Demandes d'acquisition : Différence entre versions

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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX'></span>
+
<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-requestAcquisition'></span>
  
 
Ce sont les requêtes en provenance des gestionnaires de projets et/ou des unités d'affaires d'une organisation, en vue d'acquérir des biens et/ou des services pour permettre la réalisation de projets ou pour assurer le maintien des opérations.
 
Ce sont les requêtes en provenance des gestionnaires de projets et/ou des unités d'affaires d'une organisation, en vue d'acquérir des biens et/ou des services pour permettre la réalisation de projets ou pour assurer le maintien des opérations.
 +
  
 
Une demande d'acquisition peut éventuellement démarrer un processus d'appel d'offre en vue de la signature d'un contrat avec un fournisseur.
 
Une demande d'acquisition peut éventuellement démarrer un processus d'appel d'offre en vue de la signature d'un contrat avec un fournisseur.
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== Accès à l'outil ==
 
== Accès à l'outil ==
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=== Permissions requises ===
 
=== Permissions requises ===
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Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
 
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
  
−
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''demandes d'acquisitions'''
+
 
 +
:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''demandes d'acquisitions'''.
  
  
−
[[Image:Demande acqui Permission.png|center|frame|Permissions requises]]
+
[[Image:DA permiss.png|center|frame|Permissions requises]]
  
  
 
Pour l'outil des demandes d'acquisitions, vous devez choisir entre différents types de permissions :
 
Pour l'outil des demandes d'acquisitions, vous devez choisir entre différents types de permissions :
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:;Permission de ''lecture''  
 
:;Permission de ''lecture''  
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−
:;Permission de ''écriture''  
+
:;Permission d' ''écriture''  
 
Cette permission permet de modifier les demandes d'acquisitions dont vous '''êtes responsable'''.
 
Cette permission permet de modifier les demandes d'acquisitions dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
−
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''demandes d'acquisitions''' dans les '''permissions projets'''.
+
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d''''écriture''' sur l'outil '''demandes d'acquisitions''' dans les '''permissions projets'''.
  
  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
−
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les demandes d'acquisitions dont vous '''êtes responsable'''.
+
Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les demandes d'acquisitions dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''demandes d'acquisitions''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''demandes d'acquisitions''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission de ''Gérer''  
 
:;Permission de ''Gérer''  
−
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''.
+
Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
 
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<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''demandes d'acquisitions''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''demandes d'acquisitions''' dans les '''permissions projets'''.
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<div class="note">
 
<div class="note">
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Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|gestion des permissions]]
+
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]]
 
</div>
 
</div>
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L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
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:* Barre d'outils
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:* Menu corporatif
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:* Menu Burger
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:* Tableau de bord d'un projet
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=== Barre d'outils ===
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Vous pouvez accéder à la liste des '''Demandes d'acquisition''' en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.29.08.png|center|frame|Icône]]
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=== Menu Burger ===
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Pour accéder à l'outil des '''demandes d'acquisition''' divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''demandes d'acquisition'''.
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.30.43.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]]
  
  
 
=== Menu corporatif ===  
 
=== Menu corporatif ===  
 +
  
 
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
 
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
  
  
−
[[Image:Demande acqui Menu corpo.png|center|frame|Accès aux demandes d'acquisitions ]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.32.59.png|center|frame|Accès aux demandes d'acquisitions via le menu corporatif]]
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=== Tableau de bord de projet ===
 +
 
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Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte '''Gestion des contrats''' présente dans le tableau de bord d'un projet :
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.35.21.png|center|frame|Accès aux demandes d'acquisitions via le tableau de bord du projet]]
  
 
== Informations de base ==
 
== Informations de base ==
  
−
La fiche d'une source de financement possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi,nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
+
 
 +
La fiche d'une demande d'acquisition possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :
 
   
 
   
  
−
[[Image:Demande acqui Infos de bases.png|center|frame|Informations de base]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.40.26.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
 
=== Titre ===  
 
=== Titre ===  
  
−
Renseigner le titre de la demande d'acquisition.
 
  
 +
Renseignez le titre de la demande d'acquisition.
  
