Contrats : Différence entre versions

De Documentation ISIOS
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(84 révisions intermédiaires par le même utilisateur non affichées)
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Les contrats sont des documents qui confirment les conditions d'acquisition de biens et/ou de services, et qui engagent à la fois l'organisation et le fournisseur.
 
Les contrats sont des documents qui confirment les conditions d'acquisition de biens et/ou de services, et qui engagent à la fois l'organisation et le fournisseur.
−
 
−
 
 
  
  
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Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
 
Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :
−
 
−
:* Sélectionner '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Contrats'''
 
  
  
−
[[Image:Contrats perm.requises.png|center|frame|Permission requise]]
+
:* Sélectionnez '''Lecture''' au niveau de la ligne des '''Contrats'''.
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Contrats permiss.png|center|frame|Permission requise]]
−
Par défaut, la permission de lecture sur les outils Appels d'offres et demandes d'Acquisitions seront cochées.
 
−
</div>
 
  
  
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Cette permission permet de modifier les contrats dont vous '''êtes responsable'''.
 
Cette permission permet de modifier les contrats dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
−
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de '''écriture''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
+
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d''''écriture''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
  
  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
 
:;Permission d'''ajouter'' / ''supprimer''  
−
Cette permission permet d'ajouter ou supprimer les contrats dont vous '''êtes responsable'''.
+
Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les contrats dont vous '''êtes responsable'''.
 
<br>
 
<br>
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
 
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''ajouter''' / '''supprimer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
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:;Permission de ''Gérer''  
 
:;Permission de ''Gérer''  
−
Cette permission regroupe tous les types de permissions précédentes et ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''.
+
Cette permission ''ne tient pas compte'' du fait que vous soyez '''responsable'''. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.  
 
<br>
 
<br>
−
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''
+
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission '''gérer''' sur l'outil '''Contrats''' dans les '''permissions projets'''.
  
  
Ligne 58 : Ligne 52 :
 
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]]
 
Pour plus d'informations, consultez la section sur la [[Gestion des Permissions Globales]]
 
</div>
 
</div>
 +
 +
 +
L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :
 +
 +
:* Barre d'outils
 +
:* Menu corporatif
 +
:* Menu Burger
 +
:* Tableau de bord d'un projet
 +
  
 
=== Barre d'outils ===
 
=== Barre d'outils ===
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−
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte '''Contrats''' présente dans le menu corporatif :
+
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien '''Contrats''' dans la boîte '''Gestion des contrats''' présente dans le menu corporatif :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.25.34.png|center|frame|Accès aux Contrats ]]
 +
 
 +
 
 +
=== Menu Burger ===
 +
 
 +
 
 +
Pour accéder à l'outil des '''Contrats''' via le menu Burger, cliquez sur l'icône. [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-14_à_08.30.38.png]] Puis, sélectionnez '''Contrats'''.
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.22.54.png|center|frame|Accès à l'outil via le menu Burger]]
 +
 
 +
 
 +
=== Tableau de bord d'un projet ===
 +
 
 +
 
 +
Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien '''Contrats''' dans la boîte '''Gestion des contrats''' présente dans le tableau de bord d'un projet :
  
  
−
[[Image:Contrat Menu corpo.png|center|frame|Accès aux Contrats ]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.35.21.png|center|frame|Accès aux demandes d'acquisitions via le tableau de bord du projet]]
  
  
Ligne 83 : Ligne 104 :
 
   
 
   
  
−
[[Image:Mobil Contrat Infos de base.png|center|frame|Informations de base]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.36.29.png|center|frame|Informations de base]]
  
  
Ligne 89 : Ligne 110 :
  
  
−
Renseigner le titre du contrat.
+
Renseignez le titre du contrat.
  
  
Ligne 98 : Ligne 119 :
  
 
:* Nouveau
 
:* Nouveau
−
:* En cours
+
:* Signé
 +
:* En réalisation
 
:* Fermé
 
:* Fermé
  
Ligne 105 : Ligne 127 :
 
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
 +
  
 
=== Responsable ===
 
=== Responsable ===
  
  
−
Permet de sélectionner le responsable du contrat.
+
Vous permet de sélectionner le responsable du contrat.
  
  
Ligne 115 : Ligne 138 :
  
  
−
Associer un contrat maître au contrat.
+
Associez un contrat maître au contrat.
  
