Calendrier : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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(→‎Compléter le suivi d'un événement)
 
(54 révisions intermédiaires par 2 utilisateurs non affichées)
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<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-calendar'></span>
 
<span style='font-size:300px;color:#777777;float:right;' class='icon-calendar'></span>
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Le calendrier est l'outil central qui permet de faire le pont entre la gestion de projets et le travail des ressources au quotidien. En effet, cet outil permet de visualiser, à la fois, le travail à faire, mais aussi, tous les suivis qui s'imposent dans les différents champs d'activité de la solution ISIOS :
 
Le calendrier est l'outil central qui permet de faire le pont entre la gestion de projets et le travail des ressources au quotidien. En effet, cet outil permet de visualiser, à la fois, le travail à faire, mais aussi, tous les suivis qui s'imposent dans les différents champs d'activité de la solution ISIOS :
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:* Risques
 
:* Risques
 
:* Mesures de contrôle
 
:* Mesures de contrôle
−
:* Enjeux
+
:* Points de suivi
−
:* Absence
+
:* Dates limites
 +
:* Absences
  
  
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−
Le calendrier peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
+
Le calendrier n'utilise pas permissions globales. Par contre, pour avoir accès aux informations à l'intérieur, l'utilisateur doit avoir les permissions minimales de lecture sur la fonctionnalité concernée.
 +
 
 +
 
 +
Le calendrier peut être accédé à partir des différents endroits suivants
  
 
:* Barre d'outils
 
:* Barre d'outils
 +
:* Menu corporatif
 
:* Menu personnel
 
:* Menu personnel
−
:* Clic droit sur le logo
+
:* Menu Burger
  
  
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−
Vous pouvez accéder au calendrier en tout temps en cliquant sur l'icône suivante :
+
L'utilisateur peut accéder au calendrier en tout temps en cliquant sur l'icône suivante :
  
  
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−
Ou en cliquant sur le logo de votre compagnie via un clic droit de votre souris
+
=== Menu corporatif ===
  
  
−
[[Image:Raccourcis logo calendrier.png|center|frame|Accès rapide via le logo de compagnie]]
+
L'utilisateur peut accéder au calendrier en cliquant sur le lien présent dans le menu corporatif :
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Calendrier AccesMenuCorporatif calendrier.png|center|frame|Accès rapide via le menu corporatif]]
−
Pour pouvoir connaître les raccourcis d'Isios, rendez vous à la section [[Raccourcis]]
 
−
</div>
 
  
  
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−
Pour accéder au calendrier via votre menu personnel, cliquer sur le lien suivant :
+
Pour accéder au calendrier via votre menu personnel, cliquer sur votre profil puis sur le lien suivant :
  
  
−
[[Image:Calendrier AccesMenuPersonnel.png|center|frame|Accès via le Tableau de bord personnel]]
+
[[Image:Calendrier AccesMenuPersonnel Profil.png|center|frame|Clic sur le profil]]
  
  
−
== Interface de l'outil ==
+
[[Image:Cal menu perso.png|center|frame|Clic sur le lien]]
  
 +
=== Menu Burger ===
  
−
L'interface du calendrier se compose de 3 sections :
 
  
−
* Entête ressources et Projets
+
Pour accéder à l'outil '''Calendrier''' via le menu Burger, cliquer sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionner '''Calendrier'''.
−
* Section de gauche
 
−
* Section de droite
 
  
  
−
=== Entête ressources et Projets ===
+
[[Image:Cal menu burger.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]]
  
 +
== Interface de l'outil ==
  
−
Le calendrier offre la possibilité de charger les suivis et tâches de plusieurs utilisateurs. Pour se faire, écrivez les noms des ressources souhaitées ou sélectionnez les dans la liste des ressources humaines :
 
  
 +
=== Description des sections ===
  
−
[[Image:Nom de la ressource.png|center|frame|Ecrivez le nom de la ressource dont vous souhaitez voir apparaître les tâches]]
 
  
 +
L'interface du calendrier se compose de 3 sections :
  
−
[[Image:Nom de la ressource recherche.png|center|frame|Sélectionnez le nom de la ressource dans la liste des ressources humaines]]
+
* Section du haut : filtres des ressources et périodes
 +
* Section de gauche : calendrier
 +
* Section de droite : détails des événements
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Calendrier Sections.png|center|frame|Sections du calendrier]]
−
Veuillez noter qu'à l'ouverture de l'outil, l'utilisateur sélectionné par défaut est vous-même.
 
