Factures : Différence entre versions
(→Ajouter une facture) |
|||
| (54 révisions intermédiaires par 2 utilisateurs non affichées) | |||
| Ligne 3 : | Ligne 3 : | ||
Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services. | Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services. | ||
| − | Qu'elles soient de type '''Clients''' ou '''Fournisseurs''', les factures | + | Qu'elles soient de type '''Clients''' ou '''Fournisseurs''', les factures permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats. |
| Ligne 13 : | Ligne 13 : | ||
| − | === Permissions requises === | + | === Permissions requises === |
| − | Pour pouvoir accéder à la | + | Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise : |
| − | :* | + | :* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Factures'''. |
| − | |||
| Ligne 26 : | Ligne 25 : | ||
| − | Pour l'outil des factures | + | Pour l'outil des factures, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. : |
| − | :;Permission de ''lecture'' | + | :;Permission de ''lecture'' |
| − | Cette permission permet de voir toutes les factures | + | Cette permission permet de voir toutes les factures qui ne sont pas associées à un projet. |
<br> | <br> | ||
| − | + | Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''lecture''' dans les permissions de projets. | |
| − | :;Permission | + | :;Permission d'''écriture'' |
| − | Cette permission permet de modifier les factures dont | + | Cette permission permet de modifier toutes les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet. |
<br> | <br> | ||
| − | + | Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''écriture''' dans les permissions de projets. | |
| − | :;Permission d'''ajouter | + | :;Permission d'''ajouter'' |
| − | Cette permission permet d'ajouter | + | Cette permission permet d'ajouter une facture. |
<br> | <br> | ||
| − | + | Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission d''''ajouter''' dans les permissions de projets. | |
| − | :;Permission de '' | + | :;Permission de ''supprimer'' |
| − | Cette permission ' | + | Cette permission permet de supprimer les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet. |
| − | + | <br> | |
| + | Si la facture est ''associée à un projet'' l'utilisateur doit détenir également la permission de '''supprimer''' dans les permissions de projets. | ||
| + | |||
| + | |||
| + | :;Permission d'''Appliquer sur tous les projets'' | ||
| + | Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les factures. | ||
| + | <br> | ||
| Ligne 71 : | Ligne 76 : | ||
| − | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07- | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.50.18.png|center|frame|Icône]] |
| Ligne 80 : | Ligne 85 : | ||
| − | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07- | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.56.09.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]] |
| Ligne 89 : | Ligne 94 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_20.54.41.png|center|frame|Accès via le Menu corporatif]] |
| Ligne 98 : | Ligne 103 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.02.32.png|center|frame|Accès via le tableau de bord d'un projet]] |
| Ligne 116 : | Ligne 121 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Fact info de base 1.png|center|frame|Informations de base]] |
| + | |||
| + | [[Image:Fact info de base 2.png|center|frame|Informations de base]] | ||
| + | |||
| + | [[Image:Fact info de base 3.png|center|frame|Informations de base]] | ||
| + | |||
| + | [[Image:Fact info de base 4.png|center|frame|Informations de base]] | ||
| + | |||
| + | [[Image:Fact info de base 5.png|center|frame|Informations de base]] | ||
| + | |||
| + | [[Image:Fact info de base 6.png|center|frame|Informations de base]] | ||
| Ligne 172 : | Ligne 187 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.21.40.png|center|frame|Ajouter des items]] |
| Ligne 178 : | Ligne 193 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.24.20.png|center|frame|Renseigner des coûts]] |
| Ligne 184 : | Ligne 199 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-28_à_21.29.46.png|center|frame|Modifier les coûts]] |
| Ligne 190 : | Ligne 205 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.19.08.png|center|frame|Modifier les coûts]] |
| Ligne 196 : | Ligne 211 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.22.58.png|center|frame|Ajouter des coûts à un item]] |
| Ligne 210 : | Ligne 225 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.25.51.png|center|frame|Modifier les coûts divers]] |
| Ligne 216 : | Ligne 231 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_09.52.28.png|center|frame|Modifier les coûts divers]] |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.07.58.png|center|frame|Sélectionner des coûts divers]] |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.18.16.png|center|frame|Résultat]] |
| Ligne 228 : | Ligne 243 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.20.35.png|center|frame|Facturer un coût divers partiellement]] |
| Ligne 234 : | Ligne 249 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_10.22.17.png|center|frame|Visualiser un coût divers]] |
| Ligne 243 : | Ligne 258 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.54.16.png|center|frame|Modifier les coûts de ressources humaines]] |
| Ligne 249 : | Ligne 264 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.36.25.png|center|frame|Modifier les coûts de ressources humaines]] |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.42.37.png|center|frame|Sélectionner des coûts de ressources humaines]] |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.44.36.png|center|frame|Résultat]] |
| Ligne 261 : | Ligne 276 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.48.37.png|center|frame|Facturer un coût de ressources humaines partiellement]] |