  
Ligne 121 : Ligne 144 :
  
  
−
Associer un ou plusieurs projets.
+
Associez un ou plusieurs projets.
  
  
Ligne 127 : Ligne 150 :
  
  
−
Associer une ou plusieurs unités fonctionnelles.
+
Associez une ou plusieurs unités fonctionnelles.
  
  
Ligne 139 : Ligne 162 :
  
  
−
Ajouter un numéro de commande.
+
Ajoutez un numéro de commande.
  
  
Ligne 145 : Ligne 168 :
  
  
−
Sélectionner les dates de début et de fin du contrat.
+
Sélectionnez les dates de début et de fin du contrat.
  
  
Ligne 151 : Ligne 174 :
  
  
−
Vous pouvez associer plusieurs demandes d'acquisitions et appels d'offres à un même contrat.
+
La création d'un contrat peut être le résultat d'un processus d'achat dont la demande d'acquisition (ou requête d'achat) en serait un intrant.
 +
 
 +
 
 +
=== Demandes d'acquisitions (ou requête d'achat) ===
 +
 
 +
 
 +
Pour importer les données de la demande d'acquisition dans le contrat correspondant :
 +
 
 +
1 - Tapez le No de la demande d'acquisition (ID), ou le début du titre.
 +
 
 +
[[Image:Contrat_Demande aquisition_Ajout.png|center|frame|Ajout via ID ou titre]]
 +
 
 +
 
 +
2 - Sélectionnez la demande d'acquisition dans la liste.
 +
 
 +
[[Image:Contrat Demande aquisition Ajout Browse.png|center|frame|Ajout via Browse]]
 +
 
  
 +
À l'ajout d'une requête d'achat, le système proposera alors d'importer les données dans le contrat en tant que montant initial de contrat ou amendement (avenant). Les données importées provenant de la demande d'acquisition sont :
  
−
=== Demandes d'acquisitions ===
+
* '''''Le titre''''' : qui deviendra le titre du contrat mais sera bien évidemment modifiable.
 +
* '''''Le fournisseur''''' : visible dans la section '''Soumissionnaire'''.
 +
* '''''Le montant''''' : visible soit dans la partie '''Montant initial''' ou bien la partie Avenant.
 +
* '''''Les documents'''''
  
  
−
Pour ajouter une ou plusieurs demandes d'acquisitions, cliquez sur le bouton et sélectionnez les demandes d'acquisitions souhaitées. Lors de l'association d'une demande d'acquisition à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de la demande d'acquisition (statuts, budgets etc...)
+
[[Image:Contrat Demande aquisition Ajout Browse.png|center|frame|Importation des données de la demande d'acquisition dans le contrat]]
  
  
−
[[Image:Contrat Demande aquisition.png|center|frame|Ajouter une demande d'acquisition]]
+
[[Image:Contrat Demande aquisition Import Avenant.png|center|frame|Importation du montant en montant initial ou en avenant au contrat]]
 +
 
 +
 
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#f9fae1'
 +
| [[Image:Ampoule.png|75px|<big>]]'''Un contrat peut être lié à plusieurs demandes d'acquisitions.'''</big>
 +
|}
  
  
Ligne 166 : Ligne 215 :
  
  
−
Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc...)
+
Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc.)
  
  
−
[[Image:Contrat Appel d'offre.png|center|frame|Ajouter un appel d'offres]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_19.41.28.png|center|frame|Ajouter un appel d'offres]]
  
  
Ligne 184 : Ligne 233 :
  
  
−
[[Image:Mobil Contrat Soumissionnaires.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.14.40.png|center|frame|Ajouter un soumissionnaire]]
  
  
Ligne 193 : Ligne 242 :
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
 +
  
 
=== Intervenants ===  
 
=== Intervenants ===  
  
  
−
Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionner une situation et éventuellement, ajouter des notes :
+
Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation et éventuellement, ajoutez des notes :
  
  
−
[[Image:Mobil Contrat Intervenants.png|center|frame|Ajouter un intervenant]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.18.18.png|center|frame|Ajouter un intervenant]]
  
  
Ligne 209 : Ligne 259 :
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
 +
  
 
=== Échéancier ===
 
=== Échéancier ===
  
  
−
Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionner les livrables souhaités :
+
Cette cellule n'est accessible que '''si''' vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionnez les livrables souhaités :
  