 
=== Statut ===
 
=== Statut ===
 +
  
 
Les statuts sont personnalisables. Ceux prévus de base sont :
 
Les statuts sont personnalisables. Ceux prévus de base sont :
  
−
:* Validé
+
:* Nouvelle
−
:* En validation
+
:* En cours
−
:* En attente
+
:* En suspens
 +
:* Terminée
 +
:* Archivée
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
  
 
=== Responsable ===
 
=== Responsable ===
 +
  
 
Permet de sélectionner le responsable d'une demande d'acquisition.
 
Permet de sélectionner le responsable d'une demande d'acquisition.
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=== Projets ===
 
=== Projets ===
  
−
Associer un ou plusieurs projets.
 
  
 +
Associez un ou plusieurs projets.
  
 
=== Type de demande ===
 
=== Type de demande ===
 +
  
 
Les types de demandes sont personnalisables. Ceux de base sont :
 
Les types de demandes sont personnalisables. Ceux de base sont :
  
−
:* Forfaitaire déterminée
 
 
:* Forfaitaire variable
 
:* Forfaitaire variable
−
:* Forfaitaire déterminée et variable
+
:* Per Diem  
−
:* Per Diem déterminé
+
:* Forfaitaire et Per Diem  
−
:* Per Diem variable
+
 
−
:* Per Diem déterminé et variable
 
−
:* Forfaitaire et Per Diem déterminé
 
−
:* Forfaitaire et Per Diem variable
 
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
  
 
=== Type de ressource ===
 
=== Type de ressource ===
 +
  
 
Les types de ressources sont personnalisables. Ceux de base sont :
 
Les types de ressources sont personnalisables. Ceux de base sont :
 +
  
 
:* Humaines
 
:* Humaines
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<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
Ligne 133 : Ligne 176 :
 
=== Unités fonctionnelles ===
 
=== Unités fonctionnelles ===
  
−
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
 
  
 +
Associez une ou plusieurs unités fonctionnelles.
  
 
=== Tags ===
 
=== Tags ===
 +
  
 
Vous pourrez ajouter un ou plusieurs tags à une demande d'acquisition.
 
Vous pourrez ajouter un ou plusieurs tags à une demande d'acquisition.
  
  
−
== Responsables et jalons ==
+
== Appels d'offres et contrats ==
  
−
=== Responsables ===
 
  
−
Dans la partie suivante de la fiche d'une demande d'acquisition, vous aurez la possibilité d'associer un ou plusieurs responsables avec un statut individuel pour chacun d'entre eux.
+
=== Appels d'offres ===
  
  
−
[[Image:Demande acqui Responsable.png|center|frame|Ajouter un responsable et sélectionner un statut]]
+
Vous aurez la possibilité d'associer la demande d'acquisition à un appel d'offre et d'en sélectionner un statut. Lors de l'association, vous aurez le choix d'importer les informations de ce dernier.
  
  
−
Les statuts des responsables sont également personnalisables.
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.47.07.png|center|frame|Associer un appel d'offre]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
  
−
=== Jalons ===
+
=== Contrats ===
  
−
Cette section vus permet d'établir un calendrier de tous les étapes à respecter afin de rendre effective la demande d'acquisition. Pour ajouter un nouveau jalon, cliquez sur le bouton '''ajouter''', et sélectionnez une date de début et de fin :
 
  
 +
Vous pouvez associer un ou plusieurs contrats à une demande d'acquisition et sélectionner un statut pour chacun des contrats.
  
−
[[Image:Demande acqui Responsable.png|center|frame|Ajouter un responsable et sélectionner un statut]]
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.49.24.png|center|frame|Associer un contrat]]
  
−
=== Montants ===
 
  
−
Pour ajouter un ou plusieurs financements à la source de financement, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionner la date et renseigner le montant de ce dernier :
+
<div class="note">
 +
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
  
  
−
[[Image:Demande acqui Jalon.png|center|frame|Ajouter un jalon]]
+
=== Intervenants et échéanciers ===
  
  
−
== Appels d'offres et contrats ==
+
== Intervenants ==
  
−
=== Appels d'offres ===
 
  
−
Cette section va vous permettre d'associer un ou plusieurs appels d'offres concernant cette demande d'acquisition et éventuellement d'y ajouter des notes :
+
Chaque intervenant de cette demande d'acquisition peut être répertorié avec pour chacun d'entre eux une situation. vous pourrez également ajouter des notes.
  
