Rencontres : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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(95 révisions intermédiaires par 2 utilisateurs non affichées)
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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span>
 
<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span>
  
−
L'outil des '''Rencontres''' va vous permettre de planifier et gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi au quoitidien.
+
 
 +
L'outil des '''Rencontres''' va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.
  
  
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−
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Rencontres'''
+
:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Rencontres'''
  
  
−
[[Image:Rencontres permissions.png|center|frame|Permission requise]]
+
[[Image:Renc permi.png|center|frame|Permission requise]]
  
  
−
Pour l'outil des rencontres vous devez choisir entre différents types de permissions :
+
Pour l'outil des rencontres l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions :
  
  
−
:;Permission de ''lecture''  
+
:;Permission de ''lecture''
 
Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
 
Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
 
<br>
 
<br>
−
Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission de '''lecture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
+
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''lecture''' dans les permissions de projets.
 +
 
 +
 
 +
:;Permission d'''écriture''
 +
Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 +
<br>
 +
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''écriture''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission d' ''écriture''  
+
:;Permission d'''ajouter''
−
Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
+
Cette permission permet d'ajouter une rencontre.
 
<br>
 
<br>
−
Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission d' '''Écriture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
+
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''ajouter''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
+
:;Permission de ''supprimer''
−
Cette permission permet d'ajouter/supprimer toutes les rencontres dont vous êtes responsables ET qui ne sont pas associées à un projet.
+
Cette permission permet de supprimer les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 
<br>
 
<br>
−
Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' vous devez détenir également la permission d' '''Ajouter/Supprimer''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>.
+
Si la rencontre est ''associé à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''supprimer''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission de ''Gérer''  
+
:;Permission d'''Appliquer sur tous les projets''
−
Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte''du fait que vous soyez '''responsable''' NI des projets associés.
+
Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les rencontres.
 
<br>
 
<br>
−
Si la rencontre est ''associée à un ou plusieurs projets'' ET que vous détenez la permission minimum d'''' Écriture''' dans les '''permissions de projets''' sur <u>au moins un des projets associés</u>, vous pourrez alors modifier toutes les rencontres <u>sans tenir compte du fait que vous soyez responsable</u>.
 
 
   
 
   
  
−
<div class="note">
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des permissions|gestion des permissions]]
+
|- bgcolor='#fcf0de'
−
</div>
+
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]].</big>
 +
|}
  
  
 
L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
 
L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
  
−
:* Onglet dans la barre d'outils
+
:* Barre d'outils
 
:* Menu corporatif
 
:* Menu corporatif
 +
:* Menu Burger
 
:* Tableau de bord d'un projet
 
:* Tableau de bord d'un projet
 
:* Calendrier
 
:* Calendrier
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[[Image:Rencontres Barre outils.png|center|frame|Icône]]
 
[[Image:Rencontres Barre outils.png|center|frame|Icône]]
 +
  
 
=== Menu corporatif ===
 
=== Menu corporatif ===
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−
[[Image:Mobil Rencontres Menu corpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu corporatif]]
+
[[Image:Rencontre MenuCorpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu corporatif]]
  
−
=== Tableau de bord d'un projet ===
 
  
 +
=== Menu d'intérêts ===
  
−
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le tableau de bord d'un projet, cliquez sur le lien situé du côté gauche :
 
  
 +
Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :
  
−
[[Image:Rencontre tableau de bord.png|center|frame|Accès à l'outil via le tableau de bord d'un projet]]
 
  
−
=== Calendrier ===
+
{| style='margin-left: auto; margin-right: auto;'
 +
|-
 +
| [[Image:Rencontre MenuPerso1.png|gauche|frame|]]
 +
|| [[Image:Rencontre MenuPerso2.png|centre|frame|Accès via le menu d'intérêts]]
 +
|}
  
  
−
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
+
=== Menu Burger ===
  
  
−
[[Image:Rencontre via calendrier.png|center|frame|Accès à l'outil via le calendrier]]
+
Pour accéder à l'outil '''Rencontres''' via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Rencontres'''.
  
