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Version du 13 novembre 2019 à 12:51
La production de biens tangibles exige que l'on se livre à un exercice de planification soutenu afin de bien évaluer les délais et les efforts requis pour mener à bien chacune des activités de projet nécessaires à la réalisation des biens livrables.
ISIOS utilise le diagramme de Gantt comme outil principal pour la gestion des délais et des efforts.
Sommaire
- 1 Accès à l'outil
- 2 Représentation des données
- 3 Fonctionnement de l'outil
- 4 Navigation
- 5 Enregistrement
- 6 Gestion des activités
- 7 Dépendances
- 8 Déplacer les activités
- 9 Importer un échéancier
- 10 Colonnes disponibles
- 11 Configuration de l'échéancier
- 12 Exporter
- 13 Gestion des tâches et des efforts des ressources
- 14 Autres options
- 15 Filtres et recherches
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder au diagramme de Gantt d'un projet, les permissions globales minimum suivantes sont requises :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Échéancier
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Projet
Pour l'outil échéancier vous devez choisir entre différents types de permissions :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir tous les échéanciers des projets dont vous êtes responsable .
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.
- Permission de écriture
Cette permission permet de modifier les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.
- Permission d'ajouter / supprimer
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.
- Permission de Gérer
Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
Le diagramme de Gantt peut être accédé à partir du tableau de bord d'un projet.
Tableau de bord d'un projet
Vous pouvez accéder au diagramme de Gantt via le tableau de bord d'un projet ou via le sous-menu de la liste des projets. Pour ce faire, cliquez sur le lien Échéancier :
Selon vos permissions globales et projets, vous pourrez modifier ou bien seulement consulter l'échéancier. Afin d'avoir plus de renseignements sur la gestion des droits d'accès, référez-vous à la section Gestion des Permissions Globales.
Représentation des données
Dans le diagramme de Gantt, les données se présentent sous deux formes :
- une représentation des données sous forme de structure en arbre
- une représentation des activités sous forme de barre de temps
Structure en arbre
La structure de fractionnement des travaux se fait sous forme d'arbre :
Ainsi, les travaux peuvent être découpés en :
- Livrable
- Sous-livrable
- Activité
- Sous-activité
- Jalon
Barre de temps
La représentation graphique se fait sous forme de barre étalée dans le temps :
La représentation graphique affiche aussi les barres des activités parentes (barres noires), permettant de voir efficacement les implications des activités (barres bleues) entres-elles.
Fonctionnement de l'outil
À prime abord, le diagramme de Gantt peut être perçu comme un outil complexe. Étant conscient de cette perception, ISIOS a conçu son ergonomie afin de faciliter les actions des utilisateurs. Pour bien vous montrer chacunes des parties de l'outil, nous commencerons par expliquer ses grandes lignes, pour entrer, par la suite, dans ses opérations plus spécifiques.
Étant donné que le diagramme de Gantt est l'outil principal pour la gestion des délais et des efforts, les données entrées dans la fiche du projet auront un impact direct sur les coûts en fonction des phases du projet :
- Opportunité, Démarrage et Planification
- Durant cette phase, les coûts divers et les coûts des ressources humaines sont classés dans la section Préliminaire.
- Réalisation
Pour plus d'informations, consultez la section sur la La phase d'un projet
Si vous passez votre projet en réalisation, AUCUN retour en arrière n'est possible.
Pour déplacer l'affichage de la semaine dans la section des représentations par barre, cliquez sur les flèches suivantes situées à l'extrémité de la barre de temps :
Enregistrement
Contrairement à certains autres outils de la solution, vous devez provoqué l'enregistrement des données du diagramme de Gantt via le bouton Enregistrer ou utiliser le raccourci CTRL+S qui enregistre votre échéancier sans quitter la page:
Gestion des activités
Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des délais. Ainsi, c'est via cette interface que vous pouvez planifier les différents travaux du projet. La solution ISIOS utilise une façon efficiente pour fractionner ses travaux, où chaque activité nécessaire est inscrite à l'intérieur d'un livrable. Ainsi, cette façon vous permet d'avoir une meilleure gestion de vos coûts.