  
−
[[Image:Mobil Contrat Echeancier.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.39.56.png|center|frame|Ajouter des éléments d'échéancier]]
  
  
Ligne 234 : Ligne 285 :
  
  
−
[[Image:Contrat Obligation.png|center|frame|Ajouter une obligation]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.41.38.png|center|frame|Ajouter une obligation]]
  
  
Ligne 243 : Ligne 294 :
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
 +
  
 
=== Risques ===
 
=== Risques ===
  
  
−
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajouter éventuellement une note :
+
Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajoutez éventuellement une note :
  
  
−
[[Image:Contrat Risque.png|center|frame|Ajouter un risque]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_21.43.58.png|center|frame|Ajouter un risque]]
  
  
Ligne 260 : Ligne 312 :
 
</div>
 
</div>
  
−
== Montant initial, avenants et factures ==
+
 
 +
== Montant initial, avenants, factures et dénonciations/quittances ==
  
  
−
Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle.
+
Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité de suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle.
  
  
Ligne 269 : Ligne 322 :
  
  
−
Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajouter un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton '''Ajouter''' et renseigner les différents champs.
+
Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajoutez un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton '''Ajouter''' et renseignez les différents champs.
  
  
−
[[Image:Mobil Contrat Budget autorisé.png|center|frame|Ajouter un budget autorisé]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-31_à_22.45.31.png|center|frame|Ajouter un budget autorisé]]
  
  
Ligne 283 : Ligne 336 :
  
  
−
Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant du budget autorisé + le montant des avenants
+
Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant avec taxes du montant initial + le montant des avenants - le montant des factures
  
  
Ligne 289 : Ligne 342 :
  
  
−
Il s'agit du montant du contrat. Pour ajouter un montant initial, cliquer sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant :
+
Il est possible d'utiliser 2 méthodes pour renseigner un montant initial de contrat.
 +
 
 +
 
 +
==== Ajout manuel ====
 +
 
 +
 
 +
Pour ajouter un montant initial, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant :
  
  
−
[[Image:Mobil Contrat Montant initial.png|center|frame|Ajouter un montant initial]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_08.18.38.png|center|frame|Ajouter un montant initial]]
  
  
Ligne 301 : Ligne 360 :
  
 
Les catégories du montant initial sont personnalisables.
 
Les catégories du montant initial sont personnalisables.
 +
 +
 +
==== Ajout automatique ====
 +
 +
 +
Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie '''montant initial''' du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des ''flags'' vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus.
 +
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_18.46.22.png|center|frame|Flag]]
 +
 +
 +
Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche.
 +
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_18.47.49.png|center|frame|Ouverture de la fiche de l'élément]]
 +
 +
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_18.48.50.png|center|frame|Journal des changements]]
  
  
Ligne 310 : Ligne 387 :
  
  
−
Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquer sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant :
+
Il est possible d'utiliser 2 méthodes pour renseigner un montant d’avenant au contrat.
 +
 
 +
 
 +
==== Ajout manuel ====
  
  
−
[[Image:Mobil Contrat Avenant.png|center|frame|Ajouter un avenant]]
+
Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_08.45.54.png|center|frame|Ajouter un avenant]]
  
  
Ligne 327 : Ligne 410 :
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
</div>
 
</div>
 +
 +
 +
==== Ajout automatique ====
 +
 +
 +
Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie '''Avenant''' du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des ''flags'' vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus.
 +
 +
 +
[[Image:Contrat Flag Avenant.png|center|frame|Flag avenant]]
 +
 +
 +
Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche.
 +
 +
 +
[[Image:Contrat Element Avenant.png|center|frame|Ouverture de la fiche de l'élément]]
 +
 +
 +
[[Image:Contrat Journal Avenant.png|center|frame|Journal des changements]]
 +
 +
 +
<div class="note">
 +
Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 +
</div>
 +
  
 
=== Factures ===
 
=== Factures ===
  
  
−
Les factures liées au contrat pourront être prise en compte et venir se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquer sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant :
+
Les factures liées au contrat pourront être prises en compte et se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquez sur le bouton '''Ajouter''', sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant :
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_08.47.56.png|center|frame|Ajouter une facture]]
  
  
−
[[Image:Contrat Factures.png|center|frame|Ajouter une facture]]
+
Si le montant d’une facture qui est associée à un contrat vient à être changé, un ''flag'' apparaitra alors dans la partie « Factures » du contrat. Il suffira de cliquer sur le ''flag'' orange afin de rétablir la situation.
  
