Flux de travail et règles : Différence entre versions

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(→‎Exemple d'un processus)
(→‎Configurer les couleurs dans les règles)
 
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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-schedule'></span>
 
<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-schedule'></span>
  
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Nous croyons qu’il faut concevoir chaque processus comme une entité « vivante » qui possède un cycle de vie débutant par un point d’origine et se terminant par un point d’arrivée, et que ce cheminement implique de « traverser » des étapes permettant au processus d’atteindre sa destination.   L’efficacité du processus est directement proportionnelle au niveau d’aisance et de facilité requis pour passer du point d’origine au point d’arrivée.   Cette façon de voir s’apparente avec les nombreux jeux vidéo proposant au joueur de franchir des étapes et des niveaux afin d’atteindre une ultime destination…    Avec ISIOS chaque étape franchie dans un processus est identifiée par un statut dont la nomenclature est configurable par l’organisation.
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Nous croyons qu’il faut concevoir chaque processus comme une entité « vivante » qui possède un cycle de vie débutant par un point d’origine et se terminant par un point d’arrivée, et que ce cheminement implique de « traverser » des étapes permettant au processus d’atteindre sa destination. L’efficacité du processus est directement proportionnelle au niveau d’aisance et de facilité requis pour passer du point d’origine au point d’arrivée. Cette façon de voir s’apparente avec les nombreux jeux vidéo proposant au joueur de franchir des étapes et des niveaux afin d’atteindre une ultime destination. Avec ISIOS, chaque étape franchie dans un processus est identifiée par un statut dont la nomenclature est configurable par l’organisation.
  
  
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Les flux de travail et règles sont accessibles sur plusieurs listes (Tâches, projets, demandes d'acquisitions, appels d'offres et contrats). À des fins d'explications, nous allons prendre ''tâches'' en exemple.
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Les flux de travail et règles sont accessibles sur plusieurs listes comme : projets, tâches, factures, demandes d'acquisitions, appels d'offres, contrats mais seront à terme disponibles dans toutes les fonctionnalités au besoin. À des fins d'explications, nous allons prendre ''projets'' en exemple.
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Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.
 
  
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Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale suivante est requise.
  
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:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne '''tâches''' ainsi que la permission '''Autoriser la personnalisation du flux de travail des éléments'''
 
  
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:* Sélectionnez l'option des listes '''Autoriser la personnalisation du flux de travail des éléments'''.
  
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[[Image:WF permis.png|center|frame|Permissions requises]]
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[[Image:Flux Permissions.png|center|frame|Permissions requises]]
  
  
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La liste de configuration des flux de travail et règles peut être accédée à partir de la liste de la fonctionnalité voulue dans l'option configurer :
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La liste de configurations des flux de travail et règles peut être accédée à partir de la liste de la fonctionnalité voulue dans l'option configurer :
  
  
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[[Image:WF accès.png|center|frame|Accéder aux flux de travail]]
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[[Image:Flux Projet Accès.png|center|frame|Accéder aux flux de travail]]
  
  
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== Informations de bases ==
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== Informations de base ==
  
  
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Les fonctionnalités proposées par les solutions technologiques doivent faciliter la réalisation des tâches administratives inhérentes aux processus développés par l’organisation.   Ces processus doivent avoir été élaborés par les responsables des unités fonctionnelles, et être entérinés par la haute direction de l’organisation afin de s’assurer qu’ils soient normalisés, complets et intégrés les uns avec les autres.   La conception de processus représente toutefois un défi de taille :   il faut s’assurer qu’ils soient vivants, dynamiques et conviviaux !   Fort est de constater que l’utilisation de processus dans le feu roulant des activités de gestion fait parfois l’objet de grandes résistances de la part des différents intervenants…  Ceux-ci diront que les processus auxquels ils doivent se soumettre ne sont pas adaptés à la réalité quotidienne et qu’il s’avère laborieux de les faire vivre.
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Les fonctionnalités proposées par les solutions technologiques doivent faciliter la réalisation des tâches administratives inhérentes aux processus développés par l’organisation. Ces processus doivent avoir été élaborés par les responsables des unités fonctionnelles, et être entérinés par la haute direction de l’organisation afin de s’assurer qu’ils soient normalisés, complets et intégrés les uns avec les autres. La conception de processus représente toutefois un défi de taille : il faut s’assurer qu’ils soient vivants, dynamiques et conviviaux ! Fort est de constater que l’utilisation de processus dans le feu roulant des activités de gestion fait parfois l’objet de grandes résistances de la part des différents intervenants. Ceux-ci diront que les processus auxquels ils doivent se soumettre ne sont pas adaptés à la réalité quotidienne et qu’il s’avère laborieux de les faire vivre.
  
