Écheancier

La production de biens tangibles exige que l'on se livre à un exercice de planification soutenu afin de bien évaluer les délais et les efforts requis pour mener à bien chacune des activités de projet nécessaires à la réalisation des biens livrables.

ISIOS utilise le diagramme de Gantt comme outil principal pour la gestion des délais et des efforts.

Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder au digramme de Gantt d'un projet, les permissions globales minimum suivantes sont requises :

• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Échéancier
• Sélectionner Lecture au niveau de la ligne Projet

Permission requise

Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des permissions

Pour l'outil échéancier vous devez choisir entre différents types de permissions :

Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les échéanciers des projets dont vous êtes responsable .
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de écriture sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les échéanciers des projets dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Permission de Gérer

Cette permission regroupe toutes les types de permissions précédentes et ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable de l'échéancier d'un projet.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil échéancier dans les permissions projets.

Le diagramme de Gantt peut être accédé à partir du tableau de bord d'un projet.

Tableau de bord d'un projet

Vous pouvez accéder au diagramme de Gantt via le tableau de bord d'un projet. Pour ce faire, cliquez dur le lien Échéancier :

Accès via le tableau de bord d'un projet

Selon vos permissions globales et projets, vous pourrez modifier ou bien seulement consulter l'échéancier. Afin d'avoir plus de renseignements sur la gestion des droits d'accès, référez-vous à la section gestion des permissions.

Représentation des données

Dans le diagramme de Gantt, les données se présentent sous deux formes :

• une représentation des données sous forme de structure en arbre
• une représentation des activités sous forme de barre de temps

Structure en arbre

La structure de fractionnement des travaux se fait sous forme d'arbre :

Structure en arbre

Ainsi, les travaux peuvent être découpés en :

• Livrable
• Sous-livrable
• Activité
• Sous-activité
• Jalon

Barre de temps

La représentation graphique se fait sous forme de barre étalée dans le temps :

Barre de temps

La représentation graphique affiche aussi les barres des activités parentes, permettant de voir efficacement les implications des activités entres-elles.

Fonctionnement de l'outil

À prime abord, le diagramme de Gantt peut être perçu comme un outil complexe. Étant conscient de cette perception, ISIOS a conçu son ergonomie afin de faciliter les actions des utilisateurs. Pour bien vous montrer chacunes des parties de l'outil, nous commencerons par expliquer ses grandes lignes, pour entrer, par la suite, dans ses opérations plus spécifiques.

Les phases du projet et le calcul des coûts

Étant donné que le diagramme de Gantt est l'outil principal pour la gestion des délais et des efforts, les données entrées dans la fiche du projet auront un impact direct sur les coûts en fonction des phases du projet :

Opportunité, Démarrage et Planification

Durant cette phase, les coûts divers et les coûts des ressources humaines sont classés dans la section Préliminaire.

Réalisation

Une fois en réalisation, le budget préliminaire sera défini comme un budget autorisé. Les coûts divers et les coûts des ressources humaines seront alors classés dans les Coûts à venir.

Pour plus d'informations, consultez la section sur la La phase d'un projet

Navigation

Pour déplacer l'affichage de la semaine dans la section des représentations par barre, cliquez sur les flèches suivantes situées à haut à gauche de la barre de temps :

Déplacer l'affichage par semaine

Enregistrement

Contrairement à certains autres outils de la solution, vous devez provoqué l'enregistrement des données du diagramme de Gantt via le bouton Enregistrer :

Enregistrement

Gestion des activités

Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des délais. Ainsi, c'est via cette interface que vous pouvez planifier les différents travaux du projet. La solution ISIOS utilise une façon efficiente pour fractionner ses travaux, où chaque activité nécessaire est inscrite à l'intérieur d'un livrable. Ainsi, cette façon vous permet d'avoir une meilleure gestion de vos coûts.