  
Ligne 349 : Ligne 459 :
 
</div>
 
</div>
  
−
== Notes et documents ==
+
=== Dénonciations / Quittances ===
  
  
−
Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes et/ou des documents :
+
Le bilan des dénonciations ainsi que des quittances qui y sont liées apparaîtront dans le contrat. Le montant total des quittances permettra de pouvoir le comparer au montant facturé afin de suivre ces éléments dans le contrat.
  
  
−
[[Image:Mobil Contrat Notes et docs.png|center|frame|Documentation du contrat]]
+
[[Image:Contrats dénonc..png|center|frame|Bilan des dénonciations]]
  
  
−
== Suivis ==
+
<div class="note">
 +
Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.
 +
</div>
  
  
−
La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer ''complétés''.
+
:; Sous-total des items
  
 +
Montant total des dénonciations SANS taxes
  
−
[[Image:Contrat Suivis.png|center|frame|Ajouter un suivi]]
 
  
 +
:; Sous-total des quittances
  
−
== Interface de la liste des contrats ==
+
Montant total des quittances SANS taxes
  
  
−
L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de bases. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des contrats :
+
:; Sous-total
  
 +
Sous-total des items - Sous-total des quittances
  
−
=== Gérer les vues et les détails ===
 
  
 +
:; Sous-total quittances restantes
  
−
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Petit oeil.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
+
Sous-total des dénonciations - Sous-total des quittances SANS taxes
  
  
−
[[Image:Gérer les vues.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
+
:;Total quittances restantes
  
 +
Total des factures - Total des quittances AVEC taxes
  
−
<div class="note">
 
−
Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
 
−
</div>
 
  
 +
== Notes et documents ==
  
−
=== Statuts ===
 
  
 +
Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes et/ou des documents :
  
−
Les statuts d'un contrat sont personnalisables. Pour gérer les statuts, cliquez sur l'onglet '''Vues''' et '''Gérer les champs''' :
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_08.51.53.png|center|frame|Documentation du contrat]]
  
−
[[Image:Mobil Contrat Statut.png|center|frame|Gérer les champs]]
 
  
 +
== Suivis et permalien ==
  
−
[[Image:Mobil Contrat Gerer champs.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
 
  
 +
:; Suivis
  
−
<div class="note">
+
La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer ''complétés''.
−
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
−
</div>
 
  
−
=== Recherche ===
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.07.58.png|center|frame|Ajouter un suivi]]
  
−
Afin de trouver rapidement une demande d'acquisition parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.
 
  
 +
:; Permalien
  
−
[[Image:Projet Recherche.png|center|frame|Recherche]]
+
Copiez ce lien pour partager le contrat avec des utilisateurs ayant un accès aux contrats. En cliquant sur le lien, il se copie automatiquement.
  
  
−
Vous pourrez également faire une recherche :
+
== Interface de la liste des contrats ==
  
−
:* Par tag en écrivant #''nom du tag''
 
  
 +
L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des contrats :
  
−
[[Image:1tag.png|center|frame|Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2017]]
 
  
 +
=== Gérer les vues et les détails ===
  
−
:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'' etc....
 
  
 +
Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet [[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.09.26.png]] et sélectionnez le modèle voulu :
  
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[[Image:2tag.png|center|frame|Recherche de tous les contrats qui ont le tag 2017 et priorité]]
 
  
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[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.10.12.png|center|frame|Gérer les colonnes et les détails]]
  
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=== Filtres ===
 
  
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<div class="note">
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Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section [[Interface des listes|Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste]].
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</div>
  
−
* Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
 
  
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=== Statuts ===
  
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[[Image:Mobil Contrat Filtre.png|center|frame|Filtres]]
 
−
 
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[[Image:Mobil Contrat Filtre1.png|center|frame|Exemple de filtres possibles sur la liste des contrats]]
 
  
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Les statuts d'un contrat sont personnalisables. Pour gérer les statuts, les situations intervenants, situations soumissionnaires, etc., cliquez sur l'onglet '''Configurer'''  :
  
