Appels d'offres : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX'></span>
+
<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-tender'></span>
  
 
C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.
 
C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.
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== Accès à l'outil ==
 
== Accès à l'outil ==
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=== Permissions requises ===
 
=== Permissions requises ===
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Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
 
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
  
−
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Appels d'Offres'''
+
 
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:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Appels d'Offres'''
  
  
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[[Image:Appel Offre Permission.png|center|frame|Permission requise]]
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[[Image:AO permis.png|center|frame|Permission requise]]
  
  
−
Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :
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Pour l'outil des '''Appels d'Offres''' vous devez choisir entre différents types de permissions :
  
  
 
:;Permission de ''lecture''  
 
:;Permission de ''lecture''  
−
Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dans la liste des Appels d'Offres.
+
Cette permission permet de voir tous les '''Appels d'Offres''' dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''lecture''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''lecture''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission de ''écriture''  
 
:;Permission de ''écriture''  
−
Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous '''êtes responsable'''.
+
Cette permission permet de modifier les '''Appels d'Offres''' dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
−
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les Appels d'Offres dont vous '''êtes responsable'''.
+
Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les '''Appels d'Offres''' dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
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Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission de ''Gérer''  
 
:;Permission de ''Gérer''  
−
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''.
+
Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''.
 
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<br>
−
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''
+
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''Appels d'Offres''' dans les '''permissions projets'''.
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|gestion des permissions]]
+
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]]
 
</div>
 
</div>
  
 +
 +
L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
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:* Barre d'outils
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:* Menu corporatif
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:* Menu Burger
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:* Tableau de bord d'un projet
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=== Barre d'outils ===
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 +
Vous pouvez accéder à la liste des '''appels d'offres''' en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.01.23.png|center|frame|Icône]]
  
 
=== Menu corporatif ===  
 
=== Menu corporatif ===  
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Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien '''Appels d'Offres''' dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
  
−
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.04.09.png|center|frame|Accès aux appels d'offres]]
  
−
[[Image:Appel Offre Menu corpo.png|center|frame|Accès aux Appels d'Offres ]]
+
=== Menu Burger ===
  
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Pour accéder à l'outil des '''factures''' divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Factures'''.
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.05.57.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]]
  
 
== Informations de base ==
 
== Informations de base ==
 +
  
 
La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
 
La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
 
   
 
   
  
−
[[Image:Appel Offre Infos de base.png|center|frame|Informations de base]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.07.38.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
 
=== Titre ===  
 
=== Titre ===  
 +
  
 
Renseigner le titre de l'appel d'offres.
 
Renseigner le titre de l'appel d'offres.
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=== Statut ===
 
=== Statut ===
 +
  
 
Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :
 
Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :
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:* Nouveau
 
:* Nouveau
 
:* En cours
 
:* En cours
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:* En attente
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:* Terminé
 
:* Archivé
 
:* Archivé
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
  
 
=== Responsable ===
 
=== Responsable ===
 +
  
 
Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.
 
Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.
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=== Projets ===
 
=== Projets ===
 +
  
 
Associer un ou plusieurs projets.
 
Associer un ou plusieurs projets.
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=== Unités fonctionnelles ===
 
=== Unités fonctionnelles ===
 +
  
 
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
 
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
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=== Tags ===
 
=== Tags ===
 +
  
 
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.
 
Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.
 +
 +
== Demandes d'acquisitions et contrats ==
  
  
−
== Appels d'offres, responsables et échéancier ==
+
Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.
  
−
Cette section permet de lister les soumissionnaires à l'appel d'offres, de nommer des responsables et planifier un échéancier.
+
 
 +
=== Demandes d'acquisitions ===
 +
 
 +
 
 +
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Ajouter éventuellement des notes.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:AO acquisition.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
 +
 
 +
 
 +
<div class="note">
 +
Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.
 +
</div>
 +
 
 +
=== Contrats ===
 +
 
 +
 
 +
Pour ajouter un ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités. Ajouter éventuellement des notes.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.23.35.png|center|frame|Ajouter un contrat]]
 +
 