Fractionnement des travaux
Comme introduit dans la section Structure en arbre, les travaux peuvent être fractionnés en plusieurs types. Le type principal est le livrable. Il est donc obligatoirement sur le premier niveau. Ainsi, les autres types sont toujours définis en fonction du type supérieur et de son niveau. L'architecture des types possibles est :
- Premier niveau
- Livrable
- Activité
- Jalon
- Deuxième niveau
- Sous-Livrable
- Activité
- Jalon
- Troisième niveau
- Activité
- Jalon
- Quatrième niveau
- Sous-Activité
- Jalon
La solution ISIOS a fait le choix efficace de limiter l'arborescence à quatre niveaux, forçant ainsi le chef de projet à concevoir des plans de projets concis orientés vers les livrables.
Créer une nouvelle branche
Pour créer une branche de projet, l'outil de gestion des délais vous offre deux options :
- Mode d'insertion détaillée
- Mode d'insertion rapide
Mode d'insertion détaillée
Livrable
Pour ajouter un nouveau livrable, cliquez sur la cellule du titre du projet dans lequel vous souhaitez l'ajouter puis cliquez sur le bouton Nouveau :
La fenêtre suivante s'affichera :
- Titre
- Vous devez indiquer le titre du livrable.
- Type
- C'est ici que vous pourrez éventuellement changer le type de votre branche pour :
- Livrable
- Activité
- Jalon
Activité
Pour ajouter une nouvelle activité, cliquez sur la cellule du livrable dans lequel vous souhaitez l'ajouter puis cliquez sur le bouton Nouveau :
La fenêtre suivante s'affichera :
- Titre
- Vous devez indiquer le titre de l'activité.
- Type
- C'est ici que vous pourrez éventuellement changer le type de votre branche pour :
- Sous-Livrable
- Activité
- Jalon
- Début
- Entrez la date de début de l'activité.
- Durée
- La durée de l'activité se calcule automatiquement en fonction des dates de début et de fin.
- Fin
- Entrez la date de fin de l'activité.
- Avancement
- L'avancement se calcule automatiquement en fonction du statut des tâches, des heures travaillées ou bien manuellement.
- Critique
- Vous pouvez définir si l'activité est sur le chemin critique.
- Légende
- Vous pouvez associer une activité à une légende.
- Note
- Entrez des notes de l'activité
- Champs libres
- Vous pouvez associer une activité à un champ libre.
Pour plus d'informations concernant l'ajout dune ressource à votre tâche, référez-vous à la section Ajouter une ressource.
Mode d'insertion rapide
Pour utiliser le mode d'insertion rapide, vous avez 2 possibilités :
1 - cliquer sur la branche que vous souhaitez éclater et appuyer sur la touche INSERT de votre clavier. La nouvelle branche se positionnera à la fin de votre échéancier
2 - cliquer avec le bouton droit de la souris, sur le parent de l'activité que vous voulez insérer (ou le projet). Le menu suivant s'affichera :
Afin de vous faciliter la tâche, les types possibles s'afficheront. Vous pourrez alors choisir celui désiré et entrer le titre approprié.
Supprimer une branche
Pour retirer une branche de votre échéancier, positionner vous sur la branche à supprimer puis cliquez sur Supprimer de votre clavier ou bien cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la branche en question, et sélectionner Supprimer :
Un élément initialement planifié avec un coût et/ou des heures ne peut être supprimé que via une révision. Pour plus d'informations, référez-vous à la section Suppression
Dépendances
Il est possible d'établir des relations de dépendances entre les activités d'un plan de projet. La solution ISIOS permet de créer ces relations en attribuant aux activités :
- des prédécesseurs
- des successeurs
Type de relations
ISIOS supporte plusieurs types de relations de dépendance :
- Début vers début
- Fin vers début
Attention ! Certaines relations changeront les dates des activités impliquées !
- Début vers début
- Ce type de dépendance oblige deux activités à démarrer en même temps.
- Fin vers début
- L'activité prédécesseure doit être totalement terminée pour que l'activité successeure puisse commencer.