−
* Tous les filtres de la liste des contrats n'apparaissent pas au premier coup d’œil. Vous pouvez développer le reste des filtres en cliquant sur le lien :
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.12.21.png|center|frame|Gérer les statuts]]
  
−
[[Image:Mobil Contrat Filtre2.png|center|frame|Développer les filtres de la liste des contrats]]
 
  
−
[[Image:Mobil Contrat Filtre3.png|center|frame|Développer les filtres de la liste des contrats]]
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.21.38.png|center|frame|Ajouter et personnaliser les statuts]]
  
  
 
<div class="note">
 
<div class="note">
−
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise
+
Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section [[Personnaliser les champs#Gérer les statuts des champs fixés|Personnaliser les statuts et autres champs]].
 
</div>
 
</div>
  
  
−
:;Statuts
+
=== Recherche ===
−
:Filtrer par statuts.
+
 
 +
 
 +
Afin de trouver rapidement un '''contrat''' parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.  
  
  
−
<div class="note">
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.19.png|center|frame|Recherche]]
−
Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris
+
 
−
</div>
+
 
 +
Vous pourrez également faire une recherche :
 +
 
 +
 
 +
:* Par tag en écrivant #''nom du tag''
 +
 
 +
 
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.03.40.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017]]
 +
 
 +
 
 +
:* Par multi-tags en écrivant #''nom du tag 1''+#''nom du tag 2'', etc.
  
  
−
:;Responsables
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.38.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité]]
−
:Permet de rechercher par responsable.
 
  
  
−
:;Contrats maîtres
+
:* Par choix de tags en écrivant #''nom du tag 1'',#''nom du tag 2'', etc.
−
:Permet de rechercher par contrat maître.
 
  
  
−
:;Projets
+
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-07-29_à_13.01.28.png|center|frame|Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité]]
−
:Permet de rechercher par projet.
 
  
 +
=== Filtres ===
  
−
:;Unités fonctionnelles
 
−
:Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
 
  
 +
Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise. Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.
  
−
:;Demandes d'acquisitions
 
−
:Permet de rechercher par demande d'acquisition.
 
  
 +
[[Image:Capture_d’écran,_le_2022-08-01_à_09.23.16.png|center|frame|Filtres]]
  
−
:;Appels d'offres
 
−
:Permet de rechercher par appel d'offre.
 
  
 +
{| class="wikitable" style='width: 100%;'
 +
|- bgcolor='#fcf0de'
 +
| [[Image:Bloc note.png|35px|<big>]] Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page [[Filtres]]</big>
 +
|}
  
−
:;Soumissionnaire
 
−
:Permet de rechercher par soumissionnaire.
 
  
 +
:* '''Projets''' : Permet de rechercher par projet.
 +
:* '''Statuts''' : Filtrer par statuts.
 +
 +
<div class="note">
 +
Pour '''désélectionner tous les statuts''', ou pour '''tous les sélectionner''', faites un clic droit avec la souris.
 +
</div>
  
−
:;Risques
+
:* '''Responsables''' : Permet de rechercher par responsable.
−
:Permet de rechercher par risque.
+
:* '''Contrats maîtres''' : Permet de rechercher par contrat maître.
 +
:* '''Unités fonctionnelles''' : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
 +
:* '''Début''' : Permet de rechercher par date de début.
 +
:* '''Fin''' : Permet de rechercher par date de fin.
 +
:* '''Demandes d'acquisitions''' : Permet de rechercher par demande d'acquisition.
 +
:* '''Appels d'offres''' : Permet de rechercher par appel d'offre.
 +
:* '''Soumissionnaires''' : Permet de rechercher par soumissionnaire.
 +
:* '''Intervenants''' : Permet de rechercher par intervenants.
 +
:* '''Risques''' : Permet de rechercher par risque.
  
  

Version actuelle datée du 1 août 2022 à 22:49

Les contrats sont des documents qui confirment les conditions d'acquisition de biens et/ou de services, et qui engagent à la fois l'organisation et le fournisseur.



Accès à l'outil

Permissions requises

Pour pouvoir accéder à l'outil, la permission globale minimum suivante est requise :


  • Sélectionnez Lecture au niveau de la ligne des Contrats.


