Projets

À l'instar du Project Management Institute (PMI) et du nombre croissant de firmes de consultation qui se spécialisent en gestion de projet, nous avons statué sur notre propre définition du terme projet, à savoir :

« Un projet consiste en une mobilisation de ressources humaines, matérielles et financières circonscrites dans le temps, dans le but de créer un bien tangible ou un bien intangible unique ».

Quoique légèrement plus explicite par l'allusion aux types de ressources devant être mobilisées, cette définition est en tout point conforme à celle du PMI, qui décrit un projet comme « une tentative entreprise temporairement pour créer un produit ou un service unique ».

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des projets, la permission suivante est requise :

• Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne de Projets

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

La liste des projets peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Tableau de bord corporatif
• Tableau de bord personnel

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des projets en tout temps en cliquant sur le l'onglet suivant :

Accès rapide via la barre d'outils

Tableau de bord corporatif

Pour accéder à la liste des projets corporatifs via le tableau de bord corporatif, cliquez sur le lien suivant dans la boîte Portefeuille :

Accès via le Tableau de bord corporatif

Tableau de bord personnel

Pour accéder à la liste des projets corporatifs via votre tableau de bord personnel, cliquez sur le lien suivant :

Accès via le Tableau de bord personnel

Informations de base

La fiche d'un projet possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi,nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Informations de base

Projet

Le titre du projet doit être significatif, car il sera utilisé comme référence dans tous les outils d'ISIOS.

Phase

Vous pouvez changer la phase du projet directement via ce diagramme :

Phase

Opportunité

C'est pendant cette phase que le projet est évalué par le programme d'investissement.

Démarrage

C'est au cours de cette étape que les besoins, les problèmes et les opportunités d'affaires sont précisés.

Planification

C'est pendant la phase de planification que le chef de projet précise de façon détaillée les paramètres de réalisation du projet tels que les caractéristiques de la solution, le budget requis, le calendrier de livraison, ainsi que la nature et le nombre de ressources humaines et matérielles requises.

Réalisation

Durant cette étape, la principale responsabilité du chef de projet consiste à mener à bien l'ensemble des activités de projet en respectant les trois contraintes classiques : le coût projeté, le calendrier de livraison et la qualité des biens livrables.

Fermeture

Le projet entre dans sa phase de fermeture lorsque les objectifs ont été atteints et que le client utilisateur prend possession de biens livrables.

Statut

Les statuts de base d'un projet

Les différents statuts de base d'un projet sont :

• Mandat obtenu
• Offre(s) déposée(s)
• Offre acceptée
• Documents requis en main
• Acte notarié
• Financement accepté
• New
• En progrès
• Complet

Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section Gestion des listes.

Responsable

Permet de sélectionner le responsable du projet.

Champion

Permet de sélectionner le champion du projet.

Sous-portefeuille

Permet d'associer le projet à un sous-portefeuille.

Programme

Permet d'associer le projet à un programme.

Sous-programme

Permet d'associer le projet à un sous-programme.

Unité fonctionnelle

Permet d'associer le projet à des unités fonctionnelles.

Relation

Permet d'associer le projet à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).

Description

Permet d'ajouter une description plus complète du projet.

Opportunité

C'est dans cette section que vous définissez le projet comme une opportunité d'affaire.

Opportunité

Évaluation

Vous pouvez évaluer votre opportunité. Les valeurs possibles sont définis via l'outil de configuration des valeurs d'évaluation des opportunités.

Contraintes

Vous pouvez définir la liste des contraintes qui touchent cette opportunité. Les contraintes ont comme champs :

• un titre
• une évaluation
• un type
• un responsable
• une date de suivi

Obligation réglementaire

C'est via ce champ que vous définissez l'obligation réglementaire.

Impact de l'obligation

C'est via ce champs que vous définissez l'impact de l'obligation décrit ci-dessus.

Objectifs

C'est via cette section que vous définissez les objectifs que votre opportunité d'affaire cherche à atteindre. De plus, cette section vous permet d'évaluer le projet comme opportunité pour un programme d'investissement.

Objectifs

Programme d'investissement

Vous pouvez associer cette opportunité à un programme d'investissement.