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=== Interface de la liste des flux de travail et règles de tâches ===
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=== Interface de la liste des flux de travail et règles de projets ===
  
  
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[[Image:WF interface.png|center|frame|Interface des flux de travail]]
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[[Image:Flux Interface.png|center|frame|Interface des flux de travail]]
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=== Ajouter des groupes de règles ===
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Il n'existe pas de bonnes ou de mauvaises manières de configurer un ensemble de règles de flux de travail. Cependant afin de faciliter la gestion des différents flux, nous conseillons d'organiser la création des règles selon différentes natures de groupe comme :
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:* Règles de changements de statuts
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:* Règles des rôles des parties prenantes
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:* Règles de changements de phases (propre à la liste des projets)
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:* Règles de notifications
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Cliquez sur '''Ajouter''' et renseignez le titre du groupe de flux.
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[[Image:Flux Ajout Groupe.png|center|frame|Ajouter des groupes de flux]]
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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|- bgcolor='#f9fae1'
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| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Différencier des groupes de flux permettra d'activer un ensemble de règles individuellement.'''</big>
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|}
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== Ajouter des règles dans chacun des groupes ==
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Une fois les groupes de flux créés, il faut en déterminer l'ensemble de règles qui s'appliqueront pour ce groupe. Pour ajouter des règles dans un groupe, cliquez sur le titre du groupe, puis sur le bouton '''''Ajouter''''.
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{| style='margin-left: auto; margin-right: auto;'
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|-
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| [[Image:Flux Clic Titre groupe.png|gauche|frame|Accès à la configuration du groupe]]
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|| [[Image:Flux Ajout regle.png|centre|frame|Ajouter une règle à un groupe]]
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|}
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=== Configurer une règle ===
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Encore une fois, il n'existe pas une ''bonne'' manière de configurer une règle de flux de travail. Cependant pour aider à la configuration, des sections sont à disposition :
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:* Si avant l'enregistrement
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:* Si après l'enregistrement
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:* Si durant le contexte de l'enregistrement
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:* Actions si tout est vrai (Résultats attendus)
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Pour configurer une règle au moins 2 de ces sections doivent être configurées dont celles ''Actions si tout est vrai'' est obligatoire : Si avant l'enregistrement, Si après l'enregistrement, Si durant le contexte de l'enregistrement '''''ET''''' Actions si tout est vrai.
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<u>'''Si avant l'enregistrement'''</u> et '''Si après l'enregistrement''': déterminer si des règles doivent être vérifiées '''''Avant l'enregistrement''''' de l'item.
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# Ajouter une règle :  la liste des champs disponibles sera proposé.
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[[Image:Flux AvEnregist champ.png|center|frame|Choisir le champ]]
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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|- bgcolor='#fcf0de'
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Plusieurs champs peuvent être vérifiés dans cette section. Il faut cependant les configurer 1 par 1.</big>
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|}
  
  
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=== Ajouter ===
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# Définir le type : selon le champ choisi la liste des types proposés peut être différent
  
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Afin de vous permettre de gérer adéquatement vos flux de travail, ISIOS vous fournit un formulaire afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacun d'entre-eux. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
 
  
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[[Image:Flux AvEnregist Type.png|center|frame|Choisir le type]]
  
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[[Image:Wf ajouter.png|center|frame|Ajouter un flux de travail]]
 
  
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# Choisir la valeur : selon le champ choisi la liste des valeurs peut être un nombre à entrer, un choix à choisir dans une liste déroulante
  
−
Cliquer sur '''Ajouter''' et renseigner le titre de votre flux.
 