 +
 +
<div class="note">
 +
Lorsque vous associez un contrat à un appel d'offre, son statut est également importé.
 +
</div>
 +
 
 +
== Conformités et évaluations ==
 +
 
 +
 
 +
L'outil des appels d'offres va vous permettre d'évaluer les différents soumissionnaires en jugeant dans un premier temps, de leur conformité, puis en les notant suivant vos critères de cotation.
 +
 
 +
 
 +
=== Conformités ===
 +
 
 +
 
 +
Vous avez la possibilité de renseigner des conformités ce qui pourra permettre de faire un pré-tri sur les candidatures et de ne pas évaluer celles qui ne sont pas conformes. Pour ajouter une conformité, cliquez sur '''Ajouter''' et renseigner le titre de cette dernière. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.22.07.png|center|frame|Ajouter une conformité]]
 +
 
 +
 +
<div class="note">
 +
Vous pouvez créer autant de conformités que nécessaire.
 +
</div>
 +
 
 +
=== Évaluation ===
 +
 
 +
 
 +
Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maximale), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur '''Ajouter''' et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.32.40.png|center|frame|Ajouter un critère d'évaluation]]
 +
 
 +
== Soumissionnaires, intervenants et échéancier ==
  
  
 
=== Soumissionnaires ===
 
=== Soumissionnaires ===
−
 
−
Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire, cliquez sur le bouton, sélectionner un statut et éventuellement, ajouter des notes :
 
  
  
−
[[Image:Appel Offre Soumissionnaire.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
+
Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire (une relation), cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des documents et des notes.
  
  
−
Les statuts concernant les soumissionnaires sont personnalisables.
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.34.40.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
La situation des soumissionnaires est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
  
−
=== Responsable ===
+
Pour évaluer chacun des soumissionnaires, cliquez sur leur nom. La fenêtre d'évaluation va alors s'ouvrir :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.52.51.png|center|frame|Fenêtre d'évaluation]]
 +
 
 +
 
 +
La première étape est de définir si le soumissionnaire est conforme car si ce n'est pas le cas, aucune évaluation ne sera prise en compte. Pour ce faire, dans la colonne '''Points''' cliquer afin de sélectionner, pour chacune des conformités, l'indicateur correspondant :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.45.37.png|center|frame|Soumissionnaire conforme et non conforme]]
  
−
Cette section permet d'associer un responsable à chacune des étapes de validation d'un appel d'offres. Pour ajouter un responsable, cliquez sur le bouton, sélectionner un statut et éventuellement, ajouter des notes :
 
  
  
−
[[Image:Appel Offre Responsable.png|center|frame|Ajouter un responsable]]
+
Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, indiquer le pointage attribué et enregistrez.
  
  
−
Les statuts concernant les responsables sont personnalisables.
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_21.41.37.png|center|frame|Pointage]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut dans le tableau ''évaluation''.
 
</div>
 
</div>
  
  
−
=== Échéancier ===
+
Une fois les évaluations faites, vous pourrez découvrir les résultats de cette dernière, compléter avec le montant de la soumission et éventuellement décider du soumissionnaire qui a remporté l'appel d'offre.
  
−
Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_22.04.13.png|center|frame|Résulats]]
  
−
[[Image:Appel Offre Echeancier.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
 
  
 +
<div class="note">
 +
Pour les soumissionnaires qui ne sont pas conformes, une croix rouge sera présente dans la partie évaluation.
 +
</div>
  
−
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
+
=== Intervenants ===
  
  
−
== Demandes d'acquisitions et contrats ==
+
Cette section permet de répertorier les intervenants de l'appel d'offre. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation pour chacun d'entre eux et éventuellement, ajouter des notes :
  
−
Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_22.07.39.png|center|frame|Ajouter un intervenant]]
  
−
=== Demandes d'acquisitions ===
 
  
−
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées :
+
<div class="note">
 +
La situation des intervenants est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
  
 +
=== Échéancier ===
  
−
[[Image:Appel Offre Demande acqui.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
 
  
 +
Cette cellule n'est accessible que <big>'''si'''</big> vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
  
−
=== Contrats ===
 
  
−
Pour ajouter une ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités :
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_22.11.31.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
  
  
−
[[Image:Appel Offre Contrat.png|center|frame|Ajouter un contrat]]
+
La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.
  
