Demandes d'acquisition : Différence entre versions
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== Accès à l'outil == | == Accès à l'outil == | ||
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=== Permissions requises === | === Permissions requises === | ||
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Pour l'outil des demandes d'acquisitions, vous devez choisir entre différents types de permissions : | Pour l'outil des demandes d'acquisitions, vous devez choisir entre différents types de permissions : | ||
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:;Permission de ''lecture'' | :;Permission de ''lecture'' | ||
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=== Menu corporatif === | === Menu corporatif === | ||
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Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif : | Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif : | ||
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[[Image:Demande acqui Menu corpo.png|center|frame|Accès aux demandes d'acquisitions ]] | [[Image:Demande acqui Menu corpo.png|center|frame|Accès aux demandes d'acquisitions ]] | ||
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== Informations de base == | == Informations de base == | ||
| − | La fiche d'une | + | |
| + | La fiche d'une demande d'acquisition possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi,nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base : | ||
| − | [[Image:Demande acqui Infos de bases.png|center|frame|Informations de base]] | + | [[Image:Mobil Demande acqui Infos de bases.png|center|frame|Informations de base]] |
=== Titre === | === Titre === | ||
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Renseigner le titre de la demande d'acquisition. | Renseigner le titre de la demande d'acquisition. | ||
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=== Statut === | === Statut === | ||
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Les statuts sont personnalisables. Ceux prévus de base sont : | Les statuts sont personnalisables. Ceux prévus de base sont : | ||
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<div class="note"> | <div class="note"> | ||
| − | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets| | + | Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]]. |
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=== Responsable === | === Responsable === | ||
| + | |||
Permet de sélectionner le responsable d'une demande d'acquisition. | Permet de sélectionner le responsable d'une demande d'acquisition. | ||
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=== Projets === | === Projets === | ||
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Associer un ou plusieurs projets. | Associer un ou plusieurs projets. | ||
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=== Type de demande === | === Type de demande === | ||
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Les types de demandes sont personnalisables. Ceux de base sont : | Les types de demandes sont personnalisables. Ceux de base sont : | ||
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:* Forfaitaire variable | :* Forfaitaire variable | ||
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| − | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets| | + | Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]]. |
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=== Type de ressource === | === Type de ressource === | ||
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Les types de ressources sont personnalisables. Ceux de base sont : | Les types de ressources sont personnalisables. Ceux de base sont : | ||
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:* Humaines | :* Humaines | ||
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| − | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets| | + | Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]]. |
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=== Unités fonctionnelles === | === Unités fonctionnelles === | ||
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Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles. | Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles. | ||
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=== Tags === | === Tags === | ||
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Vous pourrez ajouter un ou plusieurs tags à une demande d'acquisition. | Vous pourrez ajouter un ou plusieurs tags à une demande d'acquisition. | ||
| − | == | + | == Appels d'offres et contrats == |
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| − | + | === Appels d'offres === | |
| − | + | Vous aurez la possibilité d'associer la demande d'acquisition à un appel d'offre et d'en sélectionner un statut. Lors de l'association, vous aurez le choix d'importer les informations de ce dernier. | |
| − | + | [[Image:Mobil Demande acqui appel offres.png|center|frame|Associer un appel d'offre]] | |
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| − | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets| | + | Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]]. |
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| + | Vous pouvez associer un ou plusieurs contrats à une demande d'acquisition et sélectionner un statut pour chacun des contrats. | ||
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| + | [[Image:Mobil Demande acqui Contrats.png|center|frame|Associer un contrat]] | ||
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| − | Pour | + | <div class="note"> |
| + | Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]]. | ||
| + | </div>> | ||
| − | + | === Intervenants et échéanciers === | |
| − | == | + | == Intervenants == |
| − | |||
| − | + | Chaque intervenant de cette demande d'acquisition peut être répertorié avec pour chacun d'entre eux une situation. vous pourrez également ajouter des notes. | |
| − | [[Image:Demande acqui | + | [[Image:Mobil Demande acqui Intervenants.png|center|frame|Ajouter des intervenants]] |
| − | = | + | <div class="note"> |
| + | Les situations des intervenants sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]]. | ||
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| + | == Échéancier == | ||
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| + | Si la demande d'acquisition fait partie d'un projet, vous aurez la possibilité de sélectionner le livrable ou l'activité, directement dans le plan de projet, pour lequel ladite demande d'acquisition s'applique. | ||
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| − | + | [[Image:Mobil Demande acqui Echeancier.png|center|frame|Ajouter des intervenants]] | |
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| + | == Budget autorisé et risques == | ||
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| − | Cette partie va permettre de définir les budgets | + | Cette partie va permettre de définir les budgets autorisés pour la demande d'acquisition ainsi que les risques relatifs à cette dernière. |