−
</div>
 
  
  
−
=== Section de gauche ===
+
=== Légende des événements ===
  
  
−
Cette section représente les rencontres et les suivis personnels de l'utilisateur.
+
Le calendrier permettra à l'utilisateur de visualiser les événements suivants
  
 +
* [[Image:Calendrier Point bleu.png]] Les suivis (tâches, documents, risques, projets, factures, contrats etc...)
 +
* [[Image:Calendrier Point vert.png]] Les rencontres
 +
* [[Image:Calendrier Point rouge.png]] Les dates limites
 +
* [[Image:Calendrier Absence.png]] Les absences
  
−
[[Image:Suivi agenda.png|center|frame|Suivis personnels]]
 
  
 +
== Filtrer par ressources et par période ==
  
−
==== Rencontres ====
 
  
 +
=== Filtrer par ressources ===
  
−
Que la rencontre soit une réunion ou un rendez-vous, cette dernière sera représentée par un point vert.
 
  
 +
Lorsque l'utilisateur accède à la fonctionnalité, par défaut, ce sera votre calendrier que vous visualiserez. Cependant, l'utilisateur peut afficher le calendrier combiné de plusieurs ressources. Pour ce faire, l'utilisateur doit entrer les noms des ressources, ou bien les sélectionner dans la liste des ressources humaines, pour lesquelles il souhaite visualiser le calendrier.
  
−
[[Image:Suivi agenda rencontre.png|center|frame|Rencontres]]
 
  
 +
[[Image:Calendrier Filtre ressource.png|center|frame|Écrivez le nom de la ressource dont vous souhaitez voir apparaître les tâches]]
  
−
==== Suivis ====
 
  
 +
=== Filtrer par période ===
  
−
Il existe différentes natures de suivis, mais ils sont toujours représentés par un point bleu :
 
  
−
* suivi des tâches
+
* Grâce aux options proposées, l'utilisateur peut filtrer la section des détails des événements.
−
* suivis des risques
 
−
* suivis des enjeux
 
−
* suivis des mesures de contrôle
 
−
* suivis des documents
 
−
* suivis des relations etc...
 
  
  
−
[[Image:Calendrier Suivis.png|center|frame|Suivis]]
+
[[Image:Calendrier filtre période.png|center|frame|Options de filtres de périodes]]
  
  
−
==== Dates limites ====
+
* L'utilisateur peut filtrer également les détails en tenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en détourant la période choisie.
  
  
−
Les dates limites peuvent correspondre à plusieurs éléments :
+
[[Image:Calendrier SelectPériode.png|center|frame|Filtrer les événements sur une période sélectionnée]]
  
−
* une fin d'activité prévue dans l'échéancier pour une tâche de projet
 
−
* la fin d'un sprint
 
  
−
[[Image:Calendrier DatesLimites.png|center|frame|Dates limites]]
+
[[Image:Calendrier Période filtrée.png|center|frame|Période sélectionnées filtrée]]
  
  
−
==== Légende ====
+
== Gérer son calendrier ==
−
 
 
−
 
 
−
Vous pouvez choisir de faire apparaître dans le calendrier certains types d'éléments. Pour ce faire, cliquez sur le rond de couleur de l'élément et ce dernier disparaîtra de votre calendrier. Pour le rendre visible de nouveau, cliquez à nouveau sur le rond de couleur dans la légende.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Calendrier légende.png|center|frame|Légende]]
 
−
 
 
−
 
 
−
<div class='note'>
 
−
Par défaut, tous les types sont visibles dans le calendrier.
 