−
== Informations de base ==
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-19_à_21.24.00.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
  
−
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
 
  
 +
=== Tableau de bord d'un projet ===
  
−
[[Image:Rencontre info de base.png|center|frame|Informations de base]]
 
−
[[Image:Rencontre info de base1.png|center|frame|Informations de base]]
 
−
[[Image:Rencontre info de base2.png|center|frame|Informations de base]]
 
  
 +
Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :
  
−
=== Titre ===
 
  
 +
[[Image:Renc mod tdbp.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
  
−
Vous devez donner un titre à votre rencontre.
 
  
 +
Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.
  
−
=== Statut ===
 
  
 +
=== Calendrier ===
  
−
Une rencontre possède différents statuts :
 
  
−
:* À venir
+
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
−
:* En cours
 
−
:* Reportée
 
−
:* Complétée
 
−
:* Archivée
 
−
:* Modèle
 
−
:* Annulée
 
−
:* A confirmer
 
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Rencontre Calendrier.png|center|frame|Accès via le calendrier]]
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
−
</div>
 
  
−
=== Type ===
 
  
 +
== Informations de base ==
  
−
Par défaut, les types d'une rencontre sont :
 
  
−
:* Rendez-vous
+
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
−
:* Réunion
 
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Renc info 1.png|center|frame|Informations de base]]
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
−
</div>
 
  
  
−
=== Date et heure ===
+
[[Image:Renc info 2.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
−
Vous devez entrer la date et l'heure de début et de fin de la rencontre.
+
[[Image:Renc info 3.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
−
=== Lieu ===
+
:* '''Titre''' : Renseignez le titre de la rencontre.
 +
:* '''Statut''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
 +
:* '''Type''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
 +
:* '''Date''' : Sélectionnez la date de la rencontre.
 +
:* '''Début et fin''' : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
 +
:* '''Lieu''' : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
 +
:* '''Responsable''' : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton [[Image:Tache Logobrowse.png]] pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
 +
:* '''Intervenants''' : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
 +
:* '''Projets''' : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
 +
:* '''Sprint''' : Associer la rencontre à un sprint.
 +
:* '''Ordre du jour''' : Préparer un ordre du jour.
 +
:* '''Notes''' : Ajouter des notes.
 +
:* '''Documents''' : Ajouter des documents.
  
  
−
Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs]].</big>
 +
|}
  
  
−
<div class="note">
+
Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.
−
Une représentation google map apparaîtra alors. Veillez à ne pas rentrer des détails par exemple numéro de la suite, code d'accès car la représentation s'en trouvera perturbée. Vous pourrez rentrer les détails dans la section commentaires.
 
−
</div>
 
  
  
−
=== Responsable ===
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section [[Interface d'édition des fiches]].</big>
 +
|}
  
  
−
Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
+
== Préparer un ordre du jour ==
  
  
−
=== Convoqué par ===
+
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
  
 +
:* Cliquez sur '''Ajouter'''
 +
:* Saisissez l'ordre du jour
  
−
Par définition, c'est la ressource qui donne l'ordre de créer la rencontre. La ressource renseignée, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre mais elle pourra être changée en cliquant sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource qui a convoqué la rencontre.
 
  
 +
[[Image:Renc ajout odj.png|center|frame|Ajouter un ordre du jour]]
  
−
=== Participants ===
 
  
 +
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
  
−
Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les participants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'Isios, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs.
 
  
 +
[[Image:Renc odj déplacé.png|center|frame|Déplacer les sujets de la rencontre]]
  
−
=== Projet ===
 
  
−
 
+
:Pour '''statuer''' sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
−
Vous pouvez associer la rencontre à un projet.
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Activités ===
 
−
 
 
−
 
 
−
Vous pouvez associer la rencontre à une activités.
 
  
  
−
=== Relation ===
+
[[Image:Renc odj statut.png|center|frame|Statuer sur un ordre du jour]]
  
  
−
Vous pouvez associer la rencontre à une relation.
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs##Ajouter_un_statut_pour_un_champ_natif|Personnaliser les statuts]].</big>
 +
|}
  
  
−
== Objectifs et ordre du jour ==
+
=== Ajouter des tâches ===
  
  
−
Cette section permet de définir, notamment pour une rencontre de type ''Réunion'', les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.
+
Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, cliquer sur la ligne dans la colonne pour ouvrir la fonctionnalité des tâches :
  
  
−
[[Image:Reunions objectifs.png|center|frame|Objectifs et ordre du jour]]
+
[[Image:Renc odj tache.png|center|frame|Accéder à la fiche du sujet]]
  
  
−
=== Objectifs ===
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches'''</big>
 +
|}
  
  
−
Vous pouvez définir quels sont les objectifs de la réunion.
+
La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.
  