−
Ensuite, cliquer sur le titre pour établir les règles de votre flux de travail.
 
  
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[[Image:Flux AvEnregist VAleur.png|center|frame|Choisir la valeur]]
  
−
[[Image:Wf ajouter titre.png|center|frame|Interface des flux de travail]]
 
  
−
Un autre formulaire de saisi s'ouvre alors pour renseigner les règles.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Tous les champs sont disponibles pour configurer des règles de flux de travail autant les champs systèmes que les champs personnalisés.</big>
 +
|}
  
  
−
[[Image:Wf nouveau1.png|center|frame|Interface des flux de travail]]
+
<u>'''Si durant le contexte'''</u> : permet d'ajouter une vérification aux sections précédentes.
  
  
−
[[Image:|center|frame|Interface des flux de travail]]
+
[[Image:Flux Contexte.png|center|frame|Ajouter un/des contextes]]
  
  
−
=== Imprimer ===
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]].</big>
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|}
  
  
−
=== Recherche ===
+
<u>'''Actions si tout est vrai'''</u> : permet de configurer le/les résultats attendus. Les actions sont définies par le système mais d'autres actions peuvent être éventuellement ajoutée au besoin.
  
  
−
Afin de trouver rapidement un flux de travail parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition. Inscrire un mot du titre et la recherche se fera automatiquement.
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[[Image:Flux Si tout est vrai.png|center|frame|Ajouter un/des contextes]]
  
  
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[[Image:WF recherche.png|center|frame|Recherche]]
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
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| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Pour cette section, un message peut être configuré et s'affichera lors de l'application du résultat obtenu. Si aucun message n'est configuré, par défaut ce sera le titre de la règle qui s'affichera.'''</big>
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|}
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=== Configurer les couleurs dans les règles ===
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Pour ajouter de la couleur et/ou de l'information dans les règles, voici comment établir avec des règles ''html'' la mise en page de vos notifications
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Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:status à @AFTER:status
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Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel
 +
 
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Bonjour vous avez changé le statut de <span style='color:@BEFORE:statusColor;background:@BEFORE:statusBackground;'>@BEFORE:statusLabel</span> à <span style='color:@AFTER:statusColor;background:@AFTER:statusBackground;'>@AFTER:statusLabel</span>
 +
 
 +
 
 +
@BEFORE|AFTER:index
 +
 
 +
BEFORE:AFTER ---> AVANT ou APRÈS enregistrement
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*index ---> n'importe quel index qui se trouve dans la configuration des champs en colonne
 +
 
 +
Exemples:
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Bonjour vous avez changé le statut de "@BEFORE:status" à "@AFTER:status"
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'''Indique que le statut a changé sans aucune mise en forme'''
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Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel
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'''Indique le titre du statut sans aucune mise en forme'''
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Bonjour vous avez changé le statut de <span style='color:@BEFORE:statusColor;background:@BEFORE:statusBackground;'>@BEFORE:statusLabel</span> à <span style='color:@AFTER:statusColor;background:@AFTER:statusBackground;'>@AFTER:statusLabel</span>
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Vous avez changé le responsable @BEFORE:owner à @AFTER:owner
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== Exemples de flux de travail ==
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=== Exemples de règles pour le changement des statuts ===
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[[Image:Flux Ex Changement statut.png|center|frame|Exemples de règles pour le changement des statuts]]
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=== Exemples de règles pour les rôles des parties prenantes ===
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[[Image:Flux Ex RolesPP.png|center|frame|Exemples de règles pour les rôles des parties prenantes]]
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=== Exemples de règles pour le changement des phases de projet ===
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[[Image:Flux Ex Changement phase.png|center|frame|Exemples de règles pour le changement des phases de projet]]
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=== Exemples de règles pour les notifications ===
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[[Image:Flux Ex Notifications.png|center|frame|Exemples de règles pour les notifications]]
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== Activation des groupes de flux ==
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Pour que les groupes de règles s'appliquent à tous les items de la fonctionnalité, il faut cocher '''''Par défaut '''''.
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[[Image:Flux Par défaut.png|center|frame|Activer les règles par défaut]]
  