Fractionnement des travaux

Comme introduit dans la section Structure en arbre, les travaux peuvent être fractionnés en plusieurs types. Le type principal est le livrable. Il est donc obligatoirement sur le premier niveau. Ainsi, les autres types sont toujours définis en fonction du type supérieur et de son niveau. L'architecture des types possibles est :

Premier niveau

• Livrable
• Activité
• Jalon

Deuxième niveau

• Sous-Livrable
• Activité
• Jalon

Troisième niveau

• Activité
• Jalon

Quatrième niveau

• Sous-Activité
• Jalon

La solution ISIOS a fait le choix efficace de limiter l'arborescence à quatre niveaux, forçant ainsi le chef de projet à concevoir des plans de projets concis orientés vers les livrables.

Créer une nouvelle branche

Pour créer une branche de projet, l'outil de gestion des délais vous offre deux options :

• Mode d'insertion détaillée
• Mode d'insertion rapide

Mode d'insertion détaillée

Pour ajouter un nouveau livrable, cliquez sur la cellule du titre du projet dans lequel vous souhaitez l'ajouter puis cliquez sur le bouton Nouveau :

Ajouter un nouveau livrable

La fenêtre suivante s'affichera :

Fiche d'un nouveau livrable

Titre

Vous devez indiquer le titre du livrable.

Type

C'est ici que vous pourrez éventuellement changer le type de votre branche pour :

• Livrable
• Activité
• Jalon

Pour ajouter une nouvelle activité, cliquez sur la cellule du livrable dans lequel vous souhaitez l'ajouter puis cliquez sur le bouton Nouveau :

Ajouter une nouvelle activité

La fenêtre suivante s'affichera :

Fiche d'une nouvelle activité

Titre

Vous devez indiquer le titre de l'activité.

Type

C'est ici que vous pourrez éventuellement changer le type de votre branche pour :

• Sous-Livrable
• Activité
• Jalon

Début

Entrez la date de début de l'activité.

Durée

La durée de l'activité se calcule automatiquement en fonction des dates de début et de fin.

Fin

Entrez la date de fin de l'activité.

Avancement

L'avancement se calcule automatiquement en fonction du statut des tâches, des heures travaillées ou bien manuellement.

Ressources

Vous pouvez affecter une ou plusieurs ressources pour réaliser des tâches afin de livrer votre activité.

Pour faire apparaître le titre de la tâche, faites un clic droit dans le titre gris du tableau pour ouvrir la fenêtre des vues, puis faites glisser l'élément Titre de la tâche dans la partie de gauche et cochez afin de faire apparaître la colonne des tâches. Par défaut, lorsque vous assignez une ressource à une activité, une tâche du même nom se créée.

Assigner des ressources pour réaliser des tâches pour une activité

Critique

Vous pouvez définir si l'activité est sur le chemin critique.

Légende

Vous pouvez associer une activité à une légende.

Description

Entrez la description de l'activité

Pour plus d'informations, référez-vous à la section Ajouter une ressource.

Documents

Vous pouvez associer des documents à une activité.

Champs libres

Vous pouvez associer une activité à un champ libre.

Mode d'insertion rapide

Pour utiliser le mode d'insertion rapide, vous avez 2 possibilités :

1 - cliquer sur le + à droite de chacune des branches en passant la souris dessus comme ci-dessous

Insertion rapide avec le +

2 - cliquer avec le bouton droit de la souris, sur le parent de l'activité que vous voulez insérer (ou le projet). Le menu suivant s'affichera :

Insertion rapide avec un clic droit

Afin de vous faciliter la tâche, les types possibles s'afficheront. Vous pourrez alors choisir celui désiré et entrer le titre approprié.

Supprimer une branche

Pour retirer une branche de votre échéancier, positionner vous sur la branche à supprimer puis cliquez sur Delete de votre clavier ou bien cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la branche en question, et sélectionner Supprimer :

Supprimer une branche de l'échéancier

Dépendances

Il est possible d'établir des relations de dépendances entre les activités d'un plan de projet. La solution ISIOS permet de créer ces relations en attribuant aux activités :

• des prédécesseurs
• des successeurs

Type de relations

ISIOS supporte plusieurs types de relations de dépendance :

• Début vers début
• Fin vers début

Attention ! Certaines relations changeront les dates des activités impliquées !

