Rencontres : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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[[Image:Reunions.Logo.png|right]]
+
<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-meeting'></span>
  
−
La réalisation d'un projet suppose qu'un certain nombre d'activités de projets doit être exécuté par des intervenants. La réunion est technique très efficace pour s'occuper des préoccupations de gestion reliés à la gestion des délais ou la gestion des risques.
 
  
−
Un rencontre de gré à gré dans le but de résoudre un problème constitue encore la meilleur façon de communiquer entre individus, en réunissant autour d'une même table les intervenants concernés afin d'élaborer une solution optimale pour le projet.
+
L'outil des '''Rencontres''' va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.
  
  
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== Accès à l'outil ==
 
== Accès à l'outil ==
  
−
L'outil de gestion des réunions peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
 
  
−
:* Tableau de bord corporatif
+
=== Permissions requises ===
−
:* Tableau de bord de projet
 
−
:* Liste des projets
 
−
:* Menu personnel
 
  
  
−
=== Tableaux de bord ===
+
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.
  
−
Pour accéder à l'outil de gestion des réunions via les tableaux de bord (corporatif ou projet), vous n'avez qu'à cliquer sur le lien situé dans la boîte '''Ressources''':
 
  
 +
:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Rencontres'''
  
−
[[Image:Reunions.Acces.DashbordCorpo.png|center|frame|Figure 1: Accès à l'outil via les tableaux de bords]]
 
  
 +
[[Image:Renc permi.png|center|frame|Permission requise]]
  
−
=== Liste de projets ===
 
  
−
Vous pouvez accéder à l'outil de gestion des réunions directement via la liste des projets. Pour ce faire, vous n'avez qu'à cliquer avec le bouton droit de la souris sur le projet désiré désirée:
+
Pour l'outil des rencontres l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions :
  
  
−
[[Image:Reunions.Acces.ListeProjets.png|center|frame|Figure 2: Accès à l'outil via la liste des projets]]
+
:;Permission de ''lecture''
 +
Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
 +
<br>
 +
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''lecture''' dans les permissions de projets.
  
  
−
=== Menu personnel ===
+
:;Permission d'''écriture''
 +
Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 +
<br>
 +
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''écriture''' dans les permissions de projets.
  
−
Pour y accéder via le menu personnel, vous devez cliquer sur votre nom et sélectionner '''Réunions''':
 
  
 +
:;Permission d'''ajouter''
 +
Cette permission permet d'ajouter une rencontre.
 +
<br>
 +
Si la rencontre est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''ajouter''' dans les permissions de projets.
  
−
[[Image:Reunions.Acces.MenuPersonnel.png |center|frame|Figure 3: Accès à l'outil via le menu personnel]]
 
  
 +
:;Permission de ''supprimer''
 +
Cette permission permet de supprimer les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 +
<br>
 +
Si la rencontre est ''associé à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''supprimer''' dans les permissions de projets.
 +
 +
 +
:;Permission d'''Appliquer sur tous les projets''
 +
Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les rencontres.
 +
<br>
 +
 +
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]].</big>
 +
|}
 +
 +
 +
L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
 +
 +
:* Barre d'outils
 +
:* Menu corporatif
 +
:* Menu Burger
 +
:* Tableau de bord d'un projet
 +
:* Calendrier
 +
 +
 +
=== Barre d'outils ===
 +
 +
 +
Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
 +
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 +
[[Image:Rencontres Barre outils.png|center|frame|Icône]]
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 +
=== Menu corporatif ===
 +
 +
 +
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :
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[[Image:Rencontre MenuCorpo.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu corporatif]]
 +
 +
 +
=== Menu d'intérêts ===
 +
 +
 +
Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :
 +
 +
 +
{| style='margin-left: auto; margin-right: auto;'
 +
|-
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| [[Image:Rencontre MenuPerso1.png|gauche|frame|]]
 +
|| [[Image:Rencontre MenuPerso2.png|centre|frame|Accès via le menu d'intérêts]]
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|}
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 +
 +
=== Menu Burger ===
 +
 +
 +
Pour accéder à l'outil '''Rencontres''' via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Rencontres'''.
 +
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 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-19_à_21.24.00.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
 +
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=== Tableau de bord d'un projet ===
 +
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 +
Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :
 +
 +
 +
[[Image:Renc mod tdbp.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
 +
 +
 +
Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.
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 +
 +
=== Calendrier ===
 +
 +
 +
Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :
 +
 +
 +
[[Image:Rencontre Calendrier.png|center|frame|Accès via le calendrier]]
  