  
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[[Image:Wf proc type.png|center|frame|Processus-type]]
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[[Image:Flux Processus.png|center|frame|Processus type gestion de projet]]
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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|- bgcolor='#f9fae1'
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| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Avoir des processus clairs dessinés pour faciliter l'intégration de ces derniers dans les règles de flux de travail.'''</big>
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] N'hésitez pas à demander de l'aide à ISIOS pour vous accompagner dans la création et l'intégration de vos processus.</big>
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Version actuelle datée du 10 mai 2023 à 14:03

Nous croyons qu’il faut concevoir chaque processus comme une entité « vivante » qui possède un cycle de vie débutant par un point d’origine et se terminant par un point d’arrivée, et que ce cheminement implique de « traverser » des étapes permettant au processus d’atteindre sa destination. L’efficacité du processus est directement proportionnelle au niveau d’aisance et de facilité requis pour passer du point d’origine au point d’arrivée. Cette façon de voir s’apparente avec les nombreux jeux vidéo proposant au joueur de franchir des étapes et des niveaux afin d’atteindre une ultime destination. Avec ISIOS, chaque étape franchie dans un processus est identifiée par un statut dont la nomenclature est configurable par l’organisation.



Accès à l'outil

Permissions requises

Les flux de travail et règles sont accessibles sur plusieurs listes comme : projets, tâches, factures, demandes d'acquisitions, appels d'offres, contrats mais seront à terme disponibles dans toutes les fonctionnalités au besoin. À des fins d'explications, nous allons prendre projets en exemple.

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale suivante est requise.


  • Sélectionnez l'option des listes Autoriser la personnalisation du flux de travail des éléments.


Permissions requises


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


La liste de configurations des flux de travail et règles peut être accédée à partir de la liste de la fonctionnalité voulue dans l'option configurer :


Accéder aux flux de travail


Informations de base

Les fonctionnalités proposées par les solutions technologiques doivent faciliter la réalisation des tâches administratives inhérentes aux processus développés par l’organisation. Ces processus doivent avoir été élaborés par les responsables des unités fonctionnelles, et être entérinés par la haute direction de l’organisation afin de s’assurer qu’ils soient normalisés, complets et intégrés les uns avec les autres. La conception de processus représente toutefois un défi de taille : il faut s’assurer qu’ils soient vivants, dynamiques et conviviaux ! Fort est de constater que l’utilisation de processus dans le feu roulant des activités de gestion fait parfois l’objet de grandes résistances de la part des différents intervenants. Ceux-ci diront que les processus auxquels ils doivent se soumettre ne sont pas adaptés à la réalité quotidienne et qu’il s’avère laborieux de les faire vivre.


Interface de la liste des flux de travail et règles de projets

Les flux de travail et règles sont présentés sous forme de liste. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des flux de travail et règles :


Interface des flux de travail


Ajouter des groupes de règles

Il n'existe pas de bonnes ou de mauvaises manières de configurer un ensemble de règles de flux de travail. Cependant afin de faciliter la gestion des différents flux, nous conseillons d'organiser la création des règles selon différentes natures de groupe comme :

  • Règles de changements de statuts
  • Règles des rôles des parties prenantes
  • Règles de changements de phases (propre à la liste des projets)
  • Règles de notifications


Cliquez sur Ajouter et renseignez le titre du groupe de flux.