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| − | Pour ajouter un budget, cliquez sur le bouton '''ajouter''' | + | Pour ajouter un budget, cliquez sur le bouton '''ajouter''' puis entrer le titre. vous pouvez associer ce nouveau budget à un compte budgétaire, renseigner une quantité et un montant. Vous pourrez également ajouter un ou plusieurs documents pour chacun des budgets. |
| − | [[Image:Demande acqui Budget.png|center|frame|Ajouter un budget]] | + | [[Image:Mobil Demande acqui Budget.png|center|frame|Ajouter un budget]] |
| − | = | + | <div class="note"> |
| + | Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes. | ||
| + | </div>> | ||
| − | + | === Risques === | |
| − | + | Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs risques liés à cette demande d'acquisition. Les éléments du risque seront alors importés (statut, risque résiduel, risque brut). Vous pourrez cependant ajouter des notes et renseigner une situation pour chacun des risques. | |
| − | + | [[Image:Mobil Demande acqui risques.png|center|frame|Associer un risque]] | |
<div class="note"> | <div class="note"> | ||
| − | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets| | + | Les situations des risques sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs]]. |
| − | </div> | + | </div>> |
== Notes et documents == | == Notes et documents == | ||
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Vous pourrez documenter votre demande d'acquisition en y inscrivant des notes et en y associant un ou plusieurs documents. | Vous pourrez documenter votre demande d'acquisition en y inscrivant des notes et en y associant un ou plusieurs documents. | ||
| − | [[Image:Demande acqui | + | [[Image:Mobil Demande acqui notes et docs.png|center|frame|Ajouter une note et/ou un document]] |
== Suivis == | == Suivis == | ||
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Cette ultime section, va vous permettre de mettre en place des suivis qui apparaîtront, comme tous les suivis, dans votre calendrier, ce qui vous permettra de les gérer facilement et de statuer sur ces derniers. Pour ajouter un suivi, cliquez sur '''Ajouter''', sélectionnez la date ainsi que le responsable du suivi : | Cette ultime section, va vous permettre de mettre en place des suivis qui apparaîtront, comme tous les suivis, dans votre calendrier, ce qui vous permettra de les gérer facilement et de statuer sur ces derniers. Pour ajouter un suivi, cliquez sur '''Ajouter''', sélectionnez la date ainsi que le responsable du suivi : | ||
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| − | == Interface de la liste des | + | == Interface de la liste des demandes d'acquisition == |
| + | |||
L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition : | L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition : | ||
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=== Gérer les vues === | === Gérer les vues === | ||
| + | |||
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' : | Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' : | ||
| − | [[Image:Demande acqui gerer vue.png|center|frame|Gérer les vues]] | + | [[Image:Mobil Demande acqui gerer vue.png|center|frame|Gérer les vues]] |
<div class="note"> | <div class="note"> | ||
| − | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes# | + | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Modifier la vue des colonnes de la liste|Gérer les vues]]. |
</div> | </div> | ||
| − | |||
| − | Pour personnaliser les | + | === Statuts === |
| + | |||
| + | |||
| + | Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'une demandes d'acquisition, cliquez sur l'onglet '''vue''' puis '''gérer les champs''' : | ||
| − | [[Image:Demande acqui gerer champs.png|center|frame|Gérer les champs]] | + | [[Image:Mobil Demande acqui gerer champs.png|center|frame|Gérer les champs]] |
| − | [[Image:Demande acqui personnaliser champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts | + | [[Image:Mobil Demande acqui personnaliser champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts, des situations]] |
<div class="note"> | <div class="note"> | ||
| − | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets| | + | Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs / statuts]]. |
</div> | </div> | ||
=== Recherche === | === Recherche === | ||
| + | |||
Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition. | Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition. | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Mobil Demande acqui recherche.png|center|frame|Recherche]] |
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| − | [[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de toutes les demandes d' | + | [[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de toutes les demandes d'acquisitions qui ont le tag 2017]] |
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| − | [[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de toutes les demandes d' | + | [[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de toutes les demandes d'acquisitions qui ont le tag 2017 et priorité]] |
=== Filtres === | === Filtres === | ||
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| + | * Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin. | ||
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| + | [[Image:Mobil Demande acqui filtre.png|center|frame|Exemple de filtres possibles sur la liste des demandes d'acquisitions]] | ||
| − | [[Image: | + | |
| + | |||
| + | * Tous les filtres de la liste des demandes d'acquisitions n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien : | ||
| + | |||
| + | |||
| + | [[Image:Mobil Demande acqui filtre1.png|center|frame|Développer les filtres de la liste des demandes d'acquisitions]] | ||
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| + | [[Image:Mobil Demande acqui filtre2.png|center|frame|Développer les filtres de la liste des demandes d'acquisitions]] | ||
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| + | <div class="note"> | ||
| + | Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise | ||
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| + | :;Statuts | ||
| + | :Filtrer par statuts. | ||
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| + | Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris | ||
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:;Appels d'offres | :;Appels d'offres | ||
:Permet de rechercher par appel d'offre. | :Permet de rechercher par appel d'offre. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | :;Contrats | ||
| + | :Permet de rechercher par contrat. | ||
Version du 17 mai 2017 à 11:17
Ce sont les requêtes en provenance des gestionnaires de projets et/ou des unités d'affaires d'une organisation, en vue d'acquérir des biens et/ou des services pour permettre la réalisation de projets ou pour assurer le maintien des opérations.