−
<br />
 
  
 
== Informations de base ==
 
== Informations de base ==
  
−
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos réunions, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.  
+
 
 +
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.  
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Renc info 1.png|center|frame|Informations de base]]
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Renc info 2.png|center|frame|Informations de base]]
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 +
[[Image:Renc info 3.png|center|frame|Informations de base]]
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 +
 
 +
:* '''Titre''' : Renseignez le titre de la rencontre.
 +
:* '''Statut''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
 +
:* '''Type''' : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
 +
:* '''Date''' : Sélectionnez la date de la rencontre.
 +
:* '''Début et fin''' : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
 +
:* '''Lieu''' : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
 +
:* '''Responsable''' : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton [[Image:Tache Logobrowse.png]] pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
 +
:* '''Intervenants''' : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
 +
:* '''Projets''' : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
 +
:* '''Sprint''' : Associer la rencontre à un sprint.
 +
:* '''Ordre du jour''' : Préparer un ordre du jour.
 +
:* '''Notes''' : Ajouter des notes.
 +
:* '''Documents''' : Ajouter des documents.
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs]].</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section [[Interface d'édition des fiches]].</big>
 +
|}
 +
 
 +
 
 +
== Préparer un ordre du jour ==
 +
 
 +
 
 +
Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :
 +
 
 +
:* Cliquez sur '''Ajouter'''
 +
:* Saisissez l'ordre du jour
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Renc ajout odj.png|center|frame|Ajouter un ordre du jour]]
 +
 
 +
 
 +
Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Renc odj déplacé.png|center|frame|Déplacer les sujets de la rencontre]]
 +
 
 +
 
 +
:Pour '''statuer''' sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Renc odj statut.png|center|frame|Statuer sur un ordre du jour]]
  
  
−
[[Image:Reunions.Informations.Base.png|center|frame|Figure 4: Informations de base]]
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs##Ajouter_un_statut_pour_un_champ_natif|Personnaliser les statuts]].</big>
 +
|}
  
  
−
=== Titre ===
+
=== Ajouter des tâches ===
  
−
Vous devez donner un titre à votre réunion.
 
  
 +
Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, cliquer sur la ligne dans la colonne pour ouvrir la fonctionnalité des tâches :
  
−
=== Statut ===
 
  
−
La réunion possède différents statuts:
+
[[Image:Renc odj tache.png|center|frame|Accéder à la fiche du sujet]]
  
−
:* Ouverte
 
−
:* Fermée
 
−
:* Archivée
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#b3adab'
 +
| [[Image:Logo attention.png|75px|<big>]]'''Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches'''</big>
 +
|}
  
−
=== Date ===
 
  
−
Vous devez entrer la date à laquelle les participants seront convoqués.
+
La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.
  
  
−
=== Lieu ===
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit AjouterTache.png|center|frame|Ajouter une nouvelle tâche]]
  
−
Vous pouvez indiquer le lieu de la réunion.
 
  
 +
[[Image:Renc tahe.png|center|frame|Renseigner les champs de la tâche]]
  
−
=== Responsable ===
 
  
−
Le responsable de la réunion.
+
Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.
  