  
−
[[Image:Demande acqui appel offres.png|center|frame|Associer un ou plusieurs appels d'offres]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.51.49.png|center|frame|Ajouter des intervenants]]
  
  
−
=== Contrats ===
+
<div class="note">
 +
Les situations des intervenants sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
  
−
Vous pourrez associer un ou plusieurs contrats à cette demande d'acquisition et éventuellement y ajouter des notes
 
  
 +
== Échéancier ==
  
−
[[Image:Demande acqui Contrats.png|center|frame|Associer un ou plusieurs contrats]]
 
  
 +
Si la demande d'acquisition fait partie d'un projet, vous aurez la possibilité de sélectionner le livrable ou l'activité, directement dans le plan de projet, pour lequel ladite demande d'acquisition s'applique.
  
−
=== Relations et notes ===
 
  
−
Vous pourrez également associer une relation à la source de financement sur laquelle vous pourrez statuer et ajouter des notes :
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.56.45.png|center|frame|Ajouter des intervenants]]
  
  
−
[[Image:Source Fi Projet Relation.png|center|frame|Associer une relation]]
+
== Budget autorisé et risques ==
  
  
−
== Budget et risques ==
+
Cette partie va permettre de définir les budgets autorisés pour la demande d'acquisition ainsi que les risques relatifs à cette dernière.
−
 
 
−
Cette partie va permettre de définir les budgets autorisé pour la demande d'acquisition ainsi que les risques relatifs à cette dernière.
 
  
  
Ligne 209 : Ligne 251 :
  
  
−
Pour ajouter un budget, cliquez sur le bouton '''ajouter''', associez le à une ligne du Grand livre et indiquer la quantité et le montant de ce dernier :
+
Pour ajouter un budget, cliquez sur le bouton '''ajouter''', puis entrer le titre. vous pouvez associer ce nouveau budget à un compte budgétaire, renseignez une quantité et un montant. Vous pourrez également ajouter un ou plusieurs documents pour chacun des budgets.
  
  
−
[[Image:Demande acqui Budget.png|center|frame|Ajouter un budget]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.02.39.png|center|frame|Ajouter un budget]]
  
 +
 +
<div class="note">
 +
Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes.
 +
</div>
  
 
=== Risques ===
 
=== Risques ===
  
  
−
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton, et sélectionner l'état de ce dernier relatif à la demande d'acquisition" vous pourrez également renseigner des notes :
+
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs risques liés à cette demande d'acquisition. Les éléments du risque seront alors importés (statut, risque résiduel, risque brut). Vous pourrez cependant ajouter des notes et renseigner une situation pour chacun des risques.
−
 
 
  
−
[[Image:Demande acqui Risques.png|center|frame|Ajouter un risque]]
 
  
−
 
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.27.22.png|center|frame|Associer un risque]]
−
Les états d'un risque relatif à une demande d'acquisition sont personnalisables.
 
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Personnaliser les listes]].
+
Les situations des risques sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
  
  
 
== Notes et documents ==
 
== Notes et documents ==
 +
  
 
Vous pourrez documenter votre demande d'acquisition en y inscrivant des notes et en y associant un ou plusieurs documents.
 
Vous pourrez documenter votre demande d'acquisition en y inscrivant des notes et en y associant un ou plusieurs documents.
  
  
−
[[Image:Demande acqui Notes et docs.png|center|frame|Ajouter une note et/ou un document]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.30.39.png|center|frame|Ajouter une note et/ou un document]]
  
  
 
== Suivis ==
 
== Suivis ==
 +
  
 
Cette ultime section, va vous permettre de mettre en place des suivis qui apparaîtront, comme tous les suivis, dans votre calendrier, ce qui vous permettra de les gérer facilement et de statuer sur ces derniers. Pour ajouter un suivi, cliquez sur '''Ajouter''', sélectionnez la date ainsi que le responsable du suivi :  
 
Cette ultime section, va vous permettre de mettre en place des suivis qui apparaîtront, comme tous les suivis, dans votre calendrier, ce qui vous permettra de les gérer facilement et de statuer sur ces derniers. Pour ajouter un suivi, cliquez sur '''Ajouter''', sélectionnez la date ainsi que le responsable du suivi :  
  
  
−
[[Image:Demande acqui SUivis.png|center|frame|Ajouter un suivi]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.35.44.png|center|frame|Ajouter un suivi]]
  
  
 
Pour statuer ''complété'' sur un suivi, vous pourrez le faire en cliquant sur le ''non'' dans la colonne complété afin de faire apparaître la coche verte.
 
