIOS :

• Tâches
• Rencontres
• Risques
• Mesures de contrôle
• Enjeux

Accès à l'outil

Le calendrier peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu personnel

Barre d'outils

Vous pouvez accéder au calendrier en tout temps en cliquant sur le l'icone suivante :

Accès rapide via la barre d'outils

Menu personnel

Pour accéder au calendrier via votre menu personnel, cliquer sur le lien suivant :

Accès via le Tableau de bord personnel

Interface de l'outil

L'interface du calendrier se compose de 3 sections :

• Entête ressources et Projets
• Section de gauche
• Section de droite

Entête ressources et Projets

Le calendrier offre la possibilité de charger les suivis et tâches de plusieurs utilisateurs. Pour se faire, écrivez les noms des ressources souhaitées ou sélectionnez les dans la liste des ressources humaines :

Ecrivez le nom de la ressource dont vous souhaitez voir apparaître les tâches

Sélectionnez le nom de la ressource dans la liste des ressources humaines

Veuillez noter qu'à l'ouverture de l'outil, l'utilisateur sélectionné par défaut est vous-même.

Section de gauche

Cette section représente les rencontres et les suivis personnels de l'utilisateur.

Suivis personnels

Rencontres

Que la rencontre soit une réunion ou un rendez-vous, cette dernière sera représentée par un point vert.

Rencontres

Suivis

il existe différentes natures de suivis, mais ils sont représentés toujours par un point bleu :

• suivi des tâches
• suivis des risques
• suivis des enjeux
• suivis des mesures de contrôle
• suivis des documents
• suivis des relations etc...

Suivis

Dates limites

Les dates limites peuvent correspondre à plusieurs éléments :

• une fin d'activité prévue dans l'échéancier pour une tâche de projet
• la fin d'un sprint

Dates limites

Légende

Vous pouvez choisir de faire apparaître dans le calendrier certains types d'éléments. Pour ce faire, cliquez sur le rond de couleur de l'élément et ce dernier disparaîtra de votre calendrier. Pour le rendre visible de nouveau, cliquez à nouveau sur le rond de couleur dans la légende.

Par défaut, tous les types sont visibles dans le calendrier.

Vous pouvez également modifier le type d'affichage des informations de cette section. pOur ce faire, cliquer sur l'icône de l’œil.

Oeil

• Pour faire apparaître les détails notamment pour les suivis des tâches qui porteraient le même titre

Voir tous les détails

Le détail des suivis, c'est à dire le nom du projet -> le nom du livrable -> le nom du sous-livrable -> le nom de l'activité apparaîtra.

Affichage du détail du suivi

• Vous pourrez modifier le type des informations

Changer le type des informations affichées

Section de droite

Cette section permet à l'utilisateur de visualiser rapidement, les tâches et les suivis qui le concernent dans le temps. Nous expliquerons, plus loin, la légende du calendrier.

Suivis dans le temps

Affichage d'une période

Par défaut, le calendrier va afficher les suivis et tâches de la semaine en cours et ceux de la semaine suivante. Vous pourrez, cependant, visualiser vos tâches et suivis sur un intervalle de temps choisi. Pour se faire, sélectionnez, la vue choisie :

Sélection d'une période

Aujourd'hui

La date d'aujourd'hui est représentée par le symbole suivant :

Aujourd'hui

Pour sélectionner la date d'aujourd'hui, cliquez sur la croix et les tâches du jour apparaîtront :

Liste des tâches d'aujourd'hui

Sélectionner tout sur le calendrier

Il est possible de sélectionner tous les mois du calendrier. Pour se faire, cliquer avec le bouton droit de la souris, sur une journée du calendrier et sélectionnez Sélectionner tout :

Sélectionner tout le calendrier

Visualiser le mois précédent

Pour afficher le mois précédent dans le calendrier, cliquer sur la flèche :

Ajouts d'éléments dans le calendrier

Grâce à son interaction avec une grande partie des outils de la solution, vous pouvez ajouter, en tous temps, des éléments au calendrier. Pour se faire, cliquer dans une date désirée, avec le bouton droit de la souris, et sélectionnez le type d'élément à ajouter :

Ajout d'un élément

Type d'éléments

Les différents éléments qui peuvent être ajouté sont:

• Rencontre
• Tâche

Ajouter un élément pour un autre utilisateur

Comme nous l'avons vu plus haut, il est possible d'afficher le calendrier d'un autre utilisateur. Ainsi, vous pouvez ajouter des éléments à son calendrier en utilisant la même procédure pour ajouter des éléments.

Visualisation des détails d'un élément

Pour visualiser les détails d'un élément, cliquez sur le titre de ce dernier :

Visualiser les détails d'un élément du calendrier

La fenêtre des détails de l'élément va alors s'ouvrir.

Fenêtre des détails d'un élément

Modification d'un élément du calendrier

Vous pourrez, directement via le calendrier, modifier les éléments présents dans ce dernier. Pour ce faire, double cliquez dans la fenêtre des détails ou bien faites un clic droit avec votre souris sur le titre de la tâche. La fiche de l'élément va alors s'ouvrir et vous pourrez alors le modifier :

Modification d'un élément du calendrier

Pour les suivis de tâches, vous pourrez ajouter des commentaires en utilisant l'icône Bulle qui ouvrira une zone de texte :

Ajouter une information

Gestion des activités

Le but de votre calendrier est de vous aider à la gestion de vos activités quotidiennes. C'est pour cela que le but ultime serait d'avoir un calendrier vierge de toutes éléments notamment pour une période passée. Si ce n'est pas le cas, soit vous êtes en retard sur vos activités, soit vous n'avez pas mis à jour le suivi ou le statut de ces dernières.

Compléter les suivis

Pour tous les suivis (fin de tâche, suivi de tâches, de relation etc...) représentés par les ronds bleus dans votre calendrier, vous pouvez les indiquer comme étant complétés en cliquant sur la coche à droite du titre :

Compléter un suivi

Les conséquences de cette action sont :

1 - L'élément va disparaître de votre calendrier

2 - Le suivi indiqué dans la fiche de l'élément sera Complété

Suivi complété dans la fiche de l'élément

Statuer sur les éléments du calendrier

Vous pourrez facilement statuer sur les éléments présents dans votre calendrier. Pour ce faire, cliquer sur le menu déroulant, à droite du titre de l'élément, et sélectionnez le statut choisi :

Statuer sur un élément du calendrier

Si vous sélectionnez un statut comme étant Fermé pour un élément, celui-ci disparaîtra du calendrier, et se positionnera automatiquement dans l'onglet correspondant de la liste de sa famille (liste des tâches, des rencontres...).

Pour plus de détails concernant les états dits fermés pour le statuts, référez-vous à la section État.

La configuration des statuts des différents éléments du calendrier est possible via les listes respectives de ce dernier puis consultez la section sur la Ergonomie des listes