 +
== Questions et addendas ==
  
−
== Questions et avenants ==
 
  
−
Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs avenants peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.
+
Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs addendas peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.
  
  
 
=== Questions ===
 
=== Questions ===
 +
  
 
Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :
 
Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Question.png|center|frame|Ajouter une question]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_22.26.26.png|center|frame|Ajouter une question]]
 +
 
 +
=== Addendas ===
  
  
−
=== Avenants ===
+
Pour ajouter un addenda, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', puis documentez-le :
  
−
Pour ajouter un avenant, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', puis documentez-le :
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_10.21.00.png|center|frame|Ajouter un addenda]]
  
−
[[Image:Appel Offre Avenant.png|center|frame|Ajouter un avenant]]
 
  
 +
<div class="note">
 +
Il est possible de lier les questions a un addenda et vice et versa donc, lier un ou plusieurs addendas à une ou plusieurs questions.
 +
</div>
  
 
== Budget autorisé et risques ==
 
== Budget autorisé et risques ==
 +
  
 
Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.
 
Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.
Ligne 205 : Ligne 311 :
  
 
=== Budget autorisé ===
 
=== Budget autorisé ===
 +
  
 
Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :
 
Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Budget.png|center|frame|Ajouter un budget]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_10.18.40.png|center|frame|Ajouter un budget]]
  
 +
 +
<div class="note">
 +
Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.
 +
</div>
  
 
=== Risques ===
 
=== Risques ===
 +
  
 
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :
 
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Risques.png|center|frame|Ajouter un risque et sa situation]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_10.24.14.png|center|frame|Ajouter un risque et sa situation]]
−
 
 
  
−
Les situations des risques sont personnalisables.
 
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
La situation des risques est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
 +
== Notes et documents ==
  
−
== Notes et documents ==
 
  
 
Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :
 
Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Note et doc.png|center|frame|Documentation de l'appel d'offres]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_10.34.37.png|center|frame|Documentation de l'appel d'offres]]
  
 +
== Suivis et permalien ==
  
−
== Suivis ==
+
 
 +
:; Suivi
  
 
La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer ''complétés''.
 
La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer ''complétés''.
  
  
−
[[Image:Appel Offre Suivis.png|center|frame|Ajouter un suivi]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.53.36.png|center|frame|Ajouter un suivi]]
 +
 
 +
 
 +
:; Permalien
 +
 
 +
Copier ce lien pour partager cet appel d'offre avec des utilisateurs ayant un accès aux appels d'offres. En cliquant sur le lien, la fiche de l'appel s'ouvrira directement.
 +
 
 +
== Interface de la liste des appels d'offres ==
  
  
−
== Interface de la liste des sources de financement ==
+
L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des appels d'offres :
  
−
L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :
 
  
 +
=== Gérer les vues et les détails ===
  
−
=== Gérer les vues ===
 
  
−
Pour gérer les colonnes de la liste, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et sélectionnez '''Gérer les vues''' :  
+
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.56.42.png]] et sélectionnez le modèle voulu :  
  
  
−
[[Image:Appel Offre vue.png|center|frame|Gérer les vues]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.55.57.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
  
  
−
<div class="note">
+
<div class="note">  
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
 +
=== Statuts ===
  
−
=== Onglet ===
 
  
−
Pour personnaliser les onglets de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offres, cliquez sur l'onglet '''vue''' puis '''gérer les champs''' :
+
Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
  
  
−
[[Image:Appel Offre Champs.png|center|frame|Gérer les champs]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.57.59.png|center|frame|Gérer les champs]]
  
  
−
[[Image:Appel Offre Gerer champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts (onglets)]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_18.59.30.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts, des situations]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
</div>
 
</div>
  
 +
=== Recherche ===
  
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=== Recherche ===
 
  
 
Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
 
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Vous pourrez également faire une recherche :
 
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:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'' etc....
 
  
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:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'', etc.
  