Ajouter des groupes de flux


Différencier des groupes de flux permettra d'activer un ensemble de règles individuellement.


Ajouter des règles dans chacun des groupes

Une fois les groupes de flux créés, il faut en déterminer l'ensemble de règles qui s'appliqueront pour ce groupe. Pour ajouter des règles dans un groupe, cliquez sur le titre du groupe, puis sur le bouton Ajouter'.


Accès à la configuration du groupe
Ajouter une règle à un groupe


Configurer une règle

Encore une fois, il n'existe pas une bonne manière de configurer une règle de flux de travail. Cependant pour aider à la configuration, des sections sont à disposition :

  • Si avant l'enregistrement
  • Si après l'enregistrement
  • Si durant le contexte de l'enregistrement
  • Actions si tout est vrai (Résultats attendus)

Pour configurer une règle au moins 2 de ces sections doivent être configurées dont celles Actions si tout est vrai est obligatoire : Si avant l'enregistrement, Si après l'enregistrement, Si durant le contexte de l'enregistrement ET Actions si tout est vrai.


Si avant l'enregistrement et Si après l'enregistrement: déterminer si des règles doivent être vérifiées Avant l'enregistrement de l'item.


  1. Ajouter une règle : la liste des champs disponibles sera proposé.


Choisir le champ


Plusieurs champs peuvent être vérifiés dans cette section. Il faut cependant les configurer 1 par 1.


  1. Définir le type : selon le champ choisi la liste des types proposés peut être différent


Choisir le type


  1. Choisir la valeur : selon le champ choisi la liste des valeurs peut être un nombre à entrer, un choix à choisir dans une liste déroulante


Choisir la valeur


Tous les champs sont disponibles pour configurer des règles de flux de travail autant les champs systèmes que les champs personnalisés.


Si durant le contexte : permet d'ajouter une vérification aux sections précédentes.


Ajouter un/des contextes


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


Actions si tout est vrai : permet de configurer le/les résultats attendus. Les actions sont définies par le système mais d'autres actions peuvent être éventuellement ajoutée au besoin.


Ajouter un/des contextes


Pour cette section, un message peut être configuré et s'affichera lors de l'application du résultat obtenu. Si aucun message n'est configuré, par défaut ce sera le titre de la règle qui s'affichera.


Configurer les couleurs dans les règles

Pour ajouter de la couleur et/ou de l'information dans les règles, voici comment établir avec des règles html la mise en page de vos notifications

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:status à @AFTER:status

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel


@BEFORE|AFTER:index

BEFORE:AFTER ---> AVANT ou APRÈS enregistrement

  • index ---> n'importe quel index qui se trouve dans la configuration des champs en colonne

Exemples:

Bonjour vous avez changé le statut de "@BEFORE:status" à "@AFTER:status" Indique que le statut a changé sans aucune mise en forme

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel Indique le titre du statut sans aucune mise en forme

Bonjour vous avez changé le statut de @BEFORE:statusLabel à @AFTER:statusLabel

Vous avez changé le responsable @BEFORE:owner à @AFTER:owner

Exemples de flux de travail

Exemples de règles pour le changement des statuts

Exemples de règles pour le changement des statuts


Exemples de règles pour les rôles des parties prenantes

Exemples de règles pour les rôles des parties prenantes


Exemples de règles pour le changement des phases de projet

Exemples de règles pour le changement des phases de projet


Exemples de règles pour les notifications

Exemples de règles pour les notifications


Activation des groupes de flux

Pour que les groupes de règles s'appliquent à tous les items de la fonctionnalité, il faut cocher Par défaut .


Activer les règles par défaut


Exemple d'un processus

Exemple d'un processus générique normalisé


Processus type gestion de projet


Avoir des processus clairs dessinés pour faciliter l'intégration de ces derniers dans les règles de flux de travail.


N'hésitez pas à demander de l'aide à ISIOS pour vous accompagner dans la création et l'intégration de vos processus.
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