Objectif globaux

Ce champs affichera le résultat de l'évaluation des objectifs.

Chaque objectif doit avoir:

• un titre
• une valeur métrique
• une cible
• une valeur projetée
• l'écart
• l'évaluation de l’objectif.

Pour plus d'informations, consultez la section sur le programme d'investissement

Objectifs stratégiques

Cette liste permet de définir les objectifs stratégiques.

Objectifs opérationnels

Cette liste permet de définir les objectifs opérationnels.

Objectifs financiers

Cette liste permet de définir les objectifs financiers.

Objectifs

Ce champs permet d'ajouter des détails sur les objectifs ou de renchérir certaines explications.

Étapes d'approbation et conformités

Cette section permet de définir les étapes d'approbation et leurs conformités.

Mesures

Nature du projet

C'est via cette sélection que vous pouvez choisir la nature du projet.

Étapes d'approbation

Vous pouvez définir les étapes d'approbation du projet. Une étape peut avoir les champs suivants :

• Titre
• Autorisé
• Description
• Critères d'autorisation
• Date autorisée

Conformités

Vous pouvez définir la liste des conformités pour ce projet. Les conformités peuvent avoir les champs suivants :

• Titre
• Projet

Permissions

C'est via cette section que vous définissez les droits et les processus qui affecteront le projet.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la gestion des permissions

Méthodes

ISIOS est une application flexible qui vous permet de choisir la route que prendra votre projet. Ainsi, vous pouvez choisir d'activer ou non les processus suivants :

Utilisation de l'énoncé

L'énoncé de projet est une entente régissant les modalités d'un projet et grâce à laquelle tous les intervenants sont informés des paramètres. C'est via ce document que le directeur donne son aval pour engager les ressources de son organisation dans des activités de projets. En activant ce module, vous aurez accès à des outils afin de gérer l'énoncé de votre projet.

Utilisation des feuilles de temps

Le module de gestion des efforts permet d'activer la saisie des heures réelles via les feuilles de temps. Ainsi, il permet aux utilisateurs de saisir leur temps pour chacune des activités de projet. C'est via cette saisie que le niveau d'avancement est compilé.

Modification des heures à venir par la feuille de temps

Ce paramètre donne l'autorisation aux ressources affectées dans les activités de projet, de modifier les heures à venir directement via leurs feuilles de temps.

Autres champs disponibles

Autres les champs (colonnes) qui sont visibles dans la liste de projets, vous pourrez sélectionner d'autres champs :

ID

Un numéro (ID) est attribué à chacun des projets.

Version

Affiche la version du projet. Les révisions de projet incrémentent les versions.

Risques

Permet d'afficher le nombre de risques reliés au projet.

Messages

Permet d'afficher le nombre de messages associés au projet.

Capex interne

Les dépenses en capital interne

Capex

Les dépenses en capital

Opex interne

Les dépenses en opération interne.

Opex

Les dépenses en opération.

Coûts interne

Permet d'afficher les coûts internes des ressources.

Profitabilité

Permet d'afficher la profitabilité d'un projet.

TRI

Taux de Rentabilité Interne

VAN

Valeur Actuelle Nette

DRA

Délais de récupération actualisé

Interface de la liste des projets

L'outil de gestion des projets est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :

Gérer les vues

Pour gérer les champs, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :

Gérer les champs

Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section Gestion des listes.

Onglet

La liste possède les onglets suivants :

• Actif
• Suspendu
• Reporté
• Archivés
• Modèle

Onglets

Recherche

Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des projets possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

Responsable

Permet de rechercher par responsable.

Portefeuille

Permet de rechercher par portefeuille.

Programme

Permet de rechercher par programme.

Sous-programme

Permet de rechercher par sous-programme.

Unité fonctionnelle

Permet de rechercher par unité fonctionnelle.

Relation

Permet de rechercher par relation.

Industrie

Permet de rechercher par industrie.

Sous-industrie

Permet de rechercher par sous-industrie.

Nature du projet

Permet de rechercher par nature du projet.

Étape d'approbation

Permet de rechercher par étape d'approbation.

Programme d'investissement

Permet de rechercher par programme d'investissement.

Phases

Permet de rechercher les projets qui sont à l'intérieur d'une phase spécifique.