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=== Filtres ===
 
=== Filtres ===
  
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Comme pour les onglets, la liste des appels d'offres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
 
  
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* Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
  
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:;Responsables
 
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:Permet de rechercher par responsable.
 
  
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:;Projets
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
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:Permet de rechercher par projet.
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|- bgcolor='#fcf0de'
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
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:;Unités fonctionnelles
 
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:Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
 
  
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:;Demandes d'acquisitions
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:* '''Projets''' : Permet de rechercher par projet.
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:Permet de rechercher par demande d'acquisition.
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:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
  
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:;Contrats
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:Permet de rechercher par contrat.
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Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris
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:;Soumissionnaires
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:* '''Responsables''' : Permet de rechercher par responsable.
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:Permet de rechercher par soumissionnaire.
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:* '''Unités fonctionnelles''' : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
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:* '''Demandes d'acquisitions''' : Permet de rechercher par demande d'acquisition.
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:* '''Contrats''' : Permet de rechercher par contrat.
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:* '''Soumissionnaires''' : Permet de rechercher par soumissionnaire.
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:* '''Intervenants''' : Permet de rechercher par intervenant.
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:* '''Risques''' : Permet de rechercher par risque.
  
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:;Risques
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:Permet de rechercher par risque.
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Retrouvez ces informations en images sur notre [http://isios.ca/fr/apprendre/tutoriel-29-appels-d_offres/| Tutoriel #29]
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Version actuelle datée du 31 juillet 2022 à 23:03

C'est un processus par lequel une organisation demande à des fournisseurs le coût de biens et/ou de services, en vue de préciser les conditions d'une éventuelle entente contractuelle.




Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Appels d'Offres


Permission requise


Pour l'outil des Appels d'Offres vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les Appels d'Offres dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Appels d'Offres dans les permissions projets.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des appels d'offres en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône

Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Appels d'Offres dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :


Accès aux appels d'offres

Menu Burger

Pour accéder à l'outil des factures divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Factures.


Accès à l'outil via le menu Burger

Informations de base

La fiche d'un appel d'offres possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseigner le titre de l'appel d'offres.


Statut

Les différents statuts de base d'un appel d'offres sont :

  • Nouveau
  • En cours
  • En attente
  • Terminé
  • Archivé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'un appel d'offres.


Projets

Associer un ou plusieurs projets.


Unités fonctionnelles

Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.


Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags à un appel d'offres.

Demandes d'acquisitions et contrats

Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et contrats à un appel d'offres.


Demandes d'acquisitions

Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Ajouter éventuellement des notes.


Ajouter une demande d'acquisition


Lorsque vous associez une demande d'acquisition à un appel d'offre, son statut est également importé.

Contrats

Pour ajouter un ou plusieurs contrats, cliquez sur le bouton et sélectionnez les contrats souhaités. Ajouter éventuellement des notes.


Ajouter un contrat


Lorsque vous associez un contrat à un appel d'offre, son statut est également importé.

Conformités et évaluations

L'outil des appels d'offres va vous permettre d'évaluer les différents soumissionnaires en jugeant dans un premier temps, de leur conformité, puis en les notant suivant vos critères de cotation.


Conformités

Vous avez la possibilité de renseigner des conformités ce qui pourra permettre de faire un pré-tri sur les candidatures et de ne pas évaluer celles qui ne sont pas conformes. Pour ajouter une conformité, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de cette dernière. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.


Ajouter une conformité


Vous pouvez créer autant de conformités que nécessaire.

Évaluation

Cette partie regroupe tous les critères sur lesquels les soumissionnaires seront évalués. Vous allez pouvoir, pour chacun de ces critères, définir un pointage (note maximale), qui permettra alors de calculer une moyenne. Pour ajouter un critère d'évaluation, cliquez sur Ajouter et renseigner le titre de ce dernier. Vous pourrez également y associer un ou plusieurs documents et y ajouter des notes.


Ajouter un critère d'évaluation

Soumissionnaires, intervenants et échéancier

Soumissionnaires

Vous allez pouvoir répertorier tous les soumissionnaires concernant l'appel d'offres. Pour ajouter un soumissionnaire (une relation), cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des documents et des notes.