Début vers début

Ce type de dépendance oblige deux activités à démarrer en même temps.

Dépendance Début vers Fin

Fin vers début

L'activité prédécesseure doit être totalement terminée pour que l'activité successeure puisse commencer.

Dépendance Fin vers Début

Prédécesseurs / Successeurs

Pour ajouter un successeur ou prédécesseur, faites apparaître les colonnes du même nom. Puis sélectionnez dans les colonnes les branches dépendantes les unes des autres ainsi que le type de dépendance :

Afficher les colonnes

Sélectionner la branche dépendante

Sélectionner la branche dépendante

Vous pouvez toujours créer un lien de dépendance de type prédécesseur via le diagramme des barres. Pour se faire, vous devez cliquer sur une barre en gardant la touche CTRL + Alt enfoncées. Lorsque vous vous dirigerez vers une autre barre d'activité, les pointillés vous indiqueront le nouveau lien :

Sélectionner la branche dépendante

Retirer une relation

Pour retirer une relation, qu'elle soit de type prédécesseur ou successeur, cliquez sur la cellule de la relation et, avec le bouton droit de la souris, cliquez sur Supprimer sur la relation en question :

Supression d'une dépendance

Déplacer les activités

La solution ISIOS vous permet de déplacer les activités de projet à l'intérieur du plan de projet. Ainsi, il y a deux façons de les déplacer :

• en utilisant la souris et en faisant glisser l'activité vers l'endroit désiré
• en utilisant la technique du copier-coller

Le rôle des types

Comme expliqué dans la section du fractionnement des activités, seulement certains types peuvent en contenir d'autres. Ainsi, il est possible que le déplacement désiré ne soit pas permis en fonction des types impliqués.

Glisser - déposer

Pour faire glisser une activité, vous n'avez qu'à cliquer sur celle désirée et tenir enfoncé le bouton gauche de la souris. Ensuite, déplacez le curseur vers l'endroit désiré. Il y a deux types de mouvement permis :

• Déplacement au dessus d'une autre activité
• Déplacement à l'intérieur d'un autre conteneur

Déplacement au-dessus

Lorsque vous déplacez une activité au-dessus d'une autre, deux indicateurs s'afficheront :

• Une ligne pointillée rouge vous indiquant où l'activité se déplacera
• Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement

Déplacer un élément au-dessus

Une fois le déplacement terminé, vous aurez le résultat suivant :

Déplacer un élément au-dessus

Dans l'exemple ci-dessus, faites attention de ne pas confondre le titre de l'activité et son type. Sous-Activité 1.1.3.1 est devenu de type activité.

Activité

Déplacement à l'intérieur

Lorsque vous déplacez une activité à l'intérieur d'une autre, trois indicateurs s'afficheront :

• Le titre de l'activité deviendra gras
• Une icône de (+) s'affichera
• Une boîte d'information vous indiquant le type de déplacement

Déplacer une activité à l'intérieur d'une autre

Une fois le déplacement complété, vous aurez le résultat suivant :

Sous-activité

Couper - coller

Pour déplacer un élément en utilisant le couper-coller, vous devez cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément à déplacer et sélectionner l'option Couper :

Couper

Ensuite, cliquez avec le bouton de droit de la souris sur l'élément en-dessous duquel vous voulez voir l'activité et sélectionner l'option Coller :

Coller

Une fois les deux opérations terminées, le résultat suivant s'affichera :

Copier-Coller

Outils et personnalisation

Personnalisation

Afin de rendre votre plan de projet encore plus optimum, ISIOS vous permet d'ajouter des colonnes personnalisées, des légendes et de mettre à jour le taux horaire des ressources associées à ce plan de projet.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Outils :

Outils

Importer / Exporter un plan de projet

Dans le but d'optimiser votre temps, vous aurez la possibilité d'importer un plan de projet déjà réalisé et de le modifier (dates, ressources...).

