Évaluations

L'évaluation est un tableau de bord statutaire complété par le chef de projet, dans lequel les principales données de gestion du projet sont représentées sommairement :

• Évaluation globale du projet
• Échéancier
• Gestion des dépenses et des efforts
• Faits saillants
• Risques et enjeux de la période

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la liste des évaluations, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Évaluations
• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Projets
• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne du Rapport des coûts par périodes et livrables ainsi que Rapport des heures par périodes et livrables

Permissions requises

Pour l'outil évaluation vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les évaluations dans la liste dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil évaluation dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les évaluations des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil évaluation dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les évaluations des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Évaluations dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Évaluations dans les permissions projets.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.

La liste des évaluations peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Barre d'outils
• Menu corporatif
• Menu burger
• Liste des projets
• Tableau de bord des projets
• Certains rapports

Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des évaluations (évaluations de tous les projets auxquels vous avez accès) en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :

Icône

Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre d'outils, consultez la section Personnaliser la barre d'outils.

Menu corporatif

Pour accéder à la liste des évaluations (évaluations de tous les projets auxquels vous avez accès), cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif. Cet accès est identique à celui du menu burger.

Accès via le menu corporatif

Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre barre menu corporatif, consultez la section Page d'accueil.

Menu Burger

Pour accéder à la liste des évaluations, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif. Cet accès est identique à celui du menu corporatif.

Accès via le menu Burger

Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre menu Burger, consultez la section Personnaliser le menu Burger.

Liste des projets

Afin d'accéder facilement et directement aux évaluations d'un projet, afficher la colonne Évaluation et cliquer sur le résultat visible :

Accès via la liste des projets

Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre Vue de liste des projets, consultez la section Barre d'outils.

Tableau de bord d'un projet

Afin d'accéder facilement et directement aux évaluations d'un projet, cliquer sur le titre du projet pour accéder à son tableau de bord puis cliquer sur le lien Évaluations :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Pour plus d'informations concernant la personnalisation de votre Vue de liste des projets, consultez la section Barre d'outils.

Certains rapports

L'accès aux évaluations d'un projet est également accessible via la colonne Avancement présente dans certains rapports comme :

• le rapport des Évaluations par portefeuilles

  le rapport Tableau de bord stratégique

Dans les options du rapport, afficher la colonne correspondante et cliquer sur le résultat.

Accès via certains rapports

Configuration de l'outil Évaluations

L'évaluation d'un projet est la moyenne de l'évaluation des différents indicateurs. L'organisation doit alors configurer ces derniers afin que tous les projets soient évalués de la même manière.

Configuration des indicateurs

Ajout/suppression des indicateurs d'évaluations

Par défaut, ISIOS a configuré des indicateurs de base (Communication, Coûts, Échéancier, Risque) mais il est tout à fait possible de les modifier.

Pour ce faire :

• Aller dans Configurer, puis Champs personnalisés et filtres et rechercher le champ Indicateurs qui permettra d'accéder à la configuration des indicateurs

Accès à la configuration

Recherche du champ indicateur

• Cliquer sur le titre afin de rentrer dans le champ et Ajouter, Modifier, Supprimer ou Déplacer les indicateurs

Ajout d'un indicateur

Modification d'un indicateur existant

Suppression d'un indicateur

Les indicateurs sont une configuration concernant l'Organisation donc tous les indicateurs seront accessibles pour tous les services utilisateurs. Il n'est donc pas possible de faire apparaitre tel ou tel indicateur en fonction d'une Direction, d'un service.

Pondération des indicateurs

Par défaut, chaque indicateur a été configuré avec la même pondération. Mais un indicateur peut avoir un poids différent dans le calcul de l'évaluation global du projet. Chaque niveau d'évaluation de chaque indicateur peut avoir une pondération différente. La pondération se configure également à l'intérieur de la configuration du champ Indicateurs.

Pondérer chaque indicateur

= Configurer les indicateurs pour que le projet prenne la pire des couleurs

Il se peut, que selon votre processus, l'évaluation globale de votre projet, doit être la pire des couleurs des évaluations et ne soit donc pas la moyenne des évaluations des indicateurs. Comme l'évaluation n'a pas été développée avec ce principe, il est cependant possible d'ajuster les évaluations afin de répondre à ce besoin précis. Pour ce faire : 1 - Ajouter un indicateur État de santé globale par exemple 2 - Mettre à 0 toutes les pondérations des autres indicateurs 3 - Ajouter une pondération uniquement è l'indicateur État de santé globale

Lors de l'évaluation, le gestionnaire de projets devra alors manuellement, reporter la couleur la pire des indicateurs dans l'indicateur définissant alors la couleur de l'évaluation du projet.

