Factures : Différence entre versions

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(64 révisions intermédiaires par 2 utilisateurs non affichées)
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Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.
 
Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.
  
−
Qu'elles soient de type '''Clients''' ou '''Fournisseurs''', les factures vous permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.
+
Qu'elles soient de type '''Clients''' ou '''Fournisseurs''', les factures permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.
  
  
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−
=== Permissions requises ===
+
=== Permissions requises ===  
  
  
−
Pour pouvoir accéder à la liste des factures, les permissions globales minimums suivantes sont requises :
+
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
  
  
−
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne de '''Factures'''
+
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Factures'''.
−
:* Cocher l'option voir coûts et taux horaire
 
  
  
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−
Pour l'outil des factures vous devez choisir entre différents types de permissions :
+
Pour l'outil des factures, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. :
  
  
−
:;Permission de ''lecture''  
+
:;Permission de ''lecture''
−
Cette permission permet de voir toutes les factures dont vous '''êtes responsable''' dans la liste des factures.
+
Cette permission permet de voir toutes les factures qui ne sont pas associées à un projet.
 
<br>
 
<br>
−
Pour visualiser les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de '''lecture''' sur l'outil '''factures''' dans les '''permissions projets'''.
+
Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''lecture''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission de ''écriture''  
+
:;Permission d'''écriture''
−
Cette permission permet de modifier les factures dont vous '''êtes responsables'''.
+
Cette permission permet de modifier toutes les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
 
<br>
 
<br>
−
Pour modifier les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''factures''' dans les '''permissions projets'''.
+
Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''écriture''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
+
:;Permission d'''ajouter''
−
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les factures dont vous '''êtes responsables'''.
+
Cette permission permet d'ajouter une facture.
 
<br>
 
<br>
−
Pour ajouter/supprimer les factures associées à un projet, cette permission doit être associée à la permission de '''ajouter''' et '''supprimer'''sur l'outil '''factures''' dans les '''permissions projets'''.
+
Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''ajouter''' dans les permissions de projets.
  
  
−
:;Permission de ''Gérer''  
+
:;Permission de ''supprimer''
−
Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable. <br>
+
Cette permission permet de supprimer les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
−
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''factures''' dans les '''permissions projets'''.
+
<br>
 +
Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''supprimer''' dans les permissions de projets.
 +
 
 +
 
 +
:;Permission d'''Appliquer sur tous les projets''
 +
Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les factures.
 +
<br>
  
  
Ligne 57 : Ligne 62 :
  
  
−
La liste des factures peut être accédée à partir des différents endroits suivants :
+
L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
  
 +
:* Barre d'outils
 
:* Menu corporatif
 
:* Menu corporatif
 +
:* Menu Burger
 
:* Tableau de bord d'un projet
 
:* Tableau de bord d'un projet
  
  
−
=== Menu corporatif ===
+
=== Barre d'outils ===
  
  
−
Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :
+
Vous pouvez accéder à la liste des '''factures''' en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
  
  
−
[[Image:Factures tableau.png|center|frame|Accès via le Menu corporatif]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.50.18.png|center|frame|Icône]]
  
  
−
=== Tableau de bord d'un projet ===
+
=== Menu Burger ===
  
  
−
Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :
+
Pour accéder à l'outil des '''factures''' divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Factures'''.
  
  
−
[[Image:Factures tableau.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.56.09.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]]
  
  
−
''Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question ''.
+
=== Menu corporatif ===
  
  
−
== Ajouter une facture ==
+
Pour accéder à la liste des '''factures''', cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :
  
  
−
Une fois rendu dans la liste des factures, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer la facture aux éléments pertinents:
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.54.41.png|center|frame|Accès via le Menu corporatif]]
  
  
−
[[Image:Factures Ajouter.png|center|frame|Ajouter une facture]]
+
=== Tableau de bord d'un projet ===
  
  
−
== Informations de base ==
+
Pour accéder à la liste des '''factures''', cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :
  
  
−
[[Image:Factures Infos de bases.png|center|frame|Informations de bases]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.02.32.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]]
  
  
−
=== Titre ===
+
''Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question ''.
  