Permission requise


Pour l'outil des Contrats vous devez choisir entre différents types de permissions :


Permission de lecture

Cette permission permet de voir tous les contrats dans la liste des Contrats.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission de lecture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission de écriture

Cette permission permet de modifier les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission d'écriture sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission d'ajouter / supprimer

Cette permission permet d'ajouter ou de supprimer les contrats dont vous êtes responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission ajouter / supprimer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Permission de Gérer

Cette permission ne tient pas compte du fait que vous soyez responsable. Combiné à une autre permission, cela permet d'outrepasser le fait que vous soyez responsable.
Pour être effective, cette permission doit être associée à la permission gérer sur l'outil Contrats dans les permissions projets.


Pour plus d'informations, consultez la section sur la Gestion des Permissions Globales


L'outil de gestion des autres coûts peut être accédé à partir des différents endroits suivants :

  • Barre d'outils
  • Menu corporatif
  • Menu Burger
  • Tableau de bord d'un projet


Barre d'outils

Vous pouvez accéder à la liste des contrats en tout temps en cliquant sur l'icône suivant :


Icône


Menu corporatif

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Gestion des contrats présente dans le menu corporatif :


Accès aux Contrats


Menu Burger

Pour accéder à l'outil des Contrats via le menu Burger, cliquez sur l'icône. Capture d’écran, le 2022-07-14 à 08.30.38.png Puis, sélectionnez Contrats.


Accès à l'outil via le menu Burger


Tableau de bord d'un projet

Pour accéder à l'outil, cliquez sur le lien Contrats dans la boîte Gestion des contrats présente dans le tableau de bord d'un projet :


Accès aux demandes d'acquisitions via le tableau de bord du projet


Informations de base

La fiche d'un contrat possède beaucoup d'informations qui touchent à plusieurs processus distincts. Afin d'améliorer votre compréhension, nous avons séparé sa présentation en section. Ainsi, nous commençons avec ce que nous pouvons nommer les informations de base :


Informations de base


Titre

Renseignez le titre du contrat.


Statut

Les différents statuts de base d'un contrat sont :

  • Nouveau
  • Signé
  • En réalisation
  • Fermé


Les statuts sont personnalisables. Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Responsable

Vous permet de sélectionner le responsable du contrat.


Contrat maîtres

Associez un contrat maître au contrat.


Projets

Associez un ou plusieurs projets.


Unités fonctionnelles

Associez une ou plusieurs unités fonctionnelles.


Tags

Vous pourrez associer un ou plusieurs tags au contrat.


Numéro de commande

Ajoutez un numéro de commande.


Date de début et fin

Sélectionnez les dates de début et de fin du contrat.


Demandes d'acquisitions et appels d'offres

La création d'un contrat peut être le résultat d'un processus d'achat dont la demande d'acquisition (ou requête d'achat) en serait un intrant.


Demandes d'acquisitions (ou requête d'achat)

Pour importer les données de la demande d'acquisition dans le contrat correspondant :

1 - Tapez le No de la demande d'acquisition (ID), ou le début du titre.

Ajout via ID ou titre


2 - Sélectionnez la demande d'acquisition dans la liste.

Ajout via Browse


À l'ajout d'une requête d'achat, le système proposera alors d'importer les données dans le contrat en tant que montant initial de contrat ou amendement (avenant). Les données importées provenant de la demande d'acquisition sont :

  • Le titre : qui deviendra le titre du contrat mais sera bien évidemment modifiable.
  • Le fournisseur : visible dans la section Soumissionnaire.
  • Le montant : visible soit dans la partie Montant initial ou bien la partie Avenant.
  • Les documents


Importation des données de la demande d'acquisition dans le contrat


Importation du montant en montant initial ou en avenant au contrat


Un contrat peut être lié à plusieurs demandes d'acquisitions.


Appel d'offres

Pour ajouter un ou plusieurs appels d'offres, cliquez sur le bouton et sélectionnez les appels d'offres souhaités. Lors de l'association d'un appel d'offres à un contrat, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez importer toutes les informations de l'appel d'offres (statuts, soumissionnaires, etc.)


Ajouter un appel d'offres


Soumissionnaires, intervenants et échéancier

Cette section permet de répertorier les soumissionnaires à l'appel d'offres concernant le contrat, de nommer les intervenants de ce dernier et de planifier un échéancier.