  
−
=== Convoqué par ===
+
[[Image:Rencontre Ordre du jour ClicDroit VisualisationTache.png|center|frame|Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre]]
  
−
Celui qui convoque la réunion.
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section [[Taches#Informations de base|Informations de base d'une tâche]].</big>
 +
|}
  
−
=== Participants ===
 
  
−
Les personnes convoquées.
+
=== Ajouter un compte rendu et décisions ===
  
  
−
=== Projet ===
+
Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :
  
−
Vous pouvez associer la réunion à un projet.
 
  
 +
* si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.
  
−
=== Client ===
 
  
−
Vous pouvez associer la réunion à un client.
+
[[Image:Renc ODJ CR.png|center|frame|Entrer directement un compte rendu dans la colonne]]
  
−
<br />
 
  
−
== Objectifs et ordre du jour ==
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface_des_sous-listes]].</big>
 +
|}
  
−
Cette section permet de définir les objectifs et l'ordre du jour de la réunion.
 
  
 +
* si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.
  
−
[[Image:Reunions.Objectifs.Base.png|center|frame|Figure 5: Objectifs et ordre du jour]]
 
  
 +
[[Image:Renc titre odj.png|center|frame|Clic sur le titre du sujet]]
  
−
=== Objectifs ===
 
  
−
Vous pouvez définir quels sont les objectifs de la réunion.
+
[[Image:Renc décisions.png|center|frame|Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet]]
  
  
−
=== Documents ===
+
== Programmer une rencontre récurrente ==
  
−
Afin de mieux documenter la réunion, ou de présenter un document que les participants devront avoir avec eux, vous pouvez joindre des documents à la réunion.
 
  
 +
Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.
  
−
=== Ordre du jour ===
 
  
−
Vous pouvez définir l'ordre du jour de la réunion. Pour se faire, vous devez cliquer sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivants:
+
Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.
  
−
:* Sujet
 
−
:* Durée
 
  
 +
[[Image:Rencontre TAB dupliquer.png|center|frame|Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période]]
  
−
Pour pouvoir modifier les champs ''Tâches'' et ''Décisions'', vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur ces champs. Le menu suivant apparaîtra:
 
  
 +
Des options de duplication seront alors proposées :
  
−
[[Image:]]
+
* Tous les jours jusqu'au ...
 +
* Chaque semaine jusqu'au ...
 +
* Tous les mois jusqu'au ...
 +
* Chaque année jusqu'au ...
  
  
−
La fenêtre suivante s'affichera:
+
[[Image:Rencontre TAB dupliquer Options.png|center|frame|Options de duplication]]
  
  
−
[[Image:]]
+
== Interface de la liste des rencontres ==
  
  
−
:;Durée
+
L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.
−
:Vous pouvez sélectionner la durée de votre réunion.
 
  
−
:;Tâches
 
−
:Pour ajouter une tâche, vous devez cliquer sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivant:
 
−
::* Tâche
 
−
::* Statut
 
−
::* Responsable
 
−
::* Date de fin
 
  
 +
=== Gérer les vues et les détails ===
  
−
<div class="note">
 
−
Pour modifier les éléments de la tâche, vous pouvez toujours ouvrir la fiche de la tâche en cliquant sur le bouton droit de la souris sur le nom de la tâche:
 
  
−
[[Image::]]
+
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône [[Image:Rencontre Icone.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
  
  
−
</div>
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.58.34.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
−
:;Décisions
 
−
:Pour ajouter une décision, vous devez cliquer sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivant:
 
−
::* Décision
 
−
::* Date
 
−
::* Responsable
 
−
::* Description
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.52.29.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.53.53.png|center|frame|Choisir le modèle de vue voulu]]
−
Pour modifier les éléments de la décision, vous pouvez toujours ouvrir sa fiche en cliquant sur le bouton droit de la souris sur le nom de la décision:
 
  
−
[[Image::]]
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].</big>
 +
|}
  
−
</div>
 
  
−
:;Compte-rendu
+
=== Statuts ===
−
:Vous pouvez entrer un compte-rendu de la réunion.
 