  
−
=== Documents ===
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit AjouterTache.png|center|frame|Ajouter une nouvelle tâche]]
  
  
−
Afin de mieux documenter la réunion, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.
+
[[Image:Renc tahe.png|center|frame|Renseigner les champs de la tâche]]
  
  
−
=== Ordre du jour ===
+
Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.
  
  
−
[[Image:Rencontres ordre du jour.png|center|frame|Ajouter un ordre du jour]]
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit VisualisationTache.png|center|frame|Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre]]
  
  
−
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].</big>
 +
|}
  
−
:* Cliquez sur '''Ajouter'''
 
−
:* Saisissez l'ordre du jour
 
  
 +
=== Ajouter un compte rendu et décisions ===
  
−
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
 
  
 +
Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :
  
−
[[Image:Rencontres faites glisser.png|center|frame|Prioriser les points de la réunion]]
 
  
 +
* si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.
  
−
:Pour '''statuer''' sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
 
  
 +
[[Image:Renc ODJ CR.png|center|frame|Entrer directement un compte rendu dans la colonne]]
  
−
[[Image:Statuer rencontre.png|center|frame|Statuer sur un ordre du jour]]
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface_des_sous-listes]].</big>
 +
|}
  
−
Vous aurez le choix entre :
 
  
−
:* Traité
+
* si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.
−
:* A venir
 
−
:* Supprimé
 
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Renc titre odj.png|center|frame|Clic sur le titre du sujet]]
−
Les statuts des ordres du jour sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Ergonomie des listes#Personnaliser les onglets|Gérer les champs - les statuts]].
 
−
</div>
 
  
  
−
:Pour pouvoir modifier les champs '''Tâches''' et '''Décisions''', cliquez sur le titre du point à aborder :
+
[[Image:Renc décisions.png|center|frame|Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet]]
  
  
−
[[Image:Rencontres ordre du jour.png|center|frame|Ajouter une tâche, une décision]]
+
== Programmer une rencontre récurrente ==
  
  
−
:Pour ajouter une tâche au point du jour, cliquez sur '''Ajouter''' et renseignez le titre de la tâche :
+
Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.
  
  
−
[[Image:Rencontres écrire une tâche.png|center|frame|Ajouter une tâche dans un ordre du jour]]
+
Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.
  
  
−
:;Durée
+
[[Image:Rencontre TAB dupliquer.png|center|frame|Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période]]
−
:Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.
 
  
  
−
:;Statut
+
Des options de duplication seront alors proposées :
−
:Sélectionnez le statut de la tâche. Les statuts sont personnalisables.
 
  
 +
* Tous les jours jusqu'au ...
 +
* Chaque semaine jusqu'au ...
 +
* Tous les mois jusqu'au ...
 +
* Chaque année jusqu'au ...
  
−
<div class="note">
 
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation des statuts, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
−
</div>
 
  
 +
[[Image:Rencontre TAB dupliquer Options.png|center|frame|Options de duplication]]
  
−
:;Responsable
 
−
:Par défaut le responsable est la ressource qui créé la tâche. Vous pouvez changer de responsable en cliquant dans la cellule puis sur le bouton avec les points pour accéder à la liste des ressources humaines.
 
  
 +
== Interface de la liste des rencontres ==
  
−
:;Heures à venir
 
−
:Ce sont les heures estimées pour la réalisation de la tâche.
 
  
 +
L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.
  
−
:;Avancement
 
−
:Si la tâche est associée à une activité de projet, l'avancement représente le pourcentage des heures travaillées par rapport aux heures à venir budgétées pour cette activité.
 
  
 +
=== Gérer les vues et les détails ===
  
−
<div class="note">
 
−
Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].
 