  
−
Renseigner le titre de la facture (le No par exemple).
+
== Ajouter une facture ==
  
−
=== Statut ===
 
  
 +
Une fois rendu dans la liste des factures, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer la facture aux éléments pertinents:
  
−
Les différents statuts de base d'un projet sont :
 
  
−
:* Nouvelle
+
[[Image:Factures Ajouter Facture.png|center|frame|Ajouter une facture]]
−
:* En attente
 
−
:* Payée
 
  
  
−
<div class="note">
+
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
−
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
−
</div>
 
  
  
−
=== Responsable ===
+
[[Image:Fact info de base 1.png|center|frame|Informations de base]]
  
 +
[[Image:Fact info de base 2.png|center|frame|Informations de base]]
  
−
Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.
+
[[Image:Fact info de base 3.png|center|frame|Informations de base]]
  
 +
[[Image:Fact info de base 4.png|center|frame|Informations de base]]
  
−
=== Relation ===
+
[[Image:Fact info de base 5.png|center|frame|Informations de base]]
  
 +
[[Image:Fact info de base 6.png|center|frame|Informations de base]]
  
−
Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire...).
 
  
 +
:;Titre
 +
:Renseignez le titre de la facture (le No par exemple).
  
−
=== Projet ===
+
:;Statut
 +
:Les différents statuts de base d'une facture sont :
  
 +
:* Nouvelle
 +
:* En attente
 +
:* Payée
  
−
Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.
 
  
 +
<div class="note">
 +
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
  
−
=== Tag ===
 
  
 +
:;Période
 +
: Sélectionnez dans le calendrier, la date de la facture.
  
−
Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.
 
  
 +
:;Responsable
 +
:Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.
  
−
=== Type ===
 
  
 +
=== Lier une facture à contrat ===
  
−
Vous aurez le choix entre 2 types de factures :
 
  
−
:* Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement
+
Pour associer un contrat à une facture afin de récupérer les données du contrat, suivre la procédure suivante :
−
:* Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur par exemple
 
  
  
−
=== Items ===
+
:1 - entrez le titre du contrat, le No de bon de commande ou bien cliquez sur le logo browse pour le sélectionner dans la liste
  
 +
[[Image:Couts Contrat Entrer titre.png|center|frame|Entrer le titre ou accéder à la liste des contrats]]
  
−
C'est dans cette partie que vous allez ''Construire'' les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''.
 
  
 +
:2 - sélectionnez le contrat. Un message s'affichera alors pour transférer le numéro de bon de commande, le numéro de la requête d'achat ainsi que le nom du fournisseur dans la facture
  
−
=== Taxes ===
 
  
 +
[[Image:Couts Contrat Message importation.png|center|frame|Importer les données du contrat dans le coût divers]]
  
−
Sélectionnez un scénario de taxes.
 
  
 +
Les données du contrat seront alors importées dans la facture.
  
−
=== Périodes ===
 
  
 +
[[Image:Factures donnees importees.png|center|frame|Importer les données du contrat dans la facture]]
  
−
Sélectionnez la date de la facture.
 
  
 +
=== Facturer des Items ===
  
−
=== Documents ===
 
  
 +
C'est dans cette partie que vous allez ''Construire'' les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''.
  
−
Associez un ou plusieurs documents à la facture.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.21.40.png|center|frame|Ajouter des items]]
  
−
=== ID de référence ===
 
  
 +
Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :
  
−
Il s'agit du numéro du bon de commande auquel la facture fait référence.
 
  
−
== Suivis et permalien ==
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.24.20.png|center|frame|Renseigner des coûts]]
  
  
−
=== Suivis et notes===
+
La fiche de modification des coûts de l'item '''''Achat matériel''''' va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.
  