  
  
−
=== Commentaires ===
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_08.58.34.png|center|frame|Configurer]]
  
−
Ce champs permet de commenter la réunion ou d'effectuer un compte-rendu de celle-ci.
 
  
−
<br/>
+
Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet '''Configurer''' :
  
−
== Spécificités de la liste de réunions==
 
  
−
L'outil de gestion des réunions est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des réunions:
+
[[Image:Rencontre Configurer.png|center|frame|Configurer]]
  
−
:* Les champs spécifiques
 
−
:* Les onglets de la liste;
 
−
:* Les recherches possibles;
 
−
:* Les filtres de la liste.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-20_à_09.02.17.png|center|frame|Configurer]]
  
−
<div class="note">
 
−
Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section [[Gestion des listes|Gestion des listes]].
 
−
</div>
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].</big>
 +
|}
  
−
=== Les champs spécifiques ===
 
  
−
Les champs spécifiques de la liste des réunions sont les champs visibles seulement dans l'interface de celle-ci. Ainsi, lorsque vous consulter la fiche de l'enjeu, ces champs ne seront pas visibles.
+
== Recherche ==
  
  
−
:;Date
+
=== Recherche rapide ===
−
:Vous pouvez voir la date de la réunion.
 
  
  
−
:;Heure
+
Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
−
:Vous pouvez voir l'heure de la réunion.
 
  
  
−
=== Onglets===
+
[[Image:Rencontre Recherche.png|center|frame|Recherche]]
  
−
Les onglets de la liste sont une reproduction exacte des différents statuts.
 
  
 +
:: Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre
  
−
=== Recherche ===
 
  
−
Afin de trouver rapidement une réunion parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
+
[[Image:Rencontre Recherche ID1.png|center|frame|Recherche dans l'ID]]
  
  
−
=== Filtres ===
+
:: Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre
  
−
La liste des réunions possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise:
 
  
 +
[[Image:Rencontre Recherche Titre1.png|center|frame|Recherche dans le titre]]
  
−
[[Image:Reunions.Filtres.Base.png|center|frame|Figure 6: Filtres]]
 
  
 +
=== Recherche avec filtres ===
  
−
:;Voir
 
−
:Vous pouvez choisir entre voir:
 
−
::*toutes les réunions
 
−
::*mes réunions seulement
 
  
 +
La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
  
−
:;Projet
 
−
:Vous pouvez filtrer par projets.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-27_à_16.16.49.png|center|frame|Recherche avec filtres]]
  
−
:;Responsable
 
−
:Vous pouvez filtrer par responsable.
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
 +
|}
  
−
:;Convoqué par
 
−
:Vous pouvez chercher une réunion par la personnes qui l'a convoquée.
 
  
 +
:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
 +
:* '''D'intérêt''' : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
 +
:* '''Date début et fin''' : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
 +
:* '''Participant''' : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
 +
:* '''Projet''' : Vous pouvez filtrer par projets.
 +
:* '''Relations''' : Vous pouvez filtrer par relations.
 +
:* '''Responsables''' : Vous pouvez filtrer par responsable.
 +
:* '''Types''' : Filtrer par types de rencontre.
  
−
:;Participants
 
−
:Vous pouvez chercher une réunion par ses participants.
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre</big>
 +
|}
  
−
:;Date
 
−
:Vous pouvez chercher une réunion par une intervalle de dates.
 
  
−
<br />
+
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section [[Personnaliser les champs#Gérer les champs personnalisés|Gérer les champs personnalisés]]</big>
 +
|}

Version actuelle datée du 17 octobre 2024 à 19:49


L'outil des Rencontres va vous permettre de planifier et de gérer vos activités professionnelles qu'elles soient sous forme de réunion ou de rendez-vous. Cet outil est lié à votre calendrier qui permet donc un suivi quotidien.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise.


  • Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Rencontres


Permission requise


Pour l'outil des rencontres l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les rencontres qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.


Permission d'écriture

Cette permission permet de modifier toutes les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'écriture dans les permissions de projets.


Permission d'ajouter

Cette permission permet d'ajouter une rencontre.
Si la rencontre est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'ajouter dans les permissions de projets.


Permission de supprimer

Cette permission permet de supprimer les rencontres dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la rencontre est associé à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de supprimer dans les permissions de projets.


Permission d'Appliquer sur tous les projets

Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les rencontres.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales.


L'outil de gestion des rencontres peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet
  • Calendrier


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des relations en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres, cliquez sur le lien situé dans le menu corporatif :


Accès à l'outil via le menu corporatif


Menu d'intérêts

Pour accéder à la liste des rencontres dont vous êtes responsable ou pour lesquelles vous êtes participant, cliquez sur le lien suivant :


Rencontre MenuPerso1.png
Accès via le menu d'intérêts


Menu Burger

Pour accéder à l'outil Rencontres via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Rencontres.


Accès via le tableau de bord d'un projet


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder aux rencontres du projet, cliquez sur le lien dans le tableau de bord du projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Cet accès vous permettra de visualiser uniquement les rencontres du projet en question.


Calendrier

Pour accéder à l'outil de gestion des rencontres via le calendrier, cliquez sur la date choisie ou bien sur le bouton droit de la souris :


Accès via le calendrier


Informations de base

Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos rencontres, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elles. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base


Informations de base


Informations de base


  • Titre : Renseignez le titre de la rencontre.
  • Statut : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables, basés sur des états bien précis.
  • Type : Les statuts d'une rencontre sont des champs configurables.
  • Date : Sélectionnez la date de la rencontre.
  • Début et fin : Sélectionnez l'heure de début et de fin de la rencontre.
  • Lieu : Inscrire le lieu de la rencontre. Une carte du lieu apparaîtra.
  • Responsable : Par définition, le responsable de la rencontre est la ressource en charge de cette dernière. Le responsable renseigné, lors de la création de la rencontre, est par défaut la personne qui va créer la rencontre. Le responsable pourra être changé en cliquant sur le bouton Tache Logobrowse.png pour accéder à la liste des ressources humaines. La rencontre apparaîtra alors dans le calendrier du responsable.
  • Intervenants : Ce sont les personnes invitées à participer à la rencontre. Tous les intervenants recevront des notifications concernant la rencontre en question notamment en cas de modification de lieu, de date, d'heure ou de suppression. Pour les utilisateurs d'ISIOS, la rencontre se positionnera également dans leurs calendriers respectifs. Les intervenants pourront alors indiquer leur présence ou non.
  • Projets : Associer la rencontre à un ou plusieurs projets.
  • Sprint : Associer la rencontre à un sprint.
  • Ordre du jour : Préparer un ordre du jour.
  • Notes : Ajouter des notes.
  • Documents : Ajouter des documents.


Vous pouvez créer vos propres champs selon vos besoins. Pour ce faire, référez-vous à la section Personnaliser les champs.


Comme toutes les fonctionnalités sur ISIOS, les informations présentes dans la fiche de la rencontre sont personnalisables.


Pour pouvoir modifier les champs présents dans la fiche de la rencontre, référez-vous à la section Interface d'édition des fiches.


Préparer un ordre du jour

Vous pouvez définir un ou des ordres du jour concernant la réunion. Pour ce faire :

  • Cliquez sur Ajouter
  • Saisissez l'ordre du jour


Ajouter un ordre du jour


Vous pourrez également prioriser l'ordre des points à aborder en glissant les points dans l'ordre souhaité :


Déplacer les sujets de la rencontre


Pour statuer sur un ordre du jour, cliquez sur le statut souhaité dans le menu déroulant :


Statuer sur un ordre du jour


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification des statuts des ordres du jours, référez-vous à la section Personnaliser les statuts.