Résultat de la configuration des indicateurs

Résultat de l'évaluation

Formulaire de l'évaluation

Comme toutes les fonctionnalités dans ISIOS, les évaluations offrent la possibilité de remplir de la données dans les champs natifs prévus ou bien d'ajouter de l'information dans des champs personnalisés.

Informations de base

• Date de création qui représente ici le titre de l'évaluation

  Responsable : par défaut le nom de la ressource humaine qui créé l'évaluation

  Projet : une évaluation est obligatoirement associée à un projet

  Projet ID : le numéro unique du projet remonte automatiquement à l'association du projet

  Évaluation : résultat de l'évaluation du projet

  Indicateurs : section d'évaluation pour chaque indicateur permettant également l'ajout de commentaire pour chacun d'entre eux

Champs natifs - 1ère partie

• Faits saillants : champ de type texte permettant l'ajout d'informations pertinentes

  Début et fin de période : par défaut ces champs sont automatiquement renseignés avec les dates de début et fin du projet. Cependant, les dates peuvent être ajustées

  Tableau sommaire : tableau généré automatiquement par le système avec les données provenant des outils de gestions (échéanciers, coûts divers, tâches etc...)

Champs natifs - 2ème partie

L'ajustement des dates de la période de l'évaluation, filtreront les données du tableau sommaire. Seules les données comprises dans la période indiquées remonteront alors.

Autres champs disponibles

Si vous en détenez la permission, il est alors d'afficher et d'utiliser d'autres champs natifs disponibles tels que :

• Intervenants : permet d'identifier des ressources humaines concernées par l'évaluation et qui pourraient être tenues informées via une règle de flux de travail

  Demandes de changements : permet d'accéder à la liste des demandes de changements du projet afin d'en laisser une trace dans l'évaluation

  Échéancier : permet d'accéder et de sélectionner des éléments de l'échéancier qui feront automatiquement remonter l'information de ces derniers

  Risques : permet d'accéder à la liste des risques du projet afin d'en laisser une trace dans l'évaluation

  suivis : permet d'ajouter et/ou de garder en historique les suivis de l'évaluation

  Documents : permet d'associer plusieurs documents

  Statut : permet d'associer un statut à l'évaluation

  Statut projet : permet de visualiser le statut du projet lors de l'association de ce dernier à l'évaluation

Champs natifs - Autres champs disponibles

La plupart des sous-tableaux comme Demandes de changements, Risques, Échéancier offre des colonnes cachées qui pourraient être utilisées et sauvegardées dans le formulaire de création de l'évaluation. Faire un clic droit dans la barre de titre du sous-tableau pour accéder aux colonne cachées.

Pour accéder aux évaluations d'un projet, cliquez sur l'indicateur dans la colonne Évaluation. La liste des évaluations s'affichera et vous pourrez consulter l'évaluation désiré :

Accès à l'outil via la liste de projets

Liste des statuts d'avancement du projet

Si la colonne Évaluation n’apparaît pas, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Légende des couleurs :

Pour configurer une règle de workflow selon le résultat de l'évaluation, indiquer la valeur de la couleur. Voici la légende : - 0 = noir - 0-20 = rouge - 20-40 = orange - 40-60 = jaune - 60-80 = vert pale - 80-100 = vert foncé

Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil des évaluations, cliquez sur le lien situé dans la boîte Envergure :

Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet

Évaluation

Ajouter une évaluation

Pour ajouter une nouvelle évaluation, cliquez sur le bouton Nouveau :

Créer une nouvelle évaluation

Indicateurs d'évaluation

Des indicateurs de bases seront positionnés dans la fiche de la nouvelle évaluation comme :

• Communication

Est-ce que la communication est fluide ?

• Échéancier

Est-ce que le projet respecte l'échéancier ?

• Coûts

Est-ce que les coûts respectent le budget autorisé ?

• Qualité

Est-ce que les livrables sont de bonnes qualités ?

Indicateurs de base

Ajouter un commentaire pour un indicateur

Vous pourrez saisir un commentaire sous chaque indicateur en cliquant sur le lien Ajouter un commentaire

Sélectionner l'état de chaque indicateur

Pour sélectionner l'état de chaque indicateur, cliquez sur la cellule de la colonne de votre choix, plusieurs fois jusqu'à obtenir l'état souhaité. Pour chacune des colonnes, vous aurez la possibilité entre différents états :

• la coche qui représente une situation stable
• la flèche vers le haut qui représente une hausse
• la flèche vers le bas qui représente une baisse
• la croix pour les statuts non pris en compte dans le calcul du bilan

États des indicateur

Il est possible de faire une évaluation sans critère. La couleur globale sera alors noire.