Cliquez sur Importer et sélectionnez le plan de projet ainsi que toutes les options souhaités:

Importer un plan de projet

Sélectionner un plan de projet et les options

Gestion de l'effort des ressources

Le diagramme de Gantt est le principal outil d'ISIOS pour la gestion des efforts. Ainsi, c'est via cet interface que vous pouvez planifier les ressources humaines qui seront affectées aux différentes activités. Pour affecter des ressources à des activités de projet, ISIOS vous propose une interface simple directement imbriquée dans le diagramme de Gantt.

Les types et l'affectation des ressources

Dans la solution ISIOS, seul certains types peuvent avoir des affectations :

• Activités
• Sous-activités

Ainsi, comme le montre la figure suivante, les affectations ne sont possibles qu'en cliquant sur les cases jaunes, c'est-à-dire, sur les types permettant l'affectation :

Affecter une ressource

Comprendre l'impact de l’affectation des ressources

L'affectation des ressources impacte directement le budget. Ainsi, en fonction des phases, les cellules de coûts sont distribuées différemment.

Opportunité, Démarrage et Planification

Durant cette phase, les coûts des ressources humaines sont classés dans la section Préliminaire.

Réalisation

Une fois en réalisation, le budget préliminaire sera défini comme budget autorisé. Les coûts des ressources humaines seront alors classés dans les Coûts à venir.

Ajouter une ressource

Pour ajouter une ressource à une activité de projet, cliquez sur la cellule de l'activité dans la colonne Ressources et entrez ou sélectionnez le nom de la ressource :

Ajouter une ressource

Ressource

Entrez le nom de la ressource.

Fonction

Choisissez la fonction de la ressource.

Heures

Indiquez le nombre d'heures que la ressources a besoin pour faire l'activité.

À venir

Indiquez le nombre d'heure à venir de la ressource.

Travaillées

Indique le nombre d'heure travaillées par la ressource sur l'activité.

Projetées

Indique le nombre d'heures projetées pour compléter l'activité.

Taux interne

Indique le taux interne de la ressource.

Taux

Indique le taux horaire de la ressource

Pour ajouter une ressource via l'interface détaillée, cliquez avec le bouton droit de la souris, sur l'activité désirée et sélectionnez Modifier:

Modifier une ressource

Modifier une ressource

Retirer une ressource

Pour retirer une ressource, cliquez avec le bouton droit de la souris, sur la ressource désirée et sélectionnez Supprimer :

Supprimer une ressource associée à une activité

Masquer les tâches à une ressource

Afin que puissiez planifier votre plan de projet, sans envoyer des notifications d'affectation de tâches aux ressources concernées, vous avez la possibilité de masquer la tâche aux yeux de la ressource le temps de la planification.

Pour ce faire, cliquez sur l'oeil devant le nom de la ressource, ce dernier deviendra rouge et la ressource ne recevra alors aucun notification d'affectation.

Cacher une tâche à une ressource

Vous pouvez également cacher une tâche à plusieurs ressources affectées sur une m^me activité dans votre plan de projet. Pour ce faire, cliquez sur l'oeil présent dans la barre de titre. Tous les yeux de toutes les ressources deviendront rouge. Les ressources ne recevront pas de notifications d'affectation de tâches.

Cacher une tâche à toutes les ressources dans une même activité

Pensez à cacher les tâches avant d'enregistrer votre plan de projets, car les notifications sont envoyées lors de chaque enregistrement.

Informations de la ressource

Vous pouvez en tout temps accéder aux informations de la ressource, en cliquant sur le nom de celle-ci avec le bouton droit de la souris :

Informations de la ressource

Les informations suivantes sont accessibles :

• Feuilles de temps
• Risques
• Enjeux

Gestion de l'affichage

Afin de vous aider à vous servir efficacement du diagramme de Gantt, la solution ISIOS a mis à votre disposition plusieurs paramètres qui vous permettent de moduler l'affichage afin de cerner les informations pertinentes.