Ajouter des tâches

Pour ajouter des tâches découlant d'un sujet de rencontre, cliquer sur la ligne dans la colonne pour ouvrir la fonctionnalité des tâches :


Accéder à la fiche du sujet


Votre rencontre doit être enregistrée pour pouvoir ajouter des tâches


La liste des tâches va alors s'ouvrir avec le filtre de la rencontre, ce qui veut dire que si vous ajouter une tâche, elle sera automatiquement liée à la rencontre et au sujet de l'ordre du jour correspondant. Ajoutez une tâche, puis renseignez les champs et enregistrez.


Ajouter une nouvelle tâche


Renseigner les champs de la tâche


Une fois la rencontre enregistrée, la tâche apparaîtra en rouge tant qu'elle ne sera pas complétée. Pour y accéder, cliquez sur le lien.


Visualiser et suivre les tâches d'une rencontre


Pour modifier ou documenter les éléments de la tâche, cliquez sur le titre de la tâche est référez-vous à la section Informations de base d'une tâche.


Ajouter un compte rendu et décisions

Pour ajouter un compte rendu et/ou décision pour chacun des sujets de l'ordre du jour, 2 possibilités :


  • si la colonne compte rendu ou décision est visible dans le tableau des ordres du jour, entrez directement le contenu dans la colonne.


Entrer directement un compte rendu dans la colonne


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Interface_des_sous-listes.


  • si la colonne compte rendu ou décision n'est visible dans le tableau des ordres du jour, cliquez sur le titre du sujet et remplir les champs dans la fiche du sujet.


Clic sur le titre du sujet


Entrer un compte rendu, décision via la fiche du sujet


Programmer une rencontre récurrente

Lors de l'enregistrement d'une rencontre, il est possible de créer également des rentres récurrentes, sur une période définie.


Pour ce faire, cliquez sur le titre de la rencontre à dupliquer, pour accéder à son tableau de bord.


Tableau de bord de la rencontre puis Dupliquer sur une période


Des options de duplication seront alors proposées :

  • Tous les jours jusqu'au ...
  • Chaque semaine jusqu'au ...
  • Tous les mois jusqu'au ...
  • Chaque année jusqu'au ...


Options de duplication


Interface de la liste des rencontres

L'outil de gestion des rencontres est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Les champs et les vues de la liste des rencontres sont personnalisables.


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'icône Rencontre Icone.png et sélectionnez le modèle voulu :


Choisir le modèle de vue voulu


Choisir le modèle de vue voulu


Choisir le modèle de vue voulu


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Configurer


Pour configurer les statuts de la liste des rencontres, cliquez sur l'onglet Configurer :


Configurer


Configurer


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Recherche rapide

Afin de trouver rapidement une rencontre parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Inscrivez seulement un numéro recherchera dans l'ID de la rencontre


Recherche dans l'ID


Inscrivez un mot recherchera dans le titre de la rencontre


Recherche dans le titre


Recherche avec filtres

La liste des rencontres possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Recherche avec filtres


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Statuts : Filtrer par statuts.
  • D'intérêt : Filtrer par ressource d'intérêt (soit responsable de la rencontre, soit participant, soit responsable s'une tâche, d'un suivi dans la rencontre).
  • Date début et fin : Vous pouvez chercher une rencontre par une intervalle de dates.
  • Participant : Vous pouvez chercher une rencontre par ses participants.
  • Projet : Vous pouvez filtrer par projets.
  • Relations : Vous pouvez filtrer par relations.
  • Responsables : Vous pouvez filtrer par responsable.
  • Types : Filtrer par types de rencontre.


Pour ré-initialiser tous les filtres, faire un clic droit avec la souris sur l'icone du filtre


Les champs qui apparaissent dans les filtres sont configurables. Vous pouvez décider quels champs vous souhaitez filtrer. Pour ce faire rendez-vous dans la section Gérer les champs personnalisés
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