−
</div>
 
−
 
 
−
 
 
−
Vous pouvez également modifier le type d'affichage des informations de cette section. Pour ce faire, cliquer sur l'icône de l’œil.
 
  
  
−
[[Image:Calendrier oeil.png|center|frame|Oeil]]
+
L'utilisateur peut directement ajouter, modifier et compléter des événements.
  
  
−
* Pour faire apparaître les détails notamment pour les suivis des tâches qui porteraient le même titre
+
=== Ajouter un événement ===
  
  
−
[[Image:Calendrier détails101.png|center|frame|Voir tous les détails]]
+
Pour ajouter un événement, faites un clic droit avec la souris sur la date choisie. Sélectionner le type d'événement à ajouter et compléter les informations pertinentes demandées. L'utilisateur aura la possibilité d'ajouter :
  
 +
:* une rencontre
 +
:* un sprint
 +
:* une tâche
 +
:* un risque
 +
:* un point de suivi
 +
:* une absence
  
−
Le détail des suivis, c'est à dire le nom du projet -> le nom du livrable -> le nom du sous-livrable -> le nom de l'activité apparaîtra.
 
  
 +
[[Image:Calen ajout.png|center|frame|Ajouter un événement]]
  
−
[[Image:Calendrier DétailsAffichés.png|center|frame|Affichage du détail du suivi]]
 
  
 +
=== Modifier un événement ===
  
−
* Vous pourrez modifier le type des informations
 
  
 +
Tous les éléments visualisés dans le calendrier sont accessibles à la modification. Pour ce faire, 2 options :
  
−
[[Image:Calendrier détails date,nom,type.png|center|frame|Changer le type des informations affichées]]
 
  
 +
:* 1ère option : faites un clic droit de la souris sur le lien de l'élément à modifier. La fiche de l'élément s'ouvrira directement en édition. Faites les modifications, puis enregistrer.
  
−
=== Section de droite ===
 
  
 +
[[Image:Calendrier Ajout Modification Clic droit.png|center|frame|Accéder à un événement avec le clic droit de la souris]]
  
−
Cette section permet à l'utilisateur de visualiser rapidement, les rencontres et les suivis qui le concernent dans le temps.
 
  
 +
[[Image:Cal tâche.png|center|frame|Ouverture de l'élément en édition]]
  
−
[[Image:Calendrier SectDroite.png|center|frame|Suivis dans le temps]]
 
  
 +
:* 2ème option : faites un clic normal (gauche) de la souris sur le lien de l'élément à modifier. L'élément s'ouvrira mais en lecture seule. Cliquez sur "Modifier". Faites les modifications, puis enregistrer.
  
−
Par défaut la '''''date du jour''''' apparaît en '''''rouge'''''.
 
  
 +
[[Image:Calendrier Ajout Modification Clic droit.png|center|frame|Accéder à un événement avec le clic droit de la souris]]
  
−
==== Filtrer les suivis et rencontres par période ====
 
  
 +
[[Image:Cal edition modif.png|center|frame|Ouverture de l'élément en lecture seule]]
  
−
* Grâce aux options proposées, vous pourrez filtrer la section de gauche en fonction de l'option choisie.
 
  
 +
[[Image:Cal tâche.png|center|frame|Ouverture de l'élément en édition]]
  
−
[[Image:Calendrier SectDroite OptionsPériode.png|center|frame|Filtrer les suivis par périodes avec les options]]
+
=== Statuer sur les événements ===
  
  
−
* Vous pourrez filtrer également la section de gauche en tenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en détourant la période choisie
+
Une fois que l'élément est passé ou terminé, il faut lui attribuer un statut avec un état fermé afin de le faire disparaître du calendrier. Le statut est modifiable directement dans le détail de l'événement. Pour sélectionner un statut fermé, l'utilisateur doit cliquer sur le statut et faire la sélection du statut choisi :
  
  
−
[[Image:Calendrier SectDroite SelectPériode.png|center|frame|Filtrer les suivis par périodes avec une sélection]]
+
[[Image:Calendrier Modification Statut.png|center|frame|Modifier le statut d'une tâche de projet]]
  