Soumissionnaires

Lors de l'association d'un appel d'offre, et si vous acceptez l'importation de tous les éléments de ce dernier, les soumissionnaires seront alors importés. Vous aurez également la possibilité d'aller sélectionner les soumissionnaires choisis dans la liste des relations. Vous pourrez alors statuer sur la situation de chacun d'entre eux afin de faire ressortir le soumissionnaire bénéficiaire du présent contrat.


Ajouter un soumissionnaire


Les situations concernant les soumissionnaires sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Intervenants

Cette section permet de déterminer un intervenant pour chacune des étapes de validation d'un contrat. Pour ajouter un intervenant, cliquez sur le bouton, sélectionnez une situation et éventuellement, ajoutez des notes :


Ajouter un intervenant


Les situations concernant les intervenants sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Échéancier

Cette cellule n'est accessible que si vous avez associé un ou plusieurs projets dans le contrat . Vous pourrez alors sélectionner les livrables des projets associés, qui sont concernés par le contrat. Pour ce faire, cliquez sur le bouton et sélectionnez les livrables souhaités :


Ajouter des éléments d'échéancier


La colonne des % reprend les chiffres de la colonne % de votre plan de projet, soit l'avancement de vos activités.


Obligations et risques

Lors de la création de votre contrat, vous allez pouvoir identifier des obligations et les risques liés à ce dernier.


Obligations

Pour ajouter une obligation, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une situation et un responsable en indiquant la pénalité pour le non-respect de l'obligation :


Ajouter une obligation


Les situations concernant les obligations sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Risques

Pour ajouter un risque, cliquez sur le bouton et sélectionnez le risque souhaité, puis renseignez la situation de ce dernier, et ajoutez éventuellement une note :


Ajouter un risque


Les situations concernant les risques sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Montant initial, avenants, factures et dénonciations/quittances

Pour une bonne gestion financière d'un contrat, vous aurez également la possibilité de suivre votre budget autorisé, initial, ses avenants ainsi que les factures qui en découle.


Budget autorisé

Le budget autorisé est le même qui a été autorisé depuis le début du processus d'appel d'offre et qui a été importé lors de l'association d'une demande d'acquisition et/ou appel d'offre. Si le contrat ne fait pas partie d'un processus d'appel d'offre, ajoutez un ou plusieurs budgets autorisés en cliquant sur le bouton Ajouter et renseignez les différents champs.


Ajouter un budget autorisé


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Montant total

Le montant total se calcule automatiquement. Il est le résultat du montant avec taxes du montant initial + le montant des avenants - le montant des factures


Montant initial

Il est possible d'utiliser 2 méthodes pour renseigner un montant initial de contrat.


Ajout manuel

Pour ajouter un montant initial, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie du montant initial, la quantité et le montant :


Ajouter un montant initial


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories du montant initial sont personnalisables.


Ajout automatique

Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie montant initial du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des flags vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus.


Flag


Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche.


Ouverture de la fiche de l'élément


Journal des changements


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Avenants

Il est possible d'utiliser 2 méthodes pour renseigner un montant d’avenant au contrat.


Ajout manuel

Pour ajouter un ou plusieurs avenants au contrat, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de l'avenant, la quantité et le montant :


Ajouter un avenant


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories des avenants sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Ajout automatique

Si vous utilisez la gestion des coûts divers nécessaires pour suivre vos coûts de projets, il est possible d'associer un coût divers à la partie Avenant du contrat. Ce montant sera alors reporté automatiquement dans le contrat. Des flags vous avertiront alors d'un changement provenant de l'extérieur de la fonctionnalité. Pour les faire disparaître, il suffit de cliquer dessus.


Flag avenant


Pour consulter le journal des changements de l'éléments, cliquez sur le titre de ce dernier pour ouvrir sa fiche.


Ouverture de la fiche de l'élément


Journal des changements


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Factures

Les factures liées au contrat pourront être prises en compte et se défalquer du montant total. Pour ajouter une facture, cliquez sur le bouton Ajouter, sélectionnez une date, la catégorie de la facture, la quantité et le montant :


Ajouter une facture


Si le montant d’une facture qui est associée à un contrat vient à être changé, un flag apparaitra alors dans la partie « Factures » du contrat. Il suffira de cliquer sur le flag orange afin de rétablir la situation.