Ajouter et/ ou modifier un indicateur d'évaluation

Vous pourrez personnaliser et ajouter un ou plusieurs indicateurs d'évaluation. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Configurer dans la liste des évaluations :

Personnaliser les indicateurs d'évaluation

La liste des champs ouvrira, allez sélectionner le champ Indicateurs:

Ajout d'un indicateur

Cliquez alors sur le bouton Ajouter et remplissez les différents champs :

Ajout d'un indicateur

Configurer la valeur de chacun des états disponibles

C'est également dans la fiche Gérer les champs : Évaluations, que vous pourrez déterminer la valeur de chacun des états des indicateurs. Pour changer la valeur, cliquez sur la cellule et saisissez la valeur souhaitée. Les valeurs saisies s'appliqueront alors lors de vos prochaines évaluations.

Vous pourrez également définir les indicateur sur lesquels vous souhaités obligatoirement avoir un statut et dont le statut N/D (non disponible) ne sera pas accepté lors de la sauvegarde de votre évaluation.

Changer les valeurs des évaluations et rendre obligatoire des indicateurs

Déplacer les indicateurs

Vous pourrez déplacer les indicateurs comme bon vous semble soit pour respecter l'importance des indicateurs, soit pour respecter le caractère obligatoire pour certain

Déplacer les indicateurs

Sommaire

Le chef de projet a accès à un sommaire qui génère des données automatiquement et qui proviennent de l'échéancier. Ce sommaire peut aider à la documentation de l'évaluation :

Sommaire

Pour plus de détails concernant les choix des colonnes du tableau sommaire, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Documents

Le chef de projet pourra également associer un ou plusieurs documents.

Ajoute de documents

Échéancier

Le chef de projet peut afficher les livrables les plus préoccupants :

Échéancier

Titre

Affiche le titre de l'activité

H%

Affiche le pourcentage complété

Heures à venir

Affiche le nombre d'heures à venir.

Date de début projetée

Affiche la date de début projetée

Date de fin projeté

Affiche la date de fin projetée

Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes.

Risques et mesures de contrôle

Le chef de projet peut afficher les risques, les mesures de contrôle et les enjeux les plus préoccupants :

Risques et mesures de contrôle

Risques

Titre

Affiche le titre du risque.

Risque Brut

Affiche le risque brut du risque.

Risque résiduel

Affiche le risque résiduel

Mesures de contrôle

Titre

Affiche le titre de la mesure.

Risque

Affiche le risque lié à la mesure.

Maîtrise

Affiche le niveau de maîtrise.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des risques

Pour modifier la vue de vos colonnes, faite un clic droit et sélectionner vos options voulues

Représentation graphique

Les évaluations d'un projet apparaissent sous forme de graphique dans le tableau de bord de ce dernier.

Graphique

Les évaluations peuvent être représentés sous forme graphique :

Graphique

Pour voir apparaître le graphique, il faut au moins 2 évaluations. De plus, si plusieurs évaluations sont créées la même semaine, seulement la dernière évaluation sera prise en compte.

Nature des abscisses et ordonnées

Les mesures représentées sur le graphique sont :

• En Abscisse : la semaine dans laquelle a été créé l'évaluation
• En Ordonnées : le niveau de l'évaluation en sachant que le haut de l'ordonnée représente un bon bilan

Abscisse-Ordonnées

Afficher une évaluation via le graphique

Les points représentés sur le graphique représentent une évaluation. Pour ouvrir la fiche de l'évaluation désirée, cliquez sur le point :

Sélectionner une évaluation

Afficher le bilan d'une évaluation

Interface de la liste des évaluations

L'outil de gestion des évaluations est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des évaluations :

Les évaluations sont modifiables jusqu'à 14 jours dans le passé. Passé ce délai, elles ne seront plus modifiables.

Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet et sélectionnez le modèle voulu :

Choisir le modèle de vue

Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Recherche

Afin de trouver rapidement une évaluation parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Recherche

Filtres

La liste des évaluations possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise et d'en exporter ou imprimer des rapports :

Filtres

• Projet : Filtrer la liste avec un projet spécifique.
• Responsables : Vous pouvez filtrer les évaluations par responsable.
• Statuts : Vous pouvez filtrer les évaluations par statut.
• Date de début et fin : Vous pouvez filtrer par la période pour laquelle les évaluations ont été faites.
• Date : Permet de filtrer toutes les évaluations créées de telle date à telle date.

Pour pouvoir modifier les champs filtrables et l'ordre de ceux-ci, référez-vous à la section Ajouter un nouveau champ personnalisé.

Pour pouvoir exporter les données filtrées de la liste, référez-vous à la section Exportation_CSV.