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.29.46.png|center|frame|Modifier les coûts]]
  
−
[[Image:Factures Suivis.png|center|frame|Suivis]]
 
  
 +
<span style="color:#4C7D99">'''1- Section des coûts'''</span>
  
−
Cette section permet de définir des suivis pour la facture.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.19.08.png|center|frame|Modifier les coûts]]
  
−
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur '''Ajouter''' et remplir les champs suivants :
 
  
 +
Pour ajouter manuellement un coût à votre item, cliquez sur le bouton ''Ajouter'' et renseignez le titre du coût, la quantité et le montant, puis cliquez sur ''enregistrer''.
  
−
:* Date : date à laquelle le suivi doit être effectué
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.22.58.png|center|frame|Ajouter des coûts à un item]]
  
−
:* Complété : tant qu'un suivi est '''Non complété''', il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est '''complété''', il disparaîtra du calendrier.
 
  
 +
<div class="note">
 +
J'ai fait apparaître la colonne ''''' Total''''' qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
  
−
:* Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
 
  
 +
<span style="color:#4C7D99">'''2- Section des coûts divers'''</span>
  
−
:* Commentaires : ajouter une description au suivi
 
  
 +
Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item '''''Rapport d'expertise'''''.
  
−
Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.25.51.png|center|frame|Modifier les coûts divers]]
  
−
=== Permalien ===
 
  
 +
La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts divers que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts divers. Pour accéder à la liste des coûts divers, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts divers à facturer.
  
−
[[Image:Factures Permalien.png|center|frame|Permalien]]
+
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.52.28.png|center|frame|Modifier les coûts divers]]
  
  
−
Copier ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux factures. En cliquant sur le lien, la fiche de la facture s'ouvrira directement.
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.07.58.png|center|frame|Sélectionner des coûts divers]]
  
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.18.16.png|center|frame|Résultat]]
  
  
 +
Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût divers, est le montant total du coût divers. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût divers. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le montant dans le tableau.
  
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.20.35.png|center|frame|Facturer un coût divers partiellement]]
  
  
 +
Pour visualiser la fiche du coût divers que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :
  
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.22.17.png|center|frame|Visualiser un coût divers]]
  
  
 +
<span style="color:#4C7D99">'''3- Section des coûts des ressources humaines'''</span>
  
  
 +
Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item '''''2 chargés de projets du 15 décembre au 15 janvier'''''.
  
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.54.16.png|center|frame|Modifier les coûts de ressources humaines]]
  
  
 +
La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts de ressources humaines que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts de ressources humaines. Pour accéder à la liste des coûts de ressources humaines, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts de ressources humaines à facturer. Le coût d'une ressource humaine est le nombre d'heures entré dans la feuille de temps multiplié par le taux horaire de la ressource.
  
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.36.25.png|center|frame|Modifier les coûts de ressources humaines]]
  
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.42.37.png|center|frame|Sélectionner des coûts de ressources humaines]]
  
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.44.36.png|center|frame|Résultat]]
  
  
 +
Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût de ressource humaine, est le montant total de la feuille de temps. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût de la ressource humaine. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le taux ou le nombre d'heures dans le tableau.
  
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.48.37.png|center|frame|Facturer un coût de ressources humaines partiellement]]
  
  
 +
Pour visualiser la fiche du coût de la ressource humaine que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :
  
  
−
 
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.51.58.png|center|frame|Visualiser un coût de ressources humaines]]
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
 
 
−
== Informations sur la facture ==
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Factures Infos factures.png|center|frame|Informations sur la facture]]
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Type ===
 
−
 
 
−
 
 
−
Vous aurez le choix entre 2 types de factures :
 
−
 
 
−
:* Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement
 
−
:* Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur par exemple
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Items ===
 
−
 
 
−
 
 
−
C'est dans cette partie que vous allez ''Construire'' les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton '''Ajouter'''.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Factures Ajout Item.png|center|frame|Ajouter des items]]
 
−
 
 
−
 
 
−
Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Factures Achat materiel.png|center|frame|Renseigner des coûts]]
 
−
 
 
−
 
 
−
La fiche de modification des coûts de l'item '''''Achat matériel''''' va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.
 