| Ligne 267 : | Ligne 282 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_11.51.58.png|center|frame|Visualiser un coût de ressources humaines]] |
| Ligne 306 : | Ligne 321 : | ||
:; Documents | :; Documents | ||
:Associez un ou plusieurs documents à la facture. | :Associez un ou plusieurs documents à la facture. | ||
| − | |||
== Suivis et permalien == | == Suivis et permalien == | ||
| Ligne 314 : | Ligne 328 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.01.58.png|center|frame|Suivis]] |
| Ligne 341 : | Ligne 355 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.03.00.png|center|frame|Permalien]] |
| Ligne 356 : | Ligne 370 : | ||
| − | Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image: | + | Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.04.58.png]] et sélectionnez le modèle voulu : |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.06.21.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]] |
| Ligne 373 : | Ligne 387 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.09.29.png|center|frame|Gérer les statuts]] |
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.13.51.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]] |
| Ligne 390 : | Ligne 404 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.19.png|center|frame|Recherche]] |
| Ligne 399 : | Ligne 413 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.03.40.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]] |
| Ligne 405 : | Ligne 419 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.38.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]] |
| Ligne 411 : | Ligne 425 : | ||
| − | [[Image: | + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.28.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]] |
| − | |||
=== Filtres === | === Filtres === | ||
| Ligne 418 : | Ligne 431 : | ||
La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise : | La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise : | ||
| + | |||
| + | |||
| + | [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_12.15.20.png|center|frame|Recherche]] | ||
Version actuelle datée du 5 décembre 2024 à 21:11
Une facture est un document officiel qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou de services.
Qu'elles soient de type Clients ou Fournisseurs, les factures permettent de contribuer au suivi des coûts de vos projets ainsi que ceux de vos différents contrats.
Sommaire
Accès à l'outil
Permissions requises
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
- Sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Factures.
Pour l'outil des factures, l'utilisateur doit choisir entre différents types de permissions. :
- Permission de lecture
Cette permission permet de voir toutes les factures qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de lecture dans les permissions de projets.
- Permission d'écriture
Cette permission permet de modifier toutes les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'écriture dans les permissions de projets.
- Permission d'ajouter
Cette permission permet d'ajouter une facture.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission d'ajouter dans les permissions de projets.
- Permission de supprimer
Cette permission permet de supprimer les factures dont l'utilisateur est responsable et qui ne sont pas associées à un projet.
Si la facture est associée à un projet l'utilisateur doit détenir également la permission de supprimer dans les permissions de projets.
- Permission d'Appliquer sur tous les projets
Cette permission permet d'outrepasser les permissions de projet et permet à l'utilisateur de voir toutes les factures.
Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales
L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
- Barre d'outils
- Menu corporatif
- Menu Burger
- Tableau de bord d'un projet
Barre d'outils
Vous pouvez accéder à la liste des factures en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :
Menu Burger
Pour accéder à l'outil des factures divers via le menu Burger, cliquez sur l'icône. 
Puis, sélectionnez Factures.
Menu corporatif
Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le menu corporatif :
Tableau de bord d'un projet
Pour accéder à la liste des factures, cliquez sur le lien suivant dans le tableau de bord de votre projet :
Les factures qui apparaissent alors dans la liste, sont uniquement les factures du projet en question .
Ajouter une facture
Une fois rendu dans la liste des factures, cliquer sur le bouton "Nouveau" et associer la facture aux éléments pertinents:
Afin de vous permettre de documenter adéquatement vos coûts, ISIOS vous fournit un formulaire complet que nous avons séparé en section afin de vous permettre de mieux saisir les nuances de chacune d'entre-elle. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base.
- Titre
- Renseignez le titre de la facture (le No par exemple).
- Statut
- Les différents statuts de base d'une facture sont :
- Nouvelle
- En attente
- Payée
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
- Période
- Sélectionnez dans le calendrier, la date de la facture.
- Responsable
- Permet de sélectionner le responsable de la facture. Le responsable renseigné par défaut est la ressource qui créé la facture.
Lier une facture à contrat
Pour associer un contrat à une facture afin de récupérer les données du contrat, suivre la procédure suivante :
- 1 - entrez le titre du contrat, le No de bon de commande ou bien cliquez sur le logo browse pour le sélectionner dans la liste
- 2 - sélectionnez le contrat. Un message s'affichera alors pour transférer le numéro de bon de commande, le numéro de la requête d'achat ainsi que le nom du fournisseur dans la facture
Les données du contrat seront alors importées dans la facture.
Facturer des Items
C'est dans cette partie que vous allez Construire les différents libellés de votre facture. Pour ajouter un ou plusieurs libellés, cliquez sur le bouton Ajouter.
