Messagerie

Les activités de projet se déroulent très souvent à un rythme effréné. Il est essentiel d'en favoriser le déroulement par une communication soutenue entre les membres de l'équipe et l'ensemble des intervenants.

Des outils conviviaux et un réseau de communication efficace pour permettre l'échange d'informations entre les différents intervenants doivent donc être en place.

C'est dans cet objectif, qu'ISIOS vous propose un outil de messagerie intégrée.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à la messagerie publique et/ou privée, les permissions suivantes sont requises :

• Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Messages Privés
• Dans les permissions globales : sélectionner Lecture au niveau de la ligne des Messages Publics

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des permissions

La messagerie peut être accédée à partir des différents endroits suivants :

• Icone
• Menu personnel
• Tableau de bord d'un projet

Icone

Vous pouvez accéder à votre messagerie en tout temps en cliquant sur l'icone situé en haut à gauche dans la barre d'outils :

Figure 1 : Accès rapide via l'icone

Menu personnel

Vous pouvez accéder à votre messagerie via votre Menu personnel :

Figure 2 : Accès à l'outil via le Menu personnel

Tableau de bord d'un projet

L'outil messagerie est également accessible via le tableau de bord d'un projet. Cliquez sur le lien situé dans la boîte Communication.

Figure 3 : Accès à l'outil via le Tableau de bord d'un projet

Informations de base

La fiche d'un message possède des informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi,nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :

Figure 4 : Informations de base

Destinataires

Sélectionnez le ou les destinataires dans la liste des ressources.

Projet

Sélectionner le ou les projets concernés par le message.

Espace vide

Ecrivez le corps de votre message.

Priorité

Vous pouvez définir la priorité de votre message, à savoir :

• Faible
• Normale
• Élevée

Documents

Associez un document pour illustrer votre message.

Activité

Associez un élément/une activité à votre message.

Risque

Associez un risque à votre message.

Enjeu

Associez un enjeu à votre message.

Autres champs disponibles

Autres les champs (colonnes) qui sont visibles dans la liste des messages, vous pourrez sélectionner d'autres champs :

ID

Un numéro (ID) est attribué à chacun des messages.

Auteur

L'auteur du message apparaît.

Interface de la liste des messages

L'outil de messagerie est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partage les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des messages :

Gérer les vues

Pour gérer les champs, cliquez sur l'onglet Vues et sélectionnez Modifier les vues :

Figure 5 : Gérer les vues

Pour plus de détails concernant les fonctions générales d'une liste, référez-vous à la section Gestion des listes.

Onglet

La liste possède les onglets suivants :

• Boîte de réception
• Messages envoyés

Figure 6 : Onglets

Recherche

Afin de trouver rapidement un projet parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.

Figure 7 : Recherche

Filtres

Comme pour les onglets, la liste des messages possède des filtres spécifiques, pouvant être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise :

Figure 8 : Filtres

Voir

Permet de rechercher :

• Tous les messages me concernant
• Mes messages seulement
• Tous les messages

Auteur

Permet de rechercher par auteur de message.

Date

Permet de rechercher un message à une date précise.

Projet

Permet de rechercher tous les messages concernant un projet.

Activité

Permet de rechercher tous les messages concernant une activité ou élément de projet.

Risque

Permet de rechercher tous les messages contenant un risque précis.

Enjeu

Permet de rechercher tous les messages contenant un enjeu précis.