−
</div>
 
  
 +
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône [[Image:Rencontre Icone.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
  
−
:;Décisions
 
−
:Pour ajouter une décision, cliquez sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivants :
 
−
::* Décision
 
−
::* Date
 
−
::* Responsable
 
−
::* Description
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.58.34.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
[[Image:Rencontres écrire une décision.png|center|frame|Ajouter une ou plusieurs décisions à l'ordre du jour]]
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.52.29.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
<div class="note">
 
−
Pour modifier les éléments de la décision, cliquez sur le titre de la décision
 
−
</div>
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.53.53.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
:;Compte-rendu
 
−
:Vous pouvez entrer un compte-rendu à chacun des ordres du jour.
 
  
−
== Suivis, commentaires et permalien ==
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].</big>
 +
|}
  
  
−
=== Suivis ===
+
=== Statuts ===
  
−
Vous pourrez ajouter un ou plusieurs suivis concernant la rencontre. Ces suivis apparaîtront dans le calendrier du responsable tant qu'ils ne seront pas complétés.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.58.34.png|center|frame|Configurer]]
  
−
[[Image:Mobil Reunions suivis.png|center|frame|Ajouter une ou plusieurs suivis à la rencontre]]
 
  
 +
Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
  
−
:;Date
 
−
:Sélectionner la date du suivi.
 
  
 +
[[Image:Rencontre Configurer.png|center|frame|Configurer]]
  
−
:;Complété
 
−
:Cliquez sur le lien pour compléter le suivi.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_09.02.17.png|center|frame|Configurer]]
  
−
:;Responsable
 
−
:Assignez un responsable pour effectuer le suivi.
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].</big>
 +
|}
  
−
:;Commentaire
 
−
:Ajouter un commentaire.
 
  
 +
== Recherche ==
  
−
=== Commentaires ===
 
  
−
 
+
=== Recherche rapide ===
−
Une partie '''Commentaires''' est disponible pour ajouter d'autres informations, détails concernant la rencontre.
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Permalien ===
 
−
 
 
−
 
 
−
Copier ce lien pour partager la rencontre avec des utilisateurs ayant un accès aux rencontres. En cliquant sur le lien, la fiche de la rencontre s'ouvrira directement.
 
−
 
 
−
 
 
−
== Interface de la liste des rencontres ==
 
−
 
 
−
 
 
−
L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Gérer les colonnes et les détails ===
 
−
 
 
−
 
 
−
Pour gérer les colonnes et les détails de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet [[Image:Petit oeil.png]] et sélectionnez '''Modifier le format''' :
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Rencontres modifier le format.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
 
−
 
 
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−
<div class="note">
 
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Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
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=== Statuts ===
 
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Les statuts et types d'une rencontre sont personnalisables. Pour gérer les statuts et les types, cliquez sur l'onglet '''Gérer'''  :
 
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[[Image:Rencontres gérer.png|center|frame|Gérer les champs]]
 
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[[Image:Rencontres gérer les champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
 
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Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
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=== Recherche ===
 
  
  
Ligne 395 : Ligne 349 :
  
  
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[[Image:Tâche recherche.png|center|frame|Recherche]]
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[[Image:Rencontre Recherche.png|center|frame|Recherche]]
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=== Filtres ===
 
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−
Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
 
  
 +
:: Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre
  
−
[[Image:Tâche recherche.png|center|frame|Filtres]]
 
  
−
[[Image:Mobil Rencontres Filtres1.png|center|frame|Exemple de filtres possibles sur la liste des rencontres]]
+
[[Image:Rencontre Recherche ID1.png|center|frame|Recherche dans l'ID]]
  
  
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<div class="note">
+
:: Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre
−
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise
 
−
</div>
 
  
  
−
:;Statuts
+
[[Image:Rencontre Recherche Titre1.png|center|frame|Recherche dans le titre]]
−
:Filtrer par statuts.
 
  
  
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<div class="note">
+
=== Recherche avec filtres ===
−
Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris
 
−
</div>
 
  
  
−
:;Voir
+
La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :  
−
:Vous pouvez choisir entre voir :
 
−
::*toutes les rencontres
 
−
::*mes rencontres seulement
 
  
  
−
:;Projet
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-27_à_16.16.49.png|center|frame|Recherche avec filtres]]
−
:Vous pouvez filtrer par projets.
 