−
 
 
−
 
−
[[Image:Factures Couts CoutsDiv CoutRH.png|center|frame|Modifier les coûts]]
 
−
 
 
−
 
 
−
<span style="color:#4C7D99">'''1- Section des coûts'''</span>
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Factures Couts.png|center|frame|Modifier les coûts]]
 
−
 
 
−
 
 
−
Pour ajouter manuellement un coût à votre item, cliquez sur le bouton ''Ajouter'' et renseignez le titre du coût, la quantité et le montant puis cliquez sur ''enregistrer''.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Factures AjoutCouts.png|center|frame|Ajouter des coûts à un item]]
 
  
  
Ligne 310 : Ligne 290 :
  
  
−
<span style="color:#4C7D99">'''2- Section des coûts divers'''</span>
+
Une fois que vous avez créé les différents items à facturer, continuez à remplir les autres champs disponibles.
  
  
−
Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item '''''Rapport d'expertise'''''.
+
=== Lier une facture à d'autres éléments ===
  
  
−
[[Image:Factures RapportExpertise.png|center|frame|Modifier les coûts divers]]
+
:;Type
 +
:Vous aurez le choix entre 2 types de factures :
  
 +
:* Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement.
 +
:* Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur, par exemple.
  
−
La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts divers que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts divers. Pour accéder à la liste des coûts divers, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts divers à facturer.
 
  
−
+
:;Relation
−
[[Image:Factures CoutsDivers.png|center|frame|Modifier les coûts divers]]
+
: Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire, etc.).
  
−
[[Image:Factures AjoutCoutsDivers.png|center|frame|Sélectionner des coûts divers]]
 
  
−
[[Image:Factures AjoutCoutsDivers1.png|center|frame|Résultat]]
+
:;Projet
 +
: Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.
  
  
−
Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût divers, est le montant total du coût divers. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût divers. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le montant dans le tableau.
+
:;Tag
 +
: Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.
  
  
−
[[Image:Factures AjoutCoutsDivers2.png|center|frame|Facturer un coût divers partiellement]]
+
:;Taxes
 +
:Sélectionnez un scénario de taxes.
  
  
−
Pour visualiser la fiche du coût divers que vous venez de facturer, cliquez sur l'icone suivante :
+
:; Documents
 +
:Associez un ou plusieurs documents à la facture.
  
 +
== Suivis et permalien ==
  
−
[[Image:Factures VisualiserCoutsDivers.png|center|frame|Visualiser un coût divers]]
 
  
 +
=== Suivis et notes===
  
−
<span style="color:#4C7D99">'''3- Section des coûts des ressources humaines'''</span>
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.01.58.png|center|frame|Suivis]]
  
−
Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item '''''2 chargés de projets du 15 décembre au 15 janvier'''''.
 
  
 +
Cette section permet de définir des suivis pour la facture.
  
−
[[Image:Factures CoutsRH.png|center|frame|Modifier les coûts de ressources humaines]]
 
  
 +
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur '''Ajouter''' et remplissez les champs suivants :
  
−
La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts de ressources humaines que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts de ressources humaines. Pour accéder à la liste des coûts de ressources humaines, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts de ressources humaines à facturer. Le coût d'une ressource humaine est le nombre d'heures entré dans la feuille de temps multiplié par le taux horaire de la ressource.
 
  
−
+
:* Date : date à laquelle le suivi doit être effectué.
−
[[Image:Factures AjoutCoutsRH.png|center|frame|Modifier les coûts de ressources humaines]]
 
  
−
[[Image:Factures AjoutCoutsRH1.png|center|frame|Sélectionner des coûts de ressources humaines]]
 
  
−
[[Image:Factures AjoutCoutsRH2.png|center|frame|Résultat]]
+
:* Complété : tant qu'un suivi est '''Non complété''', il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est '''complété''', il disparaîtra du calendrier.
  