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Les catégories des factures sont personnalisables.


Pour plus de détails concernant la personnalisation d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.

Dénonciations / Quittances

Le bilan des dénonciations ainsi que des quittances qui y sont liées apparaîtront dans le contrat. Le montant total des quittances permettra de pouvoir le comparer au montant facturé afin de suivre ces éléments dans le contrat.


Bilan des dénonciations


Vous pouvez personnaliser les colonnes du tableau en faisant un clic droit sur la barre de titre du tableau et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître.


Sous-total des items

Montant total des dénonciations SANS taxes


Sous-total des quittances

Montant total des quittances SANS taxes


Sous-total

Sous-total des items - Sous-total des quittances


Sous-total quittances restantes

Sous-total des dénonciations - Sous-total des quittances SANS taxes


Total quittances restantes

Total des factures - Total des quittances AVEC taxes


Notes et documents

Vous pourrez documenter votre contrat avec des notes et/ou des documents :


Documentation du contrat


Suivis et permalien

Suivis

La dernière section est dédiée aux suivis du contrat. Vous pourrez mettre en place des suivis qui apparaîtront dans votre calendrier afin de gérer le bon déroulement de votre contrat et pouvoir les statuer complétés.


Ajouter un suivi


Permalien

Copiez ce lien pour partager le contrat avec des utilisateurs ayant un accès aux contrats. En cliquant sur le lien, il se copie automatiquement.


Interface de la liste des contrats

L'outil des contrats est présenté sous forme de liste. Comme vous le savez peut-être, la plupart des listes d'ISIOS partagent les mêmes propriétés et fonctions de base. Dans cette section, nous vous présenterons les spécificités de la liste des contrats :


Gérer les vues et les détails

Pour sélectionner une vue, cliquez sur l'onglet Capture d’écran, le 2022-08-01 à 09.09.26.png et sélectionnez le modèle voulu :


Gérer les colonnes et les détails


Pour pouvoir modifier le format de vue, référez-vous à la section Personnaliser la vue des colonnes et des détails de la liste.


Statuts

Les statuts d'un contrat sont personnalisables. Pour gérer les statuts, les situations intervenants, situations soumissionnaires, etc., cliquez sur l'onglet Configurer  :


Gérer les statuts


Ajouter et personnaliser les statuts


Pour plus de détails sur l'ajout ou la modification de statuts d'une liste, référez-vous à la section Personnaliser les statuts et autres champs.


Recherche

Afin de trouver rapidement un contrat parmi une liste exhaustive, un moteur de recherche est mis à votre disposition.


Recherche


Vous pourrez également faire une recherche :


  • Par tag en écrivant #nom du tag


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017


  • Par multi-tags en écrivant #nom du tag 1+#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 et priorité


  • Par choix de tags en écrivant #nom du tag 1,#nom du tag 2, etc.


Recherche de toutes les factures qui ont le tag 2017 ou priorité

Filtres

Les filtres peuvent être combinés afin de créer un effet d'entonnoir permettant ainsi de faire une recherche plus précise. Afin de préciser les éléments à afficher, vous pouvez filtrez les éléments recherchés souhaités. Il suffit de sélectionner les éléments ou remplir le formulaire pour rechercher les éléments dont vous avez besoin.


Filtres


Pour savoir comment utiliser les filtres, rendez-vous à la page Filtres


  • Projets : Permet de rechercher par projet.
  • Statuts : Filtrer par statuts.

Pour désélectionner tous les statuts, ou pour tous les sélectionner, faites un clic droit avec la souris.

  • Responsables : Permet de rechercher par responsable.
  • Contrats maîtres : Permet de rechercher par contrat maître.
  • Unités fonctionnelles : Permet de rechercher par unité fonctionnelle.
  • Début : Permet de rechercher par date de début.
  • Fin : Permet de rechercher par date de fin.
  • Demandes d'acquisitions : Permet de rechercher par demande d'acquisition.
  • Appels d'offres : Permet de rechercher par appel d'offre.
  • Soumissionnaires : Permet de rechercher par soumissionnaire.
  • Intervenants : Permet de rechercher par intervenants.
  • Risques : Permet de rechercher par risque.


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