Pour statuer ''complété'' sur un suivi, vous pourrez le faire en cliquant sur le ''non'' dans la colonne complété afin de faire apparaître la coche verte.
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== Interface de la liste des demandes d'acquisition ==
 +
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L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :
 +
 +
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=== Gérer les vues et les détails ===
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Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.38.12.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.37.50.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
 +
 +
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<div class="note">
 +
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
 +
 +
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=== Statuts ===
 +
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Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'une demande d'acquisition, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' puis ''' :
 +
 +
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.48.21.png|center|frame|Gérer les champs]]
 +
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.49.43.png|center|frame|Ajouter et personnaliser des statuts, des situations]]
 +
 +
 +
<div class="note">
 +
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 +
</div>
 +
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 +
=== Recherche ===
 +
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Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.19.png|center|frame|Recherche]]
 +
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 +
Vous pourrez également faire une recherche :
 +
 +
 +
:* Par tag en écrivant #''nom du tag''
 +
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.03.40.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]]
 +
 +
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:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'', etc.
 +
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 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.38.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]]
 +
 +
 +
:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'', etc.
 +
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.28.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]]
 +
 +
 +
=== Filtres ===
 +
 +
 +
* Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrer les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
 +
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_15.52.44.png|center|frame|Recherche]]
 +
 +
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
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|}
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<div class="note">
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Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise
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</div>
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:* '''Projets : '''Permet de rechercher par projet.
 +
:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
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<div class="note">
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Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris
 +
</div>
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 +
:* '''Responsables''' : Permet de rechercher par responsable.
 +
:* '''Unités fonctionnelles''' : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
 +
:* '''Type de demandes''' : Permet de rechercher par type de demandes.
 +
:* '''Type de ressources''' : Permet de rechercher par type de ressources.
 +
:* '''Appels d'offre'''s : Permet de rechercher par appel d'offre.
 +
:* '''Contrats''' : Permet de rechercher par contrat.
 +
:* '''Relations''' : Permet de rechercher par relations
 +
:* ''' Intervenants''' : Permet de rechercher par intervenant
 +
:* '''Risques''' : Permet de rechercher par risque.
 +
 +
 +
<div class="note">
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Retrouvez ces informations en images sur notre [http://isios.ca/fr/apprendre/tutorial-28-requests-of-acquisitions/| Tutoriel #28]
 +
</div>

Version actuelle datée du 31 juillet 2022 à 23:30

Ce sont les requêtes en provenance des gestionnaires de projets et/ou des unités d'affaires d'une organisation, en vue d'acquérir des biens et/ou des services pour permettre la réalisation de projets ou pour assurer le maintien des opérations.


Une demande d'acquisition peut éventuellement démarrer un processus d'appel d'offre en vue de la signature d'un contrat avec un fournisseur.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des demandes d'acquisitions.


Permissions requises


Pour l'outil des demandes d'acquisitions, vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les demandes d'acquisitions dans la liste des demandes d'acquisitions.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.


Permission d' écriture

Cette permission permet de modifier les demandes d'acquisitions dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d'écriture sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les demandes d'acquisitions dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil demandes d'acquisitions dans les permissions projets.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des Demandes d'acquisition en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu Burger

Pour accéder à l'outil des demandes d'acquisition divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez demandes d'acquisition.


Accès à l'outil via le menu Burger


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte Contrats présente dans le menu corporatif :


Accès aux demandes d'acquisitions via le menu corporatif


Tableau de bord de projet

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien demandes d'acquisitions dans la boîte Gestion des contrats présente dans le tableau de bord d'un projet :


Accès aux demandes d'acquisitions via le tableau de bord du projet

Informations de base

La fiche d'une demande d'acquisition possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseignez le titre de la demande d'acquisition.