  
−
Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût de ressource humaine, est le montant total de la feuille de temps. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût de la ressource humaine. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le taux ou le nombre d'heures dans le tableau.
+
:* Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
  
  
−
[[Image:Factures AjoutCoutsRH3.png|center|frame|Facturer un coût de ressources humaines partiellement]]
+
:* Commentaires : ajoutez une description au suivi.
  
  
−
Pour visualiser la fiche du coût de la ressource humaine que vous venez de facturer, cliquez sur l'icone suivante :
+
Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.
  
  
−
[[Image:Factures VisualiserCoutsRH.png|center|frame|Visualiser un coût de ressources humaines]]
+
=== Permalien ===
−
 
 
−
 
 
−
<div class="note">
 
−
J'ai fait apparaître la colonne ''''' Total''''' qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
−
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Une fois que vous avez créez les différents items à facturer continuez à remplir les autres champs disponibles.
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.03.00.png|center|frame|Permalien]]
  
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== Autres champs ==
 
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[[Image:Factures Autres champs.png|center|frame|Autres champs]]
 
  
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Copiez ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux factures. En cliquant sur le lien, la fiche de la facture s'ouvrira directement.
  
  
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L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
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L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
  
  
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Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Petit oeil.png]] et sélectionnez le modèle voulu :  
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Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.04.58.png]] et sélectionnez le modèle voulu :  
  
  
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[[Image:Factures vue.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.06.21.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
  
  
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Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
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=== Statuts ===
 
=== Statuts ===
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[[Image:Factures configurer.png|center|frame|Gérer les statuts]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.09.29.png|center|frame|Gérer les statuts]]
  
  
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[[Image:Factures configurer1.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.13.51.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
  
  
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Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
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=== Recherche ===
 
=== Recherche ===
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[[Image:Factures Recherche.png|center|frame|Recherche]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.19.png|center|frame|Recherche]]
  
  
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[[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.03.40.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]]
  
  
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:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'' etc....
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:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'', etc.
  
  
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[[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.38.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]]
  
  
−
:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'' etc....
+
:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'', etc.
  
  
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[[Image:Gestion des relations Tags.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.28.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]]
−
 
 
  
 
=== Filtres ===
 
=== Filtres ===
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[[Image:Factures Filtres.png|center|frame|Filtres]]
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.15.20.png|center|frame|Recherche]]
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 +
 
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{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
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| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
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|}
  
  
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<div class="note">
 
<div class="note">
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Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les factures, cliquer sur [[Image:Rencontre reinitialiser filtres.png]]
+
Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les factures, cliquez sur [[Image:Rencontre reinitialiser filtres.png]]
 
</div>
 
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Version actuelle datée du 5 décembre 2024 à 21:11

Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.

Qu'elles soient de type Clients ou Fournisseurs, les factures permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Factures.


Permissions requises


Pour l'outil des factures, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir toutes les factures qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.


Permission d'écriture

Cette permission permet de modifier toutes les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'écriture dans les permissions de projets.


Permission d'ajouter

Cette permission permet d'ajouter une facture.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'ajouter dans les permissions de projets.


Permission de supprimer

Cette permission permet de supprimer les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de supprimer dans les permissions de projets.


Permission d'Appliquer sur tous les projets

Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les factures.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des factures en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu Burger

Pour accéder à l'outil des factures divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Factures.


Accès à l'outil via le menu Burger


Menu corporatif

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :


Accès via le Menu corporatif


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :


Accès via le tableau de bord d'un projet


Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question .


Ajouter une facture

Une fois rendu dans la liste des factures, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer la facture aux éléments pertinents:


Ajouter une facture


Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.


Informations de base
Informations de base
Informations de base
Informations de base
Informations de base
Informations de base


Titre
Renseignez le titre de la facture (le No par exemple).
Statut
Les différents statuts de base d'une facture sont :
  • Nouvelle
  • En attente
  • Payée


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Période
Sélectionnez dans le calendrier, la date de la facture.


Responsable
Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.