  
−
==== Accéder au mois précédent ====
+
[[Image:Calendrier Modification Statut rencontre.png|center|frame|Modifier le statut d'une rencontre]]
  
  
−
Pour accéder au mois précédent le mois en cours, utiliser la flèche située à droite du mois.
+
=== Compléter le suivi d'un événement ===
  
  
−
[[Image:Calendrier SectDroite MoisPrécedent.png|center|frame|Accéder au mois précédent]]
+
Il se peut que pour un même événement, plusieurs suivis (pastilles bleues) apparaissent dans le calendrier à des dates différentes, par exemple. Les suivis proviennent du tableau des suivis qui est présent dans toutes les fonctionnalités (ressources humaines, tâches, document, rencontres, risques etc.).
  
 +
Lorsqu'un suivi est "non complété", il apparaîtra alors dans le calendrier. Prenons par exemple une tâche de projet pour laquelle nous avons plusieurs suivis. Le tableau des suivis pourrait ressembler à :
  
−
==== Ajouter un élément ====
 
  
 +
[[Image:Cal suivi non complet.png|center|frame|Exemple tableau de suivis]]
  
−
A partir du calendrier, ISIOS vous permet d'ajouter :
 
  
−
* une rencontre
+
La représentation dans le calendrier de la ressource responsable d'effectuer les suivis serait alors :
−
* une tâche
 
−
* un risque
 
−
* une mesure de contrôle
 
−
* un enjeu
 
−
* une absence
 
  
−
Pour ajouter un élément, faites un clic droit avec la souris sur la date choisie pour effectuer l'élément.
 
  
 +
[[Image:Cal suivi des suivis.png|center|frame|Exemple de suivis multiples pour une même tâche]]
  
−
[[Image:Calendrier ajouter options.png|center|frame|Ajouter un élément]]
 
  
 +
Sa tâche n'étant pas encore terminée, la ressource aura la possibilité de compléter le suivi sans forcément compléter l'événement. Pour ce faire, cochez l'icône [[Image:Calendrier icone compléter suivi.png]]
  
−
La fenêtre d'édition du nouvel élément va alors s'ouvrir et vous pourrez compléter les différents champs.
 
  
 +
[[Image:Calendrier compléter un suivi.png|center|frame|Compléter le suivi du 2 Mars]]
  
−
<div class="note">
 
−
La fenêtre d'édition qui s'ouvre est alors identique à celle qui apparaît lors de la création d'un élément dans sa liste respective.
 
−
</div>
 
  
 +
Grâce à cette action, seule la bulle bleue du 2 mars va disparaître du calendrier et laisser celle du 10 mars toujours active.
  
−
== Gérer son calendrier ==
 
  
 +
[[Image:Calendrier Suivi disparu.png|center|frame|Disparition du suivi dans le calendrier]]
  
−
Le but du calendrier est de visualiser en un seul coup d’œil, les éléments à faire et de statuer et/ou compléter le suivi de ces derniers afin de faire disparaître leur point de couleur de votre calendrier.
 
  
−
Seuls les éléments avec un statut dont l'état est ''ouvert'', apparaissent dans votre calendrier.  
+
Cependant, le suivi complété reste en historique dans le tableau de l'élément mais est indiqué comme étant complété.
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Cal suivi complété.png|center|frame|Suivi complété dans un élément]]
−
Pour plus de détails concernant les états dits fermés pour le statuts, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|États actifs]].
 
−
</div>
 
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
La configuration des statuts des différents éléments du calendrier est possible via les listes respectives de ce dernier. Pour plus d'informations, consultez la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
+
Pour plus d'informations, consultez la section [[Suivis]]
 
</div>
 
</div>
  
−
 
+
=== Indiquer sa présence à une rencontre ===
−
[[Image:logo attention.png|80px]] Comme les statuts sont des champs qui sont personnalisables par votre administrateur pour toute votre corporation, il se peut que les statuts que je vais utiliser pour l'exemple ne correspondent pas à la réalité de votre base de données.[[Image:logo attention.png|80px]]
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Gérer le statut des éléments ===
 
−
 
 
−
 
 
−
Pour faire disparaître un élément complété de votre calendrier, sélectionner un statut étant '''Fermé''' comme :
 
−
 
 
−
* Complété
 
−
* Terminé
 
−
* Archivé
 
−
* Supprimé
 
−
* Annulé etc....
 