Statut

Les statuts sont personnalisables. Ceux prévus de base sont :

  • Nouvelle
  • En cours
  • En suspens
  • Terminée
  • Archivée


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Responsable

Permet de sélectionner le responsable d'une demande d'acquisition.


Projets

Associez un ou plusieurs projets.

Type de demande

Les types de demandes sont personnalisables. Ceux de base sont :

  • Forfaitaire variable
  • Per Diem
  • Forfaitaire et Per Diem


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Type de ressource

Les types de ressources sont personnalisables. Ceux de base sont :


  • Humaines
  • Matérielles
  • Logicielles
  • Autres


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Unités fonctionnelles

Associez une ou plusieurs unités fonctionnelles.

Tags

Vous pourrez ajouter un ou plusieurs tags à une demande d'acquisition.


Appels d'offres et contrats

Appels d'offres

Vous aurez la possibilité d'associer la demande d'acquisition à un appel d'offre et d'en sélectionner un statut. Lors de l'association, vous aurez le choix d'importer les informations de ce dernier.


Associer un appel d'offre


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Contrats

Vous pouvez associer un ou plusieurs contrats à une demande d'acquisition et sélectionner un statut pour chacun des contrats.


Associer un contrat


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Intervenants et échéanciers

Intervenants

Chaque intervenant de cette demande d'acquisition peut être répertorié avec pour chacun d'entre eux une situation. vous pourrez également ajouter des notes.


Ajouter des intervenants


Les situations des intervenants sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Échéancier

Si la demande d'acquisition fait partie d'un projet, vous aurez la possibilité de sélectionner le livrable ou l'activité, directement dans le plan de projet, pour lequel ladite demande d'acquisition s'applique.


Ajouter des intervenants


Budget autorisé et risques

Cette partie va permettre de définir les budgets autorisés pour la demande d'acquisition ainsi que les risques relatifs à cette dernière.


Budget autorisé

Pour ajouter un budget, cliquez sur le bouton ajouter, puis entrer le titre. vous pouvez associer ce nouveau budget à un compte budgétaire, renseignez une quantité et un montant. Vous pourrez également ajouter un ou plusieurs documents pour chacun des budgets.


Ajouter un budget


Les colonnes du tableau sont personnalisables. Pour ajouter ou supprimer des colonnes, faites un clic droit avec la souris et choisissez vos colonnes.

Risques

Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs risques liés à cette demande d'acquisition. Les éléments du risque seront alors importés (statut, risque résiduel, risque brut). Vous pourrez cependant ajouter des notes et renseigner une situation pour chacun des risques.


Associer un risque


Les situations des risques sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Notes et documents

Vous pourrez documenter votre demande d'acquisition en y inscrivant des notes et en y associant un ou plusieurs documents.


Ajouter une note et/ou un document


Suivis

Cette ultime section, va vous permettre de mettre en place des suivis qui apparaîtront, comme tous les suivis, dans votre calendrier, ce qui vous permettra de les gérer facilement et de statuer sur ces derniers. Pour ajouter un suivi, cliquez sur Ajouter, sélectionnez la date ainsi que le responsable du suivi :


Ajouter un suivi


Pour statuer complété sur un suivi, vous pourrez le faire en cliquant sur le non dans la colonne complété afin de faire apparaître la coche verte.


Interface de la liste des demandes d'acquisition

L'outil demandes d'acquisition est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des demandes d'acquisition :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Capture d’écran, le 2022-07-29 à 15.38.12.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Pour personnaliser les statuts de la liste, ou bien les statuts présents dans la fiche d'une demande d'acquisition, cliquez sur l'onglet Configurer puis  :


Gérer les champs


Ajouter et personnaliser des statuts, des situations


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :


  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité


Filtres

  • Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrer les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.


Recherche


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise

  • Projets : Permet de rechercher par projet.
  • Statuts : Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris

  • Responsables : Permet de rechercher par responsable.
  • Unités fonctionnelles : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
  • Type de demandes : Permet de rechercher par type de demandes.
  • Type de ressources : Permet de rechercher par type de ressources.
  • Appels d'offres : Permet de rechercher par appel d'offre.
  • Contrats : Permet de rechercher par contrat.
  • Relations : Permet de rechercher par relations
  • Intervenants : Permet de rechercher par intervenant
  • Risques : Permet de rechercher par risque.


Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #28

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