Prédécesseurs / Successeurs
Pour ajouter un successeur ou prédécesseur, faites apparaître les colonnes du même nom. Puis sélectionnez dans les colonnes les branches dépendantes les unes des autres ainsi que le type de dépendance :
Vous pouvez toujours créer un lien de dépendance de type prédécesseur via le diagramme des barres. Pour se faire, vous devez cliquer sur une barre en gardant la touche CTRL + Alt enfoncées. Lorsque vous vous dirigerez vers une autre barre d'activité, les pointillés vous indiqueront le nouveau lien :
Retirer une relation
Pour retirer une relation, qu'elle soit de type prédécesseur ou successeur, cliquez sur la cellule de la relation et, avec le bouton droit de la souris, cliquez sur Supprimer sur la relation en question :
Déplacer les activités
La solution ISIOS vous permet de déplacer les activités de projet à l'intérieur du plan de projet. Ainsi, il y a deux façons de les déplacer :
- en utilisant la souris et en faisant glisser l'activité vers l'endroit désiré
- en utilisant la technique du copier-coller
Le rôle des types
Comme expliqué dans la section du fractionnement des activités, seulement certains types peuvent en contenir d'autres. Ainsi, il est possible que le déplacement désiré ne soit pas permis en fonction des types impliqués.
Glisser - déposer
Pour faire glisser une activité, vous n'avez qu'à cliquer sur celle désirée et tenir enfoncé le bouton gauche de la souris. Ensuite, déplacez le curseur vers l'endroit désiré. Il y a deux types de mouvement permis :
- Déplacement au dessus d'une autre activité
- Déplacement à l'intérieur d'un autre conteneur
Déplacement au-dessus
Lorsque vous déplacez une activité au-dessus d'une autre, deux indicateurs s'afficheront :
- Une ligne pointillée rouge vous indiquant où l'activité se déplacera
- Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement
Une fois le déplacement terminé, vous aurez le résultat suivant :
Déplacement à l'intérieur
Lorsque vous déplacez une activité à l'intérieur d'une autre, trois indicateurs s'afficheront :
- Le titre de l'activité deviendra gras
- Une icône de (+) s'affichera
- Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement
Une fois le déplacement complété, vous aurez le résultat suivant :
Couper - coller
Pour déplacer un élément en utilisant le couper-coller, cliquer avec le bouton droit de la souris, sur l'élément à déplacer et sélectionner l'option Couper :
Ensuite, cliquer avec le bouton de droit de la souris sur l'élément en-dessous duquel vous voulez voir l'activité et sélectionner l'option Coller :
Les raccourcis clavier CTRL+X pour le couper et CTRL+V pour le coller fonctionnent dans l'échéancier ISIOS
Copier - coller
Pour copier un élément ou un groupe d'éléments (livrable contenant des sous-livrables, activités etc...), cliquer avec le bouton droit de la souris, sur l'élément à copier et sélectionner l'option Copier :
Ensuite, cliquer à nouveau avec le bouton de droit de la souris sur l'élément copié et sélectionner l'option Coller :
Les raccourcis clavier CTRL+C pour le couper et CTRL+V pour le coller fonctionnent dans l'échéancier ISIOS
Importer un échéancier
Importer un échéancier modèle
Un échéancier modèle est un échéancier qui appartient à un projet ayant un statut Modèle. Pour ce faire, cliquer sur le bouton Importer et sélectionner le plan de projet modèle à importer.
Importer un échéancier utilisé dans un autre projet
Pour importer l'échéancier d'un projet déjà utilisé, il suffit de faire apparaître tous les projets et pas seulement les projets en statut modèle. Cliquer sur le bouton Importer, enlever les filtres de statuts et rechercher le plan de projet à importer.