Ajouter un soumissionnaire


La situation des soumissionnaires est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Pour évaluer chacun des soumissionnaires, cliquez sur leur nom. La fenêtre d'évaluation va alors s'ouvrir :


Fenêtre d'évaluation


La première étape est de définir si le soumissionnaire est conforme car si ce n'est pas le cas, aucune évaluation ne sera prise en compte. Pour ce faire, dans la colonne Points cliquer afin de sélectionner, pour chacune des conformités, l'indicateur correspondant :


Soumissionnaire conforme et non conforme


Une fois que vous avez défini la conformité du soumissionnaire, vous pouvez passer à l'évaluation de la soumission. Pour ce faire, pour chacun des critères, indiquer le pointage attribué et enregistrez.


Pointage


La note maximale pour chacun des critères a été définie un peu plus haut dans le tableau évaluation.


Une fois les évaluations faites, vous pourrez découvrir les résultats de cette dernière, compléter avec le montant de la soumission et éventuellement décider du soumissionnaire qui a remporté l'appel d'offre.


Résulats


Pour les soumissionnaires qui ne sont pas conformes, une croix rouge sera présente dans la partie évaluation.

Intervenants

Cette section permet de répertorier les intervenants de l'appel d'offre. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation pour chacun d'entre eux et éventuellement, ajouter des notes :


Ajouter un intervenant


La situation des intervenants est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans l'appel d'offres . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par l'appel d'offres. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :


Ajouter des éléments d'échéancier


La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet.

Questions et addendas

Comme pour beaucoup d'appels d'offres, des questions et plusieurs addendas peuvent être publiés avant la fermeture de ce dernier.


Questions

Pour ajouter une question, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sélectionnez une relation et renseignez la réponse :


Ajouter une question

Addendas

Pour ajouter un addenda, cliquez sur le bouton Ajouter, puis documentez-le :


Ajouter un addenda


Il est possible de lier les questions a un addenda et vice et versa donc, lier un ou plusieurs addendas à une ou plusieurs questions.

Budget autorisé et risques

Pour une bonne gestion d'un appel d'offres, vous aurez également la possibilité de renseigner des informations au niveau du budget autorisé ainsi que des risques à envisager.


Budget autorisé

Pour ajouter un budget autorisé, cliquez sur le bouton Ajouter, sélection une ligne comptable du grand livre, la quantité et le montant :


Ajouter un budget


Si vous avez associé votre appel d'offres à une demande d'acquisition et que vous avez choisi d'en importer également ses données, le budget autorisé a été également importé. Vous pourrez cependant le modifier au besoin.

Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionnez la situation de ce dernier :


Ajouter un risque et sa situation


La situation des risques est personnalisable. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Notes et documents

Vous pourrez documenter votre appel d'offres avec des notes ou des documents :


Documentation de l'appel d'offres

Suivis et permalien

Suivi

La dernière section est dédiée aux suivis de l'appel d'offre. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre appel d'offres et pouvoir les statuer complétés.


Ajouter un suivi


Permalien

Copier ce lien pour partager cet appel d'offre avec des utilisateurs ayant un accès aux appels d'offres. En cliquant sur le lien, la fiche de l'appel s'ouvrira directement.

Interface de la liste des appels d'offres

L'outil appels d'offres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des appels d'offres :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Capture d’écran, le 2022-07-31 à 18.56.42.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Statuts

Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'un appel d'offre, cliquez sur l'onglet Configurer :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser des statuts, des situations


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.

Recherche

Afin de trouver rapidement un appel d'offres parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :


  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

  • Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.


Recherche


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Projets : Permet de rechercher par projet.
  • Statuts : Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

  • Responsables : Permet de rechercher par responsable.
  • Unités fonctionnelles : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
  • Demandes d'acquisitions : Permet de rechercher par demande d'acquisition.
  • Contrats : Permet de rechercher par contrat.
  • Soumissionnaires : Permet de rechercher par soumissionnaire.
  • Intervenants : Permet de rechercher par intervenant.
  • Risques : Permet de rechercher par risque.


Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #29

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