−
 
 
−
 
 
−
Par exemple, si ma rencontre d'aujourd'hui est terminée, je peux sélectionner le statut ''Complétée'' qui aura pour conséquence de faire disparaître de mon calendrier le point vert de ma rencontre.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Calendrier explication complétée.png|center|frame|Compléter une rencontre]]
 
−
 
 
−
 
 
−
'''''Important''''' : Le changement de statuts d'un élément sera mis à jour dans sa liste respective
 
−
 
 
−
 
 
−
=== Gérer les suivis des éléments ===
 
−
 
 
−
 
 
−
Pour faire disparaître un suivi complété, cliquer sur la coche à droite de l'élément.
 
−
 
 
−
 
 
−
[[Image:Calendrier suivi disparu.png|center|frame|Compléter un suivi]]
 
−
 
 
−
 
 
−
Le suivi disparaîtra alors de votre calendrier et sera indiqué comme étant complété dans la fiche de la tâche correspondante.
 
  
  
−
[[Image:Calendrier Gerer SuivisComplete.png|center|frame|Suivi complété dans la fiche de la tâche]]
+
Lorsque l'utilisateur est responsable et/ou intervenant (participant) à une rencontre, il peut indiquer sa présence directement en sélectionner le choix souhaité. Son choix apparaitra dans la fiche de la rencontre.
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Calendrier Conf rencontre.png|center|frame|Confirmer votre présence à une rencontre]]
−
Retrouvez ces informations en images sur notre tutoriel [http://isios.ca/fr/apprendre/tutoriel-gerer-le-calendrier/| Gérer votre calendrier]  
 
−
</div>
 

Version actuelle datée du 26 septembre 2024 à 17:22


Le calendrier est l'outil central qui permet de faire le pont entre la gestion de projets et le travail des ressources au quotidien. En effet, cet outil permet de visualiser, à la fois, le travail à faire, mais aussi, tous les suivis qui s'imposent dans les différents champs d'activité de la solution ISIOS :

  • Rencontres
  • Tâches et suivis
  • Risques
  • Mesures de contrôle
  • Points de suivi
  • Dates limites
  • Absences



Accès à l'outil

Le calendrier n'utilise pas permissions globales. Par contre, pour avoir accès aux informations à l'intérieur, l'utilisateur doit avoir les permissions minimales de lecture sur la fonctionnalité concernée.


Le calendrier peut être accédé à partir des différents endroits suivants

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu personnel
  • Menu Burger


Barre d'outils

L'utilisateur peut accéder au calendrier en tout temps en cliquant sur l'icône suivante :


Accès rapide via la barre d'outils


Menu corporatif

L'utilisateur peut accéder au calendrier en cliquant sur le lien présent dans le menu corporatif :


Accès rapide via le menu corporatif


Menu personnel

Pour accéder au calendrier via votre menu personnel, cliquer sur votre profil puis sur le lien suivant :


Clic sur le profil


Clic sur le lien

Menu Burger

Pour accéder à l'outil Calendrier via le menu Burger, cliquer sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionner Calendrier.


Accès à l'outil via le menu Burger

Interface de l'outil

Description des sections

L'interface du calendrier se compose de 3 sections :

  • Section du haut : filtres des ressources et périodes
  • Section de gauche : calendrier
  • Section de droite : détails des événements


Sections du calendrier


Légende des événements

Le calendrier permettra à l'utilisateur de visualiser les événements suivants

  • Calendrier Point bleu.png Les suivis (tâches, documents, risques, projets, factures, contrats etc...)
  • Calendrier Point vert.png Les rencontres
  • Calendrier Point rouge.png Les dates limites
  • Calendrier Absence.png Les absences


Filtrer par ressources et par période

Filtrer par ressources

Lorsque l'utilisateur accède à la fonctionnalité, par défaut, ce sera votre calendrier que vous visualiserez. Cependant, l'utilisateur peut afficher le calendrier combiné de plusieurs ressources. Pour ce faire, l'utilisateur doit entrer les noms des ressources, ou bien les sélectionner dans la liste des ressources humaines, pour lesquelles il souhaite visualiser le calendrier.