Une demande d'acquisition peut éventuellement démarrer un processus d'appel d'offre en vue de la signature d'un contrat avec un fournisseur.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des demandes d'acquisitions
Pour l'outil des demandes d'acquisitions, vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir toutes les demandes d'acquisitions dans la liste des demandes d'acquisitions.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les demandes d'acquisitions dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les demandes d'acquisitions dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions
Menu corporatif
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :
Informations de base
La fiche d'une demande d'acquisition possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi,nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
Titre
Renseigner le titre de la demande d'acquisition.
Statut
Les statuts sont personnalisables. Ceux prévus de base sont :
- Nouvelle
- En cours
- En suspens
- Terminée
- Archivée
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs - les statuts.
>
Responsable
Permet de sélectionner le responsable d'une demande d'acquisition.
Projets
Associer un ou plusieurs projets.
Type de demande
Les types de demandes sont personnalisables. Ceux de base sont :
- Forfaitaire variable
- Per Diem
- Forfaitaire et Per Diem
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.
>
Type de ressource
Les types de ressources sont personnalisables. Ceux de base sont :
- Humaines
- Matérielles
- Logicielles
- Autres
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.
>
Unités fonctionnelles
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
Tags
Vous pourrez ajouter un ou plusieurs tags à une demande d'acquisition.
Appels d'offres et contrats
Appels d'offres
Vous aurez la possibilité d'associer la demande d'acquisition à un appel d'offre et d'en sélectionner un statut. Lors de l'association, vous aurez le choix d'importer les informations de ce dernier.
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.
>
Contrats
Vous pouvez associer un ou plusieurs contrats à une demande d'acquisition et sélectionner un statut pour chacun des contrats.
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.
>
Intervenants et échéanciers
Intervenants
Chaque intervenant de cette demande d'acquisition peut être répertorié avec pour chacun d'entre eux une situation. vous pourrez également ajouter des notes.
Les situations des intervenants sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.
>
Échéancier
Si la demande d'acquisition fait partie d'un projet, vous aurez la possibilité de sélectionner le livrable ou l'activité, directement dans le plan de projet, pour lequel ladite demande d'acquisition s'applique.
Budget autorisé et risques
Cette partie va permettre de définir les budgets autorisés pour la demande d'acquisition ainsi que les risques relatifs à cette dernière.
Budget autorisé
Pour ajouter un budget, cliquez sur le bouton ajouter puis entrer le titre. vous pouvez associer ce nouveau budget à un compte budgétaire, renseigner une quantité et un montant. Vous pourrez également ajouter un ou plusieurs documents pour chacun des budgets.
Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes.
>
Risques
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs risques liés à cette demande d'acquisition. Les éléments du risque seront alors importés (statut, risque résiduel, risque brut). Vous pourrez cependant ajouter des notes et renseigner une situation pour chacun des risques.
Les situations des risques sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs.
>
Notes et documents
Vous pourrez documenter votre demande d'acquisition en y inscrivant des notes et en y associant un ou plusieurs documents.
Suivis
Cette ultime section, va vous permettre de mettre en place des suivis qui apparaîtront, comme tous les suivis, dans votre calendrier, ce qui vous permettra de les gérer facilement et de statuer sur ces derniers. Pour ajouter un suivi, cliquez sur Ajouter, sélectionnez la date ainsi que le responsable du suivi :
Pour statuer complété sur un suivi, vous pourrez le faire en cliquant sur le non dans la colonne complété afin de faire apparaître la coche verte.
Interface de la liste des demandes d'acquisition
L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :
Gérer les vues
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Gérer les vues :
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les vues.
Statuts
Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'une demandes d'acquisition, cliquez sur l'onglet vue puis gérer les champs :
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Gérer les champs / statuts.
Recherche
Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....
Filtres
- Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
- Tous les filtres de la liste des demandes d'acquisitions n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise
- Statuts
- Filtrer par statuts.
Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris
- Responsables
- Permet de rechercher par responsable.
- Projets
- Permet de rechercher par projet.
- Unités fonctionnelles
- Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
- Type de demandes
- Permet de rechercher par type de demandes.
- Type de ressources
- Permet de rechercher par type de ressources.
- Appels d'offres
- Permet de rechercher par appel d'offre.
- Contrats
- Permet de rechercher par contrat.
- Risques
- Permet de rechercher par risque.
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