Lier une facture à contrat

Pour associer un contrat à une facture afin de récupérer les données du contrat, suivre la procédure suivante :


1 - entrez le titre du contrat, le No de bon de commande ou bien cliquez sur le logo browse pour le sélectionner dans la liste
Entrer le titre ou accéder à la liste des contrats


2 - sélectionnez le contrat. Un message s'affichera alors pour transférer le numéro de bon de commande, le numéro de la requête d'achat ainsi que le nom du fournisseur dans la facture


Importer les données du contrat dans le coût divers


Les données du contrat seront alors importées dans la facture.


Importer les données du contrat dans la facture


Facturer des Items

C'est dans cette partie que vous allez Construire les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton Ajouter.


Ajouter des items


Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :


Renseigner des coûts


La fiche de modification des coûts de l'item Achat matériel va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.


Modifier les coûts


1- Section des coûts


Modifier les coûts


Pour ajouter manuellement un coût à votre item, cliquez sur le bouton Ajouter et renseignez le titre du coût, la quantité et le montant, puis cliquez sur enregistrer.


Ajouter des coûts à un item


J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


2- Section des coûts divers


Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item Rapport d'expertise.


Modifier les coûts divers


La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts divers que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts divers. Pour accéder à la liste des coûts divers, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts divers à facturer.


Modifier les coûts divers


Sélectionner des coûts divers


Résultat


Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût divers, est le montant total du coût divers. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût divers. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le montant dans le tableau.


Facturer un coût divers partiellement


Pour visualiser la fiche du coût divers que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :


Visualiser un coût divers


3- Section des coûts des ressources humaines


Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item 2 chargés de projets du 15 décembre au 15 janvier.


Modifier les coûts de ressources humaines


La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts de ressources humaines que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts de ressources humaines. Pour accéder à la liste des coûts de ressources humaines, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts de ressources humaines à facturer. Le coût d'une ressource humaine est le nombre d'heures entré dans la feuille de temps multiplié par le taux horaire de la ressource.


Modifier les coûts de ressources humaines


Sélectionner des coûts de ressources humaines


Résultat


Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût de ressource humaine, est le montant total de la feuille de temps. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût de la ressource humaine. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le taux ou le nombre d'heures dans le tableau.


Facturer un coût de ressources humaines partiellement


Pour visualiser la fiche du coût de la ressource humaine que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :


Visualiser un coût de ressources humaines


J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Une fois que vous avez créé les différents items à facturer, continuez à remplir les autres champs disponibles.


Lier une facture à d'autres éléments

Type
Vous aurez le choix entre 2 types de factures :
  • Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement.
  • Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur, par exemple.


Relation
Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire, etc.).


Projet
Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.


Tag
Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.


Taxes
Sélectionnez un scénario de taxes.


Documents
Associez un ou plusieurs documents à la facture.

Suivis et permalien

Suivis et notes

Suivis


Cette section permet de définir des suivis pour la facture.


Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplissez les champs suivants :


  • Date : date à laquelle le suivi doit être effectué.


  • Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est complété, il disparaîtra du calendrier.


  • Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.


  • Commentaires : ajoutez une description au suivi.


Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.


Permalien

Permalien


Copiez ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux factures. En cliquant sur le lien, la fiche de la facture s'ouvrira directement.


Interface de la liste des factures

L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Capture d’écran, le 2022-07-29 à 12.04.58.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Pour configurer les statuts de la liste des projet, cliquez sur l'onglet Configurer :


Gérer les statuts


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :


  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :


Recherche


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Projets : Permet de filtrer la liste des factures par projet.
  • Statut : Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.
  • Responsables : Permet de filtrer la liste des factures par responsable.
  • Relations : Permet de filtrer la liste des factures par relation.
  • Type : Permet de filtrer la liste des factures par type de facture.
  • Période : Permet de filtrer la liste des factures par période.
  • Contrats : Permet de filtrer la liste des factures par contrat.


Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris


Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les factures, cliquez sur Rencontre reinitialiser filtres.png

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