Écrivez le nom de la ressource dont vous souhaitez voir apparaître les tâches


Filtrer par période

  • Grâce aux options proposées, l'utilisateur peut filtrer la section des détails des événements.


Options de filtres de périodes


  • L'utilisateur peut filtrer également les détails en tenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en détourant la période choisie.


Filtrer les événements sur une période sélectionnée


Période sélectionnées filtrée


Gérer son calendrier

L'utilisateur peut directement ajouter, modifier et compléter des événements.


Ajouter un événement

Pour ajouter un événement, faites un clic droit avec la souris sur la date choisie. Sélectionner le type d'événement à ajouter et compléter les informations pertinentes demandées. L'utilisateur aura la possibilité d'ajouter :

  • une rencontre
  • un sprint
  • une tâche
  • un risque
  • un point de suivi
  • une absence


Ajouter un événement


Modifier un événement

Tous les éléments visualisés dans le calendrier sont accessibles à la modification. Pour ce faire, 2 options :


  • 1ère option : faites un clic droit de la souris sur le lien de l'élément à modifier. La fiche de l'élément s'ouvrira directement en édition. Faites les modifications, puis enregistrer.


Accéder à un événement avec le clic droit de la souris


Ouverture de l'élément en édition


  • 2ème option : faites un clic normal (gauche) de la souris sur le lien de l'élément à modifier. L'élément s'ouvrira mais en lecture seule. Cliquez sur "Modifier". Faites les modifications, puis enregistrer.


Accéder à un événement avec le clic droit de la souris


Ouverture de l'élément en lecture seule


Ouverture de l'élément en édition

Statuer sur les événements

Une fois que l'élément est passé ou terminé, il faut lui attribuer un statut avec un état fermé afin de le faire disparaître du calendrier. Le statut est modifiable directement dans le détail de l'événement. Pour sélectionner un statut fermé, l'utilisateur doit cliquer sur le statut et faire la sélection du statut choisi :


Modifier le statut d'une tâche de projet


Modifier le statut d'une rencontre


Compléter le suivi d'un événement

Il se peut que pour un même événement, plusieurs suivis (pastilles bleues) apparaissent dans le calendrier à des dates différentes, par exemple. Les suivis proviennent du tableau des suivis qui est présent dans toutes les fonctionnalités (ressources humaines, tâches, document, rencontres, risques etc.).

Lorsqu'un suivi est "non complété", il apparaîtra alors dans le calendrier. Prenons par exemple une tâche de projet pour laquelle nous avons plusieurs suivis. Le tableau des suivis pourrait ressembler à :


Exemple tableau de suivis


La représentation dans le calendrier de la ressource responsable d'effectuer les suivis serait alors :


Exemple de suivis multiples pour une même tâche


Sa tâche n'étant pas encore terminée, la ressource aura la possibilité de compléter le suivi sans forcément compléter l'événement. Pour ce faire, cochez l'icône Calendrier icone compléter suivi.png


Compléter le suivi du 2 Mars


Grâce à cette action, seule la bulle bleue du 2 mars va disparaître du calendrier et laisser celle du 10 mars toujours active.


Disparition du suivi dans le calendrier


Cependant, le suivi complété reste en historique dans le tableau de l'élément mais est indiqué comme étant complété.


Suivi complété dans un élément


Pour plus d'informations, consultez la section Suivis

Indiquer sa présence à une rencontre

Lorsque l'utilisateur est responsable et/ou intervenant (participant) à une rencontre, il peut indiquer sa présence directement en sélectionner le choix souhaité. Son choix apparaitra dans la fiche de la rencontre.


Confirmer votre présence à une rencontre
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