Personnaliser les champs

Pour la plupart des listes sur ISIOS, vous pourrez configurer et personnaliser les statuts des champs des listes. La plupart des choix visibles dans les boites de sélection sont souvent des statuts personnalisables. Pour illustrer cette section, nous allons prendre pour exemple la liste des projets.

Permissions requises

Pour pouvoir modifier ou créer des champs ou des statuts dans une liste, il faut avoir la permission globale de Gérer sur l'outil correspondant.

Par exemple : si vous souhaitez ajouter/modifier les statuts et/ou des champs personnalisés dans la liste des projets, vous devez avoir la permission globale gérer sur l'outil des projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

Selon les fonctionnalités, il peut y avoir plusieurs champs à configurer comme par exemple :

• les statuts (pour la plupart des éléments des listes)
• l'évaluation de l'opportunité (pour les projets)
• les types (pour les rencontres)
• les statuts de sujets (pour les rencontres)
• les situations des soumissionnaires (pour les appels d'offres)

etc...

Gérer les statuts des champs fixés

Ajouter un statut pour un champ fixé

Par défaut, les listes afficheront certains statuts. Si dans la fiche d'un élément, une boite de sélection ne vous propose pas de choix, c'est que vous devez configurer les statuts pour le champs fixé. Pour ce faire :

1. Cliquez Vues puis Gérer les champs

Gérer les champs

La fenêtre d'édition des champs va alors s'ouvrir :

Fenêtre d'édition des champs

Des champs fixés apparaissent par défaut et ne seront pas supprimables.

2. Cliquez sur le champ pour lequel vous voulez ajouter ou modifier des statuts

Modification des statuts pour le champ Rôle pour les ressources

3. Cliquez sur le bouton Ajouter, puis renseignez le nom en anglais et en français

Ajouter un statut pour le champ Rôle pour les ressources

La traduction en anglais n'est pas obligatoire, cependant nécessaire si certains utilisateurs de votre base de données sont anglophones.

4. Pour certains champs, lors de l'ajout d'un Nouveau Statut, vous aurez besoin de renseignez la colonne État et la colonne Onglet. Il existe des états dit Actifs,Fermés et Neutres. Prenons par exemple dans la liste des projets, et dans gérer les champs, le champ Statuts cette fois-ci.

Ajouter un statut pour le champ Rôle pour les ressources

Attribuer un état pour chacun des statuts et définir les statuts par défaut dans la liste

États actifs : Nouveau, En cours, En attente

Un élément, comme une tâche, avec un statut En cours qui correspond à un état actif apparaîtra dans votre calendrier.

États fermés : Fermé, Complété, Archivé, Supprimé

Un élément, comme une rencontre, avec un statut complété qui correspond à un état fermé disparaîtra de votre calendrier pour aller se positionner dans la liste des rencontres.

État neutre : Modèle

Un élément, comme une rencontre, avec un statut modèle n’apparaîtra pas dans votre calendrier, mais pourra être réutilisé en filtrant les statuts dans la liste des rencontres.

Onglet

Sélectionnez le ou les statuts à afficher par défaut à l'ouverture de chacune de la liste. Dans l'exemple ci-dessus, lorsque j'ouvrirais la liste des projets, seuls les projets qui auront le statut Besoin et Démarrage et En coursapparaîtront par défaut.

Lorsque vous configurez les statuts et champs d'une liste, vous configurez ces derniers pour tous les utilisateurs de votre base de données.

Modifier les couleurs du fond et du texte d'un statut

Pour chacun des statuts existants, vous pouvez modifier individuellement la couleur de fond et d'écriture. Pour modifier la couleur d'écriture, cliquez sur la colonne Couleur et pour celle du fond cliquez sur la colonne Fond'.

Personnaliser la couleur de fond et d'écriture d'un statut

Modifier et supprimer un statut

Modifier un statut existant

Pour modifier le nom d'un statut, cliquez sur le nom et modifiez le.

Modifier un statut

En changeant le nom d'un statut existant, vous modifierez automatiquement le nom du statut pour tous les éléments auxquels ce dernier à été associé.

Supprimer un statut existant

Pour supprimer un statut, faites un clic droit sur le statut à supprimer puis sélectionnez Supprimer.

Supprimer un statut

En supprimant le nom d'un statut existant, tous les éléments auxquels le statut a été associé, se retrouveront sans aucun statut.

Gérer les champs personnalisés

Ajouter un nouveau champ personnalisé

1. Cliquez Vues puis Gérer les champs

Gérer les champs

La fenêtre d'édition des champs va alors s'ouvrir :

Fenêtre d'édition des champs

Des champs fixés apparaissent par défaut et ne seront pas supprimables.

2. Cliquez sur Ajouter et renseigner le titre du champ en anglais et en français.

Ajouter un champ personnalisé

3. Choisissez dans la colonne Type, le type de champ personnalisé que vous souhaité créer.

Sélection du type pour le champ personnalisé

Vous aurez le choix entre :

• Chaîne : limite le nombre de caractères dans le champ

• Texte : permet de rédiger des notes, commentaires. Ce champ est beaucoup moins limité sur le nombre de caractères qu'un champ de type Chaîne

• Nombre : permet de renseigner uniquement des nombres entiers

• Décimale : permet de renseigner des nombres avec décimales

• Date : permet de renseigner une date

• Check : permet de cocher oui ou non

• Sélection : permet de sélectionner un choix personnalisé dans une boite de sélection

Ne pas oublier d'enregistrer.

Configuration de certains champs personnalisés

Selon le type de champs personnalisés que vous souhaitez ajouter, certaines configurations supplémentaires seront nécessaires.

Champs personnalisés de type Nombre et Décimale :

Pour configurer ces champs, cliquez sur le titre du champ, et renseignez un suffixe (CAD, $, %, Pieds etc...)

Entrer dans le champ personnalisé à configurer

Entrer le suffixe choisi

Ne pas oublier d'enregistrer.

Champs personnalisés de type Date :

Pour les champs de type Date, vous aurez la possibilité de sélectionner le format de la date. Pour ce faire cliquez sur le titre du champ et sélectionnez le format souhaité.

Entrer dans le champ personnalisé à configurer

Choisir le format de la date

Ne pas oublier d'enregistrer.

Champs personnalisés de type Selection :

Pour les champs de type Selection, vous devrez configurer les différents choix qui seront dans la boite de sélection.

Entrer dans le champ personnalisé à configurer

Fichier:Champs Choix Select.png

Configurer les choix de la boite de sélection

Ne pas oublier d'enregistrer.

Commentaires d'aide pour tous les champs personnalisés

Peu import le type de champs personnalisés que vous avez créé, vous aurez la possibilité de renseigner des Commentaires d'aide pour chacun d'entre eux. Pour ce faire, cliquez sur le titre du champ personnalisé et compléter la section correspondante.

Entrer dans le champ personnalisé à configurer

Entrer un commentaire d'aide

Ne pas oublier d'enregistrer.

Maintenance

Visualiser une maintenance

Comme tous les champs personnalisés modifient la structure initiale de l'élément pour lequel vous avez ajouté ces champs personnalisés, une maintenance doit être effectuée afin de déployer les nouveaux champs pour tous les utilisateur de la base de données. Les champs avec un + indiquent que ce sont des champs qui attendent une maintenance pour pouvoir être utilisés.

Symbole de la maintenance

Effectuer une maintenance

Seul un administrateur une ressource détenant la permission globale de Maintenance est autorisé à démarrer une maintenance. Cette permission est une option qui se trouve dans les permissions globales.

Pour plus d'informations sur les options des permissions globales, référez-vous à Tutoriel #18