  
  
−
:;Responsable
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
:Vous pouvez filtrer par responsable.
+
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
 +
|}
  
  
−
:;Convoqué par
+
:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
−
:Vous pouvez chercher une rencontre par la personnes qui l'a convoquée.
+
:* '''D'intérêt''' : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
 +
:* '''Date début et fin''' : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
 +
:* '''Participant''' : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
 +
:* '''Projet''' : Vous pouvez filtrer par projets.
 +
:* '''Relations''' : Vous pouvez filtrer par relations.
 +
:* '''Responsables''' : Vous pouvez filtrer par responsable.
 +
:* '''Types''' : Filtrer par types de rencontre.
  
  
−
:;Participant
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
:Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
+
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre</big>
 +
|}
  
  
−
:;Date début et fin
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
−
:Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
+
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section [[Personnaliser les champs#Gérer les champs personnalisés|Gérer les champs personnalisés]]</big>
 +
|}

Version actuelle datée du 17 octobre 2024 à 19:49


L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.


  • Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Rencontres


Permission requise


Pour l'outil des rencontres l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.


Permission d'écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'écriture dans les permissions de projets.


Permission d'ajouter

Cette permission permet d'ajouter une rencontre.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'ajouter dans les permissions de projets.


Permission de supprimer

Cette permission permet de supprimer les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de supprimer dans les permissions de projets.


Permission d'Appliquer sur tous les projets

Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les rencontres.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet
  • Calendrier


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :


Accès à l'outil via le menu corporatif


Menu d'intérêts

Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :


Rencontre MenuPerso1.png
Accès via le menu d'intérêts


Menu Burger

Pour accéder à l'outil Rencontres via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Rencontres.


Accès via le tableau de bord d'un projet


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.


Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :


Accès via le calendrier


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Informations de base


Informations de base


  • Titre : Renseignez le titre de la rencontre.
  • Statut : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
  • Type : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
  • Date : Sélectionnez la date de la rencontre.
  • Début et fin : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
  • Lieu : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
  • Responsable : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton Tache Logobrowse.png pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
  • Intervenants : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
  • Projets : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
  • Sprint : Associer la rencontre à un sprint.
  • Ordre du jour : Préparer un ordre du jour.
  • Notes : Ajouter des notes.
  • Documents : Ajouter des documents.


Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.


Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.


Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.


Préparer un ordre du jour

Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

  • Cliquez sur Ajouter
  • Saisissez l'ordre du jour


Ajouter un ordre du jour


Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :


Déplacer les sujets de la rencontre


Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :


Statuer sur un ordre du jour


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section Personnaliser les statuts.


Ajouter des tâches

Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, cliquer sur la ligne dans la colonne pour ouvrir la fonctionnalité des tâches :


Accéder à la fiche du sujet


Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches


La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.


Ajouter une nouvelle tâche


Renseigner les champs de la tâche


Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.


Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre


Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.


Ajouter un compte rendu et décisions

Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :


  • si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.


Entrer directement un compte rendu dans la colonne


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Interface_des_sous-listes.


  • si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.


Clic sur le titre du sujet


Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet


Programmer une rencontre récurrente

Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.


Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.


Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période


Des options de duplication seront alors proposées :

  • Tous les jours jusqu'au ...
  • Chaque semaine jusqu'au ...
  • Tous les mois jusqu'au ...
  • Chaque année jusqu'au ...


Options de duplication


Interface de la liste des rencontres

L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône Rencontre Icone.png et sélectionnez le modèle voulu :


Choisir le modèle de vue voulu


Choisir le modèle de vue voulu


Choisir le modèle de vue voulu


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Configurer


Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet Configurer :


Configurer


Configurer


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre


Recherche dans l'ID


Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre


Recherche dans le titre


Recherche avec filtres

La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Recherche avec filtres


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Statuts : Filtrer par statuts.
  • D'intérêt : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
  • Date début et fin : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
  • Participant : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
  • Projet : Vous pouvez filtrer par projets.
  • Relations : Vous pouvez filtrer par relations.
  • Responsables : Vous pouvez filtrer par responsable.
  • Types : Filtrer par types de rencontre.


Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre


Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés
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