Afficher et masquer des colonnes

Afin d'optimiser votre vue, vous pouvez afficher ou masquer les colonnes désirées :

Personnaliser les colonnes

Vues

Les vues permettent d'afficher certains types d'éléments en fonction de ce que vous voulez analyser :

Personnaliser les vues

Éclatement

Afin de faciliter la manipulation des branches, ISIOS vous donne accès à des fonctions d'ouverture de branches. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le projet et sélectionnez Affichage :

Faire apparaître ou cacher les branches

Options

Vous pouvez choisir les options qui seront activées dans le diagramme de Gantt :

Options

Recherche et Filtres

Afin de faciliter la manipulation des données, ISOS a mis à votre disposition une barre de recherche et des filtres :

Recherche et Filtres

Affectations

Vous pouvez entrer le nom d'une ressource et filtrer les activités en fonction de celle-ci. De plus, vous pouvez désirez l'affichage des affectation en retard.

Heures

Vous pouvez décider d'afficher les activités dont les heures projetées sont supérieures aux heures courantes, ou celles dont les heures projetées sont supérieures aux heures courantes.

Jalon

Vous pouvez recherche par jalon.

Fin projetée

Vous pouvez afficher les activités dont la date de fin projetée dépasse la fin révisée.

Critique

Vous pouvez filtrer par élément critique.

Légende

Vous pouvez filtrer par les éléments de légende.

Recherche

Vous pouvez entrer une recherche spécifique dans la barre de recherche :

Recherche

Les résultats s'afficheront en jaune :

Résultat de la recherche

Révisions

Une demande de changement est un besoin exprimé par le client utilisateur des biens livrables de projet, qui est postérieur à la signature de l'énoncé de projet et que le comité directeur ou le champion du projet consent à satisfaire malgré les impacts éventuels sur les coûts et l'échéancier.

La solution ISIOS utilise le principe de révision pour modifier le budget autorisé. Pour se faire, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton Révisions :

révision

Veuillez noter que le projet doit être en phase de réalisation pour pouvoir faire des demandes de changements.

Liste des révisions

Les révision sont présentées dans un outil distinct. Ainsi, vous avez accès à toutes les révisions faites sur ce projet. Pour ajouter une révision, vous devez cliquer sur Nouvelle:

Révisions

Informations

Pour compléter une révision, vous devez remplir le formulaire suivant :

Fiche de révisions

Titre

Entrez le motif de la révision

Projet

Le projet sur lequel s'effectue la révision

Statut

Le statut de la demande

• Rédaction
• À valider
• Refusé
• Accepté

Responsable

Le nom du responsable

Documents

Les documents joints à la révision

Type

Le type de la révision

• Coûts
• Portée

Description

Une description plus détaillée de la révision

Coûts

Un tableau montrant les changements des coûts.

Éléments

Vous pouvez faire une révision en choisissant les éléments à réviser. Ce faisant, la révision n'affectera pas les autres activités de projets, mais bien seulement ceux choisis.

Pour plus d'informations concernant les révisions, veuillez vous référer à la section Révisions.

Suivis

La solution ISIOS permet d'avoir accès aux éléments de suivis directement dans le Gantt, afin de faciliter votre analyse. Ainsi, il est possible d'accéder, par les menus contextuels, à la liste de :

• risques
• d'enjeux
• de coûts

Risques

Pour afficher les risques d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Risques :

Risques

Pour plus d'informations concernant les risques, veuillez vous référer à la section Gestion des risques.

Enjeux

Pour afficher les enjeux d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Enjeux :

Enjeux

Pour plus d'informations concernant les enjeux, veuillez vous référer à la section Gestion des enjeux.

Coûts

Pour afficher les coûts d'un élément, simplement cliquer, avec le bouton droit de la souris, sur l'élément en question et choisir Coûts :

Coûts divers

Pour plus d'informations concernant les coûts, veuillez vous référer à la section Autres coûts.

Retrouvez ces informations en images sur notre Tutoriel #4