Factures

Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.

Qu'elles soient de type Clients ou Fournisseurs, les factures vous permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des factures, les permissions globales minimums suivantes sont requises :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne de Factures
• Cocher l'option voir coûts et taux horaire

Permissions requises

Pour l'outil des factures vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les factures dont vous êtes responsable dans la liste des factures.
Pour visualiser les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil factures dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les factures dont vous êtes responsables.
Pour modifier les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil factures dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les factures dont vous êtes responsables.
Pour ajouter/supprimer les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de ajouter et supprimersur l'outil factures dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil factures dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales

La liste des factures peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Menu corporatif
• Tableau de bord d'un projet

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :

Accès via le Menu corporatif

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question .

Ajouter une facture

Une fois rendu dans la liste des factures, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer la facture aux éléments pertinents:

Ajouter une facture

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.

Informations de base

Titre

Renseigner le titre de la facture (le No par exemple).

Statut

Les différents statuts de base d'une facture sont :

• Nouvelle
• En attente
• Payée

Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Période

Sélectionner dans le calendrier, la date de la facture.

Responsable

Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.

Lier une facture à contrat

Pour associer un contrat à une facture afin de récupérer les données du contrat, suivre la procédure suivante :

1 - entrer le titre du contrat ou bien cliquer sur le logo browse pour le sélectionner dans la liste

Entrer le titre ou accéder à la liste des contrats

2 - sélectionner le contrat. Un message s'affichera alors pour transférer le numéro de bon de commande, le numéro de la requête d'achat ainsi que le nom du fournisseur dans la facture

Importer les données du contrat dans le coût divers

Les données du contrat seront alors importées dans la facture.

Importer les données du contrat dans la facture

Facturer des Items

C'est dans cette partie que vous allez Construire les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton Ajouter.

Ajouter des items

Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :

Renseigner des coûts

La fiche de modification des coûts de l'item Achat matériel va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.

Modifier les coûts

1- Section des coûts

Modifier les coûts

Pour ajouter manuellement un coût à votre item, cliquez sur le bouton Ajouter et renseignez le titre du coût, la quantité et le montant puis cliquez sur enregistrer.

Ajouter des coûts à un item

J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

2- Section des coûts divers

Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item Rapport d'expertise.

Modifier les coûts divers

La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts divers que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts divers. Pour accéder à la liste des coûts divers, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts divers à facturer.

Modifier les coûts divers

Sélectionner des coûts divers

Résultat

Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût divers, est le montant total du coût divers. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût divers. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le montant dans le tableau.

Facturer un coût divers partiellement

Pour visualiser la fiche du coût divers que vous venez de facturer, cliquez sur l'icone suivante :

Visualiser un coût divers

3- Section des coûts des ressources humaines

Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item 2 chargés de projets du 15 décembre au 15 janvier.

Modifier les coûts de ressources humaines

La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts de ressources humaines que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts de ressources humaines. Pour accéder à la liste des coûts de ressources humaines, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts de ressources humaines à facturer. Le coût d'une ressource humaine est le nombre d'heures entré dans la feuille de temps multiplié par le taux horaire de la ressource.

Modifier les coûts de ressources humaines

Sélectionner des coûts de ressources humaines

Résultat

Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût de ressource humaine, est le montant total de la feuille de temps. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût de la ressource humaine. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le taux ou le nombre d'heures dans le tableau.

Facturer un coût de ressources humaines partiellement

Pour visualiser la fiche du coût de la ressource humaine que vous venez de facturer, cliquez sur l'icone suivante :

Visualiser un coût de ressources humaines

J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Une fois que vous avez créez les différents items à facturer continuez à remplir les autres champs disponibles.

Lier une facture à d'autres éléments

Type

Vous aurez le choix entre 2 types de factures :

• Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement
• Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur par exemple

Relation

Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).

Projet

Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.

Tag

Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.

Taxes

Sélectionnez un scénario de taxes.

Documents

Associez un ou plusieurs documents à la facture.

Suivis et permalien

Suivis et notes

Suivis

Cette section permet de définir des suivis pour la facture.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplir les champs suivants :

• Date : date à laquelle le suivi doit être effectué

• Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est complété, il disparaîtra du calendrier.

• Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.

• Commentaires : ajouter une description au suivi

Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.

Permalien

Permalien

Copier ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux factures. En cliquant sur le lien, la fiche de la facture s'ouvrira directement.

Interface de la liste des factures

L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Gérer les colonnes et les détails

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des projet, cliquez sur l'onglet Configurer :

Gérer les statuts

Ajouter et personnaliser les statuts

Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Vous pourrez également faire une recherche :

• Par tag en écrivant #nom du tag

Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017

• Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité

• Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2 etc....

Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Filtres

• Projets : Permet de filtrer la liste des factures par projet.
• Statut : Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.
• Responsables : Permet de filtrer la liste des factures par responsable.
• Relations : Permet de filtrer la liste des factures par relation.
• Type : Permet de filtrer la liste des factures par type de facture.
• Période : Permet de filtrer la liste des factures par période.
• Contrats : Permet de filtrer la liste des factures par contrat.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les factures, cliquer sur