Colonnes disponibles
Explications des colonnes
- Tâches
- Toutes les tâches : Toutes tâches confondues peu importe l'état de celles-ci
- Nouvelles tâches : Tâches ayant un statut nouveau
- Tâches en cours : Tâches ayant l'état en cours
- Tâches complétées : Tâches ayant l'état Fermé
- Risques
- Nombre de risques associés
- Points de suivis
- Nombre de points de suivis associés
- Documents
- Documents associés
- Colonnes personnalisés
- Vous pouvez personnaliser jusqu'à 15 colonnes de type texte
- Périodes
- Période budgétisée : Date de début et de fin prévue pour effectuer l'activité
- Période initiale : Date de début et de fin planifiée lors du passage en réalisation du projet (baseline)
- Période révisée : Date de début et de fin modifiée et autorisé par une révision
- Période travaillée : Date de début et de fin des feuilles de temps remplis liés à l'activité
- Période projetée : Les dates projetées correspondent soit à la première date entrée dans l'échéancier concernant l'activité ou bien, la première date à laquelle des heures ont étés travaillées dans la feuille de temps
- Écart période budgétisée :
- Écart période initiale : Nombre de jours en écart selon les dates de début/fin initialement planifiés
- Écart période révisée : Nombre de jours en écart selon les dates de début/fin révisés
- Heures
- Heures budgétées : Total des heures prévues pour effectuer la/les tâches (heures définies par le gestionnaire à la planification + heures requises définies par la ressource )
- Heures initiales : Total des heures budgétées définies lors du passage en réalisation du projet (baseline)
- Heures révisées : Total des heures modifiées et autorisées dans une révision
- Heures à venir : Total des heures projetées - heures heures travaillées
- Heures engagées : Total des heures travaillées et colligées dans la feuille de temps
- Heures validées : Total des heures travaillées, colligées dans la feuille de temps et validées par un gestionnaire
- Heures travaillées : Total des heures dans la feuille de temps
- Heures projetées : Total des heures à venir + heures engagée + heures validées
- Écart heures budgétées :
- Écart heures initiales :
- Écart heures révisées :
- Coûts
- Prix coûtant budgété :
- Prix coûtant initial :
- Prix coûtant révisé :
- Prix coûtant à venir :
- Prix coûtant engagé :
- Prix coûtant validé :
- Prix coûtant travaillé :
- Prix coûtant divers :
- Prix coûtant projeté :
- Écart coût budgété :
- Écart coût initial :
- Écart coût révisé :
- Prédécesseurs
- Le nom de l'élément relié
- Successeurs
- Le nom de l'élément relié
- Responsable
- Nom du responsable de l'élément
- Ressources
- Ressources ayant des tâches à leur nom
- Avancement
- Le pourcentage d'avancement de votre projet et/ou activité
- Type
- Titre du type de la ligne
- Légende
- Critiques
- Permet d'inscrire si l'élément est critique ou non
- Notes
- Un champ texte disponible pour laisser des notes
- ID
- L'ID de l'élément
Les colonnes affichées s'enregistreront par utilisateur.
Accès rapides disponibles dans l'échéancier
Plusieurs colonnes sont maintenant disponibles dans l'échéancier. Celles-ci vous permettent de vous rendre directement à la liste choisie. Si vous cliquez dans la colonne voulue du type projet, vous aurez tous les éléments disponibles de la liste. Si vous sélectionnez une ligne en particulier , vous verrez seulement les éléments associés à celle-ci.
Configuration de l'échéancier
Afin de vous aider à vous servir efficacement du diagramme de Gantt, ISIOS met à votre disposition plusieurs paramètres qui vous permettront de moduler l'affichage afin de cerner les informations pertinentes.
Diagramme
D'autres Vues pour le diagramme sont disponibles :
Légende et couleurs
Afin de filtrer des éléments de l'échéancier ou bien seulement de visualiser avec différentes couleurs ces derniers, il est possible de configurer des légendes et couleurs.
Les légendes configurées sont propres à l'échéancier.
Une fois la légende configurée, faire apparaître la colonne dans l'échéancier, puis associer la branche à la légende souhaitée.
Colonnes personnalisées
Vous pouvez ajouter jusqu'à 15 colonnes personnalisées afin d'apporter un niveau d'informations supplémentaires à votre échéancier.
Les colonnes personnalisées configurées sont propres à l'échéancier.
Une fois les colonnes personnalisées configurées, faire apparaître ces colonnes dans l'échéancier.
Enregistrement automatique
Vous pouvez choisir les options qui seront activées dans le diagramme de Gantt :
L'option Enregistrement automatique permet, si elle est cochée de sauvegarder automatiquement votre échéancier :
- au bout de 300 actions (ajout de branches, assignation de ressources, changement de dates, copier/coller...)