Pour chacun des items, vous devez y renseigner des coûts. Pour ce faire, cliquez sur le titre de chacun des libellés. Prenons par exemple l'achat du matériel :
La fiche de modification des coûts de l'item Achat matériel va alors s'ouvrir. Vous aurez alors 3 possibilités pour colliger des coûts concernant cet item.
1- Section des coûts
Pour ajouter manuellement un coût à votre item, cliquez sur le bouton Ajouter et renseignez le titre du coût, la quantité et le montant, puis cliquez sur enregistrer.
J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
2- Section des coûts divers
Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item Rapport d'expertise.
La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts divers que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts divers. Pour accéder à la liste des coûts divers, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts divers à facturer.
Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût divers, est le montant total du coût divers. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût divers. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le montant dans le tableau.
Pour visualiser la fiche du coût divers que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :
3- Section des coûts des ressources humaines
Prenons pour l'exemple, l'exemple de l'item 2 chargés de projets du 15 décembre au 15 janvier.
La fiche de modification des coûts de l'item va alors s'ouvrir. Vous pourrez alors à partir de cette section, ajouter un coûts de ressources humaines que vous avez déjà entré dans les coûts d'un projet et qui se trouve d'ores et déjà dans la liste des coûts de ressources humaines. Pour accéder à la liste des coûts de ressources humaines, cliquez sur l'icône de la liste et sélectionner un ou plusieurs coûts de ressources humaines à facturer. Le coût d'une ressource humaine est le nombre d'heures entré dans la feuille de temps multiplié par le taux horaire de la ressource.
Le montant qui apparaît par défaut lorsque vous sélectionnez un coût de ressource humaine, est le montant total de la feuille de temps. Cependant, vous pouvez parfaitement facturer un montant partiel du coût de la ressource humaine. Pour ce faire, il vous suffit de modifier directement le taux ou le nombre d'heures dans le tableau.
Pour visualiser la fiche du coût de la ressource humaine que vous venez de facturer, cliquez sur l'icône suivante :
J'ai fait apparaître la colonne Total qui représente le montant total avec les taxes. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Une fois que vous avez créé les différents items à facturer, continuez à remplir les autres champs disponibles.
Lier une facture à d'autres éléments
- Type
- Vous aurez le choix entre 2 types de factures :
- Client : facture que vous émettez en vue de percevoir un règlement.
- Fournisseur : facture que vous recevez en vue d'effectuer un règlement à un fournisseur, par exemple.
- Relation
- Permet d'associer la facture à une relation (client, Fournisseur, Partenaire, etc.).
- Projet
- Permet d'associer votre facture à un projet si vous en détenez la permission. Ce champs est automatiquement complété si vous créez une facture directement via le tableau bord d'un projet.
- Tag
- Permet d'ajouter un ou plusieurs tags à une facture.
- Taxes
- Sélectionnez un scénario de taxes.
- Documents
- Associez un ou plusieurs documents à la facture.
Suivis et permalien
Suivis et notes
Cette section permet de définir des suivis pour la facture.
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs suivis à la facture. Pour ce faire, simplement cliquer sur Ajouter et remplissez les champs suivants :
- Date : date à laquelle le suivi doit être effectué.
- Complété : tant qu'un suivi est Non complété, il apparaîtra alors dans le calendrier du responsable du suivi. Si il est complété, il disparaîtra du calendrier.
- Responsable : sélectionnez le responsable du suivi. Le suivi de la tâche apparaîtra alors dans le calendrier de la ressource utilisatrice.
- Commentaires : ajoutez une description au suivi.
Les différents suivis de la facture seront représentés par des points bleus dans le calendrier de la ressource en charge du suivi.
Permalien
Copiez ce lien pour partager la facture avec des utilisateurs ayant un accès aux factures. En cliquant sur le lien, la fiche de la facture s'ouvrira directement.
Interface de la liste des factures
L'outil de gestion des factures est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des projets :
Gérer les vues et les détails
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet 
et sélectionnez le modèle voulu :
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.
Statuts
Pour configurer les statuts de la liste des projet, cliquez sur l'onglet Configurer :
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.
Recherche
Afin de trouver rapidement une facture parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
Vous pourrez également faire une recherche :
- Par tag en écrivant #nom du tag
- Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2, etc.
- Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2, etc.
Filtres
La liste des factures possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :
 Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres
|
- Projets : Permet de filtrer la liste des factures par projet.
- Statut : Permet de filtrer la liste de projet par statut de projet.
- Responsables : Permet de filtrer la liste des factures par responsable.
- Relations : Permet de filtrer la liste des factures par relation.
- Type : Permet de filtrer la liste des factures par type de facture.
- Période : Permet de filtrer la liste des factures par période.
- Contrats : Permet de filtrer la liste des factures par contrat.
Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris
Pour ré-initialiser tous les filtres afin de visualiser toutes les factures, cliquez sur 