- au bout de 15 minutes d'inactivité
Exporter
Comme toutes les listes sur ISIOS, l'échéancier peut être exporté en excel (csv). Pour ce faire, cliquer sur le bouton Exporter :
Gestion des tâches et des efforts des ressources
Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des efforts. Ainsi, c'est via cet interface que vous pouvez planifier les ressources humaines qui seront affectées aux différentes activités. Pour affecter des ressources à des activités de projet, ISIOS vous propose une interface simple directement imbriquée dans le diagramme de Gantt.
Les types et l'affectation des ressources
Dans la solution ISIOS, seul certains types peuvent avoir des affectations :
- Activités
- Sous-activités
Ainsi, comme le montre la figure suivante, les affectations ne sont possibles qu'en cliquant sur les cases jaunes, c'est-à-dire, sur les types permettant l'affectation :
Vous ne pouvez pas assigner des ressources à une activité contenant une ou plusieurs sous-activités
Assigner une ressource à la réalisation de tâches
Pour assigner une ou plusieurs ressources à la réalisation d'une ou plusieurs tâches afin de livrer une activité, cliquer sur la cellule de l'activité ou sous-activité dans la colonne Ressources ou bien dans la colonne Tâches et ajouter une tâche :
Pour plus d'informations concernant les tâches, veuillez vous référer à la section Tâches.
Supprimer une ressource assignée
Pour retirer une ressource assignée à une activité, il suffit de supprimer la tâche pour laquelle elle est responsable. Cliquez à nouveau dans la colonne Ressources puis faire un clic droit et sélectionner Supprimer afin de supprimer la tâche.
La suppression d'une ressource est impossible si cette dernière à des heures travaillées dans sa feuille de temps.
Autres options
Éclatement des branches
Afin de faciliter la manipulation des branches, ISIOS vous donne accès à des fonctions d'ouverture de branches. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le projet et sélectionnez Affichage :
Avancement du projet
Le % d'avancement d'un projet (1ère ligne de l'échéancier) est la moyenne de l'avancement des livrables qu'il contient. La colonne % peut être complétée de 3 manières différentes :
Manuellement
- Entrer un % d’avancement pour le projet : faire un clic droit sur la ligne projet, puis sur l'option Avancement, sélectionner Définir le % manuellement. Entrer le % requis.
L'avancement de tous les livrables seront égaux au % entrés. Cette option d'avancement est également disponible pour l'avancement d'un livrable, sous-livrable, activité.
- Entrer un % d’avancement pour chacune des activités ou sous-activités : entrer directement le % d'avancement dans la colonne sur l'activité ou sous activité requise
En fonction des % prédéfinis
Faire un clic droit sur la ligne projet, , puis sur l'option Avancement, sélectionner Complété à ...%.
En fonction du % d'avancement des tâches
Pour faire avancer un projet en fonction de l'avancement des tâches qu'il contient, faire un clic droit sur la ligne projet, , puis sur l'option Avancement, sélectionner Compléter le % selon le % des statuts.
Cette option d'avancement est également disponible pour l'avancement d'un livrable, sous-livrable, activité. Pour savoir comment faire avancer une tâche, référez-vous à la section avancement d'une tâche
En fonction des heures travaillées
Cette méthode d'avancement est la plus précise car elle tient compte des heures budgétées - les heures travaillées + les heures à venir. Pour faire avancer un projet en fonction de l'avancement des efforts travaillés, faire un clic droit sur la ligne projet, , puis sur l'option Avancement, sélectionner Définir % en fonction des heures travaillées.
Cette option d'avancement est également disponible pour l'avancement d'un livrable, sous-livrable, activité.
Filtres et recherches
Filtres
Afin de faciliter la manipulation des données, ISOS a mis à votre disposition une barre de recherche et des filtres :
- Ressources
- Vous pouvez entrer le nom d'une ressource et filtrer les activités en fonction de celle-ci. De plus, vous pouvez désirez l'affichage des affectation en retard.
- Jalon
- Vous pouvez recherche les jalons.
- Critique
- Vous pouvez filtrer par élément critique.
- Légende
- Vous pouvez filtrer par les éléments de légende.
Recherche
Vous pouvez rechercher en entrant un mot clé contenu dans